Perdez-vous du temps et de l'argent en n'utilisant pas un système de gestion des documents (SGD) ?

Perdez-vous du temps et de l'argent en n'utilisant pas un système de gestion des documents (SGD) ?

Les problèmes liés aux classeurs en papier et aux formulaires manuels ne sont pas évidents au premier abord. Après tout, l'utilisation du papier est la façon dont les choses ont toujours été faites, de sorte que les conséquences négatives ne semblent pas évidentes, pas plus que les solutions possibles. Cela conduit de nombreuses organisations à accepter le statu quo et, par défaut, à accepter également les sommes d'argent et le temps incalculables qu'elles perdent dans le flux des processus traditionnels basés sur le papier.

Le temps et sa valeur font partie des ressources les plus vitales dans le monde des affaires. Les organisations qui font le meilleur usage du temps sont souvent plus efficaces et donc plus rentables que celles qui ne le font pas. C'est donc un exercice intéressant que de calculer le temps investi dans votre entreprise. fonction commerciale. En tenant compte de cette perspective, vous verrez comment les choses s'additionnent lorsque vous analyserez votre méthode actuelle de gestion des documents par rapport à l'utilisation d'un système de gestion des documents.

Afin de ne pas exagérer cette conclusion, abordons l'analyse de manière méthodique.

Quel est le coût réel du papier pour votre organisation ?

Lecalcul du coût du papier est une méthode d'estimation des coûts liés à la maintenance de vos systèmes d'archivage papier. Il révèle le coût réel de votre système de classement pour votre organisation ou, en d'autres termes, il s'agit du point de départ pour quantifier les économies que vous pourriez réaliser grâce à un système de gestion documentaire approprié. .

Voici les facteurs qui permettent d'estimer le coût réel du papier et des processus basés sur le papier pour votre organisation. Les calculs sont assez simples. Toutefois, il peut être difficile de reconnaître et de mesurer certains des facteurs en jeu.

• Le coût direct du papier

Cela comprend le coût des ramettes, les fournitures de classement, la papeterie, les frais généraux d'impression et les frais courants tels que le toner, la main-d'œuvre nécessaire à l'impression et d'autres dépenses de ce type. Ces coûts sont assez simples à estimer et à calculer.

• Le coût indirect du papier

Cela comprend tous les frais généraux liés à la gestion du papier, tels que les classeurs, la surface de bureau utilisée pour le stockage des documents (sur site, hors site et chez des tiers), les coûts d'archivage, de photocopie, de distribution et d'affranchissement. Même le déchiquetage et la destruction du papier constituent un coût indirect. Tous ces coûts indirects représentent une somme considérable qui pèse sur vos résultats.

• Le coût en temps du papier

Pensez à tous les processus minutieux qu'implique la gestion d'un flux de travail sur papier. Qu'il s'agisse de remplir manuellement des formulaires, des feuilles de temps ou des fiches de poste, de numériser des documents ou de saisir manuellement des données, tout cela se traduit par des heures de travail. En fait, il s'agit d'une redondance auto-entretenue où la main-d'œuvre est employée là où elle n'est pas nécessaire. Sans parler du temps perdu à rechercher, archiver et localiser physiquement les documents. Il s'agit souvent d'un coût qui n'est pas pris en compte.

• Le coût de la perte de productivité

Il a été rapporté par McKinsey que les employés recherchent et rassemblent des informations pendant 1,8 heure par jour en moyenne - soit 9,3 heures par semaine. En d'autres termes, les entreprises embauchent cinq employés et seuls quatre se présentent au travail ; le cinquième erre à la recherche de réponses sans rien apporter.

En outre, les retards causés par le déplacement physique des dossiers papier d'un bureau à l'autre avant que des actions telles que la vérification et les approbations ne soient prises s'accumulent à l'échelle d'une entreprise.

• Le risque des processus basés sur le papier

Le risque peut être considéré comme un coût perturbateur inattendu. La disparition de fichiers, les failles de sécurité, la fuite d'informations confidentielles essentielles, l'impossibilité de retracer ces fuites, la non-conformité aux réglementations, les atteintes irréversibles à la réputation sont autant de risques associés aux processus papier. Il a été On estime que 70 % des entreprises cesseraient d'exister en trois semaines si leurs dossiers papier étaient perdus dans un incendie ou une inondation.

Même un seul événement de ce type peut se transformer du jour au lendemain en une dépense débilitante, voire en une menace existentielle. Comme il s'agit d'une question de probabilité, il est difficile de la reconnaître comme un coût.

• Le coût d'opportunité de ne pas passer au zéro papier.

Une entreprise doit également prendre en compte l'impact global d'une installation de gestion documentaire - des améliorations départementales aux avantages à l'échelle de l'entreprise. Il peut s'agir d'une productivité accrue grâce à une GED, de la conformité réglementaire à l'amélioration des communications, des données exploitables et de la connaissance des fonctions de l'entreprise, de l'automatisation des processus et des flux de travail, de l'intégration avec des processus évolutifs comme le CRM. Il s'agit d'un coût d'opportunité incalculable qui ne fait que s'accroître si l'on considère que vos concurrents profitent peut-être déjà des riches avantages d'une transition précoce vers un SGD.

Alors oui, en effet,

Vous perdez votre temps et votre argent en n'utilisant pas un système de gestion des documents.

La seule question est : combien ? Cette question peut sembler presque redondante. Cependant, elle devient importante lorsque vous devez établir un dossier commercial pour l'utilisation d'un système de gestion des documents dans votre organisation. Pour ce faire, vous devrez peut-être démontrer clairement ses avantages et le retour sur investissement prévu.

Calculer le retour sur investissement d'un système de gestion de documents.

L'arithmétique réelle doit être adaptée à votre organisation. Toutefois, les paramètres communs comprennent la taille de l'organisation, le nombre d'employés impliqués dans les processus papier, leur salaire horaire moyen, le nombre de copies effectuées quotidiennement, le pourcentage de dossiers perdus ou égarés, la superficie consacrée aux classeurs, le prix au pied carré des bureaux, etc.

En soustrayant les investissements initiaux et les coûts de fonctionnement d'un système de gestion des documents du coût réel du papier, vous pourrez déterminer les économies nettes que vous réaliserez en faisant le grand saut. Ou, pour le dire autrement,

ROI final = Le coût annuel de votre système DMS - Le coût annuel de votre système de classement papier.

Ce chiffre est clair, défendable et peut être utilisé pour présenter un argumentaire convaincant en faveur de votre investissement en GED. Cependant, étant donné les nombreuses variables et les définitions incongrues des avantages immatériels, il est difficile d'appliquer une formule définitive au calcul. Comme la perspective d'un impact sur les performances de l'entreprise et les résultats de la mission est indéniable, toute organisation a tout intérêt à au moins l'essayer.

Un bon point de départ, sans perdre beaucoup de temps, serait ce calculateur de coût du papier. Calculateur de coût du papier de dbs Software & Services. Il calcule le coût du maintien d'un système d'archivage papier sur la base des paramètres mentionnés ci-dessus. Les résultats de ce calculateur peuvent servir de base monétaire à l'élaboration d'une analyse de rentabilité pour la mise en œuvre d'un système complet de gestion des documents tel que Tessi Docubase®