LIBÉRER LE POUVOIR DE LA GOUVERNANCE NUMÉRIQUE

Réduisez les coûts d'exploitation et éliminez les inefficacités opérationnelles grâce à un système de gestion des documents sécurisé et complet.

Renforcer la gouvernance numérique grâce à la gestion des documents.

Voici comment :

Répondre aux exigences en constante évolution de la gouvernance.

Les entités gouvernementales de toutes tailles, du gouvernement fédéral à la plus petite des municipalités, sont sous pression en raison des exigences réglementaires et des demandes des citoyens. Il s'agit notamment de fournir un accès à l'information, ainsi que d'améliorer les services. Bien que la pression reste plus ou moins constante, considérez quelques-uns des défis émergents mentionnés ci-dessous.

En raison des nouveaux mandats législatifs, des réductions de personnel et des recettes fiscales, les différents services ont dû assumer une plus grande charge de travail. Cela signifie qu'ils doivent désormais faire plus avec moins.

Les menaces et les défis récents du terrorisme et des attaques potentielles de la patrie ont imposé au gouvernement une charge supplémentaire pour se protéger en ouvrant les communications entre de multiples agences. Dans le même temps, il est devenu encore plus important de sécuriser les informations tout en préservant le droit des citoyens à la vie privée et à l'accès à l'information.

Les systèmes basés sur le papier ne s'adaptent pas assez rapidement à ces changements. Tessi Docubase® fournit aux gouvernements une couche numérique agile et adaptable pour répondre à ces demandes en constante évolution, rapidement et de manière transparente.

Comment DBS Document Solutions aide-t-il les gouvernements ?

DBS Solutions, Live Forms (eforms) et Tessi Docubase® Electronic Content Management (ECM) permettent aux agences gouvernementales et aux départements de réduire les coûts d'exploitation et d'éliminer les inefficacités opérationnelles en rationalisant la capture, la gestion et le contrôle de la distribution de l'information au format électronique. Que l'information soit actuellement stockée sur papier, sous forme électronique ou même par courrier électronique, la solution ECM de Tessi Docubase® vous permet de gérer cette information en toute sécurité et d'en contrôler l'accès au niveau de l'entreprise, du groupe et de l'utilisateur.

De plus, la méthode de stockage unique employée par Docubase vous permet d'être prêt en cas de catastrophe, car chaque fichier électronique contient son index, ce qui permet de reconstruire facilement une base de données complète à partir des fichiers de sauvegarde.

Transition avec un minimum de perturbations.

Il est tout aussi important de protéger les investissements informatiques actuels que de passer à un nouveau mode de fonctionnement plus efficace. Dans cette optique, Tessi Docubase® vous permet d'améliorer vos systèmes de données existants plutôt que de les remplacer. Vous pouvez continuer à utiliser la plupart des applications existantes tout en les améliorant en les reliant à la base de données centralisée de Tessi Docubase® de sorte que l'information puisse être accessible à partir de n'importe quel appareil autorisé.

La transparence, avec une sécurité sans compromis.

La confiance des citoyens est essentielle au fonctionnement des organismes gouvernementaux. C'est pourquoi la transparence est une valeur essentielle pour toute organisation redevable de l'argent des contribuables. Les systèmes d'archivage sur papier sont non seulement lourds à gérer, mais aussi à l'origine de retards évitables et d'un manque de transparence. Les solutions documentaires de gouvernance de DBS suppriment le papier et améliorent la visibilité des processus les plus infimes. Ainsi, le citoyen peut toujours être informé de l'avancement des processus et être averti des retards. En outre, cette visibilité permet d'améliorer les performances organisationnelles et la prestation de services.

Dans le même temps, la sécurité des informations classifiées est particulièrement importante pour la gouvernance. Tessi DocubaseGalaxy S22 Ultra permet des contrôles d'accès granulaires et des privilèges pour tout document donné. En outre, des fonctions telles que l'historique des versions et les pistes d'audit garantissent qu'aucune infraction ne passe inaperçue.

Une meilleure administration à tous les niveaux de gouvernance.

Du niveau local au niveau fédéral, Tessi Docubase® rationalise les opérations, tout en économisant du temps, de l'espace et de l'argent.

Des intégrations faciles avec les applications de gestion d'agenda les plus courantes permettent de créer et de gérer les ordres du jour des réunions, les procès-verbaux et bien d'autres choses encore. Et bien sûr, Tessi Docubase® remplace les classeurs fastidieux par des informations numériques de haute fidélité hébergées dans des bases de données bien indexées et consultables. Cela inclut des documents disparates tels que des rapports départementaux, des rapports de recettes fiscales, des rapports de dépenses opérationnelles, des pièces justificatives de fournisseurs, des dossiers de citoyens, des actes, des titres et des accords, et bien d'autres choses encore. Tout ce que vous voulez.

Par le passé, la recherche de ces informations aurait pu être fastidieuse. Avec Tessi Docubase®, en revanche, il suffit de pointer et de cliquer sur le nom du résident, l'identifiant de la propriété ou tout autre élément d'information pertinent dans le système pour récupérer toutes les informations pertinentes auxquelles on est autorisé à accéder.

Éliminer l'erreur humaine.

Avec Tessi Docubase®, la saisie manuelle des données n'est plus qu'un souvenir. Grâce à des fonctions telles que la reconnaissance optique de caractères, les informations contenues dans les documents physiques tels que les formulaires, les pièces justificatives, les factures et autres documents sont automatiquement reconnues, classées, indexées et rendues consultables en texte intégral.

L'amélioration de l'application de la loi commence par une meilleure hygiène de la gestion des documents.

Tessi Docubase® vous aide à prévenir les complications juridiques grâce à des informations parfaitement tenues à jour et facilement accessibles à tout moment. Les dossiers, les citations et pratiquement toutes les informations sont accessibles directement depuis votre appareil. Vous avez ainsi la possibilité d'examiner et de fournir des réponses en temps réel, que ce soit dans le cadre d'un litige ou d'une enquête publique.

En outre, l'historique des actions menées sur tous les documents est conservé en toute sécurité pour faciliter l'audit en cas d'escalade. Cela améliore les délais d'exécution en éliminant la nécessité de rechercher dans des documents papier disparates, dans la correspondance ou même dans des fichiers vidéo. Tous ces documents sont stockés et accessibles sur l'application Tessi Docubase®. De plus, ces informations peuvent être partagées par fax, impression ou e-mail depuis votre bureau ou un appareil autorisé.

Rationaliser l'administration des ressources humaines.

Dans le monde d'aujourd'hui, c'est un défi d'embaucher et de retenir le meilleur personnel. Et le défi ne s'arrête pas là. Une montagne de curriculum vitae, de demandes d'emploi, d'enquêtes sur les salaires, de documents sur les avantages sociaux, et plus encore, rend le travail des ressources humaines assez décourageant.

Tessi Docubase® garantit que toutes les informations relatives aux candidats et aux employés sont centralisées et sécurisées. Les demandes d'emploi et de prestations, les formulaires de demande de prestations, les dossiers du personnel et tous les documents personnels associés sont capturés et stockés électroniquement, ce qui vous permet de retrouver un CV ou de répondre à une question sur la paie ou les prestations sans quitter votre bureau.

Recrutement

Tessi Docubase® permet de saisir et de conserver toutes les informations relatives aux candidats dans un référentiel centralisé et crypté, accessible à tout le personnel autorisé de la municipalité. Les documents tels que les CV, les références et les lettres de recommandation sont présentés à l'équipe de recrutement rapidement et facilement. Les fonctions d'annotation permettent d'ajouter des commentaires sans modifier le document original.

Administration de la paie et des avantages sociaux

La gestion des avantages sociaux est améliorée grâce à la récupération par pointer-cliquer des documents administratifs des employés, tels que les choix de plans flexibles, les demandes de remboursement, les formulaires W-4, les choix de plans 401(k) et les mises à jour d'assurance. La satisfaction des employés est accrue grâce à des réponses rapides aux demandes de renseignements et à des délais d'exécution améliorés en cas de changement de vie.

Tessi Docubase® vous permet de vous connecter à votre application de paie et de récupérer les documents stockés tels que les formulaires 1099, W-4 et W-2, pour un rapprochement instantané des chèques de paie émis avec les enregistrements de votre logiciel de paie. L'utilisation des capacités de flux de travail inhérentes, combinées à votre système de messagerie électronique, permet d'accélérer le processus de révision en acheminant électroniquement les documents clés aux responsables.

Les responsables des ressources humaines et des avantages sociaux peuvent facilement récupérer des images de documents signés, de rapports d'accident, de manuels d'employés, de manuels de politique commerciale et d'autres documents connexes, ainsi que des documents individuels des employés qui sont liés à votre logiciel de ressources humaines.

Optimiser les performances des forces de l'ordre.

Il suffit de penser à l'énorme quantité de paperasserie en coulisses qu'implique l'application de la loi. Les techniciens de la police scientifique, les examinateurs d'armes à feu et les techniciens du laboratoire d'analyse criminelle archivent les documents relatifs aux scènes de crime. L'unité des achats et des réquisitions pour les directives, les bons de commande et les factures. Les inspecteurs de police classent les rapports de crime. Les autres services chargés de l'application de la loi utilisent les installations de formation, les opérations de la prison, le bureau du coroner, le personnel des services de soutien et le service des ressources humaines. Tessi Docubase® rend invariablement les processus des forces de l'ordre plus efficaces de la manière suivante.

Unifier les dossiers

Tous les documents peuvent être stockés dans les mêmes fichiers, tels que les documents papier, les scènes de crime, les croquis, les empreintes digitales, les informations sur les échantillons de sang et d'ADN, et les travaux d'analyse peuvent être numérisés. Les photos numériques et les vidéos des voitures de patrouille, des scènes de crime et des photos d'identité judiciaire peuvent être directement importées dans le système, de même que les e-mails, les documents Word et Excel et les dessins CAO.

Référence croisée

Reliez les crimes entre eux en recherchant des similitudes telles que les noms, les rues, le type de crime, les associations ou les groupes. Créez des hyperliens d'un fichier à un autre contenant des informations similaires.

Fournir des réponses aux litiges ou aux enquêtes publiques

L'élimination du besoin de rechercher des documents papier, de la correspondance ou même des fichiers vidéo, étant donné qu'ils sont tous stockés et accessibles par le biais de votre application, améliore les délais d'exécution. Tessi Docubase® vous permet de partager ces informations par fax, impression ou e-mail directement depuis votre bureau.

L'administration quotidienne est simplifiée.

Tenir des registres

Le travail d'un secrétaire de mairie peut être écrasant. Avec toutes les tâches d'organisation, de planification et de tenue des dossiers, le fardeau du bon fonctionnement de la gouvernance repose en grande partie sur les épaules du secrétaire. Déchargez-vous de ce fardeau en rationalisant vos opérations grâce à Tessi Docubase® et gagnez du temps, de l'espace et de la frustration.

Gérer les résolutions

Préparez et envoyez les résolutions via les flux de travail appropriés. Acheminez automatiquement la résolution vers les étapes nécessaires, créez des révisions à la volée et obtenez les approbations requises en une fraction du temps.

Organiser l'ordre du jour

Organisez et affichez les ordres du jour des réunions du conseil municipal. Fixez les dates d'interdiction bien à l'avance afin qu'aucune réunion ne soit organisée pendant les jours fériés ou les vacances prévues. Sélectionnez les salles de réunion appropriées en fonction de l'inventaire des salles. Affichez les ordres du jour des réunions en interne et sur Internet à l'intention du grand public grâce à votre application Web actuelle. Aviser les membres du conseil, les invités spéciaux, les experts et les médias des réunions à venir par courriel, téléphone cellulaire et téléavertisseur au moyen d'alertes textuelles.

Enregistrer le procès-verbal

Enregistrer les réunions, les votes et les procédures afin d'assurer immédiatement la continuité du gouvernement municipal en tant que registre légal de l'action législative.

Gérer les demandes de dossiers

Traitez les demandes d'informations publiques en quelques secondes à partir des documents municipaux imagés, et offrez même au public la possibilité d'accéder aux documents sur Internet.

Gestion des dossiers

Fournir un programme de gestion des documents pour tous les services de la ville, y compris l'entretien, le stockage, la conservation, la destruction et la préservation conformément aux directives de l'État et aux règlements fédéraux sur les archives.

Opérations améliorées

Question sur le procès-verbal ou le règlement ; avec une simple requête sur la date, la description ou d'autres éléments d'information pertinents, Docubase récupère l'information directement sur le bureau.

Prêt à passer à l'étape suivante ?

Ce voyage dans l'industrie ne fait qu'effleurer la surface de ce que nous pouvons faire. Un logiciel de gestion de documents peut faire des choses incroyables pour votre institution, non seulement en vous permettant de supprimer le papier, mais aussi en vous donnant la possibilité de rationaliser vos processus quotidiens afin de gagner plus de temps et d'argent. Des fonctionnalités telles que le partage sécurisé de fichiers, les signatures électroniques, l'accès mobile et les outils d'automatisation en font une pièce maîtresse tout-en-un pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité.

Appelez : 1-888-362-8227

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