¿Qué es la automatización de procesos? - Volver a lo básico a través de la lente de la gestión de documentos

¿Qué es la automatización de procesos? - Volver a lo básico a través de la lente de la gestión de documentos

La automatización ha sido la palabra de moda en los últimos años. Sin embargo, la idea de la automatización se remonta a décadas atrás, y quizás incluso a los albores de la era industrial. La constatación de que los ingresos y los beneficios están estrechamente vinculados a la coherencia y la eficiencia ha hecho que, siempre que surja la oportunidad de hacer las cosas mejor, más rápido, más barato y sin errores, haya que cogerla con las dos manos. De hecho, las empresas que no se automatizan se ven superadas en sus mercados a largo plazo.

La adopción exponencial de la tecnología en las empresas ha dado lugar a una diversidad cada vez mayor de tareas que pueden automatizarse. Y con ello llega la oportunidad de integrar varias automatizaciones dentro de una empresa en un todo unificado. Hoy en día, la disponibilidad de la IA ha llevado el juego a un nivel completamente nuevo, impulsando la eficiencia mediante la eliminación de las redundancias incluso en las tareas altamente complejas que implican la toma de decisiones humanas.

Por lo tanto, la automatización de procesos es un término que ha significado diferentes cosas en diferentes períodos de la historia. Para desmitificar lo que significa hoy, volvamos a lo básico.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en aprovechar las tecnologías disponibles para facilitar la ejecución de tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, reduciendo así la necesidad de intervención humana y creando sistemas de flujo de trabajo flexibles. Como su nombre indica, un flujo de trabajo es un orden de tareas o pasos utilizados para llevar a cabo procesos de negocio utilizando protocolos predeterminados.

Familiaricémonos con algunos términos utilizados habitualmente para describir la automatización de procesos en las empresas.

● Gestión de procesos de negocio (BPM)

El enfoque BPM implica la evaluación de la empresa en su conjunto. El proceso ayuda a revisar todos los procesos de la empresa, a analizar el crecimiento, a optimizar lo que sea necesario y a establecer un nuevo camino para mejorar la eficiencia, la agilidad empresarial y la generación de ingresos. En esencia, el BPM es una estrategia para utilizar tanto los procesos automatizados como los manuales. Se centra principalmente en modelar las actividades cotidianas.

● Automatización de procesos empresariales (BPA)

La BPA es esencialmente una transformación digital de los procesos empresariales en sistemas más sencillos y controlados mediante soluciones de automatización del flujo de trabajo. Esta automatización tiene como objetivo establecer funciones libres de errores, económicamente viables, abiertas y racionalizadas en toda la organización con funciones claramente definidas, adaptables, eficientes y accesibles. El proceso se centra en sustituir las tareas manuales por un enfoque de automatización sin errores y sin fisuras.

● Automatización de procesos robóticos

RPA utiliza programas robóticos sofisticados y exclusivos para automatizar tareas rutinarias. La diferencia en este caso es que la BPA se centra más en la consecución de códigos instructivos, pero la RPA se ocupa de dar esos pasos ilustrativos en la finalización de las tareas. Estos robots imitan las acciones humanas, como responder a los correos electrónicos, copiar y pegar, las tareas administrativas generales, etc. mediante el uso de interfaces de usuario.

Hablemos de la automatización de los procesos empresariales en particular y de cómo un sólido sistema de gestión de documentos puede facilitar y mejorar su implantación en la empresa.

Automatización de procesos empresariales: Un breve resumen

La automatización era una tarea hercúlea no hace muchos años, que requería elaborados sistemas mainframe y un ejército de expertos. En la actualidad, empresas de todos los tamaños pueden aprovechar la funcionalidad de las plataformas de automatización basadas en la nube, lo que simplifica y agiliza el proceso. Entre otras funciones, la automatización de procesos ofrece valiosos conocimientos empresariales a través de dos componentes: la minería de procesos y la automatización del flujo de trabajo.

Minería de procesos

La metodología de la minería de procesos consiste en aplicar la ciencia de los datos para descubrir, validar y mejorar los flujos de trabajo. La minería de datos y el análisis de procesos ayudan a las organizaciones a descubrir cuellos de botella y otras oportunidades de mejora mediante la comprensión de sus sistemas de información. Sin embargo, la minería de procesos es una disciplina relativamente nueva. Todavía se enfrenta a retos como la calidad de los datos (datos incompletos y distribuidos que diluyen la calidad al llegar al destino) y la deriva conceptual (cambio en los procesos a medida que se evalúan).

Automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo simplifica y optimiza las operaciones de una empresa. Por lo general, esto se consigue coordinando las interacciones entre las partes interesadas y los sistemas de información. Este proceso trata de asignar tareas al empleado adecuado en el momento oportuno, proporcionar información relevante e impulsar el progreso. Además, incorpora diversas actividades empresariales mediante la gestión de documentos.

Automatización de los procesos empresariales con la gestión de documentos

Las empresas actuales necesitan sistemas flexibles y modernos para seguir el ritmo del cambiante panorama tecnológico. Uno de ellos son los sistemas de gestión documental, que desempeñan un papel fundamental en la mayoría de las empresas en crecimiento, y hemos establecido que la automatización de procesos es un componente clave de las operaciones empresariales modernas. En este caso, el sistema de gestión de documentos es un buen punto de partida para implementar la automatización de procesos, que podría ser la base de todas las automatizaciones de procesos.

Todos los procesos empresariales generan documentos, tanto en papel como en formato digital, para coordinar y cooperar con otras operaciones empresariales. Mantenerse al día con los montones de documentos generados atasca las funciones, consume tiempo, distrae la eficiencia y desafía la satisfacción del cliente. Los sistemas de gestión de documentos tienen algunas características que permiten la automatización de los procesos, como se explica a continuación.

● Captura de datos

La captura de datos dispersos en múltiples tipos de documentos, canales y formatos es un reto cada vez mayor con las prácticas tradicionales. Desde correos electrónicos a archivos individuales, papeles a formularios electrónicos, multimedia a prácticamente cualquier fuente de información desde numerosos dispositivos da lugar a silos de datos.

Habilitar la captura multicanal en un DMS sería un candidato adecuado para la automatización de procesos. Este enfoque ayuda a agilizar el proceso de captura de la digitalización, la indexación, la organización y la extracción de datos, y la exportación de información para casos de uso específicos de la aplicación. Las tecnologías de captura como el OCR y la PNL, junto con la IA, pueden complementar las capacidades de captura de documentos existentes ampliando la captura más allá del papel.

● Integración con sistemas de flujo de trabajo

Otro obstáculo importante para la automatización de procesos es la dependencia de los sistemas informáticos heredados. A menudo se trata de compras costosas a largo plazo que resultan aún más caras de revisar. Aprovechar un sistema de gestión de documentos es una forma relativamente barata de salvar la distancia entre los sistemas heredados existentes y los mecanismos de automatización de procesos más modernos.

Un DMS puede facilitar el flujo de información a través de sistemas externos con los procesos estándar, lo que da la oportunidad de introducir la automatización del flujo de trabajo en su empresa. Los flujos de trabajo automatizados pueden agilizar la revisión, la aprobación y el archivo de estos documentos dirigiéndolos a programas como los CMS o los ERP.

● Consolidación y duplicación

Una de las funciones principales de la automatización es su fiabilidad, es decir, que una vez implantada suele haber pocos errores que requieran la resolución de problemas y la intervención humana. Sin embargo, esto depende en gran medida de la fuente de datos utilizada para implementar la automatización. Por ello, la desduplicación y consolidación de documentos son componentes esenciales de la automatización de procesos. La tendencia a la dispersión de los documentos en varias ubicaciones es una receta para el desastre, especialmente si existe más de una versión del mismo documento. Además, en un flujo de trabajo automatizado, las redundancias podrían acumularse de forma invisible.

Por ejemplo, cuando se crea un documento clave, lo más probable es que los empleados necesiten reutilizar los datos para múltiples fines, lo que les lleva a hacer copias. Además, cualquier cambio realizado en una de las copias puede no actualizarse en el original, el que es crítico para los sistemas de automatización diseñados en torno a él.

Con un DMS eficaz, este proceso de actualización de dicha información puede ser centralizado y automatizado. Además, ayudar al enfoque con el almacenamiento basado en el contexto y la relevancia puede resultar en la eliminación de la redundancia. La lógica detrás de este enfoque es que cuando los datos son mapeados, almacenados y buscados dinámicamente por entidad, se facilita una mejor categorización, eliminando así la duplicación en toda la organización.

● Búsqueda y recuperación

Buscar y recuperar un documento de una pila manualmente es algo inimaginable hoy en día. Con indexación y búsqueda de texto completolos empleados pueden acceder a la información desde el repositorio central, sin perder productividad en la localización de la información. Esta automatización se hace aún más eficiente con funciones como el autoguardado del historial de búsqueda de los documentos y sus metadatos utilizando diferentes palabras y frases. Mediante los metadatos, los usuarios pueden navegar o pivotar a través de grandes conjuntos de resultados. Y también es posible guardar, compartir, ordenar y filtrar los resultados de las búsquedas.

Además, esto también aumenta el número de formas en las que una función de búsqueda puede utilizarse de forma fiable en una variedad de automatizaciones de procesos.

● Control de acceso y colaboración

Restringir el acceso a los documentos físicos es casi imposible, sin un candado y una llave. Por mucho que se guarden en una caja fuerte, siguen siendo propensos a las vulnerabilidades, tanto desde el punto de vista de la seguridad como del almacenamiento físico. En cambio, un DMS puede garantizar la seguridad a nivel de base de datos y permitir la colaboración

Un DMS puede utilizarse para activar controles de acceso automatizados que permitan identificar una autorización basada en roles o casos de uso. Por ejemplo, si se necesita acceder a una factura, se solicita inmediatamente un código de instrucciones que identifique quién solicita ese archivo. En ese sentido, también actúan como una señal para el buen funcionamiento de los procesos reduciendo las amenazas a la seguridad y mejorando al mismo tiempo las ineficiencias administrativas.

● Cumplimiento de la normativa

Las obligaciones de cumplimiento suponen otro gran reto para la gestión documental tradicional. Se trata de un proceso muy tedioso; cualquier percance podría exponer los datos sensibles al mundo, provocando seguridad de los datos brechas. Una gran empresa con múltiples clientes y varios intermediarios puede enfrentarse a un enorme reto de tiempo con el cumplimiento de la normativa.

En cambio, un sistema de gestión de documentos no permite modificar un documento en el sistema sin volver a presentarlo. Por lo tanto, en este caso, la automatización del proceso podría utilizarse para permitir el seguimiento de los clientes existentes, evitando así las cuantiosas multas por incumplimiento. De este modo, se genera automáticamente una pista de auditoría y no se puede cuestionar la autenticidad. Este proceso también generaría amplios registros, lo que permitiría realizar exportaciones de administradores y registros de inspección limpios.

● Formularios electrónicos

Aunque tramitación de solicitudes y formularios se considera a menudo como una tarea administrativa, una captura, recuperación y gestión más precisas de los datos conduce a numerosas eficiencias directas e indirectas. Los formularios electrónicos no sólo evitan los errores humanos en la fase final, sino que también garantizan la exactitud de los envíos con la validación de datos y las sugerencias de autorrellenado. Además, la información contenida en los formularios puede reconocerse, clasificarse e indexarse de forma inteligente. Por ejemplo, una entrada de formulario que comience con un determinado conjunto de letras mayúsculas y con un número específico de caracteres puede ser reconocida y clasificada automáticamente como un código de producto o una factura, o un número de identificación de algún tipo.

En este caso, un DMS con un motor de reglas de negocio incorporado puede desencadenar automáticamente flujos de trabajo automatizados en sentido descendente. Los datos podrían ser capturados, extraídos y extraídos automáticamente y pueden ser compartidos entre conjuntos de datos remotos y sistemas integrados para una mejor colaboración en el flujo de trabajo.

Automatizar antes de que sea demasiado tarde

La automatización de procesos mediante un sistema de gestión documental puede ayudar a aumentar la productividad, crear valor empresarial, generar información y ayudar a identificar las áreas que necesitan más atención para generar ingresos. Ya no tiene que esperar a que sus sistemas heredados pasen su fecha de caducidad. De hecho, la automatización con un sistema de gestión de documentos le permitirá prolongar la vida útil de sus inversiones y mantener los costes bajos, al tiempo que mejora su flexibilidad para adaptarse a las tecnologías del futuro, que avanzan con rapidez. Por lo tanto, un sistema de gestión documental como Tessi Docubase® es una inversión convincente. Reserve su demostración hoy mismo.