Par Omar Morales
Directeur des services et de l'assistance informatiques

Tessi Docubase® est un système de gestion de documents et de contenu très robuste, et l'une des choses que les clients apprécient le plus est la façon dont il peut être configuré pour permettre au plus grand nombre d'utilisateurs possible d'en tirer le meilleur parti. Pour ce faire, l'administrateur du système peut activer de nombreuses options pour vous aider à stocker et à récupérer des documents aussi rapidement que possible, afin que vous puissiez consacrer votre temps aux tâches les plus importantes.

Il existe deux applications complémentaires à Docubase que tous nos clients ne connaissent pas, mais ceux qui les utilisent nous disent continuellement qu'elles changent la donne dans l'utilisation quotidienne de leurs systèmes. Il s'agit de dbs Print2DIS et de dbs DragAndDrop l'application de capture de documents.

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dbs Print2DIS est un pilote d'imprimante virtuelle qui, une fois installé sur votre ordinateur, vous permet d'"imprimer" des documents directement dans votre porte-documents de travail Docubase. Les documents imprimés sont transformés en PDF et envoyés dans votre porte-documents, ce qui vous permet de continuer à travailler avec eux comme vous le feriez avec n'importe quel autre document stocké dans le système.

Par exemple, disons que vous recevez un courriel d'un client que vous souhaitez conserver dans le dossier du client dans Docubase. En utilisant le pilote d'imprimante virtuelle dbs Print2DIS, vous pouvez simplement imprimer le courriel directement dans un fichier PDF dans le porte-documents et continuer votre journée, au lieu de devoir d'abord sauvegarder le document au format PDF, puis de le déplacer dans le porte-documents. Bien que cette différence puisse sembler insignifiante à ceux qui ne la connaissent pas, le fait est qu'en imprimant directement dans le porte-documents, vous éliminez une étape qui, si elle est répétitive, pourrait faire gagner des heures à l'utilisateur au cours d'une semaine de travail.

dbs DragAndDrop est une petite application qui vous permet de saisir des documents directement sur le bureau de votre ordinateur et de les faire glisser dans votre porte-documents Docubase. Une fois le(s) document(s) "déposé(s)" sur l'application, le(s) fichier(s) est (sont) envoyé(s) directement dans votre porte-documents afin que vous puissiez poursuivre votre travail. Tout comme le pilote Print2DIS, le résultat est la rationalisation du processus de capture en évitant d'avoir à ouvrir la navigation d'importation du porte-documents et de rechercher et charger manuellement le(s) document(s). Une fois de plus, cela permet d'économiser des heures au cours d'une semaine de travail.

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Mais ne me croyez pas sur parole, voici ce qu'en dit l'un de nos clients de l'enseignement supérieur, le Kilgore College au Texas :

En résumé, Print2DIS et dbs DragAndDrop sont des applications complémentaires conçues pour permettre aux utilisateurs de Docubase d'être encore plus efficaces dans leurs activités quotidiennes en leur faisant gagner du temps. Les clients qui les utilisent ne jurent que par elles, car elles permettent d'économiser de nombreuses heures au fil du temps. Ces deux applications sont disponibles sans frais supplémentaires pour nos clients hébergés dans Docubase SaaS et pour une somme modique pour nos clients sous licence sur site. Si vous êtes intéressé, n'hésitez pas à me contacter via support@dbsgroup.net

Jusqu'à la prochaine fois, et bonne indexation !

Omar

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dbs Software & Services (dbs) est un fournisseur de longue date de solutions de gestion documentaire et d'automatisation des processus pour l'enseignement et les entreprises, et le fournisseur exclusif de Tessi Docubase® en Amérique du Nord.

Tessi Docubase® est un système de gestion documentaire modulaire, sécurisé et facile à utiliser qui s'intègre de manière transparente aux systèmes d'information de l'entreprise. Son architecture sécurisée et son large éventail de fonctionnalités en font la solution idéale pour un grand nombre d'entreprises et de cas d'utilisation.

dbs LiveFormsest une plate-forme d'automatisation des processus d'entreprise ( low-code ). Son seul objectif est de simplifier les processus complexes en automatisant les étapes répétitives - de la capture des données aux alertes, notifications, confirmations par e-mail, et tout ce qui se trouve entre les deux - rapidement, sans impliquer un programmeur.

dbs eSign est une solution de signature électronique basée sur le cloud qui permet aux utilisateurs de gérer le processus de signature d'un document, du téléchargement à la signature et au scellement, depuis n'importe quel appareil mobile ou ordinateur.