Indexation des documents et facilité de recherche

Indexation des documents et facilité de recherche : Les piliers d'un système de gestion documentaire

Si vous regardez sous le capot d'un système de gestion de documents, vous trouverez l'indexation des documents au cœur de celui-ci.

La grande promesse de la transformation numérique ne réside pas seulement dans le stockage numérique de grandes quantités d'informations. Elle réside dans ce que la couche numérique permet, ce que la couche physique n'a jamais pu faire. Dans les salles d'archives traditionnelles, les dossiers étaient indexés par catégories, mais avec d'innombrables limites. Des limites qui ne deviennent apparentes que maintenant que nous savons ce qui est possible.

Commençons par les bases.

Qu'est-ce que l'indexation de documents ?

L'indexation des documents est un système de gestion de l'information qui identifie et enregistre un certain nombre d'attributs spécifiques d'un document afin de rendre sa récupération plus fluide, plus rapide et plus facile. En d'autres termes, une indexation de documents bien conçue améliore la récupération et la facilité de recherche des documents dans un système de gestion de documents.

Selon le cas d'utilisation, les points de données ou les paramètres d'indexation peuvent inclure un large éventail d'informations descriptives et de métadonnées. Par exemple, les documents du service comptable peuvent être indexés par les numéros de facture, les noms des fournisseurs, la date d'émission, etc. De même, les fichiers de la fonction RH d'une organisation peuvent être indexés par le nom de l'employé, le numéro de sécurité sociale et d'autres informations pertinentes. Le choix des points de données d'indexation est généralement déterminé par la probabilité des requêtes de recherche posées par l'utilisateur final.

L'importance de l'indexation des documents

La numérisation et la capture de documents papier ne sont que la première étape du long chemin vers la transformation numérique. La valeur d'un référentiel numérique de documents réside dans la facilité avec laquelle un utilisateur peut retrouver les informations qu'il contient. L'indexation des documents est donc un outil essentiel qui rend une transformation numérique vraiment puissante, et ce, de la manière suivante.

Gagner du temps

83% des employés doivent recréer des documents existants car ils ne les trouvent pas dans le réseau de leur entreprise. C'est une statistique étonnante tirée du rapport The 2019 Intelligent Information Management Benchmark.

Outre la nécessité de recréer les documents perdus, le temps perdu à récupérer les informations s'accumule invisiblement dans toute l'entreprise. Une indexation intelligente des documents est essentielle pour exploiter les données numérisées. Et cela se reflète dans le nombre d'heures de travail économisées.

Économies d'argent

Le temps perdu à retrouver et à recréer des documents perdus se traduit lui-même en argent. Cependant, le risque de perdre un document important peut lui-même se révéler coûteux. Surtout si on les compare aux processus traditionnels de documentation sur papier, les documents bien indexés numériquement réduisent les coûts d'exploitation et atténuent les risques imprévisibles d'erreur humaine.

Faciliter la conformité

La plupart des secteurs d'activité ont une couche d'exigences strictes en matière de conformité réglementaire et légale que les organisations doivent respecter. Étant donné qu'elle n'ajoute pas directement à la productivité opérationnelle, il est parfois difficile de reconnaître la conformité comme un coût susceptible de peser sur toute organisation. Dans des secteurs comme les soins de santé, les services bancaires et financiers et le droit, la conformité est une charge existentielle pour l'organisation.

L'indexation des documents facilite les processus d'archivage et de recherche des documents. Associé à un système moderne de gestion des documents, l'index alimenté par des métadonnées est précieux pour établir des pistes d'audit fiables. L'indexation des documents est donc nécessaire pour faciliter les processus de conformité.

Recherche d'informations exploitables

Imaginez la quantité d'informations non structurées générées à l'échelle d'une entreprise. La valeur des données ne réside pas seulement dans les données elles-mêmes, mais aussi dans les relations entre les ensembles de données. Sur le plan fonctionnel, un système d'indexation de documents organise et donne du sens aux informations non structurées réparties dans divers types et formats de fichiers. Cependant, un système d'indexation de documents intelligent force également les relations entre des ensembles de données disparates à devenir apparentes. Et c'est là que se trouve une mine d'or d'informations analytiques qui pourraient révéler des informations transformatrices exploitables.

Méthodes d'indexation des documents

La précision de l'indexation des documents est un facteur déterminant de la facilité de recherche et d'extraction. La précision fait ici référence à l'exactitude des paramètres d'indexation saisis ainsi qu'à la cohérence des paramètres d'indexation dans le système d'information.

En termes plus simples :

Les paramètres d'indexation les plus pertinents sont-ils capturés ?
Les informations d'indexation sont-elles capturées correctement ?

L'objectif est de minimiser les exceptions. Sur la base de ces facteurs, les méthodes d'indexation des documents peuvent être classées en trois grandes catégories.

Indexation par double clé

L'indexation à double clé consiste à ce que deux opérateurs de saisie, c'est-à-dire des machines ou des humains qui saisissent les données, entrent indépendamment dans les champs d'index. Les deux champs sont ensuite mis en correspondance. En cas de divergence, le paramètre d'indexation est comparé au document source pour trouver la valeur exacte.

Parfois, les divergences sont résolues par un troisième opérateur appelé arbitre. Cette méthode peut également être appliquée avec une reconnaissance optique de caractères et un seul opérateur de saisie qui vérifie si l'index capturé est exact.

Indexation en texte intégral

L'indexation en texte intégral indexe chaque mot et groupe de mots ou de phrases de chaque document dans une liste de mots principale avec des pointeurs vers chaque instance du mot apparaissant dans les documents ou les pages. L'information peut alors être récupérée en effectuant une simple recherche par chaîne de caractères dans les documents.

Bien que cela semble être une approche holistique de l'indexation, l'utilisateur de la recherche peut trouver plus fastidieux de localiser l'information de pertinence exacte en raison d'un problème d'abondance. En outre, comme cette approche crée une base de données d'index beaucoup plus importante, elle est limitée par la mémoire du système.

Indexation par recherche de variables

L'indexation par consultation variable utilise plusieurs bases de données d'indexation existantes pour remplir intelligemment les champs d'index. Cela permet non seulement d'accélérer le processus d'indexation, mais aussi de minimiser les exceptions dans une large mesure en combinant plusieurs niveaux de recherches automatisées dans les bases de données et une révision manuelle.

Six éléments à prendre en compte pour une bonne stratégie d'indexation des documents

La conception du système d'indexation comprend le nommage des fichiers, la structure des dossiers, le balisage, les relations avec la base de données, les champs d'indexation et les paramètres d'indexation. Souvent, la conception doit être modulaire entre les départements. Les exigences en matière d'indexation du département des ressources humaines seront différentes de celles du département de la comptabilité. C'est la raison pour laquelle vous devez vous assurer que vous disposez d'un système capable de prendre en charge plusieurs bases de données.

Les fruits de l'indexation des documents résident dans la facilité de recherche. Cependant, la facilité de recherche est un terme plus large qu'il n'y paraît à première vue.

"Avec quelle rapidité et quelle facilité l'utilisateur peut-il retrouver ou obtenir les informations les plus pertinentes qu'il recherche ?" - C'est la question à garder à l'esprit lors de l'élaboration d'une stratégie d'indexation.

• Termes de recherche : Adaptez votre stratégie d'indexation à la facilité de l'utilisateur final qui effectue l'opération de recherche. Les termes de recherche de l'utilisateur seront pris en compte dans les paramètres d'indexation de la conception.
• Le tri : Afficher les résultats de la recherche sans les trier en fonction de leur pertinence revient à mettre la clé sous la porte. L'utilisateur final doit pouvoir trouver les informations pertinentes avec un minimum d'actions ou d'interventions.
• Le filtrage : L'utilisateur final doit pouvoir filtrer les résultats de recherche en utilisant des paramètres d'indexation supplémentaires si nécessaire. Ce qui signifie que la capture de ces paramètres doit être conçue dès le départ.
• Contraintes de mémoire : La vitesse de recherche est souvent limitée par la mémoire et l'architecture du système. Les bases de données d'indexation plus importantes peuvent prendre plus de temps à extraire et à charger.
• Coût de l'héritage : Le coût de la transition d'un ancien système d'indexation de fichiers vers un nouveau peut parfois être important. Il faut en tenir compte pour que la transition se fasse le plus facilement possible.
• Itérer et adapter : Le système d'indexation des documents doit être conçu pour évoluer tout en répondant aux nouveaux défis de l'utilisateur final. La meilleure stratégie d'indexation est celle qui peut s'améliorer avec le temps.

Indexation des documents dans un système de gestion des documents.

Il devrait être clair que l'indexation des documents est au cœur de tout système de gestion de documents. En fait, les caractéristiques et la fonctionnalité d'un système de gestion de documents dépendent avant tout de l'efficacité de l'indexation des documents. Par conséquent, accordez une attention particulière aux méthodes et stratégies d'indexation des documents utilisées lors de la conception, lorsque vous choisissez un système de gestion de documents.

Parmi les systèmes de gestion documentaire réputés, Tessi Docubase® travaille avec les organisations et les entreprises pour concevoir une stratégie d'indexation des documents sur mesure afin d'améliorer la gestion globale de l'information d'une manière orientée vers les résultats.

La transformation numérique est un choix judicieux. Faisons-le bien.