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Gestión de documentos y ciberseguridad: lo que hay que saber.

Para una organización en crecimiento en el camino de la transformación digital, la ciberseguridad suele quedar relegada al final de la lista de tareas pendientes. Al hueco en el que se podría atender en algún momento posterior. No ahora, mientras se plantean retos aparentemente más importantes.

Sin embargo, es importante recordar que a medida que una organización crece, también lo hace su riesgo potencial en caso de un "evento" de ciberseguridad. Y todo lo que necesita un pirata informático es una sola vulnerabilidad, para poner en peligro el futuro de una organización.

Con el inevitable viaje de transformación digital que están experimentando muchas empresas en crecimiento, la creación y gestión de documentos de forma digital se ha convertido en un paso clave en el proceso. Ofrece una mayor productividad, un mejor servicio al cliente y una reducción de los costes operativos. Sin embargo, otra de las ventajas de hacer negocios de forma digital es la mejora de la ciberseguridad.

Aunque algunos puedan verlo como algo contraintuitivo, un sistema de gestión de documentos sólido permite en realidad a una organización integrar los controles de ciberseguridad al tiempo que garantiza el cumplimiento eficaz de los requisitos normativos.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos y por qué lo necesita?

En términos sencillos, un DMS es una solución de software que permite a las empresas recopilar y gestionar su información de forma digital, automatizando procesos como la recopilación, la protección, el archivo, la digitalización, la categorización, la aprobación y la gestión de archivos empresariales.

Con la documentación y el papeleo digitalizados, un sistema de gestión de documentos libera a su empresa para que haga las cosas que realmente debe hacer.

  • Registra toda la actividad sobre archivos que entra y sale del sistema
  • Ofrece una copia de seguridad segura basada en la nube. Lo que significa una plataforma escalable, segura, accesible y rentable para toda la documentación de todos los sectores en un solo lugar.
  • Elimina la torpeza de los archivos dispersos y mantiene las cosas juntas, claras, intactas y organizadas.

Gracias a las ventajas de un sistema centralizado y seguro, las empresas adoptan cada vez más el DMS como solución para sus crecientes necesidades digitales, al tiempo que abordan los problemas de ciberseguridad.

Problemas de seguridad en la gestión de documentos

Al evaluar una plataforma de gestión de documentos, una organización necesita saber que la información que almacena está protegida. A grandes rasgos, las preocupaciones más comunes se describen a continuación.

  • Laseguridad física de los datos, es decir, la seguridad de los servidores físicos y los centros de datos donde se alojan los datos.
  • Seguridad operativa, como en el control de acceso, las aprobaciones del flujo de trabajo y la conformidad de la auditoría. ¿Quién tiene acceso a qué información? ¿Cuáles son los "privilegios de datos" de los usuarios? ¿Pueden ver/sugerir/comentar/editar?
  • ¿Cuáles son las tecnologías de encriptación utilizadas? ¿Están actualizadas?
  • Supervisión y notificación de las incidencias del sistema. Esto incluye la señalización de los problemas, así como la generación de informes detallados.
  • Pruebas de vulnerabilidad de aplicaciones web y acceso remoto a herramientas documentales
  • Copias de seguridad, ¿qué política se aplica y qué solidez tiene el sistema?

¿Cómo mejora la seguridad un sistema de gestión de documentos?

Los ciberataques son más baratos de prevenir que de reparar. Mientras que los contables pueden medir el coste de los litigios, es difícil evaluar el coste reputacional de una violación de datos. La solución DMS adecuada proporciona seguridad y protección de datos de las siguientes maneras.

  • Gestión segura de documentos

Cuando hablamos de gestión de documentos, hablamos de contraseñas fuertes, acceso restringido, carpetas invisibles y contratos sensibles. Un DMS seguro proporciona restricciones de acceso granulares. Esto da a la organización un gran control sobre su información, haciendo que todos los procesos sean menos vulnerables a las filtraciones, ya sea un hacker o un competidor.

  • Seguridad basada en la nube

Un sistema de gestión de documentos basado en la nube garantiza soluciones de seguridad de datos de primera clase. Trasladar los datos a la nube proporciona a las pequeñas empresas acceso a servicios de seguridad de datos fiables. Los datos pueden ser controlados o vistos sólo por empleados autorizados. Pueden ocultarse, protegerse y eliminarse utilizando los servicios en la nube.

  • Copias de seguridad de datos persistentes

Prever los peores escenarios y planificarlos es una buena estrategia de mitigación de riesgos. La pérdida, la corrupción, el sabotaje y la manipulación de los datos son probables en caso de violación de la seguridad. Todos los documentos almacenados en el DMS pueden ser fácilmente respaldados en otra base de datos segura que puede ser utilizada para restaurar rápidamente el acceso. De hecho, un DMS puede automatizarse para realizar copias de seguridad de los datos a intervalos regulares, sin problemas y en segundo plano, sin ninguna intervención.

  • Seguridad física

Los servidores DMS pueden estar ubicados donde sea necesario. Los centros de datos dentro de las instalaciones de la organización ofrecen un mayor control sobre la seguridad física de los datos. Mientras que incluso en los centros de datos alojados a distancia, los servidores pueden estar sellados de forma segura en centros de datos reforzados y protegidos por sistemas de acceso basados en la biometría.

Un menor riesgo es su propia recompensa.

Los avances tecnológicos acaban reduciendo los costes. Y eso incluye el coste de perpetrar ciberataques. Como cada vez es más barato adquirir las habilidades y herramientas para hackear, infiltrarse y sabotear en el mundo cibernético, la amenaza se ha vuelto omnipresente y común. Las vulnerabilidades a estos ataques rara vez son evidentes de inmediato. Estas vulnerabilidades se agravan y se agravan. Para una organización en trayectoria de crecimiento digital, la amenaza aumenta por el exponente. Mitigar ese riesgo es en sí mismo un objetivo digno.

Un sistema de gestión de documentos no sólo mejora la eficiencia general de la empresa y acelera el crecimiento, sino que también mejora la ciberseguridad general de la organización. Por lo tanto, es una solución que hace que la atención prestada a la ciberseguridad se sienta como un compromiso menor.

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