Dicas e truques do Docubase: Atualizações do índice de massa

Dicas e truques do Docubase: Atualizações do índice de massa
Por Omar Morales, Diretor de TI e Serviços de Suporte

Há muitos motivos pelos quais, durante o ciclo de vida dos documentos, pode ser necessário fazer alterações nos valores de índice de um documento que já foi armazenado, por exemplo, uma pessoa muda de nome, um novo departamento assume um arquivo, uma empresa é vendida etc. É claro que, se for apenas um único documento envolvido, isso é tão simples quanto pesquisá-lo e alterar as informações do índice conforme necessário. Mas e se as alterações no índice se aplicarem a grandes lotes de documentos? Isso é muito fácil com o Docubase? Bem, essa é uma pergunta feita com frequência pelos usuários avançados do Docubase e, felizmente, a resposta é muito fácil.

Um recurso poderoso, mas muitas vezes ignorado, do Docubase é que há uma maneira de atualizar os valores de índice em um grupo de documentos usando a ferramenta "atualização de documentos em massa" na lista de ocorrências de documentos. O usuário deve ter a permissão "MODIFY FORM" (Modificar formulário) para usá-la e, uma vez que a tenha, o processo para usar a "Mass document updating" (Atualização em massa de documentos) é o seguinte:

1. Faça uma pesquisa de documentos que tenham o valor de índice comum que você deseja alterar. Um caso de uso típico poderia ser: Sobrenome, Tipo de documento, Número da conta, etc.
2. Selecione todos os documentos que você deseja alterar na Lista de ocorrências. Você pode usar a caixa de seleção "Select the current page" (Selecionar a página atual) no canto superior esquerdo da lista para selecionar todos os documentos com um único clique.
3. No canto superior esquerdo, você clicará no ícone "Mass document update" (Atualização em massa de documentos), que exibirá um formulário de índice pré-preenchido com os valores que são semelhantes em toda a sua seleção.
4. À esquerda de cada campo, há um controle suspenso com as opções de: "Do nothing" (por isso o nome, deixa o campo inalterado em relação ao valor original), "Force" (força o valor do índice a substituir o valor existente nesse campo), "Add" (adiciona um valor de índice além do que já existe) e "Del" (exclui o valor). OBSERVAÇÃO: Add e Del funcionam desde que outras condições sejam atendidas. Por exemplo:
   • Adicionar - Um usuário não pode adicionar um valor de palavra-chave quando o número máximo permitido configurado de palavras-chave nesse campo tiver sido atingido.
   • Del - Se um campo tiver sido configurado para ter uma quantidade mínima de valores de palavras-chave (normalmente indicado por um asterisco à direita do nome/rótulo do campo), um usuário não poderá excluir um valor se o resultado for ter menos valores de palavras-chave do que o parâmetro definido nesse campo.
5. Clique no botão "Submit" (Enviar) para confirmar as alterações.

Voilà! Isso é tudo o que há para fazer. Com algumas etapas simples (e as permissões de usuário corretas), um usuário do Docubase pode modificar rapidamente os valores de índice de vários documentos de uma só vez, tornando-se mais produtivo e tendo mais tempo para se dedicar a outras tarefas importantes do dia.

Lembre-se de que, se tiver alguma dúvida sobre o uso do Docubase, entre em contato conosco pelo nosso site ou pelo e-mail support@dbsgroup.net e entraremos em contato com você.

Boa indexação! ~Omar