Gestion des documents et cybersécurité - Ce que vous devez savoir

Gestion des documents et cybersécurité - Ce que vous devez savoir.

Pour une organisation en pleine croissance sur la voie de la transformation numérique, la cybersécurité est souvent reléguée au bas de la liste des tâches à accomplir. Dans le créneau où l'on pourrait s'en occuper un jour ou l'autre. Pas maintenant, alors que des défis apparemment plus importants sont en jeu.

Cependant, il est important de se rappeler qu'à mesure qu'une organisation se développe, son risque potentiel en cas d'"événement" de cybersécurité augmente également. Et il suffit d'une seule vulnérabilité pour qu'un pirate informatique puisse mettre en péril l'avenir d'une organisation.

Avec l'inévitable parcours de transformation numérique que connaissent de nombreuses entreprises en croissance, la création et la gestion de documents par voie numérique sont devenues une étape clé du processus. Elle offre une productivité accrue, un meilleur service à la clientèle et une réduction des coûts d'exploitation. Cependant, un autre avantage à faire des affaires par voie numérique est une cybersécurité accrue.

Bien que certains puissent le considérer comme contre-intuitif, un système de gestion des documents robuste permet en fait à une organisation d'intégrer des contrôles de cybersécurité tout en garantissant le respect efficace des exigences réglementaires.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents et pourquoi en avez-vous besoin ?

En termes simples, une GED est une solution logicielle qui permet aux entreprises de collecter et de gérer leurs informations sous forme numérique, en automatisant des processus tels que la collecte, la protection, l'archivage, la numérisation, la catégorisation, l'approbation et la gestion des fichiers commerciaux.

Grâce à la numérisation de la documentation et de la paperasse, un système de gestion des documents permet à votre entreprise de se consacrer aux tâches qui lui incombent.

• Il enregistre toutes les activités relatives aux fichiers qui entrent et sortent du système.
• Il offre une sauvegarde sécurisée basée sur le Cloud. Ce qui signifie une plateforme évolutive, sécurisée, accessible et rentable pour toute la documentation dans tous les secteurs verticaux en un seul endroit.
• Il élimine la maladresse des fichiers éparpillés et permet de garder les choses ensemble, claires, intactes et organisées.

Grâce aux avantages d'un système centralisé et sécurisé, les entreprises adoptent de plus en plus la GED comme solution à leurs besoins numériques croissants tout en répondant aux préoccupations en matière de cybersécurité.

Problèmes de sécurité concernant la gestion des documents

Lors de l'évaluation d'une plateforme de gestion de documents, une organisation doit savoir que les informations qu'elle stocke sont protégées. De manière générale, les préoccupations les plus courantes sont décrites ci-dessous.

• Lasécurité physique des données, c'est-à-dire la sécurité des serveurs physiques et des centres de données où les données sont hébergées.
• Lasécurité opérationnelle, comme le contrôle d'accès, les approbations de flux de travail et la conformité aux audits. Qui a accès à quelles informations ? Quels sont les "privilèges de données" des utilisateurs ? Peuvent-ils visualiser/suggérer/commenter/modifier ?
• Quelles sont les technologies de cryptage utilisées ? Sont-elles à jour ?
• Surveillance et notification des incidents système. Cela comprend le signalement des problèmes ainsi que la génération de rapports détaillés.
• Test de vulnérabilité des applications web et accès à distance aux outils documentaires
• Sauvegardes, quelle politique est appliquée et quelle est la robustesse du système ?

Comment un système de gestion des documents améliore-t-il la sécurité ?

Les cyberattaques sont moins coûteuses à prévenir qu'à réparer. Si les comptables peuvent mesurer le coût des litiges, il est difficile d'évaluer le coût de réputation d'une violation de données. La bonne solution DMS assure la sécurité et la protection des données de la manière suivante.

• Gestion sécurisée des documents

Quand on parle de gestion de documents, on parle de mots de passe forts, d'accès restreint, de dossiers invisibles et de contrats sensibles. Une GED sécurisée fournit des restrictions d'accès granulaires. Cela donne à l'organisation un grand contrôle sur ses informations, rendant tous les processus moins vulnérables aux fuites, que ce soit un pirate ou un concurrent.

• Sécurité dans les nuages

Un système de gestion de documents basé sur le cloud garantit des solutions de sécurité des données de classe mondiale. Le transfert des données vers le cloud permet aux petites entreprises d'accéder à des services de sécurité des données fiables. Les données peuvent être contrôlées ou visualisées uniquement par les employés autorisés. Elles peuvent être cachées, protégées et supprimées grâce aux services en nuage.

• Sauvegardes de données persistantes

Envisager les pires scénarios et s'y préparer est une bonne stratégie d'atténuation des risques. La perte, la corruption, le sabotage et la manipulation des données sont autant d'éventualités en cas de violation de la sécurité. Tous les documents stockés dans la GED peuvent facilement être sauvegardés dans une autre base de données sécurisée qui peut être utilisée pour rétablir rapidement l'accès. En fait, un SGD peut être automatisé pour sauvegarder les données à intervalles réguliers, en arrière-plan et de manière transparente, sans aucune intervention.

• Sécurité physique

Les serveurs DMS peuvent être situés partout où cela est nécessaire. Les centres de données situés dans les locaux de l'entreprise permettent un meilleur contrôle de la sécurité physique des données. Alors que même dans les centres de données hébergés à distance, les serveurs peuvent être scellés dans des centres de données durcis et protégés par des systèmes d'accès biométriques.

Un risque moindre est sa propre récompense.

Les progrès de la technologie finissent par faire baisser les coûts. Et cela inclut le coût de la perpétration de cyberattaques. Comme il est de moins en moins coûteux d'acquérir les compétences et les outils nécessaires pour pirater, infiltrer et saboter dans le cybermonde, la menace est devenue omniprésente et banale. Les vulnérabilités à ces attaques sont rarement apparentes immédiatement. Ces vulnérabilités s'aggravent et s'enveniment. Pour une organisation qui se trouve sur une trajectoire de croissance numérique, la menace augmente à l'exponentiel. L'atténuation de ce risque est en soi un objectif louable.

Un système de gestion documentaire permet non seulement d'améliorer l'efficacité globale de l'entreprise et d'accélérer sa croissance, mais aussi d'améliorer la cybersécurité globale de l'organisation. Il s'agit donc d'une solution qui fait en sorte que l'attention portée à la cybersécurité ne soit pas un compromis.