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Se já havia uma transição digital em andamento, a pandemia de 2020 impulsionou uma onda dramática de adoção de tecnologia pelas instituições de ensino superior que durará até 2021 e mais além. Afinal de contas, o mundo não pode se dar ao luxo de um acúmulo de mentes jovens competentes feitas para esperar anos extras em uma fila de formatura cada vez maior.

O fechamento de campi pode ter desencadeado uma mudança de paradigma. No entanto, a inevitabilidade de ter que entrar na era digital deveria ter sido evidente para o leigo inteligente há algum tempo.

ENTÃO, O QUE É UM CAMPUS DIGITAL?

A "Going Digital". Soa como um vago slogan da nova era, não soa? Mas o que isso significa?

especificamente, quando aplicado à indústria da educação? O que constitui a transformação digital e quando ela começa/termina? Como a própria vida, há muitas perguntas com poucas respostas claras.

De modo geral, um campus digital pode ser definido como: Uma instituição educacional que adota tecnologias modernas para proporcionar experiências de aprendizagem extremamente melhores e apoio personalizado aos estudantes em todos os pontos de contato ao longo da jornada do estudante. Desde o recrutamento, até as admissões, ajuda financeira, iniciação, serviços estudantis, passando pelo avanço. Um campus digital alavanca a tecnologia para cimentar os pilares básicos da experiência do aluno, fomentando o acesso à informação, inclusão, flexibilidade, colaboração, segurança e confiança.

Antes de 2020, uma transição digital normalmente envolvia cuidar dos aspectos básicos como os serviços digitais do campus, sistemas de informação de estudantes e colaboração, geralmente feita de forma fragmentada, e não muito rápida. Entretanto, 2020 empurrou as instituições para uma corrida louca para melhorar e/ou implementar suas pilhas de tecnologia para incluir o uso mais amplo de ferramentas digitais, incluindo streaming de vídeo, identificação biométrica e plataformas de aprendizagem on-line. Isto inevitavelmente colocou mais estresse nos sistemas de apoio da instituição e introduziu novos requisitos para fazer com que as informações fluam de forma mais perfeita em toda a instituição.

Acontece que isto é mais fácil de dizer do que fazer, especialmente se todo o ecossistema digital do campus ainda não foi criado para proporcionar uma experiência sem falhas. Deve haver um aplicativo para isso, certo?

NA VERDADE, O NOVO NORMAL ESTAVA PRESTES A CHEGAR.

Se você achava que a educação à prova de pandemia era um fator de motivação suficiente, considere o seguinte.

As demandas dos estudantes já estavam evoluindo rapidamente.

No mundo da educação, o estudante é o consumidor. E o perfil do consumidor está mudando rapidamente. Os estudantes de hoje são nativos digitais. Chegam ao campus com a expectativa de que os serviços que eles oferecem sejam perfeitos, eficientes e acessíveis em uma tela móvel, rapidamente e a qualquer momento. O estudante de hoje tem a facilidade de comunicação e a interatividade da experiência do usuário como garantidos. 87% dos alunos de uma pesquisa de 2017 afirmaram que a competência tecnológica de uma universidade era um fator importante para eles ao decidir sobre uma escola.

E os resultados do e-Learning são surpreendentemente bons.

Embora a transição forçada para o aprendizado em sala de aula no campus possa, à primeira vista, parecer um desafio de qualidade. Contraintuitivamente, constatou-se que os resultados do e-learning melhoraram significativamente. O E-Learning aumenta as taxas de retenção em 25-60% enquanto as taxas de retenção para treinamento presencial permanecem em cerca de 8-10%. Além disso, os participantes do e-learning aprendem quase 5 vezes mais material sem aumentar o tempo gasto em treinamento.

Dado que o comparecimento no campus estava fora de questão, a entrega de material do curso e palestras aos alunos à distância tornou-se a necessidade da hora. A universidade foi forçada a se realizar como uma rede de caminhos de informação desvinculada do imobiliário. No entanto, mesmo sem as exigências da pandemia, há o suficiente para indicar que a transformação digital da educação não é um compromisso de qualidade. Longe disso. Na verdade, ela pode aumentar tremendamente a prestação de serviços enquanto alcança melhores resultados de aprendizagem.

OS FUNDAMENTOS DE UM CAMPUS DIGITAL

Um campus digital reúne uma série de ferramentas para professores e educadores que constroem uma experiência de aprendizagem convincente. A fundação do qual é tradicionalmente um Sistema de Informação ao Estudante que serve como sistema de registro para a instituição.

Embora freqüentemente esses sistemas ofereçam capacidades básicas de gerenciamento de documentos, em circunstâncias normais, chega um momento em que as instituições desejam ter mais informações disponíveis e mais controle sobre essas informações do que os sistemas de informação de estudantes podem lidar. Para muitas escolas, a pandemia acelerou esta inevitabilidade.

ALÉM DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE ESTUDANTES, O VALOR DE TER UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS.

As pressões impostas à infra-estrutura digital em 2020 foram tudo menos normais. Muitas instituições agora se vêem com exigências que excedem as fornecidas por seus sistemas de informação para estudantes. É aí que entram os sistemas de gerenciamento de documentos. Um herói não celebrado, claramente, o sistema de gerenciamento de documentos correto aumenta as capacidades do sistema de informação estudantil de uma maneira que é perfeita, mas permite que as instituições ofereçam níveis mais altos de serviços digitais a suas partes interessadas.

Tomemos como exemplo o trabalho envolvido na implementação de um fluxo de trabalho que requer formulários personalizados. As etapas podem incluir a captura de dados, validação, aprovações e encaminhamento de documentos entre departamentos. Isto é algo que qualquer instituição poderia ter que fazer dezenas de vezes por ano, e normalmente exigiria várias semanas de trabalho para se implantar. Entretanto, com o sistema de gerenciamento de documentos correto, todo este fluxo de trabalho pode ser modelado e implantado rapidamente com a automação low-code e sem exigir uma implantação pesada de TI em questão de horas.

Algumas das outras áreas onde um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar na educação estão listadas abaixo.

  • Arquivar com segurança todos os registros existentes de estudantes e professores em um local centralizado, acessível digitalmente por pessoas autorizadas, remota e internamente.
  • Servir todos os registros históricos dos estudantes para outros sistemas, como CRM/SIS, sem problemas, através de APIs.
  • Automatizar a entrada de dados e a ingestão de novos documentos/registros nos arquivos do estudante e do corpo docente.
  • Automatizar o encaminhamento de documentos, fluxos de aprovação múltipla e arquivamento automático.
  • Implantar rapidamente formulários dinâmicos capazes de escanear e coletar dados/conteúdo de qualquer dispositivo móvel

FAZER MAIS COM MENOS.

Um bom sistema de gerenciamento de documentos melhora verdadeiramente a funcionalidade dos sistemas de informação dos estudantes, promovendo a acessibilidade dos documentos, permitindo a colaboração e interatividade em tempo real, e melhorando a eficiência administrativa geral. Isto é uma necessidade para que qualquer instituição seja capaz de fornecer os níveis de serviços esperados por suas partes interessadas.

Além disso, os ganhos de produtividade e os custos reduzidos resultantes do acesso e do fluxo de informações ajudam a controlar os gastos gerais. Com um orçamento cada vez menor e pessoal limitado, um campus digital eficientemente administrado com a pilha de tecnologia certa irá superar aqueles que ainda não abraçaram o novo normal. Sem dúvida, o campus digital está aqui para ficar e prosperar.

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