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O que é automação de processos? - Voltar ao básico através da lente de gerenciamento de documentos

A automação tem sido uma palavra muito usada nos últimos anos. No entanto, a idéia de automação pode ser rastreada décadas atrás, e talvez até mesmo desde o início da era industrial. A percepção de que receitas e lucros estão intimamente ligados à consistência e eficiência significou que sempre que surge a oportunidade de fazer as coisas melhor, mais rápido, mais barato e livre de erros - ela deve ser agarrada com ambas as mãos. De fato, as empresas que não automatizam se tornam mais competitivas em seus mercados a longo prazo.

A adoção exponencial da tecnologia nos negócios levou a uma diversidade cada vez maior de tarefas que podem ser automatizadas. E com ela vem a oportunidade de integrar várias automatizações dentro de uma empresa em um todo unificado. Hoje, a disponibilidade da IA levou o jogo a um nível totalmente novo, aumentando a eficiência através da remoção de redundâncias mesmo em tarefas altamente complexas envolvendo a tomada de decisões humanas.

Portanto, automação de processos é um termo que tem significado coisas diferentes em diferentes períodos da história. Para desmistificar o que ele significa hoje, vamos voltar ao básico.

O que é automação de processos?

A automação de processos abrange o aproveitamento de tecnologias prontamente disponíveis para facilitar a execução de tarefas demoradas e repetitivas - assim, reduzindo a necessidade de intervenção humana enquanto se cria sistemas de fluxo de trabalho flexíveis. Como o nome indica, um fluxo de trabalho é uma ordem de tarefas ou passos usados para realizar processos de negócios usando protocolos pré-determinados.

Vamos nos familiarizar com alguns termos comumente usados para descrever a automação de processos nas empresas.

Gestão de processos de negócios (BPM)

A abordagem BPM envolve a avaliação do negócio como um todo. O processo ajuda a revisitar todos os processos em toda a empresa, analisar o crescimento, otimizar onde necessário e estabelecer um novo caminho para melhorar a eficiência, agilidade comercial e geração de receita. Em essência, o BPM é uma estratégia para usar tanto processos automatizados quanto manuais. Ele se concentra principalmente na modelagem das atividades do dia-a-dia.

● Automação de processos comerciais (BPA)

A BPA é essencialmente uma transformação digital dos processos comerciais em sistemas mais simples e controlados, utilizando soluções de automação de fluxo de trabalho. Esta automação visa estabelecer funções livres de erros, economicamente viáveis, abertas e simplificadas em toda a organização com funções claramente definidas, adaptáveis, eficientes e acessíveis. O processo se concentra na substituição de tarefas manuais por uma abordagem de automação sem erros e sem falhas.

● Automação de processos robóticos

A RPA utiliza programas robóticos sofisticados e exclusivos para automatizar tarefas de rotina. A diferença aqui é que a BPA é mais sobre a obtenção de códigos instrutivos, mas a RPA é sobre tomar essas medidas ilustrativas para finalizar as tarefas. Estes robôs imitam ações humanas, como responder a e-mails, colar cópias, tarefas administrativas gerais e muito mais, usando interfaces de usuário.

Vamos discutir em particular a automação do processo comercial e como um sistema robusto de gerenciamento de documentos pode facilitar e melhorar sua implantação em toda a empresa.

Automação de Processos de Negócios: Uma breve visão geral

A automação era uma tarefa hercúlea não muitos anos atrás, exigindo sistemas de mainframe elaborados e um exército de especialistas. Nos dias atuais, empresas de todos os tamanhos podem aproveitar a funcionalidade das plataformas de automação baseadas em nuvem, tornando o processo mais simples e rápido. Entre outras funções, a automação de processos proporciona valiosas percepções comerciais através de dois componentes - mineração de processos e automação do fluxo de trabalho.

Mineração de processo

A metodologia de mineração de processo envolve a aplicação da ciência de dados para descobrir, validar e melhorar os fluxos de trabalho. A mineração de dados e a análise de processos ajudam as organizações a descobrir gargalos e outras oportunidades de melhoria ao compreenderem seus sistemas de informação. No entanto, a mineração de processo é uma disciplina relativamente nova. Ela ainda enfrenta desafios como a qualidade dos dados (dados incompletos e distribuídos diluindo a qualidade à medida que chega ao destino) e a deriva conceitual (mudança nos processos à medida que eles são avaliados).

Automação do fluxo de trabalho

A automação do fluxo de trabalho simplifica e otimiza as operações de uma empresa. Geralmente, isto é alcançado através da coordenação das interações entre as partes interessadas e os sistemas de informação. Este processo tenta atribuir tarefas ao funcionário certo no momento certo, fornecer informações relevantes e pressionar para o progresso. Além disso, ele incorpora várias atividades comerciais através da gestão de documentos.

Automação de Processos de Negócios com Gerenciamento de Documentos

As empresas de hoje precisam de sistemas flexíveis e modernos para acompanhar as mudanças do cenário tecnológico. Um desses sistemas é o de gerenciamento de documentos, que desempenha um papel central na maioria das empresas em crescimento, e estabelecemos que a automação de processos é um componente chave das operações comerciais modernas. Sendo assim, então o sistema de gerenciamento de documentos é um bom lugar para começar quando se procura implementar a automação de processos - sem dúvida a base de todas as automatizações de processos.

Todos os processos empresariais geram documentos, tanto em papel quanto em trilhas digitais, para coordenar e cooperar com outras operações empresariais. Acompanhar as pilhas de documentos gerados obstrui as funções, consome tempo, distrai a eficiência e desafia a satisfação do cliente. Existem algumas características dos sistemas de gerenciamento de documentos que permitem a automação de processos, como discutido abaixo.

● Captura de dados

Capturar dados dispersos em múltiplos tipos de documentos, canais e formatos é um desafio cada vez maior com as práticas tradicionais. De e-mails a arquivos individuais, papéis a formulários eletrônicos, multimídia a praticamente qualquer fonte de informação de inúmeros dispositivos resulta em silos de dados.

Possibilitar a captura multicanal em um DMS seria um candidato adequado para automação de processos. Esta abordagem ajuda a agilizar o processo de captura de escaneamento, indexação, organização e extração de dados, e exportação de informações para casos de uso específico da aplicação. Tecnologias de captura como OCR e PNL acopladas à IA podem complementar as capacidades existentes de captura de documentos, ampliando a captura para além do papel.

● Integração com sistemas de fluxo de trabalho

Outro obstáculo significativo para a automação de processos é a dependência dos sistemas de TI legados. Muitas vezes são compras caras a longo prazo que são ainda mais caras para serem revisadas. Alavancar um sistema de gerenciamento de documentos é uma maneira relativamente barata de preencher a lacuna entre os sistemas legados existentes e os mecanismos de automação de processos de última geração.

Um DMS pode facilitar o fluxo de informações através de sistemas externos com os processos padrão, resultando na oportunidade de introduzir a automação do fluxo de trabalho em sua empresa. Os fluxos de trabalho automatizados podem simplificar a revisão, aprovação e arquivamento desses documentos, encaminhando-os para programas como CMSs ou ERPs.

● Consolidação e duplicação

Uma das funções centrais da automação é sua confiabilidade - ou seja, uma vez no lugar, geralmente há poucos erros que requerem solução de problemas e intervenção humana. Entretanto, isto depende muito da fonte de dados utilizada para implementar a automação. Portanto, a desduplicação e consolidação de documentos são componentes essenciais da automação de processos. A tendência de documentos serem espalhados por vários locais é uma receita para desastres, especialmente se existir mais de uma versão do mesmo documento. Além disso, em um fluxo de trabalho automatizado, as redundâncias poderiam se agravar invisivelmente.

Por exemplo, quando você cria um documento chave, é possível que os funcionários precisem reutilizar os dados para múltiplos propósitos, o que os leva a fazer cópias. Além disso, qualquer alteração feita em uma das cópias pode não ser atualizada no original - o que é crítico para os sistemas de automação projetados ao seu redor.

Com um DMS eficaz, este processo de atualização de tais informações pode ser centralizado e automatizado. Além disso, ajudar a abordagem com o contexto e o armazenamento baseado na relevância pode resultar na eliminação de redundância. A lógica por trás desta abordagem é que quando os dados são mapeados, armazenados e procurados dinamicamente em termos de entidade, isso facilita uma melhor categorização, eliminando assim a duplicação em toda a organização.

● Busca e recuperação

Pesquisar e recuperar um documento a partir de uma pilha manualmente é inimaginável hoje em dia. Com indexação e pesquisa de texto completoOs funcionários podem acessar informações a partir do repositório central, sem perda de produtividade na localização de informações. Esta automatização se torna ainda mais eficiente com recursos como salvar automaticamente o histórico de busca de documentos e seus metadados usando diferentes palavras e frases. Usando metadados, os usuários podem navegar ou girar através de grandes conjuntos de resultados. E também é possível salvar, compartilhar, classificar e filtrar os resultados da busca.

Além disso, isto também aumenta o número de maneiras pelas quais uma função de busca pode ser usada de forma confiável em uma variedade de automatizações de processo.

● Controle de acesso e colaboração

Restringir o acesso a documentos físicos é quase impossível, sem uma fechadura e uma chave. Por mais que sejam mantidos em um cofre, eles ainda são propensos a vulnerabilidades tanto do ponto de vista da segurança quanto do armazenamento físico. Por outro lado, um DMS pode garantir a segurança em nível de banco de dados e permitir a colaboração

Um DMS pode ser usado para acionar controles de acesso automatizados que permitem identificar uma autorização baseada em função ou em função do uso. Por exemplo, se uma fatura precisa ser acessada, ela exige imediatamente um código instruído identificando quem está solicitando aquele arquivo. Nesse sentido, eles também atuam como um sinal para o bom funcionamento dos processos, reduzindo as ameaças à segurança ao mesmo tempo em que melhoram as ineficiências administrativas.

● Conformidade regulamentar

As obrigações de conformidade representam outro grande desafio para a gestão tradicional de documentos. É um processo muito entediante; qualquer contratempo poderia expor dados sensíveis ao mundo, causando segurança dos dados violações. Uma grande corporação com vários clientes e vários intermediários pode enfrentar um enorme desafio de tempo com a conformidade regulamentar.

Em contraste, um DMS não permitirá que um documento seja modificado no sistema sem nova submissão. Portanto, neste caso, a automação do processo poderia ser usada para permitir o monitoramento dos clientes existentes, evitando assim multas pesadas por não conformidade. Ao fazer isto, uma trilha de auditoria é gerada automaticamente, e nenhuma questão de autenticidade pode surgir. Este processo também geraria registros extensos, fazendo com que as exportações e os registros de inspeção do administrador fossem limpos.

● Formulários eletrônicos

Enquanto processamento de pedidos e formulários é muitas vezes visto como uma tarefa de back-office, a captura, recuperação e gerenciamento mais precisos dos dados leva a numerosas eficiências direta e indiretamente. Os formulários eletrônicos não apenas previnem erros humanos no back end, mas também garantem a precisão das submissões com validação de dados e sugestões de preenchimento automático. Além disso, as informações contidas nos formulários podem ser reconhecidas, categorizadas e indexadas de forma inteligente. Por exemplo, uma entrada de formulário começando com um determinado conjunto de alfabetos capitalizados e com um número específico de caracteres pode ser automaticamente reconhecida e classificada como um código de produto ou uma fatura, ou um número de identificação de algum tipo.

Neste caso, um DMS com um motor de regras comerciais embutido pode acionar automaticamente os fluxos de trabalho automatizados no downstream. Os dados podem então ser capturados, extraídos e extraídos automaticamente e podem ser compartilhados entre conjuntos de dados remotos e sistemas integrados para uma melhor colaboração no fluxo de trabalho.

Automatizar antes que seja tarde demais

A automação de processos usando um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar a aumentar a produtividade, criar valor comercial, gerar insights e ajudar a identificar as áreas que precisam de mais foco para gerar receita. Você não precisa mais esperar que seus sistemas legados ultrapassem o prazo de validade. Na verdade, a automação com um sistema de gerenciamento de documentos certamente prolongará a vida útil de seus investimentos, mantendo os custos baixos e, ao mesmo tempo, aumentando sua flexibilidade para se adaptar às tecnologias do futuro que avançam rapidamente. Portanto, um sistema de gerenciamento de documentos como o Tessi Docubase® é um investimento atraente a ser feito. Agende sua demonstração hoje mesmo.

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A dbs Software & Services (dbs) é uma fornecedora de longa data de soluções de gerenciamento de documentos e automação de processos para educação e negócios, além de ser a fornecedora exclusiva do Tessi Docubase® na América do Norte.

O Tessi Docubase® é um sistema de gerenciamento de documentos modular, seguro e fácil de usar, de nível empresarial, que se integra perfeitamente aos sistemas de informações comerciais. Sua arquitetura segura e uma ampla gama de recursos o tornam a solução perfeita para uma grande variedade de empresas e casos de uso.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.