OBTENER UNA ÚNICA FUENTE DE LA VERDAD.

Agilice el flujo de trabajo en su organización jurídica centralizando y controlando todos sus documentos. Utilice un sistema de gestión de documentos seguro en el que su bufete o departamento jurídico pueda confiar.

class="img-responsive

REDUCIR EL PAPELEO
Relegue el papel al pasado.

Utilice la potencia de un sistema de gestión de documentos para capturar documentos físicos sin problemas, y para almacenar, recuperar, compartir, rastrear, gestionar y aprobar todos los documentos digitales generados por su organización jurídica. Expedientes de casos, contratos, facturas, informes, declaraciones juradas: todo se gestiona en un repositorio centralizado.

class="img-responsive

ORGANIZACIÓN ÓPTIMA
Acaba con el desorden.

Sin una solución digital, es posible que el error humano se cuele en los sistemas de archivo y afecte a la eficiencia. Las soluciones de gestión documental de dbs permiten a los abogados y bufetes organizar todos sus archivos y documentos, al tiempo que garantizan una fácil recuperación. Esto le permite reducir el ruido y centrarse en lo que importa: garantizar que sus clientes reciban la mejor asistencia jurídica posible.

class="img-responsive

INDEXACIÓN Y CAPACIDAD DE BÚSQUEDA
Manténgase al tanto de cada caso.

El trabajo jurídico implica necesariamente el seguimiento de un gran número de documentos de muy diversa índole, desde simples declaraciones juradas, contratos y citaciones hasta actas judiciales, testimonios e informes periciales. Sin embargo, a pesar de esta complejidad documental, siempre debería ser posible recuperar rápidamente cualquier documento relacionado con un caso concreto. Con Tessi Docubase(R), cada documento que entra en el sistema se captura, almacena e indexa automáticamente con todo detalle. La búsqueda de texto completo y la captura inteligente de metadatos facilitan el almacenamiento y la recuperación de todo tipo de documentos y archivos.

class="img-responsive

MEJORAR LA COLABORACIÓN
Dé rienda suelta al trabajo en equipo sin trabas.

Con Tessi Docubase, puede compartir documentos de casos de forma segura con otros miembros de su equipo. Al hacer posible una colaboración fluida y en tiempo real, puede garantizar los mejores resultados jurídicos posibles para sus clientes.

class="img-responsive

FIRMAS ELECTRÓNICAS

dbs eSign es una solución de firma electrónica basada en la nube que permite a los usuarios gestionar el proceso de firma de un documento, desde la carga hasta la firma y el sellado, desde cualquier dispositivo móvil u ordenador. En unos pocos pasos, firme y haga firmar con confianza sus documentos utilizando una solución probada en organizaciones pequeñas y grandes de todo el mundo.

class="img-responsive

CONTROLES DE ACCESO SEGUROS
Mantener una confidencialidad hermética.

Los bufetes de abogados tienen que hacer frente a normas y reglamentos como SOC2 y el GDPR. Tessi Docubase le libera de parte de esta carga aplicando medidas de seguridad relacionadas con el acceso y el proceso. Esto significa que ninguna persona no autorizada puede acceder a los datos de los clientes, y usted siempre sabrá quién ha accedido a un documento determinado.

class="img-responsive

FÁCIL INTEGRACIÓN
Aumente su ecosistema informático existente.

Tessi Docubase se integrará a la perfección con sus sistemas CRM y ERP existentes, además de con aplicaciones para RRHH, contabilidad, etc. Transfórmese digitalmente reduciendo al mínimo las interrupciones.

class="img-responsive

RUTAS DE AUDITORÍA
Evite los atascos normativos.

Ya se trate de cumplimiento normativo o de investigaciones, las pistas de auditoría seguras simplifican la tarea con pruebas innegables de diversos tipos de medidas. Tessi Docubase también incluye protocolos para almacenar y gestionar los documentos exigidos por diversos tipos de normativas. Captura estos datos históricos de forma inmutable y los pone a su disposición.

class="img-responsive

AHORRO DE COSTES
Haga más con menos.

Reduzca las horas de trabajo de su personal eliminando los documentos en papel y realizando la transición de su organización jurídica al mundo digital. Mejore sus resultados con la base digital de la gestión de documentos empresariales, impulsada por Tessi Docubase.

class="img-responsive

FLUJOS DE TRABAJO AUTOMATIZADOS
Elimine los obstáculos innecesarios.

Acelere el rendimiento de sus operaciones jurídicas con flujos de trabajo automatizados. Agilice los tiempos de respuesta con la transferencia instantánea de documentos digitales a través de cadenas de custodia para su firma, acción y aprobación.

class="img-responsive

Mejore la eficacia de su organización jurídica con la gestión electrónica de documentos.

Como solución líder para la gestión electrónica de documentos y la automatización de flujos de trabajo, Tessi Docubase permite organizar, rastrear y proteger los distintos tipos de documentos que deben gestionarse habitualmente en contextos jurídicos. Esto se traducirá en una reducción de costes, mayor eficiencia y resoluciones más rápidas.

  • Estandarice la información capturada, gestionada y distribuida en todas las funciones.

  • No pierda nunca un documento. Protéjase siempre contra la pérdida de documentos e información.

  • Digitalice documentos en papel sin problemas con una funcionalidad de escáner aumentada por el reconocimiento óptico de caracteres.

  • Controle fácilmente todas las partes móviles de sus operaciones.

  • Permita el flujo controlado de documentos a través de flujos de trabajo sin problemas.

  • Prolongue la vida de sus inversiones informáticas actuales integrando los depósitos de documentos electrónicos con los sistemas de información heredados.

  • Acceda a información empresarial y jurídica sobre la marcha mediante dispositivos móviles, y utilice los análisis para mejorar sus resultados.

  • Elimine los archivadores para recuperar espacio en la oficina y reducir costes.

  • Proporcione a los miembros del equipo acceso instantáneo a todo tipo de documentos desde una única fuente de verdad.

  • Controle el acceso, gestione el cumplimiento y archive de forma segura los documentos legales y empresariales.

CAPTURAR DOCUMENTOS
DOCUMENTOS SIN PROBLEMAS.

FIRMAR DOCUMENTOS
DIGITALMENTE.

AUTOMATIZAR PROCESOS
Y FLUJOS DE TRABAJO
.

RASTREA Y RECUPERA INFORMACIÓN RÁPIDAMENTE CON LA INDEXACIÓN INTELIGENTE.

GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO
Y LA PREPARACIÓN PARA AUDITORÍAS

CONTROLAR EL ACCESO
DE FORMA SEGURA.

ALMACENAR Y GESTIONAR
CUALQUIER MEDIO.
class="img-responsive

¿Cómo ayuda dbs Document Management a los departamentos jurídicos y bufetes de abogados?

Como solución líder para la gestión electrónica de documentos y la automatización de flujos de trabajo, Tessi Docubase permite organizar, rastrear y proteger los distintos tipos de documentos que deben gestionarse habitualmente en contextos jurídicos. Esto se traducirá en una reducción de costes, mayor eficiencia y resoluciones más rápidas.

Las organizaciones del sector jurídico se enfrentan a varios retos documentales específicos debido a su naturaleza. Por un lado, existe una amplia gama de tipos de documentos, desde simples cartas, correos electrónicos y notificaciones hasta complejos contratos, informes periciales, declaraciones de testigos y antecedentes penales confidenciales. Todos estos documentos deben tratarse de forma adecuada a su finalidad e importancia.

Además, los casos complejos pueden dar lugar a expedientes difíciles de gestionar e hinchados, lo que aumenta la posibilidad de que los documentos se pierdan o se archiven incorrectamente. Además, suele haber plazos estrictos asociados a la presentación de determinados tipos de documentos jurídicos, que también hay que tener en cuenta.

Todas estas exigencias específicas del sector, combinadas con las formalidades requeridas en todas las empresas, hacen que las organizaciones jurídicas puedan verse rápidamente sumergidas bajo un torrente de papeleo. Esto puede afectar a los plazos de entrega, la moral y la productividad de los empleados, así como a los resultados de los clientes. Además, los métodos tradicionales de gestión del papeleo pueden aumentar las posibilidades de que se produzcan diversos tipos de errores humanos que podrían acarrear costosas implicaciones legales para usted y sus clientes.

Utilizar Tessi Docubase como solución de gestión documental le permitirá hacer lo siguiente y mucho más:

Conservar el valor probatorio de los documentos jurídicos archivados

Para los bufetes y departamentos jurídicos, es especialmente importante garantizar que el almacenamiento y archivo de un documento no afecte a su valor probatorio, es decir, a su validez como prueba para un tercero, las autoridades o un auditor. Para ello, Tessi Docubase tiene en cuenta normas como AFNOR NF Z42-01 para almacenar y archivar documentos. De este modo, se garantiza que un documento recuperado sea auténtico e inalterado, y que su valor probatorio permanezca intacto.

Mantener una base de datos central que almacene de forma segura todos los documentos.

Tessi Docubase garantiza el almacenamiento y archivo indexado inteligente de todo tipo de documentos. Un documento que entra en el sistema puede recuperarse fácilmente con unos pocos clics. Esto significa que nunca se pierde un documento. Y lo que es más, esto también significa que el personal jurídico puede acceder a contratos, expedientes y todo tipo de documentos desde cualquier lugar dentro de una oficina, o incluso sobre la marcha. Por último, se pueden asociar alertas y recordatorios a los documentos para garantizar que nunca se incumplan los plazos de presentación o de otro tipo.

Permite colaborar y compartir documentos de forma segura.

La compartición segura permite una fácil colaboración entre todos los miembros del equipo que trabajan en un caso determinado. Tessi Docubase también cuenta con control de versiones, lo que significa que se puede inspeccionar todo el historial de un documento en caso necesario. Además, los controles de acceso permiten determinar los derechos y privilegios de los usuarios para documentos sensibles, como expedientes de arresto y contratos.

Garantizar el cumplimiento de la normativa

El almacenamiento seguro de datos jurídicos confidenciales requiere la aplicación de distintos tipos de salvaguardias y garantías. Entre ellas se incluyen el uso de identificadores de usuario únicos, el cifrado, la desconexión automática y los informes de auditoría que registran la actividad del hardware y el software. Tessi Docubase se ha creado teniendo en cuenta dicho cumplimiento y simplifica enormemente la tarea de implantar estas salvaguardas.

¿Listo para dar el siguiente paso?

El software de gestión documental puede hacer cosas increíbles por su bufete o departamento jurídico. Por un lado, le permite eliminar el papel y disfrutar del consiguiente aumento de eficiencia. Además, le brinda la oportunidad de agilizar sus procesos empresariales para que pueda invertir más tiempo y dinero en sus puntos fuertes. Funciones adicionales como formularios electrónicos seguros, OCR avanzado, firmas digitales, acceso móvil y herramientas de automatización pueden ayudar a su organización a ser cada vez más eficaz. Y lo mejor es que podemos adaptar el software a sus necesidades específicas.