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¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

Aunque el nombre suena bastante obvio, hay mucho más detrás de la definición de un sistema de gestión documental de lo que el nombre puede implicar.

Si se preguntara "¿Qué es un ordenador?", por ejemplo, la respuesta cambiaría con los tiempos, desde una máquina del tamaño de una habitación que podía hacer cálculos aritméticos en los años 50, hasta un dispositivo omnipresente del tamaño de la palma de la mano en los bolsillos de todo el mundo en la actualidad.

Dado el ritmo exponencial de cambio de la tecnología y los sistemas tecnológicos, es probable que una definición concebida el año pasado resulte hoy bastante inadecuada.

Entonces, ¿qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión de documentos es una aplicación informática o basada en la nube que ayuda a almacenar, rastrear y gestionar electrónicamente los documentos de una organización.

Esta es quizás la definición más parsimoniosa posible de un sistema de gestión de documentos. Es cierto que la tecnología surgió para resolver la ineficacia de la gestión de la creciente carga de documentación en papel, que es propensa a errores y difícil de almacenar, seguir, recuperar y gestionar. Pero la definición está incompleta hoy en día porque la utilidad de un sistema de gestión documental en las empresas supera con creces lo que la definición sugiere.

En primer lugar, un sistema de gestión documental no se limita a la gestión de documentos. Permite gestionar todo tipo de archivos dentro de un mismo sistema. Entre ellos están los archivos electrónicos, los pdf, las imágenes, los archivos multimedia y otros. En segundo lugar, y quizás más importante, sus características y funcionalidades van mucho más allá de las tareas de almacenamiento, seguimiento y gestión de archivos.

¿Qué más hace un sistema de gestión documental?

El simple hecho de tener todos los archivos organizados electrónicamente, abre un mundo de posibilidades para una organización, además de eliminar el papel. Y muchas de esas posibilidades están integradas en un sistema de gestión documental. Veamos algunas características clave.

Automatización del flujo de trabajo

Una vez que los archivos se capturan e indexan digitalmente, pueden pasar por los flujos de trabajo sin problemas. Cualquier encaminamiento repetitivo de documentos puede hacerse automáticamente. Imagínese un proceso en el que un formulario que necesita ser capturado, verificado, aprobado, asignado y archivado. El enrutamiento entre cada paso es automático e instantáneo. Y todo el proceso puede ser registrado, supervisado y optimizado.

Compartir y controlar el acceso de forma segura

Un sistema de gestión de documentos (DMS) permite compartir archivos de forma segura, tanto dentro de la organización como con partes externas como clientes y proveedores. A diferencia de los simples correos electrónicos, un DMS controla estrictamente el alcance de un determinado documento. Se puede optar por garantizar que un archivo nunca salga del servidor de la organización si es necesario. Aparte de eso, el nivel de acceso y los permisos que se conceden pueden establecerse por persona en la organización. Puedes permitir que el destinatario de un documento compartido pueda ver, comentar, editar o ver versiones anteriores de forma independiente.

Colaboración en tiempo real

Un DMS permite que los documentos fluyan sin problemas dentro de los departamentos de la organización.. Esto reduce el tiempo necesario para completar las tareas de los equipos pequeños. Una característica extremadamente útil tanto si su personal es remoto como si está en la misma oficina.

Integración de herramientas empresariales

Muchos gestores inteligentes consideran que un DMS es la capa base de la pila tecnológica de una organización. Como la única fuente de verdad para los documentos de toda la organización. Como tal, las herramientas empresariales como las aplicaciones CRM y ERP pueden conectarse a él con integraciones perfectas.

Registros de auditoría

Un registro histórico de versiones y acciones de los usuarios se mantiene de forma inmutable para cada documento. Esto significa que se puede acceder fácilmente a las pistas de auditoría de los documentos, recuperarlas e informar sobre ellas. Esto reduce la carga del cumplimiento de la normativa al hacer menos oneroso el trabajo del auditor.

Capítulo uno de Transformación digital 101

Las características de un sistema de gestión documental no terminan ahí. Desde la sanidad hasta la educación, pasando por las empresas y las administraciones públicas, muchas organizaciones se han beneficiado de la revisión de sus procesos tradicionales con el poder de los sistemas de gestión documental. Las empresas encuentran que el valor de la optimización impulsada por los DMS se refleja significativamente en sus resultados. Una disminución significativa de la carga de gestión como resultado, conduce a beneficios intangibles como una mejor agilidad operativa, y una mejor toma de decisiones.

Como saben los líderes en el camino de la transformación digital, un sistema de gestión de documentos suele ser el primer paso del proceso.

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