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La gestión inmobiliaria puede prescindir del papel

Ya sea la contratación de personal de mantenimiento, la gestión de inspecciones, la tramitación de contratos o la comunicación con los inquilinos, los administradores de fincas tienen que documentarlo todo. Hay mucho en juego. Todas las bases deben estar cubiertas. Esto significa esencialmente una gran cantidad de papeleo. Además, las propiedades tienen que funcionar sin problemas para mantener su valor.

Como toda transacción implica un alto valor monetario, es fundamental gestionar con diligencia todos los documentos, desde los planos hasta los contratos de alquiler, pasando por las facturas, los registros de los inquilinos y los historiales de mantenimiento. Durante mucho tiempo, esto solía estar limitado por la capacidad de los administradores humanos, ya que se requería pericia y experiencia para manejar un papeleo tan crítico. Hay muchas formas en las que una mala gestión documental puede desestabilizar un negocio de gestión inmobiliaria. El costoso error humano, sólo una de ellas.

Los argumentos a favor de un sistema de gestión de documentos en la gestión inmobiliaria son sólidos, por razones que van más allá de la mera "gestión del papeleo". Desde el ahorro de costes y tiempo hasta la mejora de la seguridad, la flexibilidad y el servicio al cliente, las razones para la transformación digital con un DMS son convincentes.

Profundicemos en ello.

La gestión inmobiliaria y sus necesidades documentales

Aunque es necesario, el papel también es un cuello de botella para gestión de la propiedad las operaciones. Aunque esto pueda parecer obvio, el coste de oportunidad de no transformarse digitalmente con un sistema de gestión documental es más difícil de percibir. Exploremos cinco razones por las que su empresa de gestión inmobiliaria necesita un sistema de gestión documental.

Productividad

Uno de los retos más acuciantes que nos plantean los administradores de fincas es la productividad. La gestión de propiedades es un proceso interminable que implica sorpresas a cada paso y una baja tolerancia a dejar que las cosas se pierdan. Supervisar el estado de los trabajos y proyectos lleva más tiempo que realizarlos. Los fallos y las emergencias forman parte del trabajo diario, provocando interrupciones tanto técnicas como operativas. La estandarización en ciertas áreas, con la gestión de documentos y la automatización de los procesos empresariales, puede hacer que el proceso y la comunicación sean fluidos y productivos.

Seguridad de los documentos

Cada trato, registro, comunicación y mantenimiento implica una gran cantidad de papeleo, lo que hace que la seguridad de los documentos tenga un valor incalculable para los administradores de fincas. Con tal cantidad de registros en papel en el borde, tener un DMS eficiente es vital para evitar cualquier daño fatal para el negocio. Un DMS tiene todas las capacidades para proteger los documentos de accidentes y robos. Cuando todos los documentos de la propiedad se almacenan de forma segura en un DMS basado en la nube, la recuperación y la reanudación de las operaciones no tarda nada, en caso de cualquier interrupción.

Seguridad de los documentos

La información está constantemente en peligro. Una amenaza a la seguridad puede costar a una empresa de gestión inmobiliaria una reputación construida durante años de esfuerzo. Además de la seguridad de los documentos, los administradores de fincas también necesitan un entorno documental seguro. Esto significa que una estrategia de vigilancia equilibrada es vital para que una empresa de gestión inmobiliaria controle todo lo que es malicioso: ciberdelincuencia, piratería informática y otras vulnerabilidades de seguridad. Por otra parte, un DMS seguro ofrece un almacenamiento cifrado de varios niveles, así como controles de acceso autorizados, al tiempo que protege los datos críticos de la empresa y los intereses comerciales cumpliendo con los requisitos reglamentarios.

Acceso en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento

Por ejemplo, un administrador de fincas que necesita acceder a un contrato de arrendamiento crucial. Viajar de un lado a otro para recuperar los documentos dará lugar a escritorios abarrotados y a agendas más apretadas. Los administradores de fincas que se desplazan pueden ahorrar tiempo y ser más productivos con una función como el acceso a los documentos en tiempo real en su smartphone o tableta, en cualquier momento y lugar. Además, herramientas adicionales como el visor offline funcionan de forma brillante en caso de problemas de conectividad a Internet, haciendo que la funcionalidad sea perfecta y sin pinchazos.

Necesidad de colaboración

Cuando un administrador de fincas trabaja en proyectos entre equipos, habrá interminables cadenas de correo electrónico, un volumen de registros de fincas y hojas de cálculo para lograr un objetivo común. La visibilidad y la responsabilidad serán imposibles sin un sistema integrado de gestión de documentos que permita una colaboración eficaz del equipo. Una estrategia documental libre de complicaciones y de colaboración se traduce en una productividad ineficiente, en el éxito y en los ingresos. Además, permite conocer las áreas empresariales más críticas que necesitan atención.

El objetivo de los administradores de fincas no es sólo mejorar su sistema de gestión de documentos, sino también agilizar las operaciones comerciales. Por lo tanto, los administradores de fincas necesitan un sistema productivo, seguro, protegido, colaborativo y que ahorre tiempo, con acceso sobre la marcha. Una vez identificadas las necesidades, veamos siete características destacadas que un DMS puede aportar a una empresa de gestión inmobiliaria.

¿Cuáles son las características útiles de un sistema de gestión de documentos para la gestión inmobiliaria?

Aunque la lista de características de los sistemas modernos de gestión de documentos es larga, hay bastantes características que resultan especialmente atractivas para las empresas de gestión inmobiliaria. A continuación se comentan seis de ellas. Sin embargo, los administradores de fincas más entusiastas se benefician de muchas más.

Captura de documentos sin fisuras

To upload every document from various sources, whether paper or digital, is unimaginably time-consuming for a property manager. While it is an obvious feature of a DMS, document syncing and uploading is crucial to maintaining sanity in a storm of property documents. By enabling this feature, all employees on-field, in the office, and across departments can sync and upload documents automatically. Additionally, DMS like Tessi Docubase® supports uploads from a variety of sources. The uploaded documents are stored in a safe and secure cloud-based environment. Therefore, property managers can rest assured of capturing and storing property records. Further, features like dbs Live Forms optimize capturing of information in a structured and systematic way right at the source. In case physical documents need to be captured, Optical Character Recognition ensures that the information within the documents is intelligently indexed and searchable as well.

Indexación y capacidad de búsqueda

A DMS works beyond capturing and storing documents. An innovative feature of searching and indexing helps find the right record at the right time. So you never lose a document ever. This intelligent document organizer automatically classifies the documents using specific patterns and appropriate tags. Modern document management systems like Tessi Docubase® unleash the power of artificial intelligence and machine learning to further enhance pattern recognition for indexing and searchability. Also, you can use the full-text search to find information within documents instantly.

Un cuadro de mando completo

Imagínese ver todas las partes móviles de su negocio en una sola pantalla: el estado de sus contratos de arrendamiento, las fechas de vencimiento de los alquileres, las próximas reparaciones y vencimientos, las negociaciones en curso, etc. Todos los flujos de trabajo son visibles para usted y todas las redundancias son fácilmente visibles, lo que significa que su atención se centra en la tarea más prioritaria. Esto significa una sensación de control como nunca antes. El cuadro de mandos ofrece al administrador todos los datos relacionados con: el acceso a los documentos, las ediciones que se realizan, el tiempo que se dedica a esos documentos y el historial de versiones, entre otros. Además, un cuadro de mando es una medida de seguridad, para salvar la integridad de su gestión inmobiliaria negocio. Permite la detección de errores críticos y actos malintencionados, a la vez que vigila el progreso de las acciones sensibles al tiempo.

Seguimiento, auditorías e historial de versiones

El historial de versiones permite ver las versiones anteriores del documento y reconocer los cambios realizados, además de identificar quién los ha hecho. Ayuda a mantener la seguridad de la información y la integridad de todos los documentos de propiedad. También facilita las auditorías e investigaciones. Todo esto está disponible con unos pocos clics, sin necesidad de revisar el papeleo manualmente. Lo que también significa que el cumplimiento de las normas puede aplicarse de forma proactiva.

Compartir de forma segura con controles de acceso

El intercambio de documentos en tiempo real tiene un valor incalculable para una empresa con un uso intensivo de documentos como la gestión inmobiliaria. Un sistema de gestión de documentos ofrece a los empleados de la administración de propiedades la libertad de llevar registros confidenciales en papel, al tiempo que elimina el riesgo de perder uno. Comparta documentos sin problemas con los empleados internos, el CRM de gestión de propiedades, el sistema de gestión de cuentas y los clientes con autorizaciones estrictamente aplicadas. Esto significa que el administrador de la propiedad puede controlar quién puede ver, comentar, editar y acceder al documento compartido. No hay que olvidar la perfecta integración a través de correos electrónicos, sitios web y sistemas que permiten compartir los archivos de la propiedad en cuestión de segundos.

Automatización del flujo de trabajo

In addition, all repeatable tasks get automated with minimum friction. For example, documents get automatically directed through the chains of action and approval with automated alerts. This frees up a property manager’s, and their employees’ time to tackle more important business decisions, while menial but necessary tasks get taken care of. And even those decisions are better informed by all the data available at your fingertips. Tessi Docubase’s® rules-based business process automation engine is extremely customizable to your exact requirements.

Actualizar sin revisar

Tessi Docubase® offers a complete platform of document management products from capturing documents to extracting high-value data, classifying that data into information, and incorporating it into existing business processes for enhanced productivity. This integrates seamlessly with all modern IT systems, including the ones you may already use for say, CRM and ERP. This means, a property management firm, or any firm for that matter, does not need to deal with the sunk cost fallacy of losing legacy investments in IT. In other words, a DMS like Tessi Docubase® can transform the way property management runs without the troublesome overhaul.

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Escrito por Ricardo Rengifo DBS Software & Services

dbs Software & Services (dbs) is a long-standing provider of document management and process automation solutions for education and business, and the exclusive provider of Tessi Docubase® in North America.

Tessi Docubase® is an enterprise-grade modular, secure, and easy-to-use document management system that seamlessly integrates with Business Information Systems. Its secure architecture and a broad range of features make it the perfect solution for a wide range of enterprises and use cases.

dbs LiveFormses una plataforma de automatización de procesos empresariales low-code . Su único objetivo es simplificar los procesos complejos mediante la automatización de los pasos repetitivos, desde la captura de datos hasta las alertas, las notificaciones, las confirmaciones por correo electrónico y todo lo demás de forma rápida y sin la participación de un programador.

dbs eSign es una solución de firma electrónica basada en la nube que permite a los usuarios gestionar el proceso de firma de un documento, desde la carga hasta la firma y el sellado, desde cualquier dispositivo móvil u ordenador.