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DONC, VOUS VOUS AGRANDISSEZ.

Si votre entreprise est à l'aube d'une courbe de croissance, voici ce à quoi vous devez vous attendre.

À l'instar d'une chaîne dont la solidité dépend de son maillon le plus faible, vous ne pouvez croître qu'à la vitesse à laquelle vos processus critiques les plus inefficaces vous le permettent. Bien sûr, le passage à l'échelle peut être une phase passionnante dans la trajectoire d'une entreprise. Mais les problèmes de mise à l'échelle sont un peu différents des problèmes de démarrage. Ils ne se résolvent pas simplement avec le temps.

La croissance expose les goulots d'étranglement. Elle ajoutera des inefficacités à la communication interne avec l'augmentation de la taille de l'équipe. Vous devrez peut-être ajouter des verticaux administratifs dont vous n'aviez pas besoin auparavant. Vos anciens processus bien huilés seront mis à l'épreuve et nécessiteront peut-être une refonte complète. Et le coût des faux pas en cours de route sera plus élevé que jamais.

Mais ce sont tous des maux de tête heureux, parce que...

POUR UNE ENTREPRISE EN PLEINE CROISSANCE, CHAQUE DÉFI EST UNE OPPORTUNITÉ.

Lorsque vous traversez une période d'expansion, votre organisation sera bien servie en établissant la technologie de base nécessaire pour gérer une entreprise mature. Un système de gestion des documents, par exemple, est un système utilisé pour capturer, suivre, gérer et stocker les documents générés par une organisation, et il est indispensable pour atteindre le plein potentiel de votre entreprise. Bien qu'il soit surtout connu comme un moyen de réduire la dépendance de l'organisation à l'égard du papier, ses capacités sont bien plus grandes, et les gestionnaires intelligents savent qu'il s'agit d'un rouage important du progrès organisationnel.

RÉSOUDRE POUR LA CROISSANCE, AVEC UN SYSTÈME DE GESTION DES DOCUMENTS.

Un système de gestion documentaire efficace permet de relever certains des défis les plus importants d'une entreprise en pleine croissance. Vous trouverez ci-dessous six des principales raisons pour lesquelles une entreprise en pleine croissance doit envisager l'intégration d'un système de gestion de documents dans sa pile technologique de base.

1) Amélioration de l'évolutivité

L'augmentation du volume d'une entreprise accroît la pression sur ses parties mobiles. Le fardeau d'une gestion désorganisée des documents entraîne des inefficacités aux nœuds critiques du processus. En fait, le problème est généralisé.

Dans le Guide définitif du processus le plus brisé d'Amérique une enquête menée auprès d'employés américains rapporte ce qui suit : 49 % disent avoir du mal à trouver des documents, et 43 % ont du mal à

avec les demandes d'approbation de documents et le partage de documents, et 33% ont du mal à gérer les versions des documents.

En outre, elle augmente la vulnérabilité aux erreurs, humaines ou autres. Ce qui augmente les coûts de base de votre entreprise. Une gestion documentaire fonctionnant sans heurts permettra à votre entreprise d'augmenter son volume à un coût marginal minimal.

2) Des économies de temps et de coûts plus importantes

Les capacités d'automatisation du flux de travail d'un système de gestion de documents vous permettent d'automatiser les tâches répétitives telles que la capture d'informations, l'indexation et le tri de documents, la saisie manuelle répétitive de données, et bien d'autres encore. De plus, sa capacité de recherche dans les détails granulaires réduit considérablement le gaspillage de temps productif dans la localisation des documents et la récupération des informations.

Un site Livre blanc IDC observe, avec quelques hypothèses justes, qu'une entreprise employant 1 000 travailleurs intellectuels gaspille 48 000 dollars par semaine, soit près de 2,5 millions de dollars par an, en raison de son incapacité à localiser et à récupérer des informations.

L'amélioration de l'efficacité des processus à l'échelle de l'entreprise se répercutera certainement sur le résultat net de votre entreprise en pleine croissance.

3) Amélioration de la collaboration et de la communication

Plus la taille de votre équipe augmente, plus la capacité à communiquer et à collaborer efficacement diminue. L'élimination des obstacles à la collaboration et à la communication est essentielle à la performance des équipes en particulier et à la cohésion de l'entreprise dans son ensemble. Les solutions de gestion documentaire basées sur le cloud peuvent rassembler une main-d'œuvre distribuée pour collaborer sur n'importe quel document en temps réel, tout en réduisant les délais de révision et d'itération. L'expression courante "accéder à vos informations de n'importe où et à tout moment" devient ainsi une réalité.

4) Conformité réglementaire facilitée

Au fur et à mesure que la taille de votre entreprise et son chiffre d'affaires augmentent, sa charge de conformité ne peut que croître. Un système de gestion des documents permet de retrouver facilement des pistes d'audit complètes et fiables de chaque pièce de la documentation en quelques clics seulement. Cela inclut même l'historique détaillé des versions des documents. En outre, la conservation et l'archivage bien indexés des documents permettent de s'y référer facilement pour le respect de la qualité. C'est essentiel pour que les documents reproduits numériquement soient acceptés comme preuve dans tout litige judiciaire. Ainsi, un système de gestion de documents qui adhère aux normes internationales d'archivage électronique est indispensable pour pouvoir répondre aux exigences de confidentialité des données et de validité juridique.

5) Une meilleure agilité opérationnelle

Un système de gestion de documents intégré aux autres systèmes de base de l'entreprise, tels que le CRM et l'ERP, aide votre entreprise en pleine croissance à déployer un processus décisionnel automatisé à grande échelle. Des choses comme : " Lorsqu'une facture est reçue des produits ACME, l'acheminer au directeur financier pour signature électronique, puis envoyer des copies aux responsables des opérations, à l'équipe de vente, et l'archiver dans le dossier ACME ", peut être encodé et automatisé sans avoir à répéter la prise de décision manuelle à chaque fois. Des exemples simples comme celui-ci sont multipliés de manière exponentielle dans une entreprise en pleine croissance, et un système de gestion des documents allège la charge. En laissant vos principaux dirigeants se consacrer à des décisions plus importantes, une gestion améliorée des décisions de l'entreprise permet une prise de décision plus rapide et plus efficace, et donc une meilleure agilité opérationnelle. Cela peut aider l'entreprise à obtenir un avantage concurrentiel distinct.

6) Gestion de la sécurité et des autorisations nécessaires

À mesure que votre entreprise se développe, le coût des défaillances en matière de sécurité des données augmente. Il s'agit parfois d'un facteur de risque caché qui n'est pas toujours pris en compte. Il peut être difficile d'estimer la valeur monétaire de vos données, jusqu'à ce que la violation se produise. Un système de gestion des documents, avec partage sécurisé des fichiers et gestion des autorisations, renforce non seulement la sécurité des données, mais permet également de retracer toute utilisation abusive.

OPTIMISER, OU MOURIR.

La croissance d'une entreprise sans gestion documentaire revient à accélérer une voiture dont le frein à main est activé. Dans un marché numériquement transformé et extrêmement compétitif, la croissance durable de votre entreprise dépendra largement de votre avantage concurrentiel. Dans un monde où le taux d'adoption de la technologie dans chaque processus d'entreprise, tous secteurs confondus, augmente de manière exponentielle, vous ne voulez pas être pris en train de faire du rattrapage.

Un système de gestion des documents est tout simplement indispensable à toute entreprise en expansion. Il permettra à votre entreprise en pleine croissance de libérer le pouvoir de la créativité et de l'innovation avec une base structurelle sous-jacente d'ordre.

La bonne nouvelle est que la majorité des entreprises matures l'ont compris et ont mis en place un système de gestion des documents. Cependant, un grand nombre d'organisations, grandes et petites, ne sont toujours pas conscientes de ce qu'elles laissent sur la table parce qu'elles n'ont pas encore mis en place un système de gestion de documents approprié. Malheureusement pour elles, le temps ne joue pas en leur faveur et, à long terme, il leur sera peut-être impossible d'atteindre leur plein potentiel sans la mise en place d'un système de gestion documentaire.

Lorsque vous atteindrez enfin la bretelle d'accès à l'autoroute de l'évolutivité, dans quel groupe se situera votre entreprise ?

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dbs Software & Services (dbs) est un fournisseur de longue date de solutions de gestion documentaire et d'automatisation des processus pour l'enseignement et les entreprises, et le fournisseur exclusif de Tessi Docubase® en Amérique du Nord.

Tessi Docubase® est un système de gestion documentaire modulaire, sécurisé et facile à utiliser qui s'intègre de manière transparente aux systèmes d'information de l'entreprise. Son architecture sécurisée et son large éventail de fonctionnalités en font la solution idéale pour un grand nombre d'entreprises et de cas d'utilisation.

dbs LiveFormsest une plate-forme d'automatisation des processus d'entreprise ( low-code ). Son seul objectif est de simplifier les processus complexes en automatisant les étapes répétitives - de la capture des données aux alertes, notifications, confirmations par e-mail, et tout ce qui se trouve entre les deux - rapidement, sans impliquer un programmeur.

dbs eSign est une solution de signature électronique basée sur le cloud qui permet aux utilisateurs de gérer le processus de signature d'un document, du téléchargement à la signature et au scellement, depuis n'importe quel appareil mobile ou ordinateur.