LIBERAR O PODER DA GOVERNANÇA DIGITAL

Reduzir os custos operacionais e eliminar ineficiências operacionais com um sistema seguro e abrangente de gerenciamento de documentos.

Balança de Governança Digital com gerenciamento de documentos.

Veja como:

Satisfazer as exigências da governança em constante mudança.

Entidades governamentais de todos os tamanhos, desde o Governo Federal até os menores municípios, estão sob pressão devido às exigências regulatórias e cidadãs. Estas incluem o fornecimento de acesso à informação, bem como a melhoria dos serviços. Enquanto a pressão permanece mais ou menos constante, considere alguns dos desafios emergentes mencionados abaixo.

Novos mandatos legislativos, reduções no pessoal e receitas fiscais resultaram na necessidade de vários departamentos assumirem maiores cargas de trabalho. Isto significa que agora eles devem fazer mais com menos.

As recentes ameaças e desafios do terrorismo e potenciais ataques ao país colocaram um fardo adicional sobre o governo para se proteger, abrindo comunicações através de múltiplas agências. Ao mesmo tempo, tornou-se ainda mais crítico manter a segurança das informações, mantendo o direito dos cidadãos à privacidade, bem como o acesso à informação.

Paper-based systems don’t adapt quickly enough to such change. Tessi Docubase® provides governments an agile and adaptable digital layer to meet these ever-changing demands, quickly and seamlessly.

Como a DBS Document Solutions ajuda os governos?

DBS Solutions, Live Forms (eforms) and Tessi Docubase® Electronic Content Management (ECM) solutions enable government agencies and departments to reduce operating costs and eliminate operational inefficiencies by streamlining the capture, management, and controlling the distribution of information in electronic format. Whether information is currently stored in paper, electronic form, or even E-mail, Tessi Docubase® ECM solution enables you to manage this information securely and control access at the enterprise, group, and user level.

Além disso, o método de armazenamento exclusivo empregado pela Docubase proporciona preparação para desastres, na medida em que cada arquivo eletrônico contém suas informações de índice, permitindo a reconstrução simplificada de todo um banco de dados a partir dos arquivos de backup.

Transição com o mínimo de interrupção.

Protecting current IT investments is as critical as transforming to a new and more efficient way of doing business. Keeping that in mind, Tessi Docubase® allows you to enhance your legacy data systems rather than displace them. You may continue using most legacy applications while enhancing them by linking to the centralized Tessi Docubase® database so that the information can be accessed from any authorized device.

Transparência, com segurança intransigente.

A confiança dos cidadãos é fundamental para o funcionamento das agências governamentais. Portanto, a transparência é um valor fundamental para qualquer organização que tenha obrigações para com o dinheiro do contribuinte. Os sistemas de arquivamento em papel não são apenas complicados de se lidar, mas também a causa de atrasos evitáveis e da transparência dificultada. As soluções de documentos de governança da DBS dispensam a necessidade de papel e aumentam a visibilidade dos processos mais minuciosos. Isto significa que o cidadão pode sempre ser mantido informado sobre o progresso dos processos e notificado dos atrasos. Além disso, tal visibilidade melhora o desempenho organizacional e a prestação de serviços.

At the same time, keeping classified information secure is especially critical to governance. Tessi DocubaseGalaxy S22 Ultra allows for granular access controls and privileges for any given document. In addition, features like version history and audit trails ensure that no breach goes undetected.

Melhor administração em todos os níveis de governança.

From the local to the federal level, Tessi Docubase® streamlines operations, while saving time, space, and money.

Easy integrations with popular agenda management applications allow the creation and management of meeting agendas, minutes, and much more. And of course, Tessi Docubase® replaces tedious filing cabinets with high fidelity digital information housed in well-indexed and searchable databases. This includes disparate documents like departmental reports, tax revenue reports, operational expense reports, vendor vouchers, citizen records, deeds, titles and agreements, and more. You name it.

In days past, the search for such information might have been overwhelming. Using Tessi Docubase®, on the other hand, one simply needs to point and click the Resident Name, Property ID, or any other such pertinent piece of information from within the system in order to retrieve all of the relevant information that one is authorized to access.

Eliminar o erro humano.

Tessi Docubase® makes manual data entry a relic of the past. With features like Optical Character Recognition built-in, the information within physical documents like forms, vouchers, invoices, and other documents are automatically recognized, categorized, indexed, and made full-text searchable.

Uma melhor aplicação começa com uma melhor higiene na gestão de documentos.

Tessi Docubase® helps you pre-empt legal complications with impeccably maintained and readily accessible information at all times. Case, citation, and virtually all information are accessible directly from your device. This gives you the ability to review and provide responses, be it to litigation or public inquiries, in real-time.

Further, a history of actions on all documents is securely maintained for ease of audit in case of escalations. This improves turnaround by eliminating the need to search through disparate paper documents, correspondence, or even video files. All of these are stored and accessible on the Tessi Docubase® application. Additionally, this information can be shared via fax, print, or e-mail right from your desktop or authorized device.

Agilizar a administração de recursos humanos.

No mundo de hoje, é um desafio contratar e reter o melhor pessoal. E o desafio não termina aí. Uma montanha de currículos, solicitações de emprego, solicitações de folha de pagamento, documentação de benefícios e muito mais, torna o trabalho dos recursos humanos bastante assustador.

Tessi Docubase® ensures that all applicant and employee information is centralized and secure. Employment and benefits enrollment applications, benefit claim forms, personnel records and all associated personnel documents are captured and stored electronically, allowing you to retrieve a resume or answer a payroll or benefit question without leaving your desk.

Recrutamento

Tessi Docubase® provides the ability to capture and maintain all applicant information in a centralized and securely encrypted repository that is accessible by all authorized personnel throughout the municipality. Documents, such as resumes, references and referral letters are presented to the hiring team quickly and easily. Annotation features allow for the addition of comments without changing the original document.

Administração de folha de pagamento e benefícios

As melhorias na gestão de benefícios resultam na recuperação de documentos de funcionários como seleções de planos flexíveis, reclamações, formulários W-4, eleições 401(k) e atualizações de seguros. A satisfação dos funcionários é aumentada como resultado de respostas expeditas a consultas e tempos de retorno melhorados quando confrontados com eventos que mudam a vida.

Tessi Docubase® allows you to link into your payroll application and retrieve stored records like Forms 1099, W-4 and W-2, for instant reconciliation of issued paychecks against records in your payroll software. Use of the inherent workflow capabilities combined with your e-mail system helps expedite the review process by electronically routing key documents to managers.

Os gerentes de Recursos Humanos e de benefícios têm pronto acesso para recuperar imagens de documentos assinados, relatórios de acidentes, manuais de funcionários, manuais de políticas comerciais e outros materiais relacionados, bem como documentos individuais de funcionários que estão vinculados ao seu software de Recursos Humanos.

Otimizar o desempenho da aplicação da lei.

Consider the overwhelming amount of behind-the-scenes paperwork involved in law enforcement. Forensic Technicians, Firearms Examiners, and Crime Lab Technicians archive crime scene documents. Purchasing & Requisitions Unit for directives, purchase orders, and invoices. Police Detectives file crime reports. Other law enforcement departmental uses include training facilities, jail operations, coroner’s office, support services staff, and the human resources department. Tessi Docubase® invariably make the processes of law enforcement more efficient in the following ways.

Arquivos unidos

Toda a Documentação pode ser armazenada nos mesmos arquivos, tais como documentos em papel cenas de crime, esboços, impressões digitais, informações de sangue e amostras de DNA, e o trabalho analítico pode ser digitalizado em imagens digitais e vídeos de carros de patrulha, cenas de crime, fotos de canecas podem ser importadas diretamente para o sistema junto com, E-mail, Word, Excel, desenhos CAD.

Referência cruzada

Vincular crimes com base na busca de semelhanças tais como Nomes, ruas, tipo de crime e associações ou grupos. Hyper-link de um arquivo para outro com informações de índice semelhantes.

Fornecer respostas a litígios ou consultas públicas

Eliminating the need to search for paper documents, correspondence, or even video files, as these are all stored and accessible through your application enhances turnaround. Tessi Docubase® allows you to share this information via fax, print, or e-mail right from your desktop.

Administração do dia-a-dia simplificada.

Manter Registros

The job of the public office secretary can be overwhelming. With all the organizing, scheduling, and record-keeping, the burden of smooth functioning of governance rests arguably on the secretary’s shoulders. Unload the burden by streamlining operations with Tessi Docubase® saving time, space, and frustration.

Gerenciar as Resoluções

Preparar e enviar resoluções através dos fluxos de trabalho apropriados. Rotear automaticamente a resolução para as etapas necessárias, criar revisões em tempo real e obter as aprovações necessárias em uma fração do tempo.

Organizar a Agenda

Organizar e publicar as agendas das reuniões do Conselho Municipal. Marque as datas do blackout com bastante antecedência para que não sejam marcadas reuniões durante feriados ou férias programadas. Selecionar as salas de reunião apropriadas com base no inventário de salas. Afixar as agendas das reuniões internamente e pela Internet para o público em geral vinculado à sua aplicação web atual. Notifique os membros do conselho, convidados especiais, especialistas e a mídia sobre as próximas reuniões via e-mail, telefones celulares e pagers através de alertas de texto.

Registrar a Ata

Registrar as reuniões, votações e procedimentos para proporcionar imediatamente a continuidade do governo municipal como registro legal da ação legislativa.

Gerenciar pedidos de registros

Processar pedidos de informações públicas em segundos a partir dos documentos municipais imbuídos, tendo mesmo a capacidade de fornecer acesso público aos documentos pela Internet.

Gerenciamento de Registros

Fornecer programa de gerenciamento de registros para todos os departamentos da cidade, incluindo manutenção, armazenamento, retenção, destruição e preservação, de acordo com as diretrizes dos regulamentos estaduais e federais de arquivos.

Operações Avançadas

Pergunta sobre a Ata ou regulamento; com uma simples pergunta sobre a Data, descrição ou outras informações pertinentes Docubase recupera as informações diretamente na área de trabalho.

Pronto para dar o próximo passo?

Esta jornada industrial só arranha a superfície do que podemos fazer. O software de gerenciamento de documentos pode fazer coisas incríveis para sua instituição, não apenas permitindo que você corte papel, mas também dando-lhe a oportunidade de agilizar seus processos diários para que você economize mais tempo e dinheiro. Recursos como compartilhamento seguro de arquivos, assinaturas eletrônicas, acesso móvel e ferramentas de automação, fazem disto uma peça central tudo em um para qualquer negócio de qualquer tamanho, em qualquer indústria.

Chamada: 1-888-362-8227

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