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Sistemas de Gerenciamento de Documentos no Local de Trabalho Híbrido

À medida que caminhamos para o futuro pós-COVID, o status quo dos locais de trabalho tradicionais mudou drasticamente. O difícil restabelecimento de 2020 forçou as empresas e organizações a se adaptarem à realidade de suas forças de trabalho que trabalham remotamente. Mesmo quando o mundo se vê voltando ao "business-as-usual", o local de trabalho tradicional muito provavelmente mudou irreversivelmente.

À medida que os espaços vazios de escritórios começam a ser preenchidos lentamente, as organizações têm vindo a perceber algumas das virtudes do trabalho remoto. Nem todos os funcionários precisam estar no escritório o tempo todo. De fato, embora os funcionários tenham, indiscutivelmente, ganho melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e maior liberdade, os empregadores também perceberam maior produtividade e economia de custos com o trabalho remoto. Como resultado, o local de trabalho da era pós-cobrança será, em grande parte, um local híbrido.

O QUE É UM LOCAL DE TRABALHO HÍBRIDO?

Um local de trabalho híbrido é aquele que permite aos funcionários fazer um trabalho produtivo no local, em casa e em qualquer lugar entre eles e em movimento. Isto inclui escritórios onde o pessoal trabalha no local durante alguns dias por semana e em rodízio. Ele permite que as empresas operem a partir de pequenos empreendimentos imobiliários com custos menores de despesas gerais e de infra-estrutura.

No entanto, um local de trabalho híbrido é aquele em constante estado de fluxo. Os tradicionais fluxos de trabalho e processos que funcionavam sem problemas em um ambiente de escritório completo foram perturbados pelas demandas de uma força de trabalho distribuída. Enquanto lidam com esta mudança sísmica e lidam com as ameaças e desafios que surgem, empresários e líderes de gestão passaram a ver o movimento forçado para a transformação digital como uma bênção disfarçada. A adoção da automação com um sistema de gerenciamento de documentos é praticamente inevitável.

O QUE É UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS?

Um sistema de gerenciamento de documentos é uma solução essencial de suporte aos negócios que ajuda a capturar, processar, gerenciar, armazenar e recuperar documentos em todas as funções de uma organização. Mas isso não é tudo. Os sistemas modernos de gerenciamento de documentos, como o Tessi Docubase®, vêm com uma série de recursos que ampliam os benefícios da digitalização em toda a organização. Alguns dos principais recursos estão listados abaixo:

  • Acesso remoto
  • Controle de permissões
  • Compartilhamento seguro de arquivos
  • Histórico de versões
  • Automação do fluxo de trabalho
  • Auto-indexação e pesquisabilidade

COMO O SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS E AUTOMAÇÃO SUPORTA O LOCAL DE TRABALHO HÍBRIDO?

Muitos dos desafios de gerenciar um local de trabalho híbrido podem ser enfrentados com um sistema de gerenciamento de documentos rico em recursos, e suas capacidades de automação. A eficiência organizacional melhorada como resultado retira dos benefícios cobertos abaixo.

Fluxos de trabalho otimizados

Em um ambiente híbrido você não pode ir até seu colega para discutir e resolver questões como costumava fazer. Em um ambiente de escritório completo, estas interações tinham se tornado uma parte natural e invisível dos fluxos de trabalho diários, mantendo-os funcionando sem problemas. Na ausência de interação pessoa a pessoa, um local de trabalho híbrido traz à tona a criticidade de tais processos ocultos.

Um fluxo de trabalho automatizado e estruturado de forma abrangente, possibilitado por um sistema de gerenciamento de documentos, resolve o desafio permitindo que as operações se movimentem sem problemas, onde as questões são levantadas, marcadas e resolvidas através de barreiras de espaço e tempo. De fato, as empresas que já operam com sistemas de gerenciamento de documentos relatam aumento de eficiência mesmo nos fluxos de trabalho no escritório.

Mantendo a continuidade dos negócios

Um local de trabalho híbrido permite que os trabalhadores trabalhem de forma remota e independente uns dos outros. Embora alguns reclamem uma maior produtividade pessoal, a colaboração dentro de equipes distribuídas se torna mais desafiadora. Esta é apenas uma das ameaças de continuidade dos negócios que enfrentam uma força de trabalho híbrida.

Também cabe à organização fornecer um local de trabalho adaptável com conectividade segura, acesso a recursos comerciais, ferramentas de colaboração, etc. aos trabalhadores e parceiros, assim como aos clientes e clientes. As múltiplas características de um sistema de gerenciamento de documentos permitem que todas as partes interessadas façam transações com facilidade. Isto inclui acesso remoto com controles de permissão, compartilhamento seguro de arquivos e integração com ferramentas de negócios como CRM e ERP.

Maior Agilidade Organizacional

Como um subproduto importante, a transformação digital permite que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças. Um sistema de gerenciamento de documentos totalmente funcional com capacidades aprimoradas de automação auxilia o gerenciamento de mudanças de formas críticas. Especialmente para locais de trabalho híbridos com equipes trabalhando dentro e fora do escritório, uma rápida reorganização de equipes e realocação de recursos pode ser feita na camada digital com os fluxos de trabalho se adaptando automaticamente aos novos processos. Liberando-se dos confins do cubículo.

Tarefas repetíveis e até mesmo decisões comerciais triviais podem ser processadas automaticamente quando modeladas no sistema. Assim, retirando o enorme fardo das tarefas menores e deixando a gerência livre para utilizar seu tempo para questões mais críticas e de maior prioridade.

Melhor Resiliência da Rede

Quando os processos comerciais deixam os limites físicos do escritório, torna-se mais difícil monitorar e controlar as questões de segurança. Além disso, a empresa deve lidar com as incertezas da estabilidade das redes distribuídas, principalmente trabalhando em conexões WiFi públicas e instáveis. Para mitigar estes desafios, um sistema de gerenciamento de documentos implanta uma maior segurança para os arquivos dentro da rede empresarial.

Quem tem acesso a qual arquivo? Que nível de permissões devem ser compartilhadas? Onde o arquivo é hospedado? Tais decisões podem ser implementadas de forma granular. Além disso, o histórico da versão, indexação, possibilidade de busca, acesso offline seguro e outros recursos desse tipo garantem que o trabalho nunca seja perdido.

PREPARE-SE PARA O FUTURO DO TRABALHO

É verdade que a pandemia atirou uma chave inglesa para as obras. Mesmo as empresas que se movimentam de forma constante ao longo da curva de crescimento provavelmente atingiram uma lombada de velocidade.

O caos resultante forçou empresas inteiras a reconfigurarem seus sistemas existentes e a se adaptarem. O desmoronamento de uma suposição antiga de que uma organização trabalha melhor com todos os seus funcionários em um só lugar, significa que um local de trabalho completo logo se tornará uma relíquia do passado. Como o novo normal acena, os locais de trabalho híbridos se tornarão o paradigma dominante.

Um sistema de gerenciamento de documentos com capacidades de automação trará consigo suas vastas capacidades para domar este caos e prepará-lo para o sucesso. Sua organização está pronta para o futuro do trabalho em rápida evolução?

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A dbs Software & Services (dbs) é uma fornecedora de longa data de soluções de gerenciamento de documentos e automação de processos para educação e negócios, além de ser a fornecedora exclusiva do Tessi Docubase® na América do Norte.

O Tessi Docubase® é um sistema de gerenciamento de documentos modular, seguro e fácil de usar, de nível empresarial, que se integra perfeitamente aos sistemas de informações comerciais. Sua arquitetura segura e uma ampla gama de recursos o tornam a solução perfeita para uma grande variedade de empresas e casos de uso.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.