OBTENIR UNE SOURCE UNIQUE DE VÉRITÉ.

Rationalisez le flux de travail de votre organisation juridique en centralisant et en contrôlant tous vos documents. Utilisez un système de gestion de documents sécurisé sur lequel votre cabinet d'avocats ou votre service juridique peut compter.

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RÉDUIRE LA PAPERASSERIE
Reléguez le papier au passé.

Utilisez la puissance d'un système de gestion documentaire pour capturer de manière transparente les documents physiques et pour stocker, récupérer, partager, suivre, gérer et approuver tous les documents numériques générés par votre organisation juridique. Dossiers, contrats, factures, rapports, déclarations sous serment - tout est géré dans un référentiel centralisé.

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UNE ORGANISATION OPTIMALE
Éliminez le désordre.

Sans solution numérique, l'erreur humaine peut se glisser dans les systèmes de classement et nuire à l'efficacité. Les solutions de gestion documentaire de dbs permettent aux avocats et aux cabinets juridiques d'organiser tous leurs dossiers et documents tout en garantissant une récupération aisée. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l'essentiel, à savoir garantir à vos clients le meilleur soutien juridique possible.

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INDEXATION ET POSSIBILITÉ DE RECHERCHE
Restez au fait de chaque dossier.

Le travail juridique implique nécessairement le suivi d'un grand nombre de documents de nature très différente, allant de la simple déclaration sous serment, du contrat, de l'assignation, jusqu'au dossier judiciaire, aux témoignages et aux rapports d'experts. Cependant, malgré cette complexité documentaire, il devrait toujours être possible de retrouver rapidement n'importe quel document associé à un cas particulier. Avec Tessi Docubase(R), chaque document qui entre dans le système est capturé, stocké et indexé automatiquement dans les moindres détails. La recherche plein texte et la capture intelligente des métadonnées garantissent un stockage et une récupération aisés de tous les types de documents et de fichiers.

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AMÉLIORER LA COLLABORATION
Libérez le travail d'équipe sans entrave.

Avec Tessi Docubase, vous pouvez partager des documents en toute sécurité avec les autres membres de votre équipe. En rendant possible une collaboration fluide et en temps réel, vous pouvez garantir à vos clients les meilleurs résultats juridiques possibles.

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LES SIGNATURES ÉLECTRONIQUES

dbs eSign est une solution de signature électronique basée sur le cloud qui permet aux utilisateurs de gérer le processus de signature d'un document, du téléchargement à la signature et au scellement, à partir de n'importe quel appareil mobile ou ordinateur. En quelques étapes, signez et faites signer vos documents en toute confiance à l'aide d'une solution qui a fait ses preuves dans les petites et grandes organisations du monde entier.

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CONTRÔLES D'ACCÈS SÉCURISÉS
Maintenir une confidentialité étanche.

Les cabinets d'avocats doivent se conformer à des normes et réglementations telles que SOC2 et le GDPR. Tessi Docubase vous décharge d'une partie de ce fardeau en appliquant des mesures de sécurité liées à l'accès et au processus. Cela signifie qu'aucune personne non autorisée ne peut accéder aux données des clients et que vous savez toujours qui a accédé à un document donné.

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INTÉGRATION FACILE
Complétez votre écosystème informatique existant.

Tessi Docubase s'intègre parfaitement à vos systèmes CRM et ERP existants, ainsi qu'aux applications de RH, de comptabilité, etc. Transformez-vous numériquement tout en limitant les perturbations au strict minimum.

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PISTES D'AUDIT
Contourner les obstacles réglementaires.

Qu'il s'agisse de conformité réglementaire ou d'enquêtes, les pistes d'audit sécurisées simplifient la tâche en apportant une preuve indéniable des différents types de mesures. Tessi Docubase inclut également des protocoles pour stocker et gérer les documents nécessaires à la mise en œuvre de divers types de réglementations. Il capture ces données historiques de manière immuable et les rend disponibles du bout des doigts.

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ÉCONOMIES DE COÛTS
Faire plus avec moins.

Réduisez les heures de travail de votre personnel en éliminant les documents papier et en faisant passer votre organisation juridique dans le monde numérique. Améliorez vos résultats grâce à la base numérique de la gestion des documents d'entreprise, alimentée par Tessi Docubase.

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FLUX DE TRAVAIL AUTOMATISÉS
Éliminez les obstacles inutiles.

Accélérez les performances de vos opérations juridiques grâce à des flux de travail automatisés. Favorisez les délais d'exécution rapides grâce au transfert instantané de documents numériques à travers les chaînes de conservation pour les signatures, les actions et les approbations.

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Améliorez l'efficacité de votre organisation juridique grâce à la gestion électronique des documents.

En tant que solution de pointe pour la gestion électronique de documents et l'automatisation du flux de travail, Tessi Docubase vous permet d'organiser, de suivre et de sécuriser les différents types de documents qui doivent être gérés de manière routinière dans les contextes juridiques. Il en résultera une réduction des coûts, une plus grande efficacité et des résolutions plus rapides.

  • Normaliser les informations saisies, gérées et distribuées à tous les niveaux.

  • Ne perdez jamais un document. Soyez toujours protégé contre la perte de documents et d'informations.

  • Numérisez des documents papier en toute transparence grâce à la fonctionnalité du scanner complétée par la reconnaissance optique de caractères.

  • Suivez facilement toutes les parties mobiles de votre opération.

  • Permettre un flux contrôlé de documents à travers les flux de travail de manière transparente.

  • Prolongez la durée de vie de vos investissements informatiques existants en intégrant les référentiels de documents électroniques aux systèmes d'information existants.

  • Accédez à des informations commerciales et juridiques en déplacement à l'aide d'appareils mobiles et utilisez des analyses pour améliorer vos résultats.

  • Éliminer les classeurs pour regagner de l'espace et réduire les coûts.

  • Fournir aux membres de l'équipe un accès instantané à tous les types de documents à partir d'une source unique de vérité.

  • Contrôlez l'accès, gérez la conformité et archivez en toute sécurité les documents juridiques et commerciaux.

CAPTURER DES DOCUMENTS
DOCUMENTS PHYSIQUES DE MANIÈRE TRANSPARENTE.

SIGNEZ DES DOCUMENTS
PAR VOIE NUMÉRIQUE.

AUTOMATISER LES PROCESSUS
ET LES FLUX DE TRAVAIL
.

SUIVRE ET RETROUVER RAPIDEMENT LES INFORMATIONS GRÂCE À L'INDEXATION INTELLIGENTE.

GARANTIR LA CONFORMITÉ
LA CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE ET LA PRÉPARATION À L'AUDIT

CONTRÔLER L'ACCÈS
EN TOUTE SÉCURITÉ.

STOCKER ET GÉRER
TOUS LES MÉDIAS.
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Comment dbs Document Management aide-t-il les services juridiques et les cabinets d'avocats ?

En tant que solution de pointe pour la gestion électronique de documents et l'automatisation du flux de travail, Tessi Docubase vous permet d'organiser, de suivre et de sécuriser les différents types de documents qui doivent être gérés de manière routinière dans les contextes juridiques. Il en résultera une réduction des coûts, une plus grande efficacité et des résolutions plus rapides.

Les organisations du secteur juridique sont confrontées à plusieurs défis documentaires spécifiques en raison de leur nature. D'une part, il existe un large éventail de types de documents différents, allant de simples lettres, courriels et notifications à des contrats complexes, des rapports d'experts, des témoignages et des casiers judiciaires confidentiels. Tous ces documents doivent être traités en fonction de leur objectif et de leur importance.

En outre, les affaires complexes peuvent donner lieu à des dossiers difficiles à gérer et surchargés, ce qui accroît le risque de perte ou d'erreur de classement des documents. En outre, le dépôt de certains types de documents juridiques est souvent soumis à des délais stricts, qu'il convient également de respecter.

Toutes ces exigences spécifiques au secteur, combinées aux formalités requises dans chaque entreprise, signifient que les organisations juridiques peuvent rapidement être submergées par un torrent de paperasserie. Cela peut affecter les délais d'exécution, le moral et la productivité des employés, ainsi que les résultats pour les clients. En outre, les méthodes traditionnelles de traitement de la paperasserie peuvent accroître les risques d'erreurs humaines diverses susceptibles d'entraîner des conséquences juridiques coûteuses pour vous et vos clients.

L'utilisation de Tessi Docubase comme solution de gestion documentaire vous permettra d'accomplir les tâches suivantes et bien plus encore :

Conserver la valeur probante des documents juridiques archivés

Pour les cabinets et services juridiques, il est particulièrement important de veiller à ce que le stockage et l'archivage d'un document n'affectent pas sa valeur probante, c'est-à-dire sa validité en tant que preuve pour un tiers, les autorités ou un auditeur. Pour ce faire, Tessi Docubase tient compte de normes telles que la norme AFNOR NF Z42-01 pour le stockage et l'archivage des documents. Cela permet de garantir qu'un document retrouvé est authentique et non altéré, et que sa valeur probante est intacte.

Maintenir une base de données centrale qui stocke tous les documents en toute sécurité.

Tessi Docubase assure le stockage et l'archivage intelligemment indexé de toutes sortes de documents. Un document qui entre dans le système peut être facilement retrouvé en quelques clics. Cela signifie que vous ne perdez jamais un document. De plus, cela signifie également que le personnel juridique peut accéder aux contrats, aux dossiers et à tous les autres types de documents depuis n'importe quel endroit d'un bureau, ou même en déplacement. Enfin, des alertes et des rappels peuvent être associés aux documents afin de garantir qu'aucun délai d'archivage ou autre ne soit jamais manqué.

Favoriser la collaboration et le partage sécurisé de documents.

Le partage sécurisé permet une collaboration aisée entre tous les membres de l'équipe travaillant sur un dossier donné. Tessi Docubase dispose également d'un contrôle de version, ce qui signifie que l'historique complet d'un document peut être consulté si nécessaire. En outre, les contrôles d'accès vous permettent de déterminer les droits et privilèges des utilisateurs pour les documents sensibles tels que les dossiers d'arrestation et les contrats.

Assurer la conformité réglementaire

Le stockage sécurisé de données juridiques confidentielles nécessite la mise en œuvre de plusieurs types de mesures de protection et de garanties. Il s'agit notamment de l'utilisation d'identifiants uniques, du cryptage, de la déconnexion automatique et de rapports d'audit qui enregistrent l'activité du matériel et des logiciels. Tessi Docubase a été conçu en tenant compte de cette conformité et simplifie grandement la mise en œuvre de ces mesures de protection.

Prêt à passer à l'étape suivante ?

Les logiciels de gestion documentaire peuvent apporter des avantages considérables à votre cabinet d'avocats ou à votre service juridique. D'une part, il vous permet d'éliminer progressivement le papier et de profiter de l'amélioration de l'efficacité qui en découle. D'autre part, il vous donne la possibilité de rationaliser vos processus d'entreprise afin que vous puissiez consacrer plus de temps et d'argent à vos points forts. Des fonctionnalités supplémentaires telles que les formulaires électroniques sécurisés, l'OCR avancée, les signatures numériques, l'accès mobile et les outils d'automatisation peuvent aider votre organisation à devenir encore plus efficace. Et le plus beau, c'est que nous pouvons même adapter le logiciel à vos besoins spécifiques.