La importancia de los formularios y cómo su digitalización puede transformar su organización

La importancia de los formularios y cómo su digitalización puede transformar su organización

La toma de decisiones en cualquier organización suele requerir la recopilación y el análisis de datos esenciales, y la forma más habitual de lograrlo es mediante el uso de formularios. ¿Está pensando en un plan de regreso a la oficina después de la pandemia? Un formulario de encuesta le permitirá conocer la tasa de vacunación entre sus empleados y sus expectativas sobre las medidas de seguridad que debe adoptar la organización. ¿Necesita hacer un presupuesto para un proyecto de un cliente? Un formulario de encuesta sobre el terreno es clave para entender los requisitos del proyecto y, por tanto, tomar una decisión rentable.

Con la creciente necesidad de tomar decisiones basadas en datos, los formularios son aún más importantes para capturar información valiosa con precisión en la fuente.

La preparación de presupuestos, la administración de recursos humanos, los procesos financieros, la optimización de recursos, la planificación y ejecución de estrategias, son sólo algunos ejemplos que requieren el uso de formularios para obtener los datos adecuados para tomar decisiones. Pero aunque los formularios en papel, propensos a los errores, son cosa del pasado, muchas organizaciones siguen confiando en ellos para funcionar. La buena noticia es que, hoy en día, los formularios electrónicos son el método de referencia para recopilar información vital para organizaciones de todo tipo y tamaño.

Formularios electrónicos: Qué son y para qué sirven

En pocas palabras, los formularios electrónicos son versiones digitales o informatizadas de los formularios en papel. Un formulario electrónico es una representación basada en la web o en el móvil de lo que tradicionalmente ha sido un formulario en papel que ayuda a recopilar, organizar y almacenar datos esenciales de diversas partes interesadas, como clientes, empleados, inversores, vendedores y proveedores, con el fin de tomar decisiones.

Los formularios electrónicos ayudan a recopilar información en tiempo real y permiten el procesamiento instantáneo de datos y la generación de informes. Puede utilizar los formularios electrónicos de múltiples maneras, en función de la estructura y las necesidades de su organización. Los formularios electrónicos son omnipresentes debido a su simplicidad y alto nivel de personalización: puede utilizarlos en instituciones educativas, empresas, fábricas, hospitales, etc.

Por ejemplo, en un centro educativo, los formularios electrónicos pueden utilizarse para los siguientes fines:

• Solicitudes de ingreso a la escuela/universidad
• Encuestas de evaluación del profesorado
• Selección de cursos e inscripción
• Evaluación del curso e informes de progreso de los estudiantes
• Solicitudes de beca
• Pruebas graduadas y exámenes MCQ

En cambio, los formularios electrónicos funcionan con la misma eficacia en una organización empresarial para fines como:

• Formulario de solicitud de información al cliente
• Estudios del terreno para preparar los presupuestos
• Encuesta de satisfacción del cliente
• Formulario de devolución de llamada
• Estudio de mercado
• Billete de servicio de TI
• Recogida de solicitudes de empleo
• Revisión del rendimiento de los empleados
• Reclamaciones de los empleados
• Incorporación e inmersión del cliente

¿Cómo pueden los formularios electrónicos beneficiar a su empresa?

Si aún no se decide a digitalizar los formularios en su organización, veamos algunas de las formas significativas en que los formularios electrónicos pueden beneficiar a su empresa.

• Ayuda para estar más centrado en el cliente

Las preferencias de los clientes y los puntos débiles se transforman rápidamente y los formularios electrónicos permiten a las organizaciones responder más rápidamente a estos nuevos cambios y requisitos. Desde los formularios de opinión de los clientes hasta los informes de incidencias y todo lo demás, los formularios electrónicos le permiten centrarse más en el cliente y reconocer sus necesidades y deseos. Con la ayuda de los formularios electrónicos, puede hacer que sus clientes formen parte de la solución solicitando sus opiniones sobre diversos aspectos, como el diseño de los productos, las experiencias de servicio, etc.

• Abrir paso a la transformación digital

El proceso de digitalización de diversos procesos empresariales no ha hecho más que acelerarse con la pandemia del COVID-19. Un estudio de McKinsey muestra que en 2020, el 58% de todas las interacciones con los clientes a nivel mundial serán digitales. En un entorno así, es importante reconocer y adoptar formas rápidas y eficientes de digitalizar su negocio. Los formularios electrónicos son una parte integral de la transformación digital porque ayudan a la automatización y a los esfuerzos de gestión de documentos.

Uno de los pasos más difíciles en esta transición es la revisión de los arraigados procesos basados en papel. Los sistemas modernos de gestión de documentos, como Tessi Docubase®, incluyen funciones que permiten sacar el máximo partido de los formularios electrónicos para capturar, almacenar e indexar los datos de estos formularios sin problemas.

• Aumentar la accesibilidad y la eficacia

A diferencia de los formularios en papel, no es necesario repartir y recoger físicamente los formularios electrónicos, ya que se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Esto le permite obtener información variada de las partes interesadas desde cualquier lugar del mundo. Los formularios electrónicos también eliminan el tedio de los formularios tanto para los usuarios como para los encuestados y reducen la posibilidad de errores. También es más fácil acceder a ellos, ya que los formularios electrónicos se almacenan en un sistema central basado en la nube, por lo que no hay que buscar en innumerables archivadores la información clave cuando se necesita.

• Establecer procesos rentables y convenientes

Los formularios electrónicos son una forma sencilla y cómoda de crear formularios. Ofrecen una serie de funciones de personalización y señalización de errores en los formatos, la introducción de datos, etc. Los formularios electrónicos también reducen la necesidad de personal para la introducción de datos y el trabajo administrativo, lo que le permite utilizar mejor sus recursos humanos. Además de ahorrar tiempo y dinero, los formularios electrónicos también ayudan a mantener la confidencialidad de los datos críticos al hacer que el proceso sea directo, limitando los intermediarios y dando acceso sólo a los usuarios autorizados.

Con las herramientas de formularios electrónicos líderes en la actualidad, como DBS LiveFormspuede crear y procesar rápidamente una serie de formularios electrónicos personalizados, con capacidad de respuesta y sofisticados. Esto permitirá a su organización agilizar la captura de información y automatizar el flujo de información para la toma de decisiones.

Puede acceder y organizar todos sus formularios electrónicos desde un solo lugar porque es un sistema basado en la nube, por lo que no necesita instalar ningún software. Sus usuarios pueden incluir sin problemas archivos adjuntos, proporcionar firmas electrónicas, pagar servicios y mucho más al rellenar los formularios electrónicos.

Aprovechando la potencia de herramientas modernas como DBS LiveForms, todo tipo de organizaciones pueden eliminar por completo los formularios en papel y disfrutar de todas las ventajas que pueden aportar los formularios electrónicos.