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Sistemas de gestión de documentos: ¿Qué nos espera en 2022?

Aunque solo sea por eso, disrupciones imprevistas como Covid-19 ponen de relieve la importancia de la agilidad digital en el éxito de una organización. Estamos a finales de 2021 y, aunque el año 2020 parece muy lejano en el tiempo, sus efectos siguen siendo importantes. Si la aceleración de la adopción de los sistemas de gestión documental en los últimos 18 meses sirve de algo, 2022 parece ser otro año emocionante en la industria de los DMS.

Con el aumento del trabajo a distancia culturay la necesidad de seguir siendo competitivos en un panorama económico que ha dado la vuelta al mundo, la gestión de documentos ha pasado de ser un lujo "agradable de tener" a formar parte de un ejercicio de supervivencia tanto para las empresas como para las organizaciones. En esta nueva normalidad, la transformación digital ha acelerado la transición evolutiva hacia el futuro. No sólo ha ayudado a las empresas a ponerse en pie, sino que también ha desbloqueado importantes oportunidades de crecimiento.

He aquí un rápido resumen de cómo la nueva normalidad ha iluminado un La necesidad de soluciones modernas de gestión de documentos es innegable. Y sus proyecciones hacia el futuro.

La gestión de documentos en 2022: cuatro tendencias a tener en cuenta

La gestión de documentos ha evolucionado. Lo que antes se consideraba simplemente un sustituto del papel es una de las principales tecnologías digitales que impulsan el crecimiento de las organizaciones en la actualidad. Sin duda, la evolución no termina aquí. A continuación se presentan cuatro grandes tendencias que probablemente veremos en el próximo año.

1. La facilidad de las integraciones aumenta la prioridad

El acelerado ritmo de cambio de la tecnología de las infraestructuras de TI ha supuesto un reto de adaptabilidad. Esto se debe a que las inversiones en sistemas de TI actuales pueden quedar obsoletas en tan sólo un par de años. Por lo tanto, las empresas evitan hacer inversiones en soluciones informáticas que no se adaptan bien a otras. Los proveedores de DMS modernos suelen tener cierta capacidad de integración, ya sea mediante una conexión directa o pudiendo importar/exportar documentos entre herramientas.

Sin embargo, como suele ocurrir, el diablo está en los detalles. Los mejores sistemas de gestión documental para empresas, como Tessi Docubase®, ofrecen una API RESTFUL granular y bien documentada que permite la integración con prácticamente cualquier otro sistema. De este modo, aumentan su valor al tiempo que mejoran el rendimiento. Estas integraciones no se limitan a los sistemas heredados. De hecho, encajan bien con las tecnologías digitales emergentes, como las aplicaciones y sistemas nativos de la web. Así que en 2022, esperamos ver un deseo continuo por parte de las organizaciones de conectar sus sistemas de gestión de documentos a una gama cada vez mayor de sistemas y aplicaciones en su pila de tecnología de TI.

2. Los problemas de ciberseguridad estarán en primer plano

A estas alturas debería estar claro que el cambio de la forma tradicional de hacer el trabajo ha llegado para quedarse. Como resultado, las organizaciones han tenido que cambiar rápidamente a la gestión de los flujos de trabajo de los empleados de forma remota, y esto significa proporcionar acceso externo a los documentos que antes sólo eran accesibles desde "dentro del edificio". Si bien este cambio ha traído consigo intensas oportunidades de colaboración a través de las geografías, también ha puesto en primer plano la importancia del control del acceso a los datos y el cumplimiento de la seguridad de la red.

En el próximo año seguridad de los datos será lo más importante cuando las organizaciones consideren la digitalización de todos los documentos e información de la empresa para el acceso remoto. El objetivo no será sólo eliminar los documentos en papel, sino también garantizar la seguridad de las comunicaciones, las conexiones y el almacenamiento. Esto requiere soluciones basadas en la nube o SaaS que puedan demostrar que permiten un acceso remoto seguro y controlado. Las características de los DMS, como la encriptación, el uso compartido seguro y los controles de acceso basados en permisos, serán fundamentales para este fin.

En DBS, la seguridad de nuestros clientes ha sido una prioridad desde el principio. Por ejemplo, nuestra nube de DBS se aloja dentro de una bóveda bancaria reutilizada que ahora es un centro de datos reforzado en Tyler, Texas, con control de acceso biométrico y sistemas de apoyo redundantes. Nuestras bases de datos están encriptadas y protegidas contra el acceso no autorizado y otras amenazas externas mediante métodos de ciberseguridad de nivel empresarial. Evaluamos y mejoramos continuamente nuestros métodos de ciberseguridad, lo que proporciona a nuestros socios y clientes la garantía de que estamos preparados para hacer frente a sus problemas de seguridad en 2022 y más allá.

3. Las oportunidades de automatización abundan

Un potente sistema de gestión de documentos se sitúa en el centro del depósito de información de una organización. Por lo tanto, es natural que las empresas deseen automatizar las tareas repetitivas que giran en torno a esta información, ya que buscan reducir el riesgo de errores, pérdida de documentos y otros problemas que restan eficiencia. Aunque algunas organizaciones ya lo están haciendo, a medida que la adopción de DMS sigue aumentando, las oportunidades de mejorar la automatización se incrementarán significativamente en el próximo año en busca de una productividad aún mayor.

En 2022 Flujos de trabajo automatizados seguirán evolucionando con la implantación en empresas enteras, salvando los silos de datos y entrelazando los procesos interdependientes con una intervención manual mínima o nula, incluida la toma de decisiones basada en reglas. Para nuestros clientes que buscan oportunidades de automatización, nuestros productos ofrecen sólidas capacidades de flujo de trabajo y reglas de negocio. Por ejemplo, dbs ,LiveForms permite la captura dinámica de información a través de formularios electrónicos, y posibilita la automatización de flujos de trabajo y procesos de aprobación y firma electrónica en low-code mediante su sólido motor de automatización de procesos empresariales (BPA).

4. Adopción continuada de la Inteligencia Artificial

Un subproducto de la digitalización es que la gran cantidad de información necesaria para tomar decisiones está intrínsecamente desestructurada. Esta información desestructurada suele requerir que un ser humano la procese, analice y transfiera, para que pueda ser utilizada de forma significativa. Esto se convierte en un cuello de botella de la información. No es de extrañar que en 2022 esperemos ver un aumento del uso de la IA en los sistemas de gestión de documentos. Será una necesidad para mejorar la captura, el almacenamiento, la indexación y el análisis de estos datos no estructurados. Esperamos que el uso de la IA en la gestión de documentos sea más frecuente el próximo año, con funciones como el Procesamiento Inteligente de Documentos, el Reconocimiento Óptico de Caracteres avanzado y el análisis de contenidos, que se beneficiarán de la disponibilidad de módulos de IA que pueden añadirse fácilmente a los sistemas y procesos de gestión de documentos.

El papel del DMS será aún más importante.

El cambiante panorama digital resultante del impulso de la digitalización de los últimos dos años está maduro para la innovación con una diversidad exponencial de herramientas y tecnologías que se precipitan en el mercado. Como resultado, las organizaciones que se adelantan a la curva se darán cuenta de que una base sólida de un sistema de gestión de documentos en la capa base de su pila tecnológica les da una enorme ventaja competitiva. No sólo preserva la continuidad de las inversiones heredadas, sino que también mejora la adaptabilidad a las tecnologías del futuro.

Estamos entusiasmados y orgullosos de desempeñar un papel clave en la transformación digital de nuestros clientes. Aunque existen muchas opciones en el mercado, la combinación de características, funcionalidades y precios que ofrecen Tessi Docubase® y dbs LiveForms constituye una opción convincente para que empresas y organizaciones de todo tipo alcancen sus objetivos de gestión digital de documentos al tiempo que garantizan un alto rendimiento de sus inversiones en tecnología.

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dbs Software & Services (dbs) es un veterano proveedor de soluciones de gestión documental y automatización de procesos para el sector educativo y empresarial, y el proveedor exclusivo de Tessi Docubase® en Norteamérica.

Tessi Docubase es un sistema de gestión documental modular, seguro y fácil de usar que se integra a la perfección con los sistemas de información empresarial. Su arquitectura segura y su amplia gama de funciones lo convierten en la solución perfecta para una gran variedad de empresas y casos de uso.

dbs LiveFormses una plataforma de automatización de procesos empresariales low-code . Su único objetivo es simplificar los procesos complejos mediante la automatización de los pasos repetitivos, desde la captura de datos hasta las alertas, las notificaciones, las confirmaciones por correo electrónico y todo lo demás de forma rápida y sin la participación de un programador.

dbs eSign es una solución de firma electrónica basada en la nube que permite a los usuarios gestionar el proceso de firma de un documento, desde la carga hasta la firma y el sellado, desde cualquier dispositivo móvil u ordenador.