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Sistemas de Gerenciamento de Documentos: O que está previsto para 2022?

Se nada mais, interrupções imprevistas como a Covid-19 enfatizam a importância da agilidade digital para o sucesso de uma organização. Estamos no final de 2021 e, embora 2020 pareça muito distante no passado, seus efeitos ainda são grandes. Se a adoção acelerada dos sistemas de gerenciamento de documentos nos últimos 18 meses é algo a ser feito, 2022 parece ser mais um ano empolgante na indústria de DMS.

Com o aumento do trabalho remoto culturaA gestão de documentos passou de um luxo "agradável de ter" para parte de um exercício de sobrevivência tanto para empresas como para organizações. Nesta nova transformação normal, a digitalização acelerou a transição evolutiva para o futuro. Não apenas ajudando as empresas a pousar em seus pés, mas também liberando oportunidades significativas de crescimento.

Eis uma rápida recapitulação de como o novo normal iluminou um necessidade inegável de soluções modernas de gerenciamento de documentos. E suas projeções para o futuro.

Gestão de documentos em 2022 - Quatro tendências a serem observadas

A gestão de documentos evoluiu. O que antes era visto como um simples substituto do papel é uma das tecnologias digitais centrais que impulsionam o crescimento das organizações de hoje. Certamente, a evolução não termina aqui. Abaixo estão quatro grandes tendências que provavelmente veremos no próximo ano.

1. A facilidade de integrações aumenta em prioridade

A taxa de mudança acelerada da tecnologia de infraestrutura de TI tem sido um desafio de adaptabilidade. Isto porque os investimentos em sistemas de TI hoje podem se tornar obsoletos em apenas alguns poucos anos. As empresas, portanto, se esquivam de fazer investimentos em TI em soluções que não jogam bem com outras. Os provedores modernos de DMS são normalmente capazes de alguma integração, seja por meio de uma conexão direta ou pela capacidade de importar/exportar documentos através de ferramentas.

However as is usually the case, the devil is in the details. The best enterprise-grade document management systems like Tessi Docubase® offer a granular and well-documented RESTFUL API that makes integrations possible with virtually any other system. Thereby enhancing their value while improving performance. These integrations are not limited to legacy systems. In fact, they mesh well with emerging digital technologies such as web-native apps and systems. So in 2022, we expect to see a continued desire by organizations to connect their document management systems to an ever-increasing range of systems and applications in their IT technology stack.

2. As preocupações com a ciber-segurança estarão no centro das atenções

A esta altura já deve estar claro que o pivô longe da forma tradicional de fazer o trabalho está aqui para ficar. Como resultado, as organizações tiveram que mudar rapidamente para a gestão remota dos fluxos de trabalho dos funcionários, e isto significa fornecer acesso externo a documentos que antes eram acessíveis apenas "de dentro do edifício". Embora esta mudança tenha trazido oportunidades de colaboração intensiva em todas as geografias, ela também trouxe à tona a importância do controle sobre o acesso aos dados e a aplicação da segurança da rede.

No próximo ano, segurança dos dados estará no topo das preocupações quando as organizações considerarem a digitalização de todos os documentos e informações comerciais para acesso remoto. O objetivo não será apenas eliminar documentos em papel, mas também garantir comunicações, conexões e armazenamento seguros. Isso exige soluções baseadas em nuvem ou SaaS que possam provar permitir o acesso remoto seguro e controlado. Recursos do DMS como criptografia, compartilhamento seguro e controles de acesso baseados em permissões serão apostas de tabela para esse fim.

Aqui na DBS, a segurança de nossos clientes tem sido uma prioridade desde o início. Por exemplo, nossa nuvem DBS está alojada dentro de um cofre bancário recomissionado que agora é um centro de dados endurecido em Tyler, Texas, com controle de acesso biométrico e sistemas de suporte redundantes. Nossos bancos de dados são criptografados e protegidos contra acesso não autorizado e outras ameaças externas usando métodos de segurança cibernética de nível empresarial. Avaliamos e melhoramos continuamente nossos métodos de segurança cibernética, o que garante a nossos parceiros e clientes que estamos prontos para tratar de suas preocupações de segurança em 2022 e além.

3. As oportunidades de automação abundam

Um poderoso sistema de gerenciamento de documentos está no núcleo do repositório de informações de uma organização. Portanto, é natural que as empresas desejem automatizar tarefas repetitivas que giram em torno destas informações, pois procuram reduzir o risco de erros, perda de documentos e outros problemas que drenam a eficiência. Embora algumas organizações já possam estar fazendo isso hoje, como a adoção do DMS continua a aumentar, as oportunidades para melhorar a automação aumentarão significativamente no próximo ano, em busca de uma produtividade ainda maior.

Em 2022 Fluxos de trabalho automatizados continuará a evoluir ainda mais com a implementação em empresas inteiras, unindo silos de dados e tecelagem de processos interdependentes com intervenção manual mínima ou zero, incluindo a tomada de decisão baseada em regras. Para nossos clientes que buscam oportunidades de automatização, nossos produtos oferecem um fluxo de trabalho robusto e capacidades de regras comerciais. Por exemplo, a dbs ,LiveForms permite a captura dinâmica de informações através de formulários eletrônicos, e permite low-code automação de aprovações e fluxos de trabalho e processos de assinatura eletrônica usando seu robusto motor de automação de processos comerciais (BPA).

4. Continuação da adoção da Inteligência Artificial

Um subproduto da digitalização é que grandes quantidades de informações necessárias para a tomada de decisões são inerentemente não estruturadas. Tais informações não-estruturadas geralmente requerem um humano para processar, analisar e transferir, para torná-las utilizáveis de qualquer forma significativa. Isto se torna um gargalo de informação. Não surpreendentemente, em 2022, esperamos ver um aumento no uso de IA em sistemas de gerenciamento de documentos. Isto será uma necessidade para melhorar a captura, armazenamento, indexação e análise de tais dados não estruturados. Esperamos que o uso de IA no gerenciamento de documentos seja mais prevalente no próximo ano, com características como Processamento Inteligente de Documentos, Reconhecimento Óptico Avançado de Caracteres e análise de conteúdo, todos beneficiando-se da disponibilidade de módulos de IA que podem ser prontamente adicionados aos sistemas e processos de gerenciamento de documentos.

O papel do DMS se tornará ainda mais importante.

O panorama digital em evolução resultante do impulso de digitalização dos últimos anos está maduro para a inovação, com uma diversidade exponencial de ferramentas e tecnologias que se apressam a entrar no mercado. Como resultado, as organizações que estão à frente da curva perceberão que uma base sólida de um sistema de gerenciamento de documentos na camada base de sua pilha de tecnologia lhes dá uma enorme vantagem competitiva. Ele não apenas preserva a continuidade dos investimentos legados, mas também aumenta a adaptabilidade às tecnologias do futuro.

We are excited and proud to play a key role in the digital transformation of our clients. While there are many options in the market, the combination of features, functionality, and pricing offered by Tessi Docubase® and dbs LiveForms makes for a compelling option for businesses and organizations of all types to achieve their digital document management goals while ensuring a high return on their technology investments.

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Escrito por Ricardo RengifoDBS Software & Serviços

dbs Software & Services (dbs) is a long-standing provider of document management and process automation solutions for education and business, and the exclusive provider of Tessi Docubase® in North America.

Tessi Docubase® is an enterprise-grade modular, secure, and easy-to-use document management system that seamlessly integrates with Business Information Systems. Its secure architecture and a broad range of features make it the perfect solution for a wide range of enterprises and use cases.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.