Começando pela fonte: Como selecionar o scanner certo para seu sistema de gerenciamento de documentos
Se você acompanha as publicações do nosso blog, já sabe o papel fundamental do gerenciamento de documentos nas organizações atuais e o fato é que, dada a nossa dependência da tecnologia e das informações, é improvável que isso diminua tão cedo. No entanto, uma das coisas que frequentemente vemos nossos clientes negligenciarem ao implementar seus sistemas é a importância de selecionar o scanner certo para obter o processo de gerenciamento de documentos mais eficiente possível. Portanto, para esta postagem do blog, temos o prazer de contar com a participação de nosso parceiro Visioneerempresa líder em dispositivos de geração de imagens e fabricante dos scanners autônomos de documentos da Xerox, para compartilhar alguns conhecimentos sobre como selecionar o scanner certo para o trabalho.
Primeiro, vamos discutir a função que os scanners desempenham no gerenciamento de documentos. A principal função de um scanner é capturar digitalmente as informações contidas em um documento físico e disponibilizar essa versão digital (ou arquivo) do documento para a próxima etapa do processo. Praticamente qualquer scanner disponível realiza essa tarefa com um nível aceitável de precisão. No entanto, para realmente definir a verdadeira função do dispositivo (e sua importância para sua organização específica), é necessário conhecer mais detalhes sobre os recursos dos dispositivos disponíveis e a função do usuário que mais utilizará o dispositivo.
Os scanners atuais oferecem uma ampla variedade de recursos e alto desempenho que não só ajudam a melhorar a qualidade das imagens digitais geradas, mas também aumentam a eficiência e a produtividade dos próprios usuários. Portanto, a seleção do scanner certo é, na verdade, um exercício de correspondência entre a) os recursos e as características de desempenho do dispositivo certo e b) os requisitos do usuário específico para esse dispositivo. Isso significa que raramente é a abordagem "tamanho único" que alcançará os melhores resultados para sua organização específica.
No que diz respeito aos recursos e ao desempenho, os principais aspectos a serem considerados são a qualidade das imagens de que o usuário precisará (geralmente definida em pontos por polegada ou dpi), a velocidade de captura do scanner (geralmente definida em páginas por minuto ou ppm) e o(s) tipo(s) de documentos que serão digitalizados (geralmente em um ou dois lados e em cores ou tons de cinza). Ao conhecer esses detalhes com antecedência, você poderá criar rapidamente uma lista de possíveis scanners para o trabalho em questão.
Com as opções selecionadas, você pode analisar o uso pretendido para o dispositivo. Por exemplo, trata-se de um scanner que será usado principalmente por uma única pessoa para tarefas leves de escritório, ou será compartilhado por várias pessoas em uma área comum, ou talvez por um departamento inteiro em uma rede compartilhada? Saber isso o ajudará a determinar o nível de serviço necessário para o dispositivo, quaisquer limitações de espaço físico e até mesmo se algum nível de recursos de processamento pós-imagem pode ser necessário.
Uma vez que todos esses aspectos tenham sido identificados, é só uma questão de combinar as opções pré-selecionadas com o caso de uso para chegar às melhores opções possíveis para o trabalho. Tenha sempre em mente que, mesmo dentro da mesma organização, diferentes departamentos/usuários podem ter requisitos diferentes, portanto, esse exercício pode ter de ser repetido várias vezes entre os diferentes grupos de usuários.
Uma consideração final, mas importante, para a escolha de um scanner que será usado com um sistema de gerenciamento de documentos é garantir que o(s) dispositivo(s) selecionado(s) seja(m) compatível(is) com drivers padrão do setor, como o TWAIN, para assegurar a compatibilidade direta com sistemas de gerenciamento de documentos corporativos, como o Docubase.
Agora que sabemos como selecionar o scanner certo para o trabalho, vamos dar uma olhada em um exemplo de como isso poderia ser aplicado para ajudar uma instituição de ensino superior a selecionar seus scanners para o novo sistema de gerenciamento de documentos. Neste exemplo, diremos que há três áreas principais que precisam capturar documentos físicos: Registro/Admissões, Serviços ao Aluno e Operações Comerciais.
O departamento de registro é pequeno, com apenas três usuários localizados fisicamente próximos uns dos outros, e o volume de trabalho aumenta em sincronia com os ciclos de registro. Eles precisam ser capazes de digitalizar uma grande variedade de documentos, em diferentes formatos e tamanhos, e fazê-lo com alta qualidade e rapidez. Para esse grupo de usuários, o Xerox Documate 6440 seria uma opção sólida. Esse scanner apresenta velocidades de até 60 ppm a 200 dpi e é robusto o suficiente para lidar com picos de uso.
O Student Services tem mais escritórios do que o Registrar, mas está distribuído por todo o campus, portanto, embora precise de digitalização de qualidade e de uma grande variedade de documentos, inclusive carteiras de identidade, não precisa necessariamente da velocidade ou do volume que o Registrar precisa. Nesse caso, ter alguns dos equipamentos Xerox D35 à disposição pode ser uma maneira econômica de oferecer uma solução aos usuários. Esse scanner apresenta velocidades de até 45 ppm a 200 ou 300 dpi e possui tecnologia integrada de aprimoramento de imagem.
Por fim, as Operações de Negócios, que neste exemplo incluem usuários de vários departamentos de alto nível, como RH, Administração, Finanças e Jurídico, estão todos digitalizando principalmente documentos em preto e branco, mas valorizam a velocidade e a confiabilidade acima de tudo. Nesse cenário, uma boa opção poderia ser o Xerox D70n da Xerox. Esse scanner apresenta velocidades de até 90 ppm a 200 ou 300 dpi, um alimentador de alta capacidade e pode suportar o uso compartilhado entre vários usuários avançados. Com conexões USB e de rede, várias pessoas podem se conectar ao scanner D70n simultaneamente a partir de qualquer PC conectado à rede, graças à tecnologia Visioneer VAST Network© com TWAIN Direct©. A tecnologia Visioneer VAST Network© oferece uma arquitetura de software de scanner abrangente que proporciona captura segura e compartilhada de documentos para os ambientes de rede, nuvem e móveis do local de trabalho digital atual.
Como você pode ver neste exemplo, conhecendo os recursos oferecidos pelos scanners e combinando-os com as necessidades dos usuários, chegamos a opções muito sólidas para cada área e, ao mesmo tempo, obtivemos a melhor relação custo x benefício.
dbs Software and Services é o seu balcão único para todas as suas necessidades de gerenciamento de documentos, incluindo scanners Xerox. Quando combinados com nosso software de gerenciamento de documentos líder do setor LiveForms e o Docubaseesses excelentes scanners facilitarão a obtenção de um ambiente sem papel da forma mais econômica possível. Sinta-se à vontade para entrar em contato com você a qualquer momento para esclarecer suas dúvidas sobre este ou qualquer outro tópico de nosso blog.
A dbs Software & Services (dbs) é uma fornecedora de longa data de soluções de gerenciamento de documentos e automação de processos para educação e negócios, além de ser a fornecedora exclusiva do Tessi Docubase® na América do Norte.
O Tessi Docubase® é um sistema de gerenciamento de documentos modular, seguro e fácil de usar, de nível empresarial, que se integra perfeitamente aos sistemas de informações comerciais. Sua arquitetura segura e uma ampla gama de recursos o tornam a solução perfeita para uma grande variedade de empresas e casos de uso.
dbs LiveForms, é uma plataforma de automação de processos de negócios low-code . Seu único foco é simplificar processos complexos, automatizando etapas repetitivas - desde a captura de dados até alertas, notificações, confirmações por e-mail e tudo o que estiver entre eles rapidamente, sem envolver um programador.
dbs eSign é uma solução de assinatura eletrônica baseada em nuvem que permite aos usuários gerenciar o processo de assinatura de um documento, do upload à assinatura e selagem, a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador.
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