LIBERAR O PODER DA GOVERNANÇA DIGITAL

Reduzir os custos operacionais e eliminar ineficiências operacionais com um sistema seguro e abrangente de gerenciamento de documentos.

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FLUXOS DE TRABALHO AUTOMATIZADOS
Agilizar o back office.

Turbocharge o desempenho de processos back-end de agências governamentais com fluxos de trabalho automatizados. Possibilitar a rápida reviravolta com o movimento instantâneo de documentos digitais através da cadeia de custódia para ação e aprovação.

INDEXAÇÃO E PESQUISABILIDADE
Nunca perca um arquivo. 

Com o Tessi Docubase®, todos os documentos que entram no sistema são capturados, armazenados e indexados automaticamente em detalhes granulares. Sejam certificados, formulários, faturas ou memorandos, a pesquisa de texto completo e a captura inteligente de metadados garantem a facilidade de armazenamento e recuperação de documentos.

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TROCAS DE AUDITORIA
Rastrear trilhas de papel sem esforço e sem papel.

Seja por conformidade regulamentar ou investigação, trilhas de auditoria seguras são necessárias para o funcionamento de qualquer serviço governamental. O Tessi Docubase® captura esses dados históricos de forma imutável e os disponibiliza na ponta dos dedos.

FÁCIL INTEGRAÇÃO
Ampliar os sistemas de governança central, sem a revisão.

O Tessi Docubase® se integra perfeitamente aos seus sistemas existentes, como CRM e ERP, além de aplicativos de RH, contabilidade e outros. Transforme-se digitalmente e, ao mesmo tempo, reduza as interrupções ao mínimo possível.

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MELHOR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Interface com os cidadãos de forma transparente.

Para o cidadão, lidar com a burocracia costuma ser um desafio assustador, sujeito a atrasos inexplicáveis. Com tempos de resposta transacionais mais rápidos, notificações e alertas automatizados, o Tessi Docubase® garante que o cidadão esteja sempre informado.

COLABORAÇÃO SEGURA
Capacite sua força de trabalho remota.

O Tessi Docubase® está sempre pronto para se adaptar ao funcionamento das agências governamentais no mundo pós-pandemia. O compartilhamento seguro de documentos e os controles de acesso em vários níveis garantem uma colaboração fácil e, ao mesmo tempo, asseguram os mais altos padrões de segurança de dados para preservar informações confidenciais.

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FLUXOS DE TRABALHO AUTOMATIZADOS
Agilizar o back office.

Turbocharge o desempenho de processos back-end de agências governamentais com fluxos de trabalho automatizados. Possibilitar a rápida reviravolta com o movimento instantâneo de documentos digitais através da cadeia de custódia para ação e aprovação.

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INDEXAÇÃO E PESQUISABILIDADE
Nunca perca um arquivo. 

Com o Tessi Docubase®, todos os documentos que entram no sistema são capturados, armazenados e indexados automaticamente em detalhes granulares. Sejam certificados, formulários, faturas ou memorandos, a pesquisa de texto completo e a captura inteligente de metadados garantem a facilidade de armazenamento e recuperação de documentos.

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TROCAS DE AUDITORIA
Rastrear trilhas de papel sem esforço e sem papel.

Seja por conformidade regulamentar ou investigação, trilhas de auditoria seguras são necessárias para o funcionamento de qualquer serviço governamental. O Tessi Docubase® captura esses dados históricos de forma imutável e os disponibiliza na ponta dos dedos.

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FÁCIL INTEGRAÇÃO
Ampliar os sistemas de governança central, sem a revisão.

O Tessi Docubase® se integra perfeitamente aos seus sistemas existentes, como CRM e ERP, além de aplicativos de RH, contabilidade e outros. Transforme-se digitalmente e, ao mesmo tempo, reduza as interrupções ao mínimo possível.

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MELHOR PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Interface com os cidadãos de forma transparente.

Para o cidadão, lidar com a burocracia costuma ser um desafio assustador, sujeito a atrasos inexplicáveis. Com tempos de resposta transacionais mais rápidos, notificações e alertas automatizados, o Tessi Docubase® garante que o cidadão esteja sempre informado.

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COLABORAÇÃO SEGURA
Capacite sua força de trabalho remota.

O Tessi Docubase® está sempre pronto para se adaptar ao funcionamento das agências governamentais no mundo pós-pandemia. O compartilhamento seguro de documentos e os controles de acesso em vários níveis garantem uma colaboração fácil e, ao mesmo tempo, asseguram os mais altos padrões de segurança de dados para preservar informações confidenciais.

Balança de Governança Digital com gerenciamento de documentos.

Veja como:

  • Padronizar as informações capturadas, gerenciadas e distribuídas em todas as funções governamentais.

  • Fornecer aos cidadãos acesso aos registros da cidade, atas de reuniões, resoluções e quaisquer outros documentos de domínio público a partir de uma plataforma de documentos baseada na web fácil de usar.
  • Manter as informações classificadas seguras com segurança de dados de primeira linha e acesso controlado.
  • Soluções em escala, desde soluções autônomas ou departamentais até as empresas, conforme as exigências internas e externas.

  • Proteger os investimentos atuais em TI de sistemas existentes ou legados e vincular os repositórios eletrônicos às informações herdadas.

Satisfazer as exigências da governança em constante mudança.

Entidades governamentais de todos os tamanhos, desde o Governo Federal até os menores municípios, estão sob pressão devido às exigências regulatórias e cidadãs. Estas incluem o fornecimento de acesso à informação, bem como a melhoria dos serviços. Enquanto a pressão permanece mais ou menos constante, considere alguns dos desafios emergentes mencionados abaixo.

Novos mandatos legislativos, reduções no pessoal e receitas fiscais resultaram na necessidade de vários departamentos assumirem maiores cargas de trabalho. Isto significa que agora eles devem fazer mais com menos.

As recentes ameaças e desafios do terrorismo e potenciais ataques ao país colocaram um fardo adicional sobre o governo para se proteger, abrindo comunicações através de múltiplas agências. Ao mesmo tempo, tornou-se ainda mais crítico manter a segurança das informações, mantendo o direito dos cidadãos à privacidade, bem como o acesso à informação.

Os sistemas baseados em papel não se adaptam com rapidez suficiente a essas mudanças. O Tessi Docubase® oferece aos governos uma camada digital ágil e adaptável para atender a essas demandas em constante mudança, de forma rápida e contínua.

  • REGISTROS MUNICIPAIS
  • ADMINISTRAÇÃO
  • APLICAÇÃO DA LEI
  • EDIFÍCIOS E LICENÇAS
  • RECURSOS HUMANOS
  • TESOURARIA E CONTAS
  • INCÊNDIO E OUTROS DEPARTAMENTOS
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Como a DBS Document Solutions ajuda os governos?

As soluções da DBS Solutions, Live Forms (eforms) e Tessi Docubase® Electronic Content Management (ECM) permitem que os órgãos e departamentos governamentais reduzam os custos operacionais e eliminem as ineficiências operacionais ao simplificar a captura, o gerenciamento e o controle da distribuição de informações em formato eletrônico. Independentemente de as informações estarem atualmente armazenadas em papel, em formato eletrônico ou até mesmo em e-mail, a solução Tessi Docubase® ECM permite gerenciar essas informações com segurança e controlar o acesso no nível da empresa, do grupo e do usuário.

Além disso, o método de armazenamento exclusivo empregado pela Docubase proporciona preparação para desastres, na medida em que cada arquivo eletrônico contém suas informações de índice, permitindo a reconstrução simplificada de todo um banco de dados a partir dos arquivos de backup.

Transição com o mínimo de interrupção.

A proteção dos investimentos atuais em TI é tão importante quanto a transformação para uma maneira nova e mais eficiente de fazer negócios. Tendo isso em mente, o Tessi Docubase® permite que você aprimore seus sistemas de dados legados em vez de substituí-los. Você pode continuar usando a maioria dos aplicativos legados e, ao mesmo tempo, aprimorá-los vinculando-os ao banco de dados centralizado do Tessi Docubase® para que as informações possam ser acessadas de qualquer dispositivo autorizado.

Transparência, com segurança intransigente.

A confiança dos cidadãos é fundamental para o funcionamento das agências governamentais. Portanto, a transparência é um valor fundamental para qualquer organização que tenha obrigações para com o dinheiro do contribuinte. Os sistemas de arquivamento em papel não são apenas complicados de se lidar, mas também a causa de atrasos evitáveis e da transparência dificultada. As soluções de documentos de governança da DBS dispensam a necessidade de papel e aumentam a visibilidade dos processos mais minuciosos. Isto significa que o cidadão pode sempre ser mantido informado sobre o progresso dos processos e notificado dos atrasos. Além disso, tal visibilidade melhora o desempenho organizacional e a prestação de serviços.

Ao mesmo tempo, manter as informações confidenciais seguras é especialmente importante para a governança. O Tessi DocubaseGalaxy S22 Ultra permite controles de acesso e privilégios granulares para qualquer documento. Além disso, recursos como histórico de versões e trilhas de auditoria garantem que nenhuma violação passe despercebida.

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Melhor administração em todos os níveis de governança.

Do nível local ao federal, o Tessi Docubase® simplifica as operações, economizando tempo, espaço e dinheiro.

As integrações fáceis com aplicativos populares de gerenciamento de agenda permitem a criação e o gerenciamento de agendas de reuniões, atas e muito mais. E, é claro, o Tessi Docubase® substitui os tediosos armários de arquivos por informações digitais de alta fidelidade armazenadas em bancos de dados bem indexados e pesquisáveis. Isso inclui documentos diferentes, como relatórios departamentais, relatórios de receitas fiscais, relatórios de despesas operacionais, comprovantes de fornecedores, registros de cidadãos, escrituras, títulos e contratos, entre outros. O que você quiser.

Antigamente, a busca por essas informações poderia ser muito trabalhosa. Com o Tessi Docubase®, por outro lado, basta apontar e clicar no nome do residente, no ID da propriedade ou em qualquer outra informação pertinente dentro do sistema para recuperar todas as informações relevantes às quais se está autorizado a acessar.

Eliminar o erro humano.

O Tessi Docubase® torna a entrada manual de dados uma relíquia do passado. Com recursos como o Reconhecimento Ótico de Caracteres incorporado, as informações contidas em documentos físicos, como formulários, comprovantes, faturas e outros documentos, são automaticamente reconhecidas, categorizadas, indexadas e podem ser pesquisadas em texto completo.

Uma melhor aplicação começa com uma melhor higiene na gestão de documentos.

O Tessi Docubase® ajuda você a evitar complicações legais com informações impecavelmente mantidas e prontamente acessíveis em todos os momentos. Casos, citações e praticamente todas as informações podem ser acessadas diretamente de seu dispositivo. Isso lhe dá a capacidade de revisar e fornecer respostas, seja para litígios ou consultas públicas, em tempo real.

Além disso, um histórico de ações em todos os documentos é mantido de forma segura para facilitar a auditoria em caso de escalonamento. Isso melhora o tempo de resposta, eliminando a necessidade de pesquisar documentos em papel, correspondências ou até mesmo arquivos de vídeo diferentes. Todos eles são armazenados e acessíveis no aplicativo Tessi Docubase®. Além disso, essas informações podem ser compartilhadas por fax, impressão ou e-mail diretamente do seu desktop ou dispositivo autorizado.

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Agilizar a administração de recursos humanos.

No mundo de hoje, é um desafio contratar e reter o melhor pessoal. E o desafio não termina aí. Uma montanha de currículos, solicitações de emprego, solicitações de folha de pagamento, documentação de benefícios e muito mais, torna o trabalho dos recursos humanos bastante assustador.

O Tessi Docubase® garante que todas as informações de candidatos e funcionários estejam centralizadas e seguras. Os formulários de inscrição para emprego e benefícios, os formulários de solicitação de benefícios, os registros pessoais e todos os documentos pessoais associados são capturados e armazenados eletronicamente, permitindo que você recupere um currículo ou responda a uma pergunta sobre folha de pagamento ou benefícios sem sair da sua mesa.

Recrutamento

O Tessi Docubase® oferece a capacidade de capturar e manter todas as informações dos candidatos em um repositório centralizado e criptografado com segurança, que pode ser acessado por todo o pessoal autorizado do município. Documentos como currículos, referências e cartas de recomendação são apresentados à equipe de contratação de forma rápida e fácil. Os recursos de anotação permitem a adição de comentários sem alterar o documento original.

Administração de folha de pagamento e benefícios

As melhorias na gestão de benefícios resultam na recuperação de documentos de funcionários como seleções de planos flexíveis, reclamações, formulários W-4, eleições 401(k) e atualizações de seguros. A satisfação dos funcionários é aumentada como resultado de respostas expeditas a consultas e tempos de retorno melhorados quando confrontados com eventos que mudam a vida.

O Tessi Docubase® permite que você se conecte ao seu aplicativo de folha de pagamento e recupere registros armazenados, como os Formulários 1099, W-4 e W-2, para reconciliação instantânea dos contracheques emitidos com os registros do seu software de folha de pagamento. O uso dos recursos inerentes ao fluxo de trabalho, combinado com o seu sistema de e-mail, ajuda a agilizar o processo de revisão, encaminhando eletronicamente os principais documentos aos gerentes.

Os gerentes de Recursos Humanos e de benefícios têm pronto acesso para recuperar imagens de documentos assinados, relatórios de acidentes, manuais de funcionários, manuais de políticas comerciais e outros materiais relacionados, bem como documentos individuais de funcionários que estão vinculados ao seu software de Recursos Humanos.

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Otimizar o desempenho da aplicação da lei.

Considere a enorme quantidade de papelada nos bastidores envolvida na aplicação da lei. Técnicos forenses, examinadores de armas de fogo e técnicos do laboratório criminal arquivam documentos da cena do crime. A Unidade de Compras e Requisições para diretrizes, pedidos de compra e faturas. Os detetives da polícia registram relatórios de crimes. Outros usos do departamento de aplicação da lei incluem instalações de treinamento, operações na cadeia, escritório do legista, equipe de serviços de suporte e o departamento de recursos humanos. O Tessi Docubase® invariavelmente torna os processos de aplicação da lei mais eficientes das seguintes maneiras.

Arquivos unidos

Toda a Documentação pode ser armazenada nos mesmos arquivos, tais como documentos em papel cenas de crime, esboços, impressões digitais, informações de sangue e amostras de DNA, e o trabalho analítico pode ser digitalizado em imagens digitais e vídeos de carros de patrulha, cenas de crime, fotos de canecas podem ser importadas diretamente para o sistema junto com, E-mail, Word, Excel, desenhos CAD.

Referência cruzada

Vincular crimes com base na busca de semelhanças tais como Nomes, ruas, tipo de crime e associações ou grupos. Hyper-link de um arquivo para outro com informações de índice semelhantes.

Fornecer respostas a litígios ou consultas públicas

A eliminação da necessidade de procurar documentos em papel, correspondências ou até mesmo arquivos de vídeo, pois todos eles são armazenados e acessíveis por meio do aplicativo, aumenta o tempo de resposta. O Tessi Docubase® permite que você compartilhe essas informações por fax, impressão ou e-mail diretamente do seu desktop.

Administração do dia-a-dia simplificada.

Manter Registros

O trabalho de um secretário de um escritório público pode ser desgastante. Com toda a organização, programação e manutenção de registros, o ônus do bom funcionamento da governança recai indiscutivelmente sobre os ombros do secretário. Descarregue esse fardo simplificando as operações com o Tessi Docubase®, economizando tempo, espaço e frustração.

Gerenciar as Resoluções

Preparar e enviar resoluções através dos fluxos de trabalho apropriados. Rotear automaticamente a resolução para as etapas necessárias, criar revisões em tempo real e obter as aprovações necessárias em uma fração do tempo.

Organizar a Agenda

Organizar e publicar as agendas das reuniões do Conselho Municipal. Marque as datas do blackout com bastante antecedência para que não sejam marcadas reuniões durante feriados ou férias programadas. Selecionar as salas de reunião apropriadas com base no inventário de salas. Afixar as agendas das reuniões internamente e pela Internet para o público em geral vinculado à sua aplicação web atual. Notifique os membros do conselho, convidados especiais, especialistas e a mídia sobre as próximas reuniões via e-mail, telefones celulares e pagers através de alertas de texto.

Registrar a Ata

Registrar as reuniões, votações e procedimentos para proporcionar imediatamente a continuidade do governo municipal como registro legal da ação legislativa.

Gerenciar pedidos de registros

Processar pedidos de informações públicas em segundos a partir dos documentos municipais imbuídos, tendo mesmo a capacidade de fornecer acesso público aos documentos pela Internet.

Gerenciamento de Registros

Fornecer programa de gerenciamento de registros para todos os departamentos da cidade, incluindo manutenção, armazenamento, retenção, destruição e preservação, de acordo com as diretrizes dos regulamentos estaduais e federais de arquivos.

Operações Avançadas

Pergunta sobre a Ata ou regulamento; com uma simples pergunta sobre a Data, descrição ou outras informações pertinentes Docubase recupera as informações diretamente na área de trabalho.

Pronto para dar o próximo passo?


Esta jornada industrial só arranha a superfície do que podemos fazer. O software de gerenciamento de documentos pode fazer coisas incríveis para sua instituição, não apenas permitindo que você corte papel, mas também dando-lhe a oportunidade de agilizar seus processos diários para que você economize mais tempo e dinheiro. Recursos como compartilhamento seguro de arquivos, assinaturas eletrônicas, acesso móvel e ferramentas de automação, fazem disto uma peça central tudo em um para qualquer negócio de qualquer tamanho, em qualquer indústria.

Chamada: 1-888-362-8227

ou