LIBERAR EL PODER DE LA GOBERNANZA DIGITAL

Reduzca los costes operativos y elimine las ineficiencias operativas con un sistema de gestión de documentos seguro y completo.

Escalar la gobernanza digital con la gestión de documentos.

He aquí cómo:

Responder a las exigencias siempre cambiantes de la gobernanza.

Las entidades gubernamentales de todos los tamaños, desde el Gobierno Federal hasta el más pequeño de los municipios, están sometidas a la presión de las exigencias normativas y ciudadanas. Estas incluyen el acceso a la información, así como la mejora de los servicios. Aunque la presión sigue siendo más o menos constante, hay que tener en cuenta algunos de los nuevos retos que se mencionan a continuación.

Los nuevos mandatos legislativos, las reducciones de personal y los ingresos fiscales han hecho que varios departamentos tengan que asumir una mayor carga de trabajo. Esto significa que ahora deben hacer más con menos.

Las recientes amenazas y desafíos del terrorismo y los posibles ataques a la patria han supuesto una carga adicional para el gobierno, que debe protegerse mediante la apertura de las comunicaciones entre múltiples organismos. Al mismo tiempo, se ha vuelto aún más crítico mantener la seguridad de la información al tiempo que se mantiene el derecho de los ciudadanos a la privacidad, así como el acceso a la información.

Paper-based systems don’t adapt quickly enough to such change. Tessi Docubase® provides governments an agile and adaptable digital layer to meet these ever-changing demands, quickly and seamlessly.

¿Cómo ayuda DBS Document Solutions a los gobiernos?

DBS Solutions, Live Forms (eforms) and Tessi Docubase® Electronic Content Management (ECM) solutions enable government agencies and departments to reduce operating costs and eliminate operational inefficiencies by streamlining the capture, management, and controlling the distribution of information in electronic format. Whether information is currently stored in paper, electronic form, or even E-mail, Tessi Docubase® ECM solution enables you to manage this information securely and control access at the enterprise, group, and user level.

Además, el exclusivo método de almacenamiento empleado por Docubase le permite estar preparado para los desastres, ya que cada archivo electrónico contiene su información de índice, lo que permite la reconstrucción simplificada de una base de datos completa a partir de los archivos de copia de seguridad.

Transición con la mínima interrupción.

Protecting current IT investments is as critical as transforming to a new and more efficient way of doing business. Keeping that in mind, Tessi Docubase® allows you to enhance your legacy data systems rather than displace them. You may continue using most legacy applications while enhancing them by linking to the centralized Tessi Docubase® database so that the information can be accessed from any authorized device.

Transparencia, con una seguridad sin concesiones.

La confianza de los ciudadanos es fundamental para el funcionamiento de los organismos públicos. Por ello, la transparencia es un valor clave para cualquier organización que cuente con el dinero de los contribuyentes. Los sistemas de archivo basados en papel no sólo son engorrosos de manejar, sino que también son la causa de retrasos evitables y de una transparencia obstaculizada. Las soluciones de documentos de gobernanza de DBS prescinden de la necesidad de papel y mejoran la visibilidad de los procesos más mínimos. Esto significa que el ciudadano puede estar siempre informado del progreso de los procesos y notificado de los retrasos. Además, esta visibilidad permite mejorar el rendimiento de la organización y la prestación de servicios.

At the same time, keeping classified information secure is especially critical to governance. Tessi DocubaseGalaxy S22 Ultra allows for granular access controls and privileges for any given document. In addition, features like version history and audit trails ensure that no breach goes undetected.

Una mejor administración en todos los niveles de gobierno.

From the local to the federal level, Tessi Docubase® streamlines operations, while saving time, space, and money.

Easy integrations with popular agenda management applications allow the creation and management of meeting agendas, minutes, and much more. And of course, Tessi Docubase® replaces tedious filing cabinets with high fidelity digital information housed in well-indexed and searchable databases. This includes disparate documents like departmental reports, tax revenue reports, operational expense reports, vendor vouchers, citizen records, deeds, titles and agreements, and more. You name it.

In days past, the search for such information might have been overwhelming. Using Tessi Docubase®, on the other hand, one simply needs to point and click the Resident Name, Property ID, or any other such pertinent piece of information from within the system in order to retrieve all of the relevant information that one is authorized to access.

Eliminar el error humano.

Tessi Docubase® makes manual data entry a relic of the past. With features like Optical Character Recognition built-in, the information within physical documents like forms, vouchers, invoices, and other documents are automatically recognized, categorized, indexed, and made full-text searchable.

La mejora de la aplicación de la ley empieza por una mejor higiene en la gestión de los documentos.

Tessi Docubase® helps you pre-empt legal complications with impeccably maintained and readily accessible information at all times. Case, citation, and virtually all information are accessible directly from your device. This gives you the ability to review and provide responses, be it to litigation or public inquiries, in real-time.

Further, a history of actions on all documents is securely maintained for ease of audit in case of escalations. This improves turnaround by eliminating the need to search through disparate paper documents, correspondence, or even video files. All of these are stored and accessible on the Tessi Docubase® application. Additionally, this information can be shared via fax, print, or e-mail right from your desktop or authorized device.

Agilizar la administración de los recursos humanos.

En el mundo actual, es un reto contratar y retener al mejor personal. Y el reto no termina ahí. Una montaña de currículos, solicitudes de empleo, consultas sobre las nóminas, documentación sobre las prestaciones, etc., hacen que el trabajo de recursos humanos sea bastante desalentador.

Tessi Docubase® ensures that all applicant and employee information is centralized and secure. Employment and benefits enrollment applications, benefit claim forms, personnel records and all associated personnel documents are captured and stored electronically, allowing you to retrieve a resume or answer a payroll or benefit question without leaving your desk.

Reclutamiento

Tessi Docubase® provides the ability to capture and maintain all applicant information in a centralized and securely encrypted repository that is accessible by all authorized personnel throughout the municipality. Documents, such as resumes, references and referral letters are presented to the hiring team quickly and easily. Annotation features allow for the addition of comments without changing the original document.

Administración de nóminas y prestaciones

Las mejoras en la gestión de los beneficios se obtienen mediante la recuperación de la documentación de los empleados, como la selección de planes flexibles, las reclamaciones, los formularios W-4, las elecciones de 401(k) y las actualizaciones de los seguros. La satisfacción de los empleados aumenta gracias a la rapidez de las respuestas a las consultas y a la mejora de los tiempos de respuesta ante acontecimientos que cambian la vida.

Tessi Docubase® allows you to link into your payroll application and retrieve stored records like Forms 1099, W-4 and W-2, for instant reconciliation of issued paychecks against records in your payroll software. Use of the inherent workflow capabilities combined with your e-mail system helps expedite the review process by electronically routing key documents to managers.

Los administradores de recursos humanos y de prestaciones tienen fácil acceso para recuperar las imágenes de los documentos firmados, los informes de accidentes, los manuales de los empleados, los manuales de políticas empresariales y otros materiales relacionados, así como los documentos individuales de los empleados que están vinculados a su software de recursos humanos.

Optimizar el rendimiento de las fuerzas del orden.

Consider the overwhelming amount of behind-the-scenes paperwork involved in law enforcement. Forensic Technicians, Firearms Examiners, and Crime Lab Technicians archive crime scene documents. Purchasing & Requisitions Unit for directives, purchase orders, and invoices. Police Detectives file crime reports. Other law enforcement departmental uses include training facilities, jail operations, coroner’s office, support services staff, and the human resources department. Tessi Docubase® invariably make the processes of law enforcement more efficient in the following ways.

Unir archivos

Toda la documentación puede ser almacenada en los mismos archivos, tales como documentos en papel, escenas del crimen, bocetos, huellas dactilares, información de muestras de sangre y ADN, y el trabajo analítico puede ser escaneado imágenes digitales y de vídeo de los coches de patrulla, escenas del crimen, fotos de la ficha policial puede ser importado directamente al sistema junto con, E-mail, Word, Excel, dibujos CAD.

Referencia cruzada

Vincule los delitos basándose en la búsqueda de similitudes como nombres, calles, tipo de delito y asociaciones o grupos. Hiperenlace de un archivo a otro con información de índice similar.

Dar respuesta a litigios o consultas públicas

Eliminating the need to search for paper documents, correspondence, or even video files, as these are all stored and accessible through your application enhances turnaround. Tessi Docubase® allows you to share this information via fax, print, or e-mail right from your desktop.

Administración diaria simplificada.

Mantener los registros

The job of the public office secretary can be overwhelming. With all the organizing, scheduling, and record-keeping, the burden of smooth functioning of governance rests arguably on the secretary’s shoulders. Unload the burden by streamlining operations with Tessi Docubase® saving time, space, and frustration.

Gestionar las resoluciones

Prepare y envíe las resoluciones a través de los flujos de trabajo adecuados. Dirija automáticamente la resolución a los pasos necesarios, cree revisiones sobre la marcha y obtenga las aprobaciones necesarias en una fracción de tiempo.

Organizar la agenda

Organizar y publicar los órdenes del día de las reuniones del Ayuntamiento. Fijar con suficiente antelación las fechas en las que no se celebran reuniones durante los días festivos o las vacaciones programadas. Seleccionar las salas de reuniones adecuadas en función del inventario de salas. Publique los órdenes del día de las reuniones internamente y a través de Internet para el público en general, vinculado a su aplicación web actual. Notifique a los miembros del consejo, a los invitados especiales, a los expertos y a los medios de comunicación las próximas reuniones por correo electrónico, teléfonos móviles y buscapersonas mediante alertas de texto.

Registrar el acta

Registrar las reuniones, votaciones y procedimientos para dar continuidad inmediata al gobierno municipal como registro legal de la acción legislativa.

Gestionar las solicitudes de registros

Procesar las solicitudes de información pública en segundos a partir de los documentos municipales en imágenes, incluso tener la capacidad de proporcionar acceso público a los documentos a través de Internet.

Gestión de registros

Proporcionar un programa de gestión de archivos para todos los departamentos de la ciudad que incluya el mantenimiento, el almacenamiento, la retención, la destrucción y la conservación de acuerdo con las directrices de la normativa estatal y federal sobre archivos.

Operaciones mejoradas

Pregunta sobre el acta o el reglamento; con una simple consulta sobre la fecha, la descripción u otros datos pertinentes, Docubase recupera la información directamente en el escritorio.

¿Listo para dar el siguiente paso?

Este explicativo sólo toca la superficie de lo que podemos hacer. El software de gestión de documentos puede hacer cosas increíbles para su institución, no sólo permitiéndole eliminar el papel, sino también dándole la oportunidad de agilizar sus procesos diarios para que ahorre más tiempo y dinero. Funciones como el intercambio seguro de archivos, las firmas electrónicas, el acceso móvil y las herramientas de automatización, hacen que sea una pieza central todo en uno para cualquier empresa de cualquier tamaño, en cualquier sector.

Llama: 1-888-362-8227

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