Il est difficile de croire qu'il existe encore des entreprises qui fonctionnent "avec succès" à l'ancienne, en conservant des documents papier dans des classeurs de la taille d'une bibliothèque et en suivant des flux de processus manuels séculaires. Nous sommes en 2021. Et l'année dernière a accéléré l'adoption du numérique comme jamais auparavant. L'avenir est là. Hier.
Vous cherchez des raisons valables d'optimiser votre activité en passant au zéro papier ? Lisez ceci.
En un mot, l'automatisation des processus et la transformation numérique sont devenues les concepts clés de la réussite de toute organisation. Il est impossible d'échapper à cette vague. La dématérialisation est l'une des nombreuses étapes de la transformation numérique d'une organisation. Cependant, elle se situe au niveau de la couche fondamentale de la pile technologique.
QU'EST-CE QUE CELA SIGNIFIE VRAIMENT DE SE PASSER DE PAPIER ?
En d'autres termes, il s'agit d'éliminer l'utilisation du papier dans toute la mesure du possible. Cela signifie automatiser les flux de travail existants à l'aide d'outils et de technologies numériques. Cela accélère les processus manuels plutôt lents qui nécessitent un investissement marginal important en termes de temps, d'efforts et de main-d'œuvre. Réfléchissez à ceci : qu'est-ce qui vous vient à l'esprit lorsque quelqu'un évoque la "paperasserie" ? Pour beaucoup, ce mot est synonyme de lenteur, d'archaïsme et de vieille école.
QU'EST-CE QU'IL FAUT FAIRE ?
Il est indéniable que la transition vers le numérique exige une combinaison de temps, d'argent et de sueur. Mais le plus grand obstacle est de surmonter la résistance au changement. Ce n'est pas comme si votre organisation avait toujours été dysfonctionnelle. Pourquoi réparer ce qui n'est pas cassé ? Pour l'avenir, tout d'abord. Pourquoi ? Parce que le stockage et la maintenance des données numériques sont bien moins coûteux que le stockage des fichiers physiques. Sans compter qu'il est plus sûr, plus facile d'accès et qu'il permet de réduire votre empreinte carbone.
Outre l'investissement, il faut aussi un changement d'état d'esprit et de comportement. La perturbation ressemble à un déraillement. Attendez-vous à des douleurs initiales. Cependant, les avantages à long terme seront rapidement visibles une fois qu'ils auront été surmontés.
Le passage au zéro papier commence généralement par la mise en place des outils et services nécessaires au stockage, à la gestion et à la sécurité des documents. Toute organisation - qu'elle soit publique ou privée, gouvernementale ou à but non lucratif - possède un grand nombre de données importantes et confidentielles. Avec les dernières normes en matière de protection de la vie privée, telles que le GDPR et le CCPA, la sécurisation de ces données et leur protection contre toute violation éventuelle sont devenues encore plus cruciales - faute de quoi une entreprise peut être amenée à payer de lourdes amendes à titre de sanction.
Le passage au zéro papier permet de stocker toutes les données de l'entreprise en toute sécurité dans un système de classement numérique à accès contrôlé. Et avec l'aide d'un système efficace de gestion des documents en place, tous les documents de l'entreprise peuvent être mis à la disposition des parties possédant les informations d'identification appropriées en un seul clic.
POUR FAIRE UNE TRANSITION EN DOUCEUR, SI CE N'EST SANS HEURT.
Planifiez et préparez.
Le passage au zéro papier se fait rarement du jour au lendemain. Cela nécessite une certaine planification et un tri minutieux des documents essentiels à l'entreprise conservés physiquement, parfois pendant des décennies. Il s'agit d'une tâche compliquée et herculéenne qui, bien souvent, dissuade les gens de franchir le pas. Un seul document égaré peut avoir un impact négatif sur l'entreprise elle-même. Alors comment aborder cette étape importante ?
Établissez des priorités. Commencez par les documents les plus importants. Identifiez une ressource interne qui connaît bien les anciens processus et comprend clairement ce qui doit être fait. Une personne qui peut aider à organiser l'ensemble du processus de transformation - avec des calendriers et des feuilles de route. La bonne nouvelle, c'est que les spécialistes de la gestion documentaire comme DBS Software and Services fournissent non seulement les outils logiciels, mais aussi la planification, la mise en œuvre, la formation et l'assistance technique tout au long du processus de transition. Cela permet d'éliminer une grande partie des difficultés potentielles de cette étape.
Choisissez la bonne pile technologique.
Convertir des fichiers physiques en fichiers électroniques peut sembler décourageant. En prenant l'avis d'un expert et en choisissant les bons outils et les bonnes technologies, le processus peut toutefois être moins aléatoire. Il existe de nombreuses options disponibles sur le marché en matière de gestion des documents. Il est important d'identifier celles qui conviennent le mieux à votre secteur d'activité, d'établir une liste restreinte et de choisir la meilleure option qui répond aux besoins de votre entreprise.
Soyez (et aidez les autres à être) prêts pour l'avenir.
Comme nous l'avons mentionné précédemment, le passage au zéro papier demande des efforts et un engagement. S'attendre à des résultats immédiats peut être décevant. Cela dit, avec une planification et une formation adéquate des parties prenantes, des objectifs clairs et la définition d'instructions claires et faciles à suivre, le processus peut être facilité et accéléré. Cela permettra également de souligner l'importance de la transformation et d'encourager chacun à adhérer aux nouveaux flux de travail et processus. En peu de temps, vous disposerez d'un système de gestion documentaire entièrement rationalisé et de processus automatisés.
C'EST UN MARATHON, PAS UN SPRINT.
Maintenant que vous avez décidé de passer au zéro papier, comment faire avancer les choses ? N'oubliez pas que le passage au zéro papier est un marathon, pas un sprint. Vous avez le temps d'analyser et de rectifier le tir. Il y a beaucoup de leçons à tirer en cours de route. Il y aura des improvisations. Un système de gestion documentaire et d'automatisation des tâches bien conçu évolue avec votre organisation. À partir de ce système, vous serez désormais en mesure de synchroniser les documents référencés par des outils technologiques tels que le CRM et l'ERP, qui optimiseront et élargiront encore les capacités de votre organisation. Chaque nouvelle transition est ainsi plus facile que la précédente.
Cependant, tous ces défis peuvent être atténués en faisant de l'automatisation une priorité stratégique. Développez votre capacité d'automatisation au fil du temps sans perturbations majeures, tout en restant agile et réactif au marché. Adoptez au fur et à mesure que vous vous adaptez. Cependant, une vision stratégique à long terme de l'automatisation ne ferait pas de mal.
Alors, votre entreprise est-elle prête ?
dbs Software & Services (dbs) est un fournisseur de longue date de solutions de gestion documentaire et d'automatisation des processus pour l'enseignement et les entreprises, et le fournisseur exclusif de Tessi Docubase® en Amérique du Nord.
Tessi Docubase® est un système de gestion documentaire modulaire, sécurisé et facile à utiliser qui s'intègre de manière transparente aux systèmes d'information de l'entreprise. Son architecture sécurisée et son large éventail de fonctionnalités en font la solution idéale pour un grand nombre d'entreprises et de cas d'utilisation.
dbs LiveFormsest une plate-forme d'automatisation des processus d'entreprise ( low-code ). Son seul objectif est de simplifier les processus complexes en automatisant les étapes répétitives - de la capture des données aux alertes, notifications, confirmations par e-mail, et tout ce qui se trouve entre les deux - rapidement, sans impliquer un programmeur.
dbs eSign est une solution de signature électronique basée sur le cloud qui permet aux utilisateurs de gérer le processus de signature d'un document, du téléchargement à la signature et au scellement, depuis n'importe quel appareil mobile ou ordinateur.
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