OBTER UMA ÚNICA FONTE DE VERDADE.
Simplifique o fluxo de trabalho em sua organização jurídica centralizando e controlando todos os seus documentos. Use um sistema seguro de gerenciamento de documentos no qual seu escritório de advocacia ou departamento jurídico possa confiar.
REDUZIR A PAPELADA
Deixe o papel para o passado.
Use o poder de um sistema de gerenciamento de documentos para capturar documentos físicos com perfeição e para armazenar, recuperar, compartilhar, rastrear, gerenciar e aprovar todos os documentos digitais gerados por sua organização jurídica. Arquivos de casos, contratos, faturas, relatórios, declarações juramentadas - tudo é gerenciado em um repositório centralizado.
ORGANIZAÇÃO IDEAL
Elimine a bagunça.
Sem uma solução digital, é possível que o erro humano se infiltre nos sistemas de arquivamento e afete a eficiência. As soluções de gerenciamento de documentos da dbs permitem que advogados e escritórios de advocacia organizem todos os seus arquivos e documentos, garantindo fácil recuperação. Isso permite que você elimine o ruído e se concentre no que importa - garantir que seus clientes recebam o melhor suporte jurídico possível.
INDEXAÇÃO E CAPACIDADE DE PESQUISA
Fique por dentro de todos os casos.
O trabalho jurídico envolve necessariamente o controle de um grande número de documentos de muitos tipos diferentes, desde simples declarações juramentadas, contratos e convocações até registros judiciais, testemunhos e relatórios de especialistas. Entretanto, apesar dessa complexidade documental, deve ser sempre possível recuperar rapidamente qualquer documento associado a um caso específico. Com o Tessi Docubase(R), todos os documentos que entram no sistema são capturados, armazenados e indexados automaticamente em detalhes granulares. A pesquisa de texto completo e a captura inteligente de metadados garantem o fácil armazenamento e a recuperação de todos os tipos de documentos e arquivos.
APRIMORE A COLABORAÇÃO
Liberte o trabalho em equipe sem obstáculos.
Com o Tessi Docubase, você pode compartilhar documentos de casos com segurança com outros membros da sua equipe. Ao possibilitar uma colaboração tranquila e em tempo real, você pode garantir os melhores resultados jurídicos possíveis para seus clientes.
ASSINATURAS ELETRÔNICAS
O dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada na nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, desde o upload até a assinatura e o lacre, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador. Em poucas etapas, assine e faça com que seus documentos sejam assinados com confiança usando uma solução comprovada em organizações de pequeno e grande porte em todo o mundo.
CONTROLES DE ACESSO SEGUROS
Manter a confidencialidade estanque.
Os escritórios de advocacia precisam lidar com normas e regulamentos como o SOC2 e o GDPR. O Tessi Docubase elimina parte desse fardo ao aplicar medidas de segurança relacionadas ao acesso e ao processo. Isso significa que nenhuma pessoa não autorizada pode acessar os dados do cliente, e você sempre saberá quem acessou um determinado documento.
FÁCIL INTEGRAÇÃO
Aumente seu ecossistema de TI existente.
O Tessi Docubase se integrará perfeitamente aos seus sistemas CRM e ERP existentes, além de aplicativos para RH, contabilidade e outros. Transforme-se digitalmente e, ao mesmo tempo, reduza as interrupções ao mínimo possível.
TRILHAS DE AUDITORIA
Contorne os obstáculos regulatórios.
Seja para conformidade regulamentar ou investigações, as trilhas de auditoria seguras simplificam a tarefa com provas inegáveis de vários tipos de medidas. O Tessi Docubase também inclui protocolos para armazenar e gerenciar os documentos exigidos por vários tipos de normas. Ele captura esses dados históricos de forma imutável e os disponibiliza na ponta de seus dedos.
ECONOMIA DE CUSTOS
Faça mais com menos.
Reduza as horas de trabalho de sua equipe eliminando documentos em papel e fazendo a transição de sua organização jurídica para o mundo digital. Aprimore seus resultados com a base digital do gerenciamento de documentos corporativos, com a tecnologia Tessi Docubase.
FLUXOS DE TRABALHO AUTOMATIZADOS
Elimine obstáculos desnecessários.
Turbine o desempenho de suas operações jurídicas com fluxos de trabalho automatizados. Possibilite tempos de resposta rápidos com a transferência instantânea de documentos digitais por meio de cadeias de custódia para assinaturas, ações e aprovações.
Aumente a eficácia da sua organização jurídica com o gerenciamento eletrônico de documentos.
Como uma solução líder em gerenciamento de documentos eletrônicos e automação de fluxo de trabalho, o Tessi Docubase permite organizar, rastrear e proteger os vários tipos de documentos que precisam ser gerenciados rotineiramente em contextos jurídicos. Isso resultará em custos reduzidos, maior eficiência e resoluções mais rápidas.
CAPTURAR DOCUMENTOS
DOCUMENTOS SEM PROBLEMAS.
ASSINAR DOCUMENTOS
DIGITALMENTE.
AUTOMATIZAR PROCESSOS
E FLUXOS DE TRABALHO.
RASTREIE E RECUPERE INFORMAÇÕES RAPIDAMENTE COM A INDEXAÇÃO INTELIGENTE.
GARANTIR A CONFORMIDADE
CONFORMIDADE REGULATÓRIA E PRONTIDÃO PARA AUDITORIA
CONTROLE O ACESSO
COM SEGURANÇA.
ARMAZENAR E GERENCIAR
QUALQUER MÍDIA.
Como o Gerenciamento de Documentos da dbs ajuda os departamentos jurídicos e escritórios de advocacia?
Como uma solução líder em gerenciamento de documentos eletrônicos e automação de fluxo de trabalho, o Tessi Docubase permite organizar, rastrear e proteger os vários tipos de documentos que precisam ser gerenciados rotineiramente em contextos jurídicos. Isso resultará em custos reduzidos, maior eficiência e resoluções mais rápidas.
As organizações do setor jurídico têm vários desafios documentais específicos devido à sua natureza. Por um lado, há uma grande variedade de tipos de documentos diferentes, desde cartas simples, e-mails e avisos até contratos complexos, relatórios de especialistas, depoimentos de testemunhas e registros criminais confidenciais. Todos esses documentos devem ser tratados de maneira adequada à sua finalidade e importância.
Além disso, casos complexos podem levar a arquivos de casos difíceis de gerenciar e inchados, aumentando a possibilidade de perda ou arquivamento incorreto de documentos. Além disso, muitas vezes há prazos rigorosos associados ao arquivamento de determinados tipos de documentos jurídicos, que também devem ser mantidos em dia.
Todas essas demandas específicas do setor, combinadas com as formalidades exigidas em todos os negócios, significam que as organizações jurídicas podem rapidamente ficar submersas em uma enxurrada de papéis. Isso pode afetar os tempos de resposta dos negócios, o moral e a produtividade dos funcionários, bem como os resultados para os clientes. Além disso, os métodos tradicionais de lidar com a papelada podem aumentar as chances de vários tipos de erros humanos que podem levar a implicações legais caras para você e seus clientes.
Usar o Tessi Docubase como sua solução de gerenciamento de documentos permitirá que você faça o seguinte e muito mais:
Manter o valor probatório dos documentos jurídicos arquivados
Para escritórios e departamentos jurídicos, é especialmente importante garantir que o armazenamento e o arquivamento de um documento não afetem seu valor probatório, ou seja, sua validade como prova para terceiros, autoridades ou auditores. Para resolver esse problema, a Tessi Docubase leva em consideração normas como a AFNOR NF Z42-01 para armazenar e arquivar documentos. Isso garante que um documento recuperado seja autêntico e inalterado, e que seu valor probatório esteja intacto.
Mantenha um banco de dados central que armazene todos os documentos de forma segura.
O Tessi Docubase garante o armazenamento e o arquivamento indexados de forma inteligente de todos os tipos de documentos. Um documento que entra no sistema pode ser facilmente recuperado com apenas alguns cliques. Isso significa que você nunca perderá um documento. Além disso, isso também significa que a equipe jurídica pode acessar contratos, registros e todos os outros tipos de documentos de qualquer lugar dentro de um escritório ou até mesmo em trânsito. Por fim, alertas e lembretes podem ser associados aos documentos para garantir que nenhum prazo de arquivamento ou outros prazos sejam perdidos.
Permita a colaboração e o compartilhamento seguro de documentos.
O compartilhamento seguro permite a colaboração fácil entre todos os membros da equipe que trabalham em um determinado caso. O Tessi Docubase também oferece controle de versão, o que significa que todo o histórico de um documento pode ser inspecionado, se necessário. Além disso, os controles de acesso permitem determinar os direitos e privilégios dos usuários para documentos confidenciais, como registros de prisão e contratos.
Garantir a conformidade regulatória
O armazenamento seguro de dados jurídicos confidenciais exige a implementação de vários tipos diferentes de salvaguardas e garantias. Isso inclui o uso de IDs de usuário exclusivos, criptografia, log-offs automáticos e relatórios de auditoria que registram a atividade do hardware e do software. O Tessi Docubase foi desenvolvido com essa conformidade em mente e simplifica bastante a tarefa de implementar essas proteções.
Pronto para dar o próximo passo?
O software de gerenciamento de documentos pode fazer coisas incríveis para seu escritório de advocacia ou departamento jurídico. Por um lado, ele permite que você elimine gradualmente o papel e aproveite o aumento de eficiência que o acompanha. Além disso, ele lhe dá a oportunidade de otimizar os processos de negócios para que você possa investir mais tempo e dinheiro em seus principais pontos fortes. Recursos adicionais como formulários eletrônicos seguros, OCR avançado, assinaturas digitais, acesso móvel e ferramentas de automação podem ajudar a sua organização a se tornar cada vez mais eficiente. E a melhor parte é que podemos até mesmo ajustar o software para atender às suas necessidades exclusivas.