To see the PDF version of the case study below please click here.

Caso de uso de Techint Ingeniería y Construcción
Firmas digitales para formularios SAP ERP
Productos utilizados: dbs LiveForms™ (Enterprise)
ANTECEDENTES

Techint I & C, es una empresa global de construcción
e ingeniería con más de 75 años en la industria. Genera 3.000 millones de dólares en ventas anuales y emplea a más de 20.000 personas. La empresa utiliza SAP ERP para gestionar las operaciones, incluyendo el envío de materiales y suministros a equipos de trabajo desde miles de almacenes en toda sudamérica. Estos almacenes realizan decenas de miles de flujos de trabajo de despacho diariamente, cada uno de los cuales culmina con formularios generados por el sistema SAP, que se imprimen y se entregan a los trabajadores para que los firmen y reciban sus suministros. A medida que los volúmenes de transacciones continúan creciendo, la gestión de estos formularios en papel se ha convertido en un desafío operativo importante. En consecuencia, se tomó la decisión de digitalizar todos los formularios, con el objetivo final de eliminar por completo el uso de papel.

DESAFÍOS EMPRESARIALES
  • El gran volumen de transacciones hizo insostenibles los requisitos de logística y almacenamiento de los formularios físicos en papel.
  • Además de manejar enormes cantidades de papel, existían importantes costos adicionales relacionados con la administración de los formularios, incluyendo la red de equipos físicos para la impresión de formularios y sus suministros. Adicionalmente gestionar la creación y el almacenamiento físico de estos formularios requirió personal y logística dedicados para trasladar el papel desde los almacenes a los lugares de almacenamiento.
  • Como resultado de estos desafíos, los costos asociados con continuar utilizando formularios en papel se estimaron que continuarán creciendo exponencialmente y por tanto se definieron los principales requisitos para la solución de formularios electrónicos deseada para digitalizar el flujo por completo:
    • La solución debería capturar firmas digitales compatibles desde cualquier dispositivo, Incluidos los dispositivos de firma seguros dedicados fabricados por TOPAZ.
    • Debería integrarse perfectamente con SAP ERP mediante API.
    • Debería incluir un diseñador de formularios fácil de usar con funciones que permitan una amplia gama de casos de uso.
    • Debería incluir un motor de flujo de trabajo para admitir flujos de trabajo complejos.
RESUMEN DE LA SOLUCIÓN

Después de evaluar los requisitos deseados y las opciones del mercado, el cliente seleccionó dbs LiveForms™ (Enterprise Edition) para el proyecto. La implementación comenzó con un piloto, administrado en la nube dbs Cloud, donde se replicaron digitalmente borradores de los formularios SAP de papel, se modeló el flujo de trabajo de despacho y se probaron las capacidades de integración utilizando puntos de servicio API simulados. El piloto funcionó con éxito durante varias semanas y posteriormente el equipo ejecutivo del cliente dio luz verde al proyecto.

Después del piloto, la solución se implementó localmente en la nube privada segura de Techint. Los formularios se replicaron rápidamente utilizando el diseñador intuitivo de formularios de LiveForms, y se agregaron reglas para refinar el comportamiento de los formularios y asegurar la mejor experiencia del usuario final antes de la puesta en marcha en producción.

Una de las principales razones por las que el cliente seleccionó dbs LiveForms™ fue la facilidad con la que la solución se integra con el ERP de SAP utilizando estándares de desarrollo web y servicios de API RESTful. Esto permitió que LiveForms se integrará perfectamente en el flujo de trabajo de despacho de SAP del cliente para que los formularios digitales pudieran invocarse desde la interfaz de usuario de SAP. Además, se implementó rápidamente un punto de integración bidireccional que admite acciones ODATA (POST/GET) para pasar información automáticamente entre LiveForms y SAP ERP en tiempo real durante el flujo de trabajo de generación del formulario digital y la captura de firma electrónica.

Finalmente, se integraron los dispositivos de captura de firmas TOPAZ, lo que le permite al cliente elegir entre capturar firmas utilizando el control de captura de firmas propio de LiveForms o el dispositivo TOPAZ dedicado, según el flujo de trabajo de despacho requerido.

BENEFICIOS ESPERADOS

Con dbs LiveForms™ (Enterprise Edition), Techint espera eliminar por completo el papel y todos los gastos generales asociados con su uso en el flujo de trabajo de despacho del almacén de SAP. Como resultado, estiman que el ahorro de costos neto al implementar la solución será de cientos de miles de dólares, con un retorno de la inversión esperado que se logre unas pocas semanas después de la implementación.

Beneficios clave logrados al implementar dbs LiveForms™:

  • Eliminación de papel para formularios de flujo de trabajo de despacho de SAP.
  • Simplificación el flujo de trabajo de despacho de SAP y la captura de firmas digitales, lo que redujo el tiempo necesario para entregar materiales a los equipos de trabajo.
  • Gestión de documentos mejorada con formularios digitales completados almacenados electrónicamente dentro de SAP.
  • Retorno de la inversión en solución extremadamente rápido.

Además, debido a las potentes funciones y la flexibilidad de la solución, el cliente planea ampliar el uso de dbs LiveForms™ agregando flujos de trabajo de formularios electrónicos adicionales para apoyar los almacenes, así como otras áreas de operación de la empresa, incluida la gestión de rutas y las inspecciones de proyectos de campo.

FUNCIONES DE LA SOLUCIÓN IMPLEMENTADA
  • dbs LiveForms™ (Enterprise Edition) con diseñador de formularios, flujos de trabajo y motor de reglas.
  • Integración API RESTful con SAP ERP R3 7.4.
  • Soporte para dispositivos de captura de firmas seguras TOPAZ.
  • Diseño de formularios y soporte de soluciones por parte del equipo de expertos de dbs.

“Debido a la funcionalidad y la integración entre dbs LiveForms™
y SAP ERP, esta solución mejora enormemente nuestra
operación e incluso podría llegar a reemplazar todos los
formularios nativos utilizados en los flujos de trabajo de SAP
actuales (Smartform o SAPScript)”

~ Andrés A., Coordinador de Soporte y Desarrollo, Techint E&C

dbs Software & Services (dbs) is a long-standing provider of document management and process automation solutions for education and business, and the exclusive provider of Tessi Docubase® in North America.

Tessi Docubase® is an enterprise-grade modular, secure, and easy-to-use document management system that seamlessly integrates with Business Information Systems. Its secure architecture and a broad range of features make it the perfect solution for a wide range of enterprises and use cases.

dbs LiveForms, is a low-code Business Process Automation platform. Its sole focus is simplifying complex processes by automating repetitive steps – from data capture to alerts, notifications, email confirmations, and everything in between quickly, without involving a programmer.

dbs eSign is a cloud-based electronic signature solution that allows users to manage the signing process for a document, from upload to signing and sealing, from any mobile device or computer.

Stay up to date with all our document management blogs and content by following us on LinkedIn