OPTIMIZAR LA CURVA DE APRENDIZAJE
Dé el siguiente paso en su viaje de transformación digital prescindiendo del papel. Mejore los servicios a los estudiantes y aumente la eficiencia general de todos los departamentos de su institución educativa.
¿No está seguro de cómo un sistema de gestión de documentos puede beneficiar a su institución educativa?
Conozca a Super Jane!
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Transfórmese en un campus verdaderamente digital
Aproveche la tecnología de gestión de documentos para cimentar los pilares básicos de la experiencia del estudiante, fomentando el acceso a la información, la inclusión, la flexibilidad, la seguridad y la confianza. Ofrezca experiencias de aprendizaje mucho mejores y un apoyo personalizado a los estudiantes en todos los puntos de contacto a lo largo del recorrido del estudiante.
Reduzca el coste de los procesos en papel
Los documentos en papel se escanean, mientras que los documentos y archivos electrónicos se importan directamente a Docubase. La capacidad de Docubase de vincular los expedientes de los estudiantes con prácticamente cualquier sistema de la universidad mejora aún más el flujo de trabajo. Docubase asegura todos los archivos almacenados en un repositorio encriptado, y el acceso al repositorio se controla mediante inicios de sesión y contraseñas asignadas que permiten derechos de actividad basados en grupos de documentos, grupos de trabajo y nivel de usuario.
Archivar y salvaguardar digitalmente los documentos
Las salas de archivo físicas que almacenan archivos en papel no sólo son reliquias ineficientes del pasado, sino que también pueden ser un lastre para su institución. Catástrofes como inundaciones, incendios, tormentas e incluso pandemias pueden impedir el acceso a los archivos e incluso provocar su destrucción. Por ello, el almacenamiento digital seguro con acceso auditable controlado es un elemento imprescindible en el entorno educativo actual.
Elimine los errores humanos
Las tecnologías de procesamiento de formularios, OCR y reconocimiento ICR mejoran aún más el proceso al eliminar la introducción manual de datos para la indexación y la información puede transferirse a sus aplicaciones de auditoría de títulos y SIS. Los cambios de notas, las solicitudes de alta/baja y las solicitudes de graduación se procesan y dirigen para su aprobación.
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Transfórmese en un campus verdaderamente digital
Aproveche la tecnología de gestión de documentos para cimentar los pilares básicos de la experiencia del estudiante, fomentando el acceso a la información, la inclusión, la flexibilidad, la seguridad y la confianza. Ofrezca experiencias de aprendizaje mucho mejores y un apoyo personalizado a los estudiantes en todos los puntos de contacto a lo largo del recorrido del estudiante.
Reduzca el coste de los procesos en papel
Los documentos en papel se escanean, mientras que los documentos y archivos electrónicos se importan directamente a Docubase. La capacidad de Docubase de vincular los expedientes de los estudiantes con prácticamente cualquier sistema de la universidad mejora aún más el flujo de trabajo. Docubase asegura todos los archivos almacenados en un repositorio encriptado, y el acceso al repositorio se controla mediante inicios de sesión y contraseñas asignadas que permiten derechos de actividad basados en grupos de documentos, grupos de trabajo y nivel de usuario.
Archivar y salvaguardar digitalmente los documentos
Las salas de archivo físicas que almacenan archivos en papel no sólo son reliquias ineficientes del pasado, sino que también pueden ser un lastre para su institución. Catástrofes como inundaciones, incendios, tormentas e incluso pandemias pueden impedir el acceso a los archivos e incluso provocar su destrucción. Por ello, el almacenamiento digital seguro con acceso auditable controlado es un elemento imprescindible en el entorno educativo actual.
Elimine los errores humanos
Las tecnologías de procesamiento de formularios, OCR y reconocimiento ICR mejoran aún más el proceso al eliminar la introducción manual de datos para la indexación y la información puede transferirse a sus aplicaciones de auditoría de títulos y SIS. Los cambios de notas, las solicitudes de alta/baja y las solicitudes de graduación se procesan y dirigen para su aprobación.
¿Cómo ayuda Docubase Education Suite a las instituciones educativas?
A continuación se enumeran algunas de las formas en que las instituciones educativas se benefician de la implementación de Docubase Education Suite:
FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
Capture dinámicamente la información desde cualquier lugar con formularios electrónicos inteligentes.
Cree, despliegue y gestione atractivos formularios electrónicos dinámicos. Agilice las revisiones y los flujos de aprobación con la automatización incorporada. Habilite cualquier dispositivo para capturar datos, escanear documentos, recoger pagos, firmas electrónicas y mucho más. Todo ello con un clic del ratón y sin necesidad de una codificación compleja.
SIGN DOCUMENTS DIGITALLY
Achieve digital signatures on forms, documents, and packages to automatically complete workflows without manual intervention.
Create, manage, and track signature flows from the dbs eSign app-less portal or directly from your SIS/CRM/ERP using the API.
FLUJOS DE TRABAJO AUTOMATIZADOS
Mejore la administración del back-office.
Mueva los documentos digitales al instante a través de los canales de acción con flujos de trabajo automatizados. Mejore la eficiencia de todos los procesos de back-end, desde RRHH hasta admisiones, cuentas, ayudas a los estudiantes y mucho más.
FACILIDAD DE INTEGRACIÓN
Conéctese a su oficina central de TI, sin problemas
Docubase Education Suite se integra fácilmente con los sistemas de TI existentes o heredados que ya están en uso a través de REST-APIs bien documentadas. Esto da lugar a una implementación sencilla al tiempo que protege el valor de sus inversiones existentes.
FACILIDAD DE INTEGRACIÓN
Conéctese a su oficina central de TI, sin problemas
Docubase Education Suite se integra fácilmente con los sistemas de TI existentes o heredados que ya están en uso a través de REST-APIs bien documentadas. Esto da lugar a una implementación sencilla al tiempo que protege el valor de sus inversiones existentes.
FLUJOS DE TRABAJO AUTOMATIZADOS
Mejore la administración del back-office.
Mueva los documentos digitales al instante a través de los canales de acción con flujos de trabajo automatizados. Mejore la eficiencia de todos los procesos de back-end, desde RRHH hasta admisiones, cuentas, ayudas a los estudiantes y mucho más.
FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
Capture dinámicamente la información desde cualquier lugar con formularios electrónicos inteligentes.
Cree, despliegue y gestione atractivos formularios electrónicos dinámicos. Agilice las revisiones y los flujos de aprobación con la automatización incorporada. Habilite cualquier dispositivo para capturar datos, escanear documentos, recoger pagos, firmas electrónicas y mucho más. Todo ello con un clic del ratón y sin necesidad de una codificación compleja.
UNA SOLUCIÓN LLAVE EN MANO PARA LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Revolucione su institución educativa con una gestión de documentos inteligente y segura.
Todos los departamentos de las instituciones educativas se benefician de la eliminación de los archivadores en todo el campus y de tener acceso a una única fuente de verdad para los documentos e información importantes.
SERVICIOS PARA ESTUDIANTES
Automatice la captura y el archivo de solicitudes en línea, mientras que los expedientes académicos y otros documentos en papel se escanean en el punto de recepción. La correspondencia por correo electrónico u otros archivos creados electrónicamente se almacenan como parte del registro asociado dentro del repositorio. El componente de flujo de trabajo de Docubase Education Suite dirige la información al personal adecuado en función del conjunto de reglas empresariales exclusivas de ese departamento.
REGISTRAR
Mantenga un archivo digital para cada estudiante con todos los documentos a su alcance, incluyendo transcripciones, formularios completados, registros, etc. Responda a las consultas y atienda a sus alumnos con rapidez. Otras acciones necesarias se gestionan mediante el correo electrónico o las "cestas de trabajo" de Docubase, lo que permite dirigir los documentos de los estudiantes al usuario adecuado, mejorando aún más el flujo de procesos dentro de su institución. Ya no es necesario teclear manualmente los expedientes académicos; con Docubase, una vez escaneados, los datos pueden transferirse automáticamente.
ADMISIONES
Capture digitalmente la información importante en cada paso del proceso de admisión. Automatice los flujos de revisión y aprobación. Aproveche la tecnología de captura inteligente para clasificar y evaluar rápidamente las transcripciones y otros registros académicos.
AYUDAFINANCIERA
Gestione digitalmente la amplia gama de documentos necesarios, como los formularios de ayuda a los estudiantes, los informes de ayuda financiera, las solicitudes de ayuda financiera, los formularios fiscales, los expedientes académicos, etc., desde una única plataforma segura. Imagine que suena el teléfono o que un estudiante entra en su centro con una pregunta sobre el estado de su paquete de ayuda financiera. En días pasados, la búsqueda de esta información podría ser abrumadora, pero hoy no. Con Docubase Education Suite, basta con apuntar y hacer clic en el nombre del estudiante, en su identificación o en cualquier otro dato pertinente dentro del sistema de la universidad para recuperar toda la información del estudiante directamente en el escritorio o en el dispositivo móvil.
OPERACIONES COMERCIALES
Agilice las operaciones comerciales. La gestión de las facturas, el seguimiento de las órdenes de compra y la gestión de las cuentas financieras de los estudiantes se simplifican al vincular electrónicamente los documentos con los archivos y transacciones correspondientes en su software de contabilidad.
RECLUTAMIENTO Y RRHH
Docubase Education Suite proporciona la capacidad de capturar y mantener toda la información de los solicitantes en un repositorio centralizado y encriptado de forma segura al que puede acceder todo el personal autorizado de todo el campus. Los documentos, como los currículos, las referencias y las cartas de recomendación, se presentan al equipo de contratación de forma rápida y sencilla. Las funciones de anotación permiten añadir comentarios sin modificar el documento original. Los documentos importantes de RRHH, como las solicitudes de empleo y de inscripción en las prestaciones, los formularios de reclamación de prestaciones, los registros de personal y todos los documentos de personal asociados se capturan y almacenan electrónicamente, lo que permite recuperar un currículum o responder a una consulta sobre nóminas o prestaciones sin abandonar el escritorio.
Las mejoras en la gestión de los beneficios se obtienen mediante la recuperación de la documentación de los empleados, como la selección de planes flexibles, las reclamaciones, los formularios W-4, las elecciones de 401(k) y las actualizaciones de los seguros. La satisfacción de los empleados aumenta gracias a la rapidez de las respuestas a las consultas y a la mejora de los tiempos de respuesta ante acontecimientos que cambian la vida.
Docubase Education Suite le permite enlazar con su aplicación de nóminas y recuperar los registros almacenados, como los formularios 1099, W-4 y W-2, para conciliar al instante las nóminas emitidas con los registros de su software de nóminas. El uso de las capacidades de flujo de trabajo inherentes, combinadas con su sistema de correo electrónico, ayuda a agilizar el proceso de revisión al enviar electrónicamente los documentos clave a los gerentes.
Los gestores de recursos humanos y de prestaciones tienen fácil acceso para recuperar las imágenes de los documentos firmados, los informes de accidentes, los manuales de los empleados, los manuales de políticas empresariales y otros materiales relacionados, así como los documentos individuales de los empleados que están vinculados a su software de recursos humanos.
CONTABILIDAD Y CUMPLIMIENTO
Se accede a la información de los proveedores directamente desde su escritorio, lo que le permite responder a las consultas de pago en tiempo real. Los plazos de entrega de las transacciones mejoran al eliminar la necesidad de buscar documentos en papel y las lentas devoluciones de llamadas. Envíe por fax, imprima o envíe por correo electrónico los documentos justificativos directamente desde su ordenador o dispositivo móvil.
Los requisitos normativos aumentan la necesidad de garantizar la integridad y seguridad de los registros financieros de su instituto. Docubase Education Suite proporciona un repositorio electrónico encriptado de forma segura que elimina los recibos perdidos, extraviados, mal gestionados o huérfanos una vez que se almacenan en el repositorio. Las funciones de auditoría rastrean y registran todas las acciones y transacciones de los documentos, ofreciendo los medios para proporcionar una documentación precisa que sirva como prueba del cumplimiento de los requisitos normativos y las iniciativas de conformidad. Además, las auditorías rutinarias de cumplimiento de los registros de gastos de personal se gestionan de forma rápida y eficaz. Una vez capturados, los recibos perdidos o "huérfanos" son cosa del pasado y dejan de ser un problema en el entorno empresarial transaccional diario.
FACULTAD
Proporcionar un repositorio seguro donde el profesorado pueda crear estructuras de archivo electrónico y almacenar cualquier tipo de documento que necesite asociar a la investigación, disertaciones, apuntes, etcétera.
ELIJA UN EXPERTO EN DMS DE CONFIANZA PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS.
Durante la última década DBS Software and Services ha implementado soluciones documentales modernas, seguras y asequibles para muchas universidades pequeñas y medianas. En la actualidad, atendemos las necesidades de gestión documental de más de 80.000 estudiantes y 5.000 empleados en todas nuestras implantaciones. Cada despliegue proporciona información valiosa que contribuye a hacer de Docubase Education Suite un sistema de gestión documental excepcional especialmente diseñado para satisfacer las necesidades de las instituciones educativas de hoy en día.
ADAPTARSE AL NATIVO DIGITAL.
La diferencia entre un representante de servicios estudiantiles que se apresura a responder y uno bien informado es de vital importancia para los resultados finales. Con un tiempo limitado para buscar documentos en papel en los archivadores y la creciente necesidad de acceder a archivos generados electrónicamente, como notas, expedientes académicos, correos electrónicos y registros de asistencia, las inscripciones de nuevos estudiantes son más complejas que nunca y es una experiencia que se produce tres veces al año.
Los estudiantes de hoy son nativos digitales. Llegan al campus con la expectativa de que los servicios de los que se sirven sean fluidos, eficientes y accesibles en una pantalla móvil rápidamente y en cualquier momento. La facilidad de comunicación y la interactividad de la experiencia del usuario son características que se dan por sentadas. Mejore la interfaz de los estudiantes y su experiencia de aprendizaje con Docubase Education Suite como columna vertebral de la gestión documental de su campus digital en rápida transformación.
IMPULSAR LA EFICIENCIA OPERATIVA EN TODOS LOS DEPARTAMENTOS.
Sabemos que la competencia es feroz en la captación de nuevos estudiantes, que los costes de funcionamiento aumentan a un ritmo récord y que la normativa gubernamental sigue aumentando. Además, usted se enfrenta a importantes disminuciones en la financiación gubernamental, mientras que la mayor demanda de ayuda financiera a los estudiantes crece exponencialmente cada año. Para hacer frente a estas demandas y marcar el rumbo del crecimiento continuo, necesita maximizar la eficiencia operativa dentro de los distintos departamentos.
INTEGRE LA ARQUITECTURA SUBYACENTE DE DMS CON SUS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTUDIANTIL EXISTENTES.
Derivado del muy popular producto DOCUBASE Enterprise, el DOCUBASE Education Suite (DES) combina todos los módulos necesarios para que las escuelas, colegios y universidades almacenen y gestionen todo tipo de documentos, incluyendo archivos en papel, hojas de cálculo, audio, vídeo y prácticamente cualquier tipo de archivo creado electrónicamente, en volúmenes escalables a millones de documentos mensuales. Sin embargo, la complejidad de todo ello sigue siendo transparente para el usuario final gracias a las estrechas integraciones con su Sistema de Información Estudiantil.
¿PREPARADO PARA DAR EL SIGUIENTE PASO?
Este viaje por el sector sólo araña la superficie de lo que podemos hacer. El software de gestión de documentos puede hacer cosas increíbles para su institución, no sólo permitiéndole eliminar el papel, sino también dándole la oportunidad de agilizar sus procesos diarios para que ahorre más tiempo y dinero. Otras funciones adicionales, como los formularios electrónicos seguros, el OCR avanzado, las firmas electrónicas, el acceso móvil y las herramientas de automatización, lo convierten en una pieza central todo en uno para cualquier empresa de cualquier tamaño y sector.