Indexación y búsqueda de documentos

Indexación de documentos y capacidad de búsqueda: Los pilares de un buen sistema de gestión de documentos

Si mira bajo el capó de un sistema de gestión de documentos, encontrará la indexación de documentos en su núcleo.

La gran promesa de la transformación digital no reside únicamente en el almacenamiento de grandes cantidades de información en formato digital. Está en lo que la capa digital permite, que la capa física nunca pudo. En los archivos tradicionales, los expedientes se indexaban por categorías, pero con innumerables limitaciones. Limitaciones que sólo se hacen evidentes ahora que sabemos lo que es posible.

Primero saquemos lo básico del camino.

¿Qué es la indexación de documentos?

La indexación de documentos es un sistema de gestión de la información que identifica y registra una serie de atributos específicos de un documento para que su recuperación sea más fluida, rápida y sencilla. En otras palabras, una indexación de documentos bien diseñada mejora la recuperación y la capacidad de búsqueda de los documentos dentro de un sistema de gestión documental.

Dependiendo del caso de uso, los puntos de datos o parámetros de indexación pueden incluir una amplia gama de información descriptiva y metadatos. Por ejemplo, los documentos del departamento de contabilidad pueden indexarse por número de factura, nombre del proveedor, fecha de emisión, etc. Del mismo modo, los archivos de la función de recursos humanos de una organización pueden indexarse por el nombre del empleado, el número de la seguridad social y otra información relevante. La elección de los puntos de datos de indexación suele estar determinada por la probabilidad de que el usuario final realice consultas de búsqueda.

La importancia de la indexación de documentos

Escanear y capturar los documentos en papel no es más que el primer paso en el largo camino hacia la transformación digital. El valor de un repositorio digital de documentos reside en la facilidad con la que un usuario puede recuperar la información que contiene. La indexación de documentos es, por tanto, una herramienta fundamental que hace que la transformación digital sea realmente potente, y lo hace de las siguientes maneras.

Ahorra tiempo

83% de los empleados debe volver a crear documentos existentes ya que no los encuentra en la red de su empresa. Esta es una estadística sorprendente del informe The 2019 Intelligent Information Management Benchmark.

Además de recrear los documentos perdidos, la cantidad de tiempo que se pierde en la recuperación de la información se agrava de forma invisible en toda la organización. Una indexación de documentos diseñada de forma inteligente es vital para aprovechar los datos digitalizados. Y se refleja en el número de horas de trabajo ahorradas.

Ahorro de dinero

El tiempo perdido en la recuperación y recreación de documentos perdidos se traduce en dinero. Sin embargo, el riesgo de perder un documento importante puede resultar en sí mismo costoso. Especialmente si se compara con los procesos tradicionales de documentación en papel, la documentación digitalmente bien indexada reduce los costes operativos y mitiga los riesgos imprevisibles de los errores humanos.

Facilita el cumplimiento de las normas

La mayoría de los sectores tienen una capa de estrictos requisitos de cumplimiento normativo y legal que deben cumplir las organizaciones. Dado que no supone una aportación directa a la productividad operativa, a veces es difícil reconocer el cumplimiento como un coste que puede lastrar a cualquier organización. En sectores como la sanidad, los servicios bancarios y financieros y el derecho, el cumplimiento es una carga existencial para la organización.

La indexación de documentos facilita los procesos de archivo y recuperación de los mismos. Si se combina con un sistema moderno de gestión de documentos, el índice poblado de metadatos es valioso para capturar pistas de auditoría fiables. La indexación de documentos es, por tanto, necesaria para facilitar los procesos de cumplimiento.

Búsqueda de información útil

Imagine la cantidad de información no estructurada que se genera a escala de una empresa. El valor de los datos no sólo reside en los propios datos, sino también en las relaciones entre los conjuntos de datos. Desde el punto de vista funcional, un sistema de indexación de documentos organiza y da sentido a la información no estructurada repartida en varios tipos y formatos de archivo con facilidad. Sin embargo, un sistema inteligente de indexación de documentos también obliga a poner de manifiesto las relaciones entre conjuntos de datos dispares. Y ahí se encuentra una mina de oro de información analítica que podría revelar conocimientos procesables transformadores.

Métodos de indexación de documentos

La precisión de la indexación de documentos es un factor clave para facilitar la búsqueda y la recuperación. En este caso, la precisión se refiere a la exactitud de los parámetros de indexación capturados, así como a la coherencia de los parámetros de indexación en todo el sistema de información.

En palabras más sencillas:

¿Se capturan los parámetros de indexación más relevantes?
¿Se captura correctamente la información de indexación?

El objetivo es minimizar las excepciones. En función de estos factores, los métodos de indexación de documentos pueden clasificarse a grandes rasgos en tres.

Indexación de doble clave

La indexación de doble clave es aquella en la que dos operadores de clave, es decir, máquinas o humanos que introducen los datos, entran de forma independiente en los campos de índice. A continuación, los dos campos se cotejan. En caso de discrepancia, el parámetro de indexación se cruza con el documento de origen para encontrar el valor exacto.

A veces, las discrepancias son resueltas por un tercer operador conocido como árbitro. Como alternativa, este método podría aplicarse con un reconocimiento óptico de caracteres y un único operador de tecleado que verifique si el índice capturado es preciso.

Indexación de texto completo

La indexación de texto completo indexa todas las palabras y grupos de palabras o frases de cada documento en una lista maestra de palabras con punteros a cada instancia de la palabra que aparece en los documentos o páginas. De este modo, la información se puede recuperar mediante una simple búsqueda de cadenas de texto dentro de los documentos.

Aunque esto parece un enfoque holístico de la indexación, al usuario de la búsqueda le puede resultar más tedioso localizar la información de relevancia exacta por un problema de abundancia. Además, como esto crea una base de datos de índices mucho más grande, está limitada por la memoria del sistema.

Indexación de búsqueda de variables

La indexación de búsqueda variable utiliza múltiples bases de datos de indexación existentes para rellenar de forma inteligente los campos del índice. Esto no solo agiliza el proceso de indexación, sino que también minimiza en gran medida las excepciones al combinar varios niveles de búsquedas automatizadas en la base de datos junto con la revisión manual.

Seis cosas que hay que tener en cuenta para una buena estrategia de indexación de documentos

El diseño del sistema de indexación incluye la denominación de los archivos, la estructura de las carpetas, el etiquetado, las relaciones de la base de datos, los campos de indexación y los parámetros de indexación. A menudo, el diseño debe ser modular entre departamentos. Los requisitos de indexación del departamento de RRHH variarán, por ejemplo, de los de Contabilidad. Por este motivo, hay que asegurarse de que el sistema sea compatible con varias bases de datos.

Los frutos de la indexación de documentos residen en la facilidad de búsqueda. Sin embargo, la capacidad de búsqueda es un término más amplio de lo que parece a primera vista.

"¿Con qué rapidez y facilidad puede el usuario recuperar u obtener la información más relevante que busca?" - Esta es la pregunta que hay que tener en cuenta a la hora de plantear una estrategia de indexación.

• Términos de búsqueda: Adapte su estrategia de indexación a la facilidad del usuario final que realiza la operación de búsqueda. Los términos de búsqueda de los usuarios serán un factor en los parámetros de indexación en el diseño.
• Clasificación: Mostrar los resultados de la búsqueda sin clasificarlos por relevancia es como dar una patada a la lata en el camino. El usuario final debe ser capaz de localizar la información relevante con el mínimo número de acciones o intervenciones.
• Filtrado: El usuario final debe poder filtrar los resultados de la búsqueda utilizando parámetros de indexación adicionales si es necesario. Lo que significa que la captura de esos parámetros debe ser diseñada desde el principio.
• Restricciones de memoria: La velocidad de búsqueda suele estar limitada por la memoria y la arquitectura del sistema. Las bases de datos de indexación más grandes pueden tardar más en minar y cargar.
• Coste de la herencia: El coste de la transición de un sistema de indexación de archivos heredado a uno nuevo puede ser a veces importante. Hay que tenerlo en cuenta para que la transición sea lo más suave posible.
• Iterar y adaptar: El sistema de indexación de documentos debe estar diseñado para evolucionar y responder a los nuevos retos del usuario final. La mejor estrategia de indexación es la que puede mejorar con el tiempo.

Indexación de documentos en un sistema de gestión documental.

Debe quedar claro que la indexación de documentos es el núcleo de cualquier sistema de gestión documental. De hecho, las características y la funcionalidad de un sistema de gestión documental dependen en primer lugar de la eficacia de la indexación de documentos. Por lo tanto, hay que prestar especial atención a los métodos y estrategias de indexación de documentos utilizados en el diseño, al elegir un sistema de gestión documental.

Entre los sistemas de gestión documental de renombre, Tessi Docubase® trabaja con organizaciones y empresas para diseñar una estrategia de indexación de documentos personalizada y adaptada para mejorar la gestión global de la información de una manera orientada a los resultados.

La transformación digital es un acierto. Hagámoslo bien.