Trucos y consejos de Docubase: Actualizaciones del Índice de Masa

Trucos y consejos de Docubase: Actualizaciones del índice de masas
Por Omar Morales, Director de TI y Servicios de Apoyo

Hay muchas razones por las que durante el ciclo de vida de los documentos puede ser necesario hacer cambios en los valores de índice de un documento que ya ha sido almacenado, por ejemplo, una persona cambia su nombre, un nuevo departamento se hace cargo de un archivo, una empresa se vende, etc. Por supuesto, si se trata de un solo documento, basta con buscarlo y modificar la información del índice en función de las necesidades. Pero, ¿y si los cambios de índice se aplican a grandes lotes de documentos? ¿Es fácil con Docubase? Esta es una pregunta que a menudo se hacen los usuarios avanzados de Docubase, y afortunadamente la respuesta es muy fácil.

Una característica poderosa pero a menudo pasada por alto en Docubase es que hay una manera de actualizar los valores de índice en un grupo de documentos mediante el uso de la herramienta "actualización masiva de documentos " en la lista de resultados de documentos. El usuario debe tener el permiso "MODIFICAR FORMULARIO" para utilizarla, y una vez que lo tenga, el proceso para utilizar la "actualización masiva de documentos" es el siguiente:

1. Realice una búsqueda de documentos que tengan el valor de índice común que desea cambiar. Un caso típico podría ser: Apellidos, Tipo de documento, Número de cuenta, etc.
2. Seleccione todos los documentos que desee modificar en la lista de resultados. Puede utilizar la casilla "Seleccionar la página actual" situada en la parte superior izquierda de la lista para seleccionar todos los documentos con un solo clic.
3. En la esquina superior izquierda, haga clic en el icono "Actualización masiva de documentos", que mostrará un formulario de índice con los valores similares de su selección.
4. A la izquierda de cada campo hay un control desplegable con las opciones de: "No hacer nada" (de ahí el nombre deja el campo sin cambios respecto a su valor original), "Forzar" (fuerza a que el valor índice sustituya al valor existente en ese campo), "Añadir" (añade un valor índice además del que ya hay) y "Suprimir" (borra el valor). NOTA: Añadir y Suprimir funcionan siempre que se cumplan otras condiciones. Por ejemplo:
   • Añadir - Un usuario no puede añadir un valor de palabra clave cuando se ha alcanzado el número máximo configurado de palabras clave permitidas en ese campo.
   • Suprimir - Si un campo ha sido configurado para tener una cantidad mínima de valores de palabras clave (normalmente indicado por un asterisco a la derecha del nombre/etiqueta del campo), un usuario no podrá suprimir un valor si el resultado fuera tener menos valores de palabras clave que el parámetro establecido en ese campo.
5. Pulse el botón "Enviar" para confirmar los cambios.

¡Voilà! Eso es todo. Con unos sencillos pasos (y los permisos de usuario adecuados) un usuario de Docubase puede modificar rápidamente los valores de índice de varios documentos de una sola vez, con lo que será más productivo y tendrá más tiempo para dedicar a otras tareas importantes de su día.

Recuerde que si tiene alguna pregunta sobre el uso de Docubase, no tiene más que ponerse en contacto con nosotros a través de nuestro sitio web o del correo electrónico support@dbsgroup.net y nos pondremos en contacto con usted.

¡Feliz indexación! ~Omar