OTIMIZAR A CURVA DE APRENDIZAGEM

Dê o próximo passo em sua jornada de transformação digital sem papel. Melhore os serviços aos estudantes e aumente a eficiência geral de cada departamento em sua instituição de ensino.

Não sabe como um Sistema de Gerenciamento de Documentos pode beneficiar sua Instituição de Ensino?
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TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

Transformar-se em um campus verdadeiramente digital
Alavancar a tecnologia de gerenciamento de documentos para cimentar os pilares básicos da experiência estudantil, fomentando o acesso à informação, inclusividade, flexibilidade, segurança e confiança. Proporcionar experiências de aprendizagem extremamente melhores e apoio personalizado aos estudantes em todos os pontos de contato ao longo da jornada do estudante.

Reduzir o custo dos processos de papel
Documentos em papel são escaneados enquanto documentos e arquivos eletrônicos são importados diretamente para a Docubase. A capacidade da Docubase de vincular os registros dos estudantes a praticamente qualquer sistema universitário ou universitário melhora ainda mais o fluxo de trabalho. A Docubase protege todos os arquivos armazenados em um repositório criptografado, e o acesso ao repositório é controlado usando logins e senhas atribuídas, permitindo direitos de atividade baseados em grupos de documentos, grupos de trabalho e nível de usuário.

Reduzir o custo dos processos de papel
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Arquivo digital e proteção de documentos
As salas de arquivo físico que armazenam arquivos em papel não são apenas relíquias ineficientes do passado, mas também podem ser uma responsabilidade para sua instituição. Catástrofes como enchentes, incêndios, tempestades e até mesmo pandemias podem impedir severamente o acesso aos registros e até mesmo causar sua destruição. Tornar o armazenamento digital seguro com acesso auditável controlado um "must have" no ambiente educacional de hoje.

Eliminar o erro humano
As tecnologias de processamento de formulários, OCR e reconhecimento ICR melhoram ainda mais o processo, eliminando a entrada manual de dados para indexação e as informações podem ser transferidas para suas aplicações de auditoria de graduação e SIS. Mudanças de grau, solicitações de adição/descola e aplicações de graduação são processadas e encaminhadas para aprovação.

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TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

Transformar-se em um campus verdadeiramente digital
Alavancar a tecnologia de gerenciamento de documentos para cimentar os pilares básicos da experiência estudantil, fomentando o acesso à informação, inclusividade, flexibilidade, segurança e confiança. Proporcionar experiências de aprendizagem extremamente melhores e apoio personalizado aos estudantes em todos os pontos de contato ao longo da jornada do estudante.

Reduzir o custo dos processos de papel

Reduzir o custo dos processos de papel
Documentos em papel são escaneados enquanto documentos e arquivos eletrônicos são importados diretamente para a Docubase. A capacidade da Docubase de vincular os registros dos estudantes a praticamente qualquer sistema universitário ou universitário melhora ainda mais o fluxo de trabalho. A Docubase protege todos os arquivos armazenados em um repositório criptografado, e o acesso ao repositório é controlado usando logins e senhas atribuídas, permitindo direitos de atividade baseados em grupos de documentos, grupos de trabalho e nível de usuário.

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Arquivo digital e proteção de documentos
As salas de arquivo físico que armazenam arquivos em papel não são apenas relíquias ineficientes do passado, mas também podem ser uma responsabilidade para sua instituição. Catástrofes como enchentes, incêndios, tempestades e até mesmo pandemias podem impedir severamente o acesso aos registros e até mesmo causar sua destruição. Tornar o armazenamento digital seguro com acesso auditável controlado um "must have" no ambiente educacional de hoje.

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Eliminar o erro humano
As tecnologias de processamento de formulários, OCR e reconhecimento ICR melhoram ainda mais o processo, eliminando a entrada manual de dados para indexação e as informações podem ser transferidas para suas aplicações de auditoria de graduação e SIS. Mudanças de grau, solicitações de adição/descola e aplicações de graduação são processadas e encaminhadas para aprovação.

  • MELHORES SERVIÇOS PARA OS ESTUDANTES
    Manter os alunos no circuito.
    Manter os arquivos e registros dos alunos digitalmente de forma coerente, confidencial e abrangente, com maior transparência. Servir melhor os estudantes com acesso em tempo real às suas informações para uma maior rapidez nas transações.

  • COLABORAÇÃO SEGURA
    Habilitar e controlar o acesso aos documentos em todos os departamentos.
    Registros e arquivos são o coração de qualquer campus. Ter uma "única fonte de verdade" para documentos entre departamentos e sistemas é fundamental para fornecer a experiência de serviço que seus alunos e professores esperam. A partir de nosso seguro DBS Cloud em Tyler, Texas, ou instalado em seus próprios servidores ou nuvem privada, o Docubase Education Suite fornece acesso criptografado a documentos em todo o campus.
  • ECONOMIA DE CUSTOS
    Faça mais com menos.
    Toda instituição de ensino é uma empresa que deve oferecer valor ao mesmo tempo em que opera com orçamentos apertados. O Docubase Education Suite é uma solução de baixo custo que ajuda você a realizar uma grande economia de custos ao gerenciar documentos com redução de horas-homem e uso otimizado de recursos.

Como o Docubase Education Suite ajuda as instituições educacionais?

Algumas das formas como as instituições educacionais se beneficiam da implementação do Docubase Education Suite estão listadas abaixo:

  • Eliminar armários de arquivamento para recuperar o espaço do escritório.
  • Proteger documentos contra desastres naturais tais como incêndios, enchentes, etc.
  • Fornecer acesso instantâneo a todos os documentos dos estudantes a partir de uma única fonte segura.

  • Nunca perca os registros dos alunos e a papelada de admissão
  • Agilizar os processos de admissão, recrutamento, administração de benefícios e folha de pagamento, conformidade e ajuda aos estudantes

  • Habilitar e controlar o acesso remoto e em todo o campus com permissões granulares e trilhas de auditoria
  • Soluções em escala de documentos de um único departamento para toda a empresa, de acordo com as demandas internas e externas
  • Apoiar o aprendizado remoto com acesso rastreado digitalmente e colaboração segura

  • Permitir o fluxo controlado de documentos entre departamentos sem problemas
  • Prolongar a vida de investimentos passados em TI, ligando os repositórios de documentos eletrônicos aos sistemas de informação legados

FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS
Capturar dinamicamente informações de qualquer lugar com formulários eletrônicos inteligentes.

Criar, implantar e gerenciar belos formulários eletrônicos dinâmicos. Agilizar as revisões e os fluxos de aprovação com automação integrada. Habilite qualquer dispositivo para capturar dados, digitalização de documentos, coleta de pagamentos, assinaturas eletrônicas e muito mais. Tudo com um clique do mouse e sem a necessidade de uma codificação complexa.

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ASSINAR DOCUMENTOS DIGITALMENTE
Obtenha assinaturas digitais em formulários, documentos e pacotes para concluir automaticamente os fluxos de trabalho sem intervenção manual.

Crie, gerencie e rastreie fluxos de assinatura a partir do portal sem aplicativo do dbs eSign ou diretamente do seu SIS/CRM/ERP usando a API.

FLUXOS DE TRABALHO AUTOMATIZADOS
Melhorar a administração do back-office.

Mova documentos digitais instantaneamente através dos canais acionáveis com fluxos de trabalho automatizados. Melhorar a eficiência de todos os processos back-end desde RH até admissões, contas, ajuda ao estudante, e muito mais.

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FACILIDADE DE INTEGRAÇÃO
Conecte-se ao seu back office de TI, sem complicações

O Docubase Education Suite se integra facilmente aos sistemas de TI existentes ou legados já em uso através de REST-APIs bem documentados. Isto resulta em uma implementação direta e ao mesmo tempo protege o valor de seus investimentos existentes.

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FACILIDADE DE INTEGRAÇÃO
Conecte-se ao seu back office de TI, sem complicações

O Docubase Education Suite se integra facilmente aos sistemas de TI existentes ou legados já em uso através de REST-APIs bem documentados. Isto resulta em uma implementação direta e ao mesmo tempo protege o valor de seus investimentos existentes.

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FLUXOS DE TRABALHO AUTOMATIZADOS
Melhorar a administração do back-office.

Mova documentos digitais instantaneamente através dos canais acionáveis com fluxos de trabalho automatizados. Melhorar a eficiência de todos os processos back-end desde RH até admissões, contas, ajuda ao estudante, e muito mais.

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FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS
Capturar dinamicamente informações de qualquer lugar com formulários eletrônicos inteligentes.

Criar, implantar e gerenciar belos formulários eletrônicos dinâmicos. Agilizar as revisões e os fluxos de aprovação com automação integrada. Habilite qualquer dispositivo para capturar dados, digitalização de documentos, coleta de pagamentos, assinaturas eletrônicas e muito mais. Tudo com um clique do mouse e sem a necessidade de uma codificação complexa.

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UMA SOLUÇÃO CHAVE NA MÃO PARA A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

Revolucione sua instituição de ensino com uma gestão documental inteligente e segura.

Cada departamento das instituições educacionais se beneficia da eliminação dos gabinetes de arquivamento em todo o campus e do acesso a uma única fonte de verdade para documentos e informações importantes.

SERVIÇOS PARA ESTUDANTES
Automatizar a captura e o arquivamento de aplicativos on-line enquanto os históricos escolares e outros documentos em papel são escaneados no ponto de recebimento. A correspondência por e-mail ou outros arquivos criados eletronicamente são armazenados como parte do registro associado dentro do repositório. O componente de fluxo de trabalho do Docubase Education Suite encaminha as informações para o pessoal apropriado com base no conjunto único de regras comerciais desse departamento.

REGISTRAR
Manter um arquivo digital para cada estudante com todos os documentos na ponta dos dedos, incluindo transcrições, formulários preenchidos, registros, etc. Responda às consultas e sirva seus alunos rapidamente. Outras ações necessárias são tratadas usando e-mail ou a 'cesta de trabalho' Docubase, permitindo que os documentos dos estudantes sejam direcionados ao usuário apropriado, melhorando ainda mais o fluxo do processo dentro de sua instituição. Os Transcripts não precisam mais ser digitados manualmente; com Docubase uma vez que o Transcript é digitalizado, os dados podem ser transferidos automaticamente.

ADMISSÕES
Capturar digitalmente informações importantes em cada etapa do processo de admissão. Automatizar os fluxos de revisão e aprovação. Alavancar a tecnologia de captura inteligente para classificar e avaliar rapidamente os históricos escolares e outros registros acadêmicos.

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AJUDA FINANCEIRA
Gerencie digitalmente a ampla gama de documentos exigidos, tais como formulários de ajuda estudantil, relatórios de ajuda financeira, pedidos de ajuda financeira, formulários de impostos, registros acadêmicos e muito mais, a partir de uma única plataforma segura. Imagine que o telefone toca ou um estudante entra em suas instalações com uma pergunta sobre o status de seu pacote de ajuda financeira. Em dias passados, a busca por esta informação poderia ser esmagadora, mas não hoje. Com o Docubase Education Suite, basta apontar e clicar no nome do estudante, ID ou outra informação pertinente do sistema da Faculdade/Universidade para recuperar todas as informações do estudante diretamente na área de trabalho ou no dispositivo móvel.

OPERAÇÕES COMERCIAIS
Agilizar as operações comerciais. Gerenciar faturas, rastrear ordens de compra, gerenciar as contas financeiras dos estudantes são simplificadas, ligando eletronicamente os documentos aos arquivos e transações correspondentes em seu software de contabilidade.

RECRUTAMENTO & HR
O Docubase Education Suite fornece a capacidade de capturar e manter todas as informações do candidato em um repositório centralizado e criptografado com segurança que é acessível por todo o pessoal autorizado em todo o campus. Documentos, tais como currículos, referências e cartas de referência são apresentados à equipe de contratação de forma rápida e fácil. Os recursos de anotação permitem a adição de comentários sem alterar o documento original. Documentos importantes de RH, tais como inscrições de emprego e benefícios, formulários de solicitação de benefícios, registros de pessoal e todos os documentos pessoais associados são capturados e armazenados eletronicamente, permitindo que você recupere um currículo ou responda a uma folha de pagamento ou consulta de benefícios sem sair de sua mesa de trabalho.

As melhorias na gestão de benefícios resultam na recuperação de documentos de funcionários como seleções de planos flexíveis, reclamações, formulários W-4, eleições 401(k), e atualizações de seguros. A satisfação dos funcionários é aumentada como resultado de respostas expeditas a consultas e tempos de retorno melhorados quando confrontados com eventos que mudam a vida.

O Docubase Education Suite permite que você se conecte à sua aplicação de folha de pagamento e recupere registros armazenados como Formulários 1099, W-4 e W-2, para reconciliação instantânea de cheques de pagamento emitidos contra registros em seu software de folha de pagamento. O uso dos recursos inerentes ao fluxo de trabalho combinado com seu sistema de e-mail ajuda a agilizar o processo de revisão, encaminhando eletronicamente documentos-chave aos gerentes.

Os gerentes de Recursos Humanos e de benefícios têm pronto acesso para recuperar imagens de documentos assinados, relatórios de acidentes, manuais de funcionários, manuais de políticas comerciais e outros materiais relacionados, bem como documentos individuais de funcionários que estão vinculados ao seu software de Recursos Humanos.

CONTABILIDADE E CONFORMIDADE
As informações do fornecedor são acessadas diretamente de sua área de trabalho, permitindo que você responda às consultas de pagamento em tempo real. A reviravolta das transações é melhorada pela eliminação da necessidade de procurar documentos em papel e de chamadas de retorno demoradas. Fax, impressão ou e-mail de documentos de apoio diretamente de sua área de trabalho ou dispositivo móvel.

As exigências regulamentares estão aumentando a necessidade de garantir a integridade e a segurança dos registros financeiros de seu instituto. O Docubase Education Suite fornece um repositório eletrônico criptografado com segurança, eliminando recibos perdidos, extraviados, extraviados ou órfãos, uma vez armazenados no repositório. Os recursos de auditoria rastreiam e registram todas as ações e transações de documentos, fornecendo os meios para fornecer documentação precisa para uso como prova de cumprimento das exigências regulatórias e iniciativas de conformidade. Além disso, as auditorias de rotina de conformidade dos registros de despesas com pessoal são tratadas de forma rápida e eficiente. Uma vez capturados, recibos ausentes ou "órfãos" são coisa do passado e não são mais um problema no ambiente transacional do dia-a-dia dos negócios.

FACULDADE
Fornecer um repositório seguro onde os professores possam criar estruturas de arquivo eletrônico e armazenar qualquer tipo de documento que precisem associar com pesquisas, dissertações, notas, etc.

  • CAPTURAR DOCUMENTOS FÍSICOS SEM PROBLEMAS DE QUALQUER LUGAR.
  • PROPORCIONAR ACESSO CONTROLADO E SEGURO AOS REGISTROS.
  • AUTOMATIZAR PROCESSOS E FLUXOS DE TRABALHO.
  • AUTOMATIZAR OS FLUXOS DE APROVAÇÃO.
  • RECEBER NOTIFICAÇÕES E ALERTAS.
  • ARMAZENAR E GERENCIAR QUALQUER MÍDIA ELETRÔNICA.
  • REVER TRILHAS DE AUDITORIA PARA CADA DOCUMENTO.

ESCOLHER UM ESPECIALISTA DE CONFIANÇA EM DMS PARA INSTITUIÇÕES EDUCACIONAIS.

Durante a última década, DBS Software and Services tem implementado soluções documentais modernas, seguras e acessíveis para muitas faculdades de pequeno/médio porte. Hoje apoiamos as necessidades de gestão documental de mais de 80.000 estudantes e 5.000 funcionários em todas as nossas implantações. Cada implantação fornece insights inestimáveis que contribuem para tornar o Docubase Education Suite um sistema excepcional de gerenciamento de documentos especialmente projetado para atender às necessidades das instituições educacionais de hoje.

"Nossa experiência de trabalho com a DBS tem sido excelente! Sua profunda experiência em gerenciamento de documentos, combinada com um software de primeira linha e um modelo de suporte no estilo concierge, garantiu uma rápida implementação do projeto e nos ajudou a fazer progressos significativos em nossa iniciativa de transformação digital."
~ Dr. Brian Stover, CIO Adjunto, Universidade de Palo Alto

ADAPTAR-SE AO NATIVO DIGITAL.
A diferença entre um representante de serviços estudantis codificado e um bem informado é de vital importância para os resultados finais. Com tempo limitado para pesquisar arquivos de documentos em papel e a crescente necessidade de acessar arquivos gerados eletronicamente, tais como notas, históricos escolares, e-mails e registros de presença, os registros de novos alunos são mais complexos do que nunca e é uma experiência que acontece três vezes ao ano.

Os estudantes de hoje são nativos digitais. Chegam ao campus com a expectativa de que os serviços que eles oferecem sejam perfeitos, eficientes e acessíveis em uma tela móvel, rapidamente e a qualquer momento. Facilidade de comunicação e interatividade da experiência do usuário, são características tidas como garantidas. Melhore a interface do estudante e sua experiência de aprendizado com o Docubase Education Suite como a espinha dorsal do seu campus digital em rápida transformação.

AUMENTAR A EFICIÊNCIA OPERACIONAL EM TODOS OS DEPARTAMENTOS.
Sabemos que a concorrência é feroz no recrutamento de novos alunos, os custos operacionais estão aumentando a um ritmo recorde e a regulamentação governamental continua a aumentar. Além disso, você enfrenta grandes diminuições no financiamento do governo enquanto a crescente demanda por ajuda financeira estudantil cresce exponencialmente a cada ano. Para atender a essas demandas e estabelecer o rumo para o crescimento contínuo, é necessário maximizar a eficiência operacional dentro dos vários departamentos.

INTEGRAR A ARQUITETURA DMS SUBJACENTE COM SEUS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ESTUDANTIL EXISTENTES.
Derivado do muito popular produto DOCUBASE Enterprise, o DOCUBASE Education Suite (DES) combina todos os módulos necessários para escolas, faculdades e universidades armazenarem e gerenciarem todos os tipos de documentos, incluindo arquivos em papel, planilhas eletrônicas, áudio, vídeo e praticamente qualquer tipo de arquivo criado eletronicamente, em volumes escaláveis para milhões de documentos mensalmente. No entanto, a complexidade de tudo isso permanece transparente para o usuário final através de integrações rígidas com seu Sistema de Informação ao Estudante.

PRONTO PARA DAR O PRÓXIMO PASSO?
Esta jornada da indústria apenas risca a superfície do que podemos fazer. O software de gerenciamento de documentos pode fazer coisas incríveis para sua instituição, não apenas permitindo que você corte papel, mas também dando-lhe a oportunidade de agilizar seus processos diários para que você economize mais tempo e dinheiro. Recursos adicionais como formulários eletrônicos seguros, OCR avançado, eSignatures, acesso móvel e ferramentas de automação, fazem desta uma peça central tudo em um para qualquer negócio de qualquer tamanho, em qualquer indústria.

Chamada: 1-888-362-8227

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