class="img-responsive

É difícil acreditar que ainda existam empresas "com sucesso" operando da maneira antiga - mantendo documentos em papel em gabinetes de arquivo do tamanho de uma biblioteca e seguindo os antigos fluxos de processos manuais. Estamos em 2021. E o último ano acelerou a adoção digital como nenhuma outra. O futuro está aqui. Ontem.

Procurando por boas razões para otimizar seu negócio, sem papel? Leia isto.

Em resumo, a automação de processos e a transformação digital passaram a ser os conceitos-chave de sucesso de qualquer organização. Não há como fugir da onda. A falta de papel é um dos muitos passos na transformação digital de uma organização. Entretanto, ela está na camada fundamental da pilha de tecnologia.

O QUE SIGNIFICA REALMENTE FICAR SEM PAPEL?

Em palavras simples - significa eliminar o uso de papel em toda a sua capacidade prática. Significa automatizar os fluxos de trabalho existentes com a ajuda de ferramentas e tecnologias digitais. Acelera os processos bastante lentos e manuais que exigem um investimento marginal pesado em termos de tempo, esforço e mão de obra. Pense nisto - o que lhe vem à mente quando alguém menciona "papelada"? Para muitos, a palavra é sinônimo de lentidão, arcaico, old-school.

O QUE É PRECISO?

Não há como negar que fazer a transição digital leva uma combinação de tempo, dinheiro e suor. O maior obstáculo, porém, é superar a resistência à mudança. Não é como se sua organização tivesse sido disfuncional. Por que consertar o que não está quebrado? Bem, o futuro, por exemplo. Por quê? Porque armazenar e manter dados digitais é muito mais barato do que armazenar arquivos físicos. Sem mencionar que é mais seguro, mais fácil de acessar e resulta na redução de sua pegada de carbono.

Além do investimento, o próximo grande passo é uma mudança de mentalidade e de comportamento. A perturbação parece um descarrilamento. Esperar as dores iniciais. Entretanto, os benefícios a longo prazo serão rapidamente visíveis uma vez superados.

O processo sem papel geralmente começa com a implementação das ferramentas e serviços necessários para o armazenamento, gerenciamento e segurança de documentos. Qualquer organização - seja ela pública ou privada, governamental ou sem fins lucrativos - possui muitos dados importantes e confidenciais. Com as mais recentes normas de privacidade, tais como GDPR e CCPA, proteger esses dados e protegê-los de possíveis violações tornou-se ainda mais crítico - sem o que uma empresa pode ter que pagar multas pesadas como penalidade.

O fato de ficar sem papel possibilita o armazenamento seguro de todos os dados da empresa em um sistema de arquivamento digital com acesso controlado. E com a ajuda de um eficiente sistema de gerenciamento de documentos em vigor, qualquer documento da empresa pode ser colocado à disposição das partes com as devidas credenciais com apenas um clique.

FAZENDO UMA TRANSIÇÃO SUAVE, SE NÃO SEM PROBLEMAS.

Planejar e preparar.

Ficar sem papel raramente é um assunto de um dia para o outro. É necessário algum planejamento e uma cuidadosa classificação dos documentos críticos para os negócios salvos fisicamente, às vezes durante décadas. Esta pode ser uma tarefa complicada e hercúlea que muitas vezes impede que as pessoas façam a troca. Mesmo um único documento mal colocado pode ter um impacto adverso sobre o próprio negócio. Então, como lidar com este importante passo?

Prioridade. Comece com os documentos mais importantes primeiro. Identificar internamente um recurso que seja bem versado com os processos antigos e que tenha uma compreensão clara do que precisa ser feito. Uma pessoa que possa ajudar a organizar todo o processo de transformação - com linhas de tempo e roteiros definidos. A boa notícia é que especialistas em Gerenciamento de Documentos como DBS Software and Services fornecem não apenas as ferramentas de software, mas também o planejamento, implementação, treinamento e suporte técnico através do processo de transição. Tirando muito do ferrão potencial desta etapa.

Escolha a pilha de tecnologia certa.

A conversão de arquivos físicos em eletrônicos pode parecer assustadora. No entanto, seguir conselhos de especialistas e escolher as ferramentas e tecnologias corretas pode fazer com que o processo não seja tão difícil no escuro. Há muitas opções disponíveis no mercado quando se trata de gerenciamento de documentos. É importante identificar as que melhor atendem à sua indústria, fazer uma lista restrita e escolher a melhor opção que atenda às exigências de sua empresa.

Estar (e ajudar os outros a estarem) prontos para o futuro.

Como mencionado anteriormente, ficar sem papel requer esforço e compromisso. A expectativa de resultados imediatos pode ser decepcionante. Dito isto, com planejamento e treinamento adequado para as partes interessadas envolvidas, objetivos claros e instruções claras e fáceis de seguir podem ajudar a suavizar e acelerar o processo. Também ajudará a sublinhar a importância da transformação e incentivará todos a aderir aos novos fluxos de trabalho e processos. Em resumo, você terá um sistema de gerenciamento de documentos totalmente simplificado e processos automatizados em vigor.

É UMA MARATONA, NÃO UM SPRINT.

Agora que você decidiu ficar sem papel, como você move a agulha? Lembre-se, ficar sem papel é uma maratona, não um sprint. Há tempo para analisar, e corrigir o curso. Há muitas lições a serem aprendidas ao longo do caminho. Haverá improvisações. Um sistema de gestão de documentos e automação comercial bem feito evolui com sua organização. A partir dele, você agora será capaz de sincronizar os documentos referenciados por ferramentas tecnológicas como CRM e ERP que irão otimizar e expandir ainda mais as capacidades de sua organização. Tornando cada nova transição mais fácil do que a anterior.

Entretanto, todos estes desafios podem ser mitigados definindo a automação como uma prioridade estratégica. Construa sua capacidade de automação ao longo do tempo sem grandes interrupções, mantendo-se ágil e responsivo ao mercado. Adote conforme você se adapta. No entanto, uma visão estratégica de longo prazo para automação não faria mal.

Então, seu negócio está pronto?

class="img-responsive

A dbs Software & Services (dbs) é uma fornecedora de longa data de soluções de gerenciamento de documentos e automação de processos para educação e negócios, além de ser a fornecedora exclusiva do Tessi Docubase® na América do Norte.

O Tessi Docubase® é um sistema de gerenciamento de documentos modular, seguro e fácil de usar, de nível empresarial, que se integra perfeitamente aos sistemas de informações comerciais. Sua arquitetura segura e uma ampla gama de recursos o tornam a solução perfeita para uma grande variedade de empresas e casos de uso.

dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.

dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.