OPTIMISER LA COURBE D'APPRENTISSAGE
Franchissez la prochaine étape de votre parcours de transformation numérique en passant au zéro papier. Améliorez les services aux étudiants, et augmentez l'efficacité globale de chaque département de votre établissement d'enseignement.
LA TRANSFORMATION NUMÉRIQUE
Transformez-vous en un véritable campus numérique
Exploitez la technologie de gestion des documents pour consolider les piliers fondamentaux de l'expérience étudiante, en favorisant l'accès à l'information, l'inclusion, la flexibilité, la sécurité et la confiance. Offrez des expériences d'apprentissage de qualité supérieure et un soutien personnalisé aux étudiants à travers tous les points de contact tout au long de leur parcours.
Réduire le coût des processus papier
Les documents papier sont numérisés tandis que les documents et fichiers électroniques sont directement importés dans Docubase. La capacité de Docubase à relier les dossiers des étudiants à pratiquement n'importe quel système du collège ou de l'université permet d'améliorer encore le flux de travail. Docubase sécurise tous les fichiers stockés dans un référentiel crypté, et l'accès au référentiel est contrôlé à l'aide d'identifiants et de mots de passe attribués permettant des droits d'activité basés sur les groupes de documents, les groupes de travail et le niveau d'utilisateur.
Archivage numérique et sauvegarde des documents
Les salles d'archivage physiques où sont stockés les dossiers papier ne sont pas seulement des reliques inefficaces du passé, mais peuvent également constituer un handicap pour votre institution. Les catastrophes telles que les inondations, les incendies, les tempêtes et même les pandémies peuvent gravement entraver l'accès aux documents et même entraîner leur destruction. Le stockage numérique sécurisé avec un accès contrôlé et vérifiable est donc une nécessité dans l'environnement éducatif d'aujourd'hui.
Éliminez les erreurs humaines
Les technologies de traitement des formulaires, d'OCR et de reconnaissance ICR améliorent encore le processus en éliminant la saisie manuelle des données pour l'indexation et les informations peuvent être transférées vers vos applications d'audit des diplômes et SIS. Les changements de notes, les demandes d'ajout/de retrait et les demandes d'obtention de diplôme sont traités et acheminés pour approbation.
LA TRANSFORMATION NUMÉRIQUE
Transformez-vous en un véritable campus numérique
Exploitez la technologie de gestion des documents pour consolider les piliers fondamentaux de l'expérience étudiante, en favorisant l'accès à l'information, l'inclusion, la flexibilité, la sécurité et la confiance. Offrez des expériences d'apprentissage de qualité supérieure et un soutien personnalisé aux étudiants à travers tous les points de contact tout au long de leur parcours.
Réduire le coût des processus papier
Les documents papier sont numérisés tandis que les documents et fichiers électroniques sont directement importés dans Docubase. La capacité de Docubase à relier les dossiers des étudiants à pratiquement n'importe quel système du collège ou de l'université permet d'améliorer encore le flux de travail. Docubase sécurise tous les fichiers stockés dans un référentiel crypté, et l'accès au référentiel est contrôlé à l'aide d'identifiants et de mots de passe attribués permettant des droits d'activité basés sur les groupes de documents, les groupes de travail et le niveau d'utilisateur.
Archivage numérique et sauvegarde des documents
Les salles d'archivage physiques où sont stockés les dossiers papier ne sont pas seulement des reliques inefficaces du passé, mais peuvent également constituer un handicap pour votre institution. Les catastrophes telles que les inondations, les incendies, les tempêtes et même les pandémies peuvent gravement entraver l'accès aux documents et même entraîner leur destruction. Le stockage numérique sécurisé avec un accès contrôlé et vérifiable est donc une nécessité dans l'environnement éducatif d'aujourd'hui.
Éliminez les erreurs humaines
Les technologies de traitement des formulaires, d'OCR et de reconnaissance ICR améliorent encore le processus en éliminant la saisie manuelle des données pour l'indexation et les informations peuvent être transférées vers vos applications d'audit des diplômes et SIS. Les changements de notes, les demandes d'ajout/de retrait et les demandes d'obtention de diplôme sont traités et acheminés pour approbation.
Comment Docubase Education Suite aide-t-il les établissements d'enseignement ?
Voici quelques-unes des façons dont les établissements d'enseignement bénéficient de la mise en œuvre de Docubase Education Suite :
FORMULAIRES ÉLECTRONIQUES
Saisissez dynamiquement des informations de n'importe où grâce à des formulaires électroniques intelligents.
Créez, déployez et gérez de superbes formulaires électroniques dynamiques. Rationalisez les révisions et les flux d'approbation grâce à l'automatisation intégrée. Permettez à n'importe quel appareil de capturer des données, de numériser des documents, d'encaisser des paiements, d'apposer des signatures électroniques, etc. Tout cela d'un simple clic de souris et sans avoir besoin d'un codage complexe.
SIGNER DES DOCUMENTS NUMÉRIQUEMENT
Obtenez des signatures numériques sur les formulaires, les documents et les paquets pour compléter automatiquement les flux de travail sans intervention manuelle.
Créez, gérez et suivez les flux de signatures à partir du portail dbs eSign sans application ou directement à partir de votre SIS/CRM/ERP à l'aide de l'API.
FLUX DE TRAVAIL AUTOMATISÉS
Améliorer l'administration du back-office.
Déplacez instantanément les documents numériques vers les canaux exploitables grâce à des flux de travail automatisés. Améliorez l'efficacité de tous les processus de back-end, des RH aux admissions, en passant par les comptes, l'aide aux étudiants, etc.
FACILITÉ D'INTÉGRATION
Connectez-vous à votre back-office informatique, sans problème.
Docubase Education Suite s'intègre facilement aux systèmes informatiques existants ou hérités déjà utilisés grâce à des interfaces API-REST bien documentées. Cela se traduit par une mise en œuvre simple tout en protégeant la valeur de vos investissements existants.
FACILITÉ D'INTÉGRATION
Connectez-vous à votre back-office informatique, sans problème.
Docubase Education Suite s'intègre facilement aux systèmes informatiques existants ou hérités déjà utilisés grâce à des interfaces API-REST bien documentées. Cela se traduit par une mise en œuvre simple tout en protégeant la valeur de vos investissements existants.
FLUX DE TRAVAIL AUTOMATISÉS
Améliorer l'administration du back-office.
Déplacez instantanément les documents numériques vers les canaux exploitables grâce à des flux de travail automatisés. Améliorez l'efficacité de tous les processus de back-end, des RH aux admissions, en passant par les comptes, l'aide aux étudiants, etc.
FORMULAIRES ÉLECTRONIQUES
Saisissez dynamiquement des informations de n'importe où grâce à des formulaires électroniques intelligents.
Créez, déployez et gérez de superbes formulaires électroniques dynamiques. Rationalisez les révisions et les flux d'approbation grâce à l'automatisation intégrée. Permettez à n'importe quel appareil de capturer des données, de numériser des documents, d'encaisser des paiements, d'apposer des signatures électroniques, etc. Tout cela d'un simple clic de souris et sans avoir besoin d'un codage complexe.
UNE SOLUTION CLÉ EN MAIN POUR LA TRANSFORMATION NUMÉRIQUE
Révolutionnez votre établissement d'enseignement grâce à une gestion intelligente et sécurisée des documents.
Chaque département des établissements d'enseignement bénéficie de l'élimination des classeurs sur le campus et de l'accès à une source unique de vérité pour les documents et informations importants.
SERVICES AUX ÉTUDIANTS
Automatisez la saisie et l'archivage des demandes en ligne tandis que les relevés de notes des étudiants et autres documents papier sont numérisés au moment de leur réception. La correspondance électronique ou les autres fichiers créés électroniquement sont stockés dans le référentiel en tant que partie intégrante du dossier associé. Le composant de flux de travail de Docubase Education Suite achemine les informations vers le personnel approprié en fonction de l'ensemble des règles de gestion propres à chaque service.
REGISTRE
Conservez un dossier numérique pour chaque élève avec tous les documents à portée de main, y compris les relevés de notes, les formulaires remplis, les dossiers, etc. Répondez aux questions et servez vos étudiants rapidement. Les autres actions requises sont traitées par e-mail ou par les "paniers de travail" de Docubase, ce qui permet de diriger les documents des étudiants vers l'utilisateur approprié, améliorant ainsi le flux des processus au sein de votre institution. Les relevés de notes ne doivent plus être saisis manuellement ; avec Docubase, une fois le relevé numérisé, les données peuvent être transférées automatiquement.
ADMISSIONS
Saisissez numériquement les informations importantes à chaque étape du processus d'admission. Automatisez les flux de révision et d'approbation. Tirez parti de la technologie de capture intelligente pour trier et évaluer rapidement les relevés de notes et autres dossiers universitaires.
AIDE FINANCIÈRE
Gérez numériquement le large éventail de documents requis tels que les formulaires d'aide aux étudiants, les rapports d'aide financière, les demandes d'aide financière, les formulaires fiscaux, les dossiers académiques, et plus encore, à partir d'une seule plateforme sécurisée. Imaginez que le téléphone sonne ou qu'un étudiant entre dans votre établissement avec une question sur l'état de son dossier d'aide financière. Dans le passé, la recherche de cette information pouvait être accablante, mais pas aujourd'hui. Avec Docubase Education Suite, il suffit de pointer et de cliquer sur le nom de l'étudiant, son numéro d'identification ou tout autre élément d'information pertinent dans le système du collège ou de l'université pour récupérer toutes les informations sur l'étudiant, directement sur le bureau ou sur un appareil mobile.
OPÉRATIONS COMMERCIALES
Rationalisez les opérations commerciales. La gestion des factures, le suivi des bons de commande, la gestion des comptes financiers des étudiants sont simplifiés par la liaison électronique des documents aux fichiers et transactions correspondants dans votre logiciel de comptabilité.
RECRUTEMENT ET RESSOURCES HUMAINES
Docubase Education Suite permet de capturer et de conserver toutes les informations relatives aux candidats dans un référentiel centralisé et crypté de manière sécurisée, accessible par tout le personnel autorisé sur le campus. Les documents, tels que les CV, les références et les lettres de recommandation, sont présentés à l'équipe de recrutement rapidement et facilement. Les fonctions d'annotation permettent d'ajouter des commentaires sans modifier le document original. Les documents RH importants, tels que les demandes d'emploi et d'inscription aux avantages sociaux, les formulaires de demande d'avantages sociaux, les dossiers du personnel et tous les documents personnels associés, sont capturés et stockés électroniquement, ce qui vous permet de récupérer un CV ou de répondre à une question sur la paie ou les avantages sociaux sans quitter votre bureau.
La gestion des avantages sociaux s'améliore grâce à la récupération par pointer-cliquer des documents administratifs des employés, tels que les choix de plans flexibles, les demandes de remboursement, les formulaires W-4, les choix de plans 401(k) et les mises à jour d'assurance. La satisfaction des employés est accrue grâce à des réponses rapides aux demandes de renseignements et à des délais d'exécution améliorés en cas de changement de vie.
Docubase Education Suite vous permet de vous connecter à votre application de paie et de récupérer des documents stockés tels que les formulaires 1099, W-4 et W-2, pour un rapprochement instantané des chèques de paie émis avec les enregistrements de votre logiciel de paie. L'utilisation des capacités inhérentes au flux de travail, combinée à votre système de messagerie électronique, permet d'accélérer le processus de révision en acheminant électroniquement les documents clés aux gestionnaires.
Les responsables des ressources humaines et des avantages sociaux peuvent facilement récupérer les images des documents signés, des rapports d'accident, des manuels des employés, des manuels de politique commerciale et d'autres documents connexes, ainsi que les documents individuels des employés qui sont liés à votre logiciel de ressources humaines.
COMPTABILITÉ ET CONFORMITÉ
Les informations sur les fournisseurs sont accessibles directement depuis votre bureau, ce qui vous permet de répondre aux demandes de paiement en temps réel. Le délai d'exécution des transactions est amélioré en éliminant la nécessité de rechercher des documents papier et les rappels fastidieux. Faxez, imprimez ou envoyez par e-mail les pièces justificatives directement depuis votre bureau ou votre appareil mobile.
Les exigences réglementaires augmentent la nécessité d'assurer l'intégrité et la sécurité des dossiers financiers de votre institut. Docubase Education Suite fournit un référentiel électronique crypté et sécurisé qui élimine les reçus perdus, mal rangés, mal gérés ou orphelins une fois qu'ils sont stockés dans le référentiel. Les fonctions d'audit permettent de suivre et d'enregistrer toutes les actions et transactions liées aux documents, ce qui permet de fournir une documentation précise pour prouver le respect des exigences réglementaires et des initiatives de conformité. En outre, les audits de conformité de routine des dossiers de dépenses du personnel sont traités rapidement et efficacement. Une fois capturés, les reçus manquants ou "orphelins" font partie du passé et ne constituent plus un problème dans l'environnement transactionnel quotidien des entreprises.
FACULTY
Fournir un dépôt sécurisé où les professeurs peuvent créer des structures de classement électronique et stocker tout type de document qu'ils doivent associer à des recherches, des mémoires, des notes, etc.
CHOISISSEZ UN EXPERT EN DMS DE CONFIANCE POUR LES ÉTABLISSEMENTS D'ENSEIGNEMENT.
Au cours de la dernière décennie, DBS Software and Services a mis en place des solutions documentaires modernes, sécurisées et abordables pour de nombreux collèges de petite et moyenne taille. Aujourd'hui, nous répondons aux besoins en matière de gestion documentaire de plus de 80 000 étudiants et 5 000 membres du personnel à travers tous nos déploiements. Chaque déploiement fournit des informations précieuses qui contribuent à faire de Docubase Education Suite un système de gestion documentaire exceptionnel, spécialement conçu pour répondre aux besoins des établissements d'enseignement d'aujourd'hui.
"Notre expérience de travail avec DBS a été excellente ! Leur expertise en matière de gestion documentaire, combinée à un logiciel de premier ordre et à un modèle de support de type concierge, a permis une mise en œuvre rapide du projet et nous a aidés à faire des progrès significatifs dans notre initiative de transformation numérique."
~ Brian Stover, DSI adjoint, Université de Palo Alto
S'ADAPTER AU NATIF NUMÉRIQUE.
La différence entre un représentant des services aux étudiants débordé et un autre bien informé et réactif est d'une importance vitale pour les résultats financiers. Avec un temps limité pour rechercher des documents papier dans les classeurs et un besoin accru d'accéder à des fichiers générés électroniquement tels que les notes, les relevés de notes, les courriels et les registres de présence, les inscriptions des nouveaux étudiants sont plus complexes que jamais et constituent une expérience qui se produit trois fois par an.
Les étudiants d'aujourd'hui sont des natifs du numérique. Ils arrivent sur le campus en s'attendant à ce que les services auxquels ils ont recours soient transparents, efficaces et accessibles sur un écran mobile rapidement et à tout moment. La facilité de communication et l'interactivité de l'expérience utilisateur sont des caractéristiques considérées comme acquises. Améliorez l'interface des étudiants et leur expérience d'apprentissage avec Docubase Education Suite comme colonne vertébrale de la gestion documentaire de votre campus numérique en pleine transformation.
AMÉLIORER L'EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE DANS TOUS LES SERVICES.
Nous savons que la concurrence est féroce pour recruter de nouveaux étudiants, que les coûts d'exploitation augmentent à un rythme record et que les réglementations gouvernementales ne cessent de se multiplier. En outre, vous devez faire face à d'importantes baisses de financement de la part du gouvernement alors que la demande d'aide financière aux étudiants augmente de façon exponentielle chaque année. Pour répondre à ces demandes et mettre le cap sur une croissance continue, vous devez maximiser l'efficacité opérationnelle au sein des différents départements.
INTÉGRER L'ARCHITECTURE SOUS-JACENTE DE LA DMS À VOS SYSTÈMES D'INFORMATION ÉTUDIANTS EXISTANTS.
Dérivé du très populaire produit DOCUBASE Enterprise, DOCUBASE Education Suite (DES) combine tous les modules nécessaires aux écoles, collèges et universités pour stocker et gérer tous les types de documents, y compris les fichiers papier, les feuilles de calcul, les fichiers audio, vidéo et pratiquement tout type de fichier créé électroniquement, dans des volumes pouvant atteindre des millions de documents par mois. Pourtant, la complexité de tout cela reste transparente pour l'utilisateur final grâce à des intégrations étroites avec votre système d'information des étudiants.
PRÊT À PASSER À L'ÉTAPE SUIVANTE ?
Ce voyage dans l'industrie ne fait qu'effleurer la surface de ce que nous pouvons faire. Un logiciel de gestion de documents peut faire des choses incroyables pour votre institution, non seulement en vous permettant de supprimer le papier, mais aussi en vous donnant la possibilité de rationaliser vos processus quotidiens pour gagner plus de temps et d'argent. Des fonctionnalités supplémentaires telles que les formulaires électroniques sécurisés, l'OCR avancée, les signatures électroniques, l'accès mobile et les outils d'automatisation, en font une pièce maîtresse tout-en-un pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité.