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Qu'est-ce que l'automatisation des processus ? - Retour aux sources à travers le prisme de la gestion documentaire

L'automatisation est un mot à la mode depuis quelques années. Cependant, l'idée d'automatisation remonte à plusieurs décennies, voire à l'aube de l'ère industrielle. La prise de conscience du fait que les revenus et les bénéfices sont étroitement liés à la cohérence et à l'efficacité signifie que chaque fois que l'occasion se présente de faire les choses mieux, plus rapidement, à moindre coût et sans erreur, il faut la saisir à deux mains. En fait, les entreprises qui n'automatisent pas leurs activités se font dépasser sur leurs marchés à long terme.

L'adoption exponentielle de la technologie dans les entreprises a conduit à une diversité toujours plus grande des tâches qui peuvent être automatisées. Et avec elle vient la possibilité d'intégrer diverses automatisations au sein d'une entreprise en un tout unifié. Aujourd'hui, la disponibilité de l'IA a fait passer le jeu à un tout autre niveau, stimulant l'efficacité en supprimant les redondances dans des tâches même très complexes impliquant une prise de décision humaine.

Par conséquent, l'automatisation des processus est un terme qui a eu des significations différentes à différentes périodes de l'histoire. Pour démystifier ce qu'il signifie aujourd'hui, revenons à l'essentiel.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?

L'automatisation des processus consiste à tirer parti de technologies facilement disponibles pour faciliter l'exécution de tâches répétitives et fastidieuses, réduisant ainsi le besoin d'intervention humaine tout en créant des systèmes de flux de travail flexibles. Comme son nom l'indique, un flux de travail est un ordre de tâches ou d'étapes utilisé pour exécuter des processus commerciaux à l'aide de protocoles prédéterminés.

Familiarisons-nous avec quelques termes couramment utilisés pour décrire l'automatisation des processus dans les entreprises.

● La gestion des processus d'affaires (BPM)

L'approche BPM consiste à évaluer l'entreprise dans son ensemble. Ce processus permet de réexaminer tous les processus de l'entreprise, d'analyser la croissance, d'optimiser le cas échéant et de définir une nouvelle voie pour améliorer l'efficacité, la souplesse de l'entreprise et la génération de revenus. Par essence, le BPM est une stratégie visant à utiliser des processus tant automatisés que manuels. Il se concentre principalement sur la modélisation des activités quotidiennes.

● L'automatisation des processus d'affaires (BPA)

Le BPA est essentiellement une transformation numérique des processus d'entreprise en systèmes plus simples et contrôlés à l'aide de solutions d'automatisation des flux de travail. Cette automatisation vise à établir des fonctions sans erreur, économiquement réalisables, ouvertes et rationalisées dans toute l'organisation, avec des rôles adaptables, efficaces et accessibles clairement définis. Le processus se concentre sur le remplacement des tâches manuelles par une approche d'automatisation sans erreur et sans faille.

● L'automatisation des processus robotiques

La RPA utilise des programmes robotiques sophistiqués et exclusifs pour automatiser les tâches de routine. La différence ici est que le BPA vise davantage à réaliser des codes instructifs, alors que la RPA vise à prendre ces mesures illustratives pour terminer les tâches. Ces robots imitent les actions humaines, comme répondre à des courriels, copier-coller, effectuer des tâches administratives générales, etc. en utilisant des interfaces utilisateur.

Discutons de l'automatisation des processus métier en particulier et de la manière dont un système de gestion documentaire robuste peut faciliter et améliorer son déploiement dans l'entreprise.

Automatisation des processus d'entreprise : Un bref aperçu

Il n'y a pas si longtemps, l'automatisation était une tâche herculéenne, nécessitant des systèmes centraux élaborés et une armée d'experts. Aujourd'hui, les entreprises de toutes tailles peuvent tirer parti des fonctionnalités des plateformes d'automatisation basées sur le cloud computing, ce qui simplifie et accélère le processus. Entre autres fonctions, l'automatisation des processus permet d'obtenir des informations précieuses sur l'activité de l'entreprise grâce à deux composantes : l'exploration des processus et l'automatisation des flux de travail.

Processus d'extraction

La méthodologie de l'exploration des processus consiste à appliquer la science des données pour découvrir, valider et améliorer les flux de travail. L'exploration des données et l'analyse des processus aident les organisations à découvrir les goulots d'étranglement et d'autres possibilités d'amélioration en comprenant leurs systèmes d'information. Néanmoins, l'exploration de processus est une discipline relativement nouvelle. Elle est encore confrontée à des défis tels que la qualité des données (données incomplètes et distribuées diluant la qualité lorsqu'elles atteignent leur destination) et la dérive des concepts (changement des processus au fur et à mesure de leur évaluation).

Automatisation du flux de travail

L'automatisation des flux de travail simplifie et optimise les opérations d'une entreprise. En général, on y parvient en coordonnant les interactions entre les parties prenantes et les systèmes d'information. Ce processus tente d'attribuer des tâches au bon employé au bon moment, de fournir des informations pertinentes et de pousser à l'avancement. En outre, il intègre diverses activités commerciales par le biais de la gestion des documents.

Automatisation des processus d'entreprise grâce à la gestion des documents

Les entreprises d'aujourd'hui ont besoin de systèmes flexibles et modernes pour suivre l'évolution du paysage technologique. L'un d'eux est le système de gestion des documents, qui joue un rôle central dans la plupart des entreprises en croissance. Nous avons établi que l'automatisation des processus est un élément clé des opérations commerciales modernes. Si tel est le cas, le système de gestion de documents est un bon point de départ pour la mise en œuvre de l'automatisation des processus - sans doute la base de toutes les automatisations de processus.

Tous les processus d'entreprise génèrent des documents, à la fois sur papier et sous forme numérique, pour coordonner et coopérer avec d'autres opérations commerciales. La gestion de la masse de documents générés encombre les fonctions, fait perdre du temps, nuit à l'efficacité et remet en question la satisfaction du client. Les systèmes de gestion de documents présentent quelques caractéristiques qui permettent l'automatisation des processus, comme indiqué ci-dessous.

● Capturer les données

La capture de données éparpillées dans de multiples types de documents, de canaux et de formats constitue un défi de plus en plus important dans les pratiques traditionnelles. Des courriels aux fichiers individuels, des papiers aux formulaires électroniques, du multimédia à pratiquement toute source d'information provenant de nombreux appareils, il en résulte des silos de données.

Permettre la capture multicanal dans un DMS serait un candidat idéal pour l'automatisation des processus. Cette approche permet d'accélérer le processus de capture de numérisation, d'indexation, d'organisation et d'extraction des données, et d'exportation des informations pour des cas d'utilisation spécifiques à une application. Les technologies de capture telles que l'OCR et le NLP associées à l'IA peuvent compléter les capacités de capture de documents existantes en étendant la capture au-delà du papier.

● L'intégration intégration avec les systèmes de flux de travail.

Un autre obstacle important à l'automatisation des processus est la dépendance à l'égard des systèmes informatiques existants. Il s'agit souvent d'achats coûteux à long terme qui sont encore plus coûteux à réviser. L'utilisation d'un système de gestion des documents est un moyen relativement peu coûteux de combler le fossé entre les systèmes existants et les mécanismes d'automatisation des processus les plus modernes.

Un SGD peut faciliter le flux d'informations entre les systèmes externes avec les processus standard, ce qui permet d'introduire l'automatisation des flux de travail dans votre entreprise. Les flux de travail automatisés peuvent rationaliser l'examen, l'approbation et l'archivage de ces documents en les acheminant vers des programmes tels que les CMS ou les ERP.

● Consolidation et duplication

L'une des fonctions essentielles de l'automatisation est sa fiabilité - c'est-à-dire qu'une fois en place, il y a généralement peu d'erreurs nécessitant un dépannage et une intervention humaine. Toutefois, cela dépend fortement de la source de données utilisée pour mettre en œuvre l'automatisation. Par conséquent, la déduplication et la consolidation des documents sont des composantes essentielles de l'automatisation des processus. La tendance à disperser les documents à plusieurs endroits est une recette pour le désastre, surtout s'il existe plus d'une version du même document. De plus, dans un flux de travail automatisé, les redondances pourraient s'accumuler de manière invisible.

Par exemple, lorsque vous créez un document clé, il y a de fortes chances que les employés aient besoin de réutiliser les données à des fins multiples, ce qui les amène à faire des copies. De plus, toute modification apportée à l'une des copies peut ne pas être mise à jour dans l'original - celui qui est critique pour les systèmes d'automatisation conçus autour de lui.

Avec un SGD efficace, ce processus de mise à jour de ces informations peut être centralisé et automatisé. En outre, l'aide apportée à cette approche par un stockage basé sur le contexte et la pertinence peut permettre d'éliminer les redondances. La logique qui sous-tend cette approche est que lorsque les données sont cartographiées, stockées et consultées dynamiquement par entité, cela facilite une meilleure catégorisation, éliminant ainsi les doublons au sein de l'organisation.

● Recherche et récupération

Rechercher et récupérer manuellement un document dans une pile est aujourd'hui inimaginable. Avec indexation et recherche en texte intégralles employés peuvent accéder aux informations à partir d'un référentiel central, sans perdre de temps à localiser les informations. Cette automatisation est rendue encore plus efficace grâce à des fonctions telles que l'enregistrement automatique de l'historique de recherche des documents et de leurs métadonnées à l'aide de différents mots et expressions. Grâce aux métadonnées, les utilisateurs peuvent naviguer ou pivoter dans de grands ensembles de résultats. Et il est également possible d'enregistrer, de partager, de trier et de filtrer les résultats de recherche.

En outre, cela augmente également le nombre de façons dont une fonction de consultation peut être utilisée de manière fiable dans une variété d'automatismes de processus.

● Contrôle d'accès et collaboration

Il est presque impossible de restreindre l'accès aux documents physiques sans verrou et sans clé. Même s'ils sont conservés dans un coffre-fort, ils sont toujours sujets à des vulnérabilités, tant du point de vue de la sécurité que du stockage physique. En revanche, un SGD peut garantir la sécurité au niveau de la base de données et permettre la collaboration.

Un SGD peut être utilisé pour déclencher des contrôles d'accès automatisés qui permettent d'identifier une autorisation basée sur le rôle ou le cas d'utilisation. Par exemple, si une facture doit être consultée, il faut immédiatement demander un code d'instruction identifiant la personne qui demande ce fichier. En ce sens, ils agissent également comme un signal pour le bon fonctionnement des processus, réduisant les menaces pour la sécurité tout en améliorant les inefficacités administratives.

● Conformité réglementaire

Les obligations de conformité constituent un autre défi majeur pour la gestion traditionnelle des documents. Il s'agit d'un processus très fastidieux ; tout incident peut exposer des données sensibles au monde entier, provoquant des sécurité des données violations. Une grande entreprise ayant de multiples clients et plusieurs intermédiaires peut être confrontée à un énorme problème de perte de temps en matière de conformité réglementaire.

En revanche, une GED ne permettra pas de modifier un document dans le système sans le soumettre à nouveau. Par conséquent, dans ce cas, l'automatisation des processus pourrait être utilisée pour permettre le suivi des clients existants, évitant ainsi de lourdes amendes pour non-conformité. En procédant ainsi, une piste d'audit est générée automatiquement, et aucune question d'authenticité ne peut se poser. Ce processus génère également des journaux détaillés, ce qui permet d'avoir des exportations d'administrateurs et des dossiers d'inspection propres.

● Formulaires électroniques

Alors que traitement des demandes et des formulaires est souvent considéré comme une tâche de back-office, une saisie, une récupération et une gestion plus précises des données permettent de réaliser de nombreux gains d'efficacité, directement et indirectement. Les formulaires électroniques permettent non seulement d'éviter les erreurs humaines en fin de processus, mais aussi de garantir l'exactitude des soumissions grâce à la validation des données et aux suggestions de remplissage automatique. En outre, les informations contenues dans les formulaires peuvent être reconnues, classées et indexées intelligemment. Par exemple, une entrée de formulaire commençant par un certain ensemble d'alphabets en majuscules et par un nombre spécifique de caractères peut être automatiquement reconnue et classée comme un code produit, une facture ou un numéro d'identification quelconque.

Dans ce cas, un SGD doté d'un moteur de règles commerciales intégré peut déclencher automatiquement des flux de travail automatisés en aval. Les données peuvent alors être capturées, extraites et exploitées automatiquement et peuvent être partagées entre des ensembles de données distants et des systèmes intégrés pour une meilleure collaboration entre les flux de travail.

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Écrit par Ricardo RengifoDBS Software & Services

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