Systèmes de gestion de documents : Que nous réserve l'année 2022 ?

Systèmes de gestion de documents : Que nous réserve l'année 2022 ?

À défaut d'autre chose, les perturbations imprévues comme Covid-19 soulignent l'importance de l'agilité numérique dans la réussite d'une organisation. Nous sommes à la fin de l'année 2021 et, bien que l'année 2020 semble loin dans le passé, ses effets se font toujours sentir. Si l'on se fie à l'adoption accélérée des systèmes de gestion documentaire au cours des 18 derniers mois, 2022 s'annonce comme une autre année passionnante dans le secteur de la GED.

Avec l'essor du travail à distance culture, une plus grande attention portée au service client, et la nécessité de rester compétitif dans un paysage économique qui a bouleversé le monde, la gestion des documents est passée d'un luxe "agréable à avoir", à une partie d'un exercice de survie pour les entreprises et les organisations. Dans cette nouvelle normalité, la transformation numérique a accéléré la transition évolutive vers l'avenir. Non seulement elle a aidé les entreprises à retomber sur leurs pieds, mais elle a aussi débloqué d'importantes opportunités de croissance.

Voici un bref récapitulatif de la façon dont la nouvelle normalité a éclairé un secteur de l'industrie. le besoin indéniable de solutions modernes de gestion des documents. et ses projections dans l'avenir.

La gestion des documents en 2022 - Quatre tendances à surveiller

La gestion des documents a évolué. Ce qui était autrefois considéré comme un simple remplacement du papier est aujourd'hui l'une des principales technologies numériques qui alimentent la croissance des organisations. L'évolution ne s'arrête certainement pas là. Vous trouverez ci-dessous quatre grandes tendances que nous sommes susceptibles d'observer au cours de l'année à venir.

1. La facilité des intégrations devient plus prioritaire

L'accélération du rythme de changement des technologies de l'infrastructure informatique a constitué un défi en matière d'adaptabilité. En effet, les investissements réalisés aujourd'hui dans les systèmes informatiques peuvent devenir obsolètes dans quelques années seulement. Les entreprises évitent donc de faire des investissements informatiques dans des solutions qui ne sont pas compatibles avec d'autres. Les fournisseurs de GED modernes sont généralement capables d'une certaine intégration, que ce soit par une connexion directe ou par la possibilité d'importer/exporter des documents entre outils.

However as is usually the case, the devil is in the details. The best enterprise-grade document management systems like Tessi Docubase® offer a granular and well-documented RESTFUL API that makes integrations possible with virtually any other system. Thereby enhancing their value while improving performance. These integrations are not limited to legacy systems. In fact, they mesh well with emerging digital technologies such as web-native apps and systems. So in 2022, we expect to see a continued desire by organizations to connect their document management systems to an ever-increasing range of systems and applications in their IT technology stack.

2. Les préoccupations en matière de cybersécurité seront au centre des préoccupations.

Il devrait maintenant être clair que l'abandon de la méthode traditionnelle d'exécution du travail est un phénomène durable. En conséquence, les organisations ont dû rapidement passer à la gestion des flux de travail des employés à distance, ce qui implique de fournir un accès externe à des documents qui n'étaient auparavant accessibles que de "l'intérieur du bâtiment". Si ce changement a créé d'intenses possibilités de collaboration entre les différents pays, il a également mis en évidence l'importance du contrôle de l'accès aux données et de l'application de la sécurité des réseaux.

Dans l'année à venir, sécurité des données sera une priorité pour les entreprises qui envisagent de numériser tous leurs documents et informations professionnels pour y accéder à distance. L'objectif ne sera pas seulement d'éliminer les documents papier, mais aussi de garantir la sécurité des communications, des connexions et du stockage. Pour cela, il faut des solutions basées sur le cloud ou SaaS qui peuvent prouver qu'elles permettent un accès à distance sûr et contrôlé. Les fonctionnalités de la GED, telles que le cryptage, le partage sécurisé et les contrôles d'accès basés sur les permissions, seront des éléments essentiels pour atteindre cet objectif.

Chez DBS, la sécurité de nos clients est une priorité depuis le début. Par exemple, notre cloud DBS est hébergé dans une chambre forte de banque remise en service, qui est maintenant un centre de données renforcé à Tyler, au Texas, avec un contrôle d'accès biométrique et des systèmes de support redondants. Nos bases de données sont cryptées et protégées contre les accès non autorisés et autres menaces externes à l'aide de méthodes de cybersécurité de niveau entreprise. Nous évaluons et améliorons continuellement nos méthodes de cybersécurité, ce qui donne l'assurance à nos partenaires et clients que nous sommes prêts à répondre à leurs préoccupations en matière de sécurité en 2022 et au-delà.

3. Les possibilités d'automatisation sont nombreuses

Un système de gestion documentaire performant est au cœur du référentiel d'information d'une entreprise. Il est donc naturel que les entreprises souhaitent automatiser les tâches répétitives qui tournent autour de ces informations, car elles cherchent à réduire le risque d'erreurs, de documents perdus et d'autres problèmes qui nuisent à l'efficacité. Si certaines organisations le font déjà aujourd'hui, l'adoption de la GED ne cessant de croître, les possibilités d'amélioration de l'automatisation vont augmenter de manière significative au cours de l'année à venir, dans le but d'accroître encore la productivité.

En 2022 Flux de travail automatisés continueront d'évoluer avec une mise en œuvre dans des entreprises entières, en comblant les silos de données et en tissant ensemble des processus interdépendants avec une intervention manuelle minimale ou nulle, y compris la prise de décision basée sur des règles. Pour nos clients qui recherchent des possibilités d'automatisation, nos produits offrent de solides fonctionnalités de workflow et de règles métier. low-code Par exemple, dbs LiveForms permet la saisie dynamique d'informations par le biais de formulaires électroniques et l'automatisation des flux et des processus d'approbation et de signature électronique à l'aide de son moteur d'automatisation des processus métier (BPA).

4. Adoption continue de l'intelligence artificielle

L'un des effets secondaires de la numérisation est que de grandes quantités d'informations nécessaires à la prise de décisions sont par nature non structurées. Ces informations non structurées doivent généralement être traitées, analysées et transférées par un être humain pour pouvoir être utilisées de manière significative. Cela devient un goulot d'étranglement pour l'information. Il n'est pas surprenant qu'en 2022, nous nous attendions à voir une augmentation de l'utilisation de l'IA dans les systèmes de gestion des documents. Ce sera une nécessité pour s'améliorer dans la capture, le stockage, l'indexation et l'analyse de ces données non structurées. Nous pensons que l'utilisation de l'IA dans la gestion des documents sera plus répandue l'année prochaine, avec des fonctionnalités telles que le traitement intelligent des documents, la reconnaissance optique des caractères avancée et l'analyse du contenu, qui bénéficieront toutes de la disponibilité de modules d'IA pouvant être facilement ajoutés aux systèmes et processus de gestion des documents.

Le rôle de la GED va devenir encore plus important.

L'évolution du paysage numérique résultant de la poussée de la numérisation de ces deux dernières années est propice à l'innovation, avec une diversité exponentielle d'outils et de technologies se précipitant sur le marché. Par conséquent, les organisations qui ont une longueur d'avance se rendront compte qu'un système de gestion des documents solidement ancré dans leur pile technologique leur confère un avantage concurrentiel considérable. Cela permet non seulement de préserver la continuité des investissements existants, mais aussi d'améliorer l'adaptabilité aux technologies de demain.

We are excited and proud to play a key role in the digital transformation of our clients. While there are many options in the market, the combination of features, functionality, and pricing offered by Tessi Docubase® and dbs LiveForms makes for a compelling option for businesses and organizations of all types to achieve their digital document management goals while ensuring a high return on their technology investments.