Un Campus Digital es la nueva normalidad. ¿Está usted preparado?

Si ya había una transición digital en marcha, la pandemia de 2020 impulsó una espectacular ola de adopción de tecnología por parte de las instituciones de enseñanza superior que durará hasta 2021 y más allá. Después de todo, el mundo no puede permitirse una acumulación de mentes jóvenes competentes que tengan que esperar años adicionales en una cola de graduación cada vez más larga.

El cierre de los campus puede haber desencadenado un cambio de paradigma. Sin embargo, la inevitabilidad de tener que digitalizarse debería haber sido evidente para el profano inteligente hace tiempo.

¿QUÉ ES UN CAMPUS DIGITAL?

"Pasar a lo digital". Suena como un vago eslogan de la nueva era, ¿no es así? ¿Pero qué significa?

específicamente, cuando se aplica a la industria de la educación? ¿En qué consiste la transformación digital y cuándo empieza/finaliza? Como la vida misma, hay muchas preguntas sin muchas respuestas claras.

En términos generales, un campus digital puede definirse como Una institución educativa que adopta las tecnologías modernas para ofrecer experiencias de aprendizaje mucho mejores y un apoyo personalizado a los estudiantes en todos los puntos de contacto a lo largo del recorrido del estudiante. Desde el reclutamiento, hasta las admisiones, la ayuda financiera, la iniciación, los servicios estudiantiles y la promoción. Un campus digital aprovecha la tecnología para cimentar los pilares básicos de la experiencia de sus estudiantes, fomentando el acceso a la información, la inclusión, la flexibilidad, la colaboración, la seguridad y la confianza.

Antes de 2020, la transición digital solía consistir en ocuparse de los aspectos básicos, como los servicios digitales del campus, los sistemas de información de los estudiantes y la colaboración, y normalmente se hacía de forma fragmentaria y no muy rápida. Sin embargo, el año 2020 empujó a las instituciones a una loca carrera por mejorar y/o implementar sus pilas tecnológicas para incluir un uso más amplio de las herramientas digitales, como la transmisión de vídeo, la identificación biométrica y las plataformas de aprendizaje en línea. Esto supuso inevitablemente una mayor presión sobre los sistemas de apoyo de la institución e introdujo nuevos requisitos para que la información fluyera de forma más fluida en toda la institución.

Resulta que esto es más fácil de decir que de hacer, especialmente si todo el ecosistema digital del campus no estaba ya configurado para proporcionar una experiencia sin fisuras. Debe haber una aplicación para eso, ¿no?

EN REALIDAD, LA NUEVA NORMALIDAD ESTABA A LA VUELTA DE LA ESQUINA.

Si pensaba que la educación a prueba de pandemias era un factor suficiente, considere lo siguiente.

Las demandas de los estudiantes ya estaban evolucionando rápidamente.

En el mundo de la educación, el estudiante es el consumidor. Y el perfil del consumidor está cambiando rápidamente. Los estudiantes de hoy son nativos digitales. Llegan al campus con la expectativa de que los servicios de los que se sirven sean fluidos, eficientes y accesibles en una pantalla móvil de forma rápida y en cualquier momento. El estudiante de hoy da por sentada la facilidad de comunicación y la interactividad de la experiencia del usuario. La friolera del 87% de los estudiantes en una encuesta de 2017 declaró que la competencia tecnológica de una universidad era un factor importante para ellos a la hora de decidirse por una escuela.

Y los resultados del e-Learning son sorprendentemente buenos.

Aunque la transición forzada del aprendizaje presencial en el campus puede parecer, a primera vista, un reto de calidad. De forma contraria a la intuición, se ha comprobado que los resultados del e-learning han mejorado significativamente. El e-learning aumenta los índices de retención en un 25-60%, mientras que los índices de retención de la formación presencial se mantienen en torno al 8-10%. Además, los participantes en el e-learning aprenden casi 5 veces más material sin aumentar el tiempo dedicado a la formación.

Dado que la asistencia al campus estaba fuera de lugar, la entrega de material de curso y conferencias a los estudiantes a distancia se convirtió en la necesidad del momento. La universidad se vio obligada a convertirse en una red de vías de información desvinculada del territorio. Sin embargo, incluso sin las exigencias de la pandemia, hay suficientes indicios de que la transformación digital de la educación no supone un compromiso de calidad. Ni mucho menos. De hecho, puede aumentar enormemente la prestación de servicios al tiempo que se consiguen mejores resultados de aprendizaje.

LAS BASES DE UN CAMPUS DIGITAL

Un campus digital reúne una serie de herramientas para profesores y educadores que construyen una experiencia de aprendizaje convincente. La base de la cual es tradicionalmente un Sistema de Información de Estudiantes que sirve como sistema de registro para la institución.

Aunque a menudo estos sistemas ofrecen capacidades básicas de gestión de documentos, en circunstancias normales llega un momento en el que las instituciones desean tener más información disponible y más control sobre esa información de lo que los sistemas de información de estudiantes pueden manejar. Para muchas escuelas, la pandemia aceleró esta inevitabilidad.

MÁS ALLÁ DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LOS ESTUDIANTES, EL VALOR DE TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS.

Las presiones ejercidas sobre la infraestructura digital en 2020 fueron todo menos normales. Muchas instituciones se encuentran ahora con requisitos que superan los proporcionados por sus sistemas de información estudiantil. Ahí es donde entran en juego los sistemas de gestión de documentos. Un héroe no reconocido, claramente, el sistema de gestión de documentos adecuado mejora las capacidades del sistema de información de los estudiantes de una manera que no tiene fisuras y permite a las instituciones ofrecer niveles más altos de servicios digitales a sus partes interesadas.

Por ejemplo, el trabajo que supone la implementación de un flujo de trabajo que requiere formularios personalizados. Los pasos pueden incluir la captura de datos, la validación, las aprobaciones y el enrutamiento de documentos a través de los departamentos. Esto es algo que cualquier institución podría tener que hacer docenas de veces al año, y normalmente requeriría varias semanas de trabajo para ponerlo en marcha. Sin embargo, con el sistema de gestión de documentos adecuado, todo este flujo de trabajo puede modelarse y desplegarse rápidamente con la automatización de low-code y sin requerir una fuerte implantación de TI en cuestión de horas.

A continuación se enumeran otras áreas en las que un sistema de gestión de documentos puede ayudar en la educación.

• Archivar de forma segura todos los expedientes existentes de los estudiantes y del profesorado en un lugar centralizado y accesible digitalmente por las personas autorizadas a distancia e internamente.
• Sirva todos los registros históricos de los estudiantes a otros sistemas como CRM/SIS sin problemas a través de las API.
• Automatizar la entrada de datos y la ingestión de nuevos documentos/registros en los expedientes de los estudiantes y profesores.
• Automatice el enrutamiento de documentos, los flujos de aprobación múltiple y el archivado automático.
• Despliegue rápidamente formularios dinámicos capaces de escanear y recoger datos/contenido desde cualquier dispositivo móvil

HACER MÁS CON MENOS.

Un buen sistema de gestión de documentos mejora realmente la funcionalidad de los sistemas de información de los estudiantes, ya que promueve la accesibilidad de los documentos, permite la colaboración y la interactividad en tiempo real y mejora la eficiencia administrativa general. Esto es imprescindible para que cualquier institución pueda ofrecer los niveles de servicio que esperan sus interesados.

Además, el aumento de la productividad y la reducción de los costes resultantes del acceso y el flujo de información ayudan a controlar los gastos generales. Con unos gastos presupuestarios cada vez más reducidos y un personal limitado, un campus digital gestionado de forma eficiente con la pila tecnológica adecuada superará a los que aún no han adoptado la nueva normalidad. Sin duda, el campus digital ha llegado para quedarse y prosperar.