LIBÉRER LE POUVOIR DE LA GOUVERNANCE NUMÉRIQUE

Réduisez les coûts d'exploitation et éliminez les inefficacités opérationnelles grâce à un système de gestion des documents sécurisé et complet.

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FLUX DE TRAVAIL AUTOMATISÉS
Rationalisez le back-office.

Boostez les performances des processus dorsaux des organismes publics grâce à des flux de travail automatisés. Permettez des délais d'exécution rapides grâce au mouvement instantané des documents numériques à travers la chaîne de possession pour action et approbation.

INDEXATION ET FACILITÉ DE RECHERCHE
Ne perdez jamais un fichier. 

With Tessi Docubase®, every document that enters the system is captured, stored, and indexed automatically in granular detail. Be it certificates, forms, invoices, or memos, full-text search and intelligent metadata capture ensure ease of storage and retrieval of documents.

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PISTES D'AUDIT
Suivez les pistes d'audit sans papier et sans effort.

Be it regulatory compliance or investigation, secure audit trails are necessary for the functioning of any government service. Tessi Docubase® captures such historical data immutably and makes it available at fingertip convenience.

INTÉGRATION FACILE
Étendez les systèmes de gouvernance de base, sans les remanier.

Tessi Docubase® integrates seamlessly with your existing systems like CRM and ERP apart from applications in HR, Accounting, and more. Transform digitally while keeping the disruption down to a bare minimum.

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AMÉLIORATION DE LA PRESTATION DE SERVICES
Interface avec les citoyens de manière transparente.

To the citizen, dealing with bureaucracy is often a daunting challenge prone to inexplicable delays. With faster transactional turnaround times, automated notifications, and alerts, Tessi Docubase® ensures that the citizen is always in the loop.

COLLABORATION SÉCURISÉE
Donnez du pouvoir à votre personnel distant.

Tessi Docubase® has been ever-ready to adapt to the functioning of government agencies in the post-pandemic world. Secure document sharing and multi-tiered access controls ensure easy collaboration while ensuring the highest standards of data security to preserve sensitive information.

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FLUX DE TRAVAIL AUTOMATISÉS
Rationalisez le back-office.

Boostez les performances des processus dorsaux des organismes publics grâce à des flux de travail automatisés. Permettez des délais d'exécution rapides grâce au mouvement instantané des documents numériques à travers la chaîne de possession pour action et approbation.

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INDEXATION ET FACILITÉ DE RECHERCHE
Ne perdez jamais un fichier. 

With Tessi Docubase®, every document that enters the system is captured, stored, and indexed automatically in granular detail. Be it certificates, forms, invoices, or memos, full-text search and intelligent metadata capture ensure ease of storage and retrieval of documents.

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PISTES D'AUDIT
Suivez les pistes d'audit sans papier et sans effort.

Be it regulatory compliance or investigation, secure audit trails are necessary for the functioning of any government service. Tessi Docubase® captures such historical data immutably and makes it available at fingertip convenience.

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INTÉGRATION FACILE
Étendez les systèmes de gouvernance de base, sans les remanier.

Tessi Docubase® integrates seamlessly with your existing systems like CRM and ERP apart from applications in HR, Accounting, and more. Transform digitally while keeping the disruption down to a bare minimum.

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AMÉLIORATION DE LA PRESTATION DE SERVICES
Interface avec les citoyens de manière transparente.

To the citizen, dealing with bureaucracy is often a daunting challenge prone to inexplicable delays. With faster transactional turnaround times, automated notifications, and alerts, Tessi Docubase® ensures that the citizen is always in the loop.

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COLLABORATION SÉCURISÉE
Donnez du pouvoir à votre personnel distant.

Tessi Docubase® has been ever-ready to adapt to the functioning of government agencies in the post-pandemic world. Secure document sharing and multi-tiered access controls ensure easy collaboration while ensuring the highest standards of data security to preserve sensitive information.

Renforcer la gouvernance numérique grâce à la gestion des documents.

Voici comment :

  • Normaliser les informations saisies, gérées et distribuées dans toutes les fonctions gouvernementales.

  • Fournir aux citoyens un accès aux archives de la ville, aux procès-verbaux de réunions, aux résolutions et à tout autre document du domaine public à partir d'une plateforme documentaire en ligne facile à utiliser.
  • Protégez les informations classifiées grâce à une sécurité des données haut de gamme et à un accès contrôlé.
  • Faites évoluer les solutions, qu'elles soient autonomes, départementales ou à l'échelle de l'entreprise, en fonction des demandes internes et externes.

  • Protéger les investissements informatiques actuels des systèmes existants ou hérités et relier les référentiels électroniques aux informations héritées.

Répondre aux exigences en constante évolution de la gouvernance.

Les entités gouvernementales de toutes tailles, du gouvernement fédéral à la plus petite des municipalités, sont sous pression en raison des exigences réglementaires et des demandes des citoyens. Il s'agit notamment de fournir un accès à l'information, ainsi que d'améliorer les services. Bien que la pression reste plus ou moins constante, considérez quelques-uns des défis émergents mentionnés ci-dessous.

En raison des nouveaux mandats législatifs, des réductions de personnel et des recettes fiscales, les différents services ont dû assumer une plus grande charge de travail. Cela signifie qu'ils doivent désormais faire plus avec moins.

Les menaces et les défis récents du terrorisme et des attaques potentielles de la patrie ont imposé au gouvernement une charge supplémentaire pour se protéger en ouvrant les communications entre de multiples agences. Dans le même temps, il est devenu encore plus important de sécuriser les informations tout en préservant le droit des citoyens à la vie privée et à l'accès à l'information.

Paper-based systems don’t adapt quickly enough to such change. Tessi Docubase® provides governments an agile and adaptable digital layer to meet these ever-changing demands, quickly and seamlessly.

  • DOSSIERS MUNICIPAUX
  • ADMINISTRATION
  • L'APPLICATION DE LA LOI
  • BÂTIMENTS ET PERMIS
  • LES RESSOURCES HUMAINES
  • TRÉSORERIE ET COMPTES TRÉSORERIE ET COMPTES TRÉSORERIE ET COMPTES
  • INCENDIE ET D'AUTRES DÉPARTEMENTS
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Comment DBS Document Solutions aide-t-il les gouvernements ?

DBS Solutions, Live Forms (eforms) and Tessi Docubase® Electronic Content Management (ECM) solutions enable government agencies and departments to reduce operating costs and eliminate operational inefficiencies by streamlining the capture, management, and controlling the distribution of information in electronic format. Whether information is currently stored in paper, electronic form, or even E-mail, Tessi Docubase® ECM solution enables you to manage this information securely and control access at the enterprise, group, and user level.

De plus, la méthode de stockage unique employée par Docubase vous permet d'être prêt en cas de catastrophe, car chaque fichier électronique contient son index, ce qui permet de reconstruire facilement une base de données complète à partir des fichiers de sauvegarde.

Transition avec un minimum de perturbations.

Protecting current IT investments is as critical as transforming to a new and more efficient way of doing business. Keeping that in mind, Tessi Docubase® allows you to enhance your legacy data systems rather than displace them. You may continue using most legacy applications while enhancing them by linking to the centralized Tessi Docubase® database so that the information can be accessed from any authorized device.

La transparence, avec une sécurité sans compromis.

La confiance des citoyens est essentielle au fonctionnement des organismes gouvernementaux. C'est pourquoi la transparence est une valeur essentielle pour toute organisation redevable de l'argent des contribuables. Les systèmes d'archivage sur papier sont non seulement lourds à gérer, mais aussi à l'origine de retards évitables et d'un manque de transparence. Les solutions documentaires de gouvernance de DBS suppriment le papier et améliorent la visibilité des processus les plus infimes. Ainsi, le citoyen peut toujours être informé de l'avancement des processus et être averti des retards. En outre, cette visibilité permet d'améliorer les performances organisationnelles et la prestation de services.

At the same time, keeping classified information secure is especially critical to governance. Tessi DocubaseGalaxy S22 Ultra allows for granular access controls and privileges for any given document. In addition, features like version history and audit trails ensure that no breach goes undetected.

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Une meilleure administration à tous les niveaux de gouvernance.

From the local to the federal level, Tessi Docubase® streamlines operations, while saving time, space, and money.

Easy integrations with popular agenda management applications allow the creation and management of meeting agendas, minutes, and much more. And of course, Tessi Docubase® replaces tedious filing cabinets with high fidelity digital information housed in well-indexed and searchable databases. This includes disparate documents like departmental reports, tax revenue reports, operational expense reports, vendor vouchers, citizen records, deeds, titles and agreements, and more. You name it.

In days past, the search for such information might have been overwhelming. Using Tessi Docubase®, on the other hand, one simply needs to point and click the Resident Name, Property ID, or any other such pertinent piece of information from within the system in order to retrieve all of the relevant information that one is authorized to access.

Éliminer l'erreur humaine.

Tessi Docubase® makes manual data entry a relic of the past. With features like Optical Character Recognition built-in, the information within physical documents like forms, vouchers, invoices, and other documents are automatically recognized, categorized, indexed, and made full-text searchable.

L'amélioration de l'application de la loi commence par une meilleure hygiène de la gestion des documents.

Tessi Docubase® helps you pre-empt legal complications with impeccably maintained and readily accessible information at all times. Case, citation, and virtually all information are accessible directly from your device. This gives you the ability to review and provide responses, be it to litigation or public inquiries, in real-time.

Further, a history of actions on all documents is securely maintained for ease of audit in case of escalations. This improves turnaround by eliminating the need to search through disparate paper documents, correspondence, or even video files. All of these are stored and accessible on the Tessi Docubase® application. Additionally, this information can be shared via fax, print, or e-mail right from your desktop or authorized device.

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Rationaliser l'administration des ressources humaines.

Dans le monde d'aujourd'hui, c'est un défi d'embaucher et de retenir le meilleur personnel. Et le défi ne s'arrête pas là. Une montagne de curriculum vitae, de demandes d'emploi, d'enquêtes sur les salaires, de documents sur les avantages sociaux, et plus encore, rend le travail des ressources humaines assez décourageant.

Tessi Docubase® ensures that all applicant and employee information is centralized and secure. Employment and benefits enrollment applications, benefit claim forms, personnel records and all associated personnel documents are captured and stored electronically, allowing you to retrieve a resume or answer a payroll or benefit question without leaving your desk.

Recrutement

Tessi Docubase® provides the ability to capture and maintain all applicant information in a centralized and securely encrypted repository that is accessible by all authorized personnel throughout the municipality. Documents, such as resumes, references and referral letters are presented to the hiring team quickly and easily. Annotation features allow for the addition of comments without changing the original document.

Administration de la paie et des avantages sociaux

La gestion des avantages sociaux est améliorée grâce à la récupération par pointer-cliquer des documents administratifs des employés, tels que les choix de plans flexibles, les demandes de remboursement, les formulaires W-4, les choix de plans 401(k) et les mises à jour d'assurance. La satisfaction des employés est accrue grâce à des réponses rapides aux demandes de renseignements et à des délais d'exécution améliorés en cas de changement de vie.

Tessi Docubase® allows you to link into your payroll application and retrieve stored records like Forms 1099, W-4 and W-2, for instant reconciliation of issued paychecks against records in your payroll software. Use of the inherent workflow capabilities combined with your e-mail system helps expedite the review process by electronically routing key documents to managers.

Les responsables des ressources humaines et des avantages sociaux peuvent facilement récupérer des images de documents signés, de rapports d'accident, de manuels d'employés, de manuels de politique commerciale et d'autres documents connexes, ainsi que des documents individuels des employés qui sont liés à votre logiciel de ressources humaines.

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Optimiser les performances des forces de l'ordre.

Consider the overwhelming amount of behind-the-scenes paperwork involved in law enforcement. Forensic Technicians, Firearms Examiners, and Crime Lab Technicians archive crime scene documents. Purchasing & Requisitions Unit for directives, purchase orders, and invoices. Police Detectives file crime reports. Other law enforcement departmental uses include training facilities, jail operations, coroner’s office, support services staff, and the human resources department. Tessi Docubase® invariably make the processes of law enforcement more efficient in the following ways.

Unifier les dossiers

Tous les documents peuvent être stockés dans les mêmes fichiers, tels que les documents papier, les scènes de crime, les croquis, les empreintes digitales, les informations sur les échantillons de sang et d'ADN, et les travaux d'analyse peuvent être numérisés. Les photos numériques et les vidéos des voitures de patrouille, des scènes de crime et des photos d'identité judiciaire peuvent être directement importées dans le système, de même que les e-mails, les documents Word et Excel et les dessins CAO.

Référence croisée

Reliez les crimes entre eux en recherchant des similitudes telles que les noms, les rues, le type de crime, les associations ou les groupes. Créez des hyperliens d'un fichier à un autre contenant des informations similaires.

Fournir des réponses aux litiges ou aux enquêtes publiques

Eliminating the need to search for paper documents, correspondence, or even video files, as these are all stored and accessible through your application enhances turnaround. Tessi Docubase® allows you to share this information via fax, print, or e-mail right from your desktop.

L'administration quotidienne est simplifiée.

Tenir des registres

The job of the public office secretary can be overwhelming. With all the organizing, scheduling, and record-keeping, the burden of smooth functioning of governance rests arguably on the secretary’s shoulders. Unload the burden by streamlining operations with Tessi Docubase® saving time, space, and frustration.

Gérer les résolutions

Préparez et envoyez les résolutions via les flux de travail appropriés. Acheminez automatiquement la résolution vers les étapes nécessaires, créez des révisions à la volée et obtenez les approbations requises en une fraction du temps.

Organiser l'ordre du jour

Organisez et affichez les ordres du jour des réunions du conseil municipal. Fixez les dates d'interdiction bien à l'avance afin qu'aucune réunion ne soit organisée pendant les jours fériés ou les vacances prévues. Sélectionnez les salles de réunion appropriées en fonction de l'inventaire des salles. Affichez les ordres du jour des réunions en interne et sur Internet à l'intention du grand public grâce à votre application Web actuelle. Aviser les membres du conseil, les invités spéciaux, les experts et les médias des réunions à venir par courriel, téléphone cellulaire et téléavertisseur au moyen d'alertes textuelles.

Enregistrer le procès-verbal

Enregistrer les réunions, les votes et les procédures afin d'assurer immédiatement la continuité du gouvernement municipal en tant que registre légal de l'action législative.

Gérer les demandes de dossiers

Traitez les demandes d'informations publiques en quelques secondes à partir des documents municipaux imagés, et offrez même au public la possibilité d'accéder aux documents sur Internet.

Gestion des dossiers

Fournir un programme de gestion des documents pour tous les services de la ville, y compris l'entretien, le stockage, la conservation, la destruction et la préservation conformément aux directives de l'État et aux règlements fédéraux sur les archives.

Opérations améliorées

Question sur le procès-verbal ou le règlement ; avec une simple requête sur la date, la description ou d'autres éléments d'information pertinents, Docubase récupère l'information directement sur le bureau.

Prêt à passer à l'étape suivante ?


Ce voyage dans l'industrie ne fait qu'effleurer la surface de ce que nous pouvons faire. Un logiciel de gestion de documents peut faire des choses incroyables pour votre institution, non seulement en vous permettant de supprimer le papier, mais aussi en vous donnant la possibilité de rationaliser vos processus quotidiens afin de gagner plus de temps et d'argent. Des fonctionnalités telles que le partage sécurisé de fichiers, les signatures électroniques, l'accès mobile et les outils d'automatisation en font une pièce maîtresse tout-en-un pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité.

Appelez : 1-888-362-8227

ou

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