CARES atua no financiamento do ensino superior: É o momento certo para investir em um sistema de gestão de documentos?

CARES atua no financiamento do ensino superior: É o momento certo para investir em um sistema de gestão de documentos?

A pandemia da COVID-19 atingiu a economia mundial como nada mais desde, talvez, A Grande Depressão. Enquanto a economia começa a trilhar seu caminho de volta a algo como a normalidade, não há dúvida de que a indústria da educação foi mudada para sempre. A mudança repentina das salas de aula para o aprendizado on-line 100% remoto tem sido um pivô desafiador a ser feito. Muitas instituições educacionais que não tinham feito uma transformação digital completa antes, tiveram dificuldade em se recuperar. Mesmo as que investiram em tecnologia para o aprendizado em sala de aula, tiveram que fazer mudanças adicionais. Estas novas exigências digitais se tornaram a norma para o futuro.

Educar os estudantes remotamente pela Internet requer a adoção de tecnologias que simulem aulas em sala de aula até certo ponto. A transmissão ao vivo de palestras em vídeo, ferramentas interativas de colaboração para que os estudantes trabalhem juntos, softwares para gerenciamento de recursos e materiais didáticos, avaliação padronizada de tarefas e exames e outras intervenções do gênero podem ser realizadas em um sistema de gerenciamento de aprendizagem. No entanto, isso é apenas a ponta do iceberg. O CRM estudantil, a Identidade Digital e as ferramentas de gerenciamento administrativo como o gerenciamento eletrônico de documentos também precisam ser implantados.

A Lei de Ajuda, Alívio e Segurança Econômica (CARES) de 2020 do Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) veio como um alívio necessário tanto para o K-12 quanto para as instituições de ensino superior. Uma segunda rodada de financiamento foi legislada para 2021.

OS CUIDADOS ATUAM PARA O ENSINO SUPERIOR

A Lei CARES delineia quatro grupos de financiamento aplicáveis a instituições de ensino superior de diferentes tipos. Cada pool é regido por um conjunto de diretrizes de distribuição. O lista abaixo deve ajudá-lo a descobrir onde sua instituição se encaixa no esquema.

1. Fundos da Fórmula de Inscrição
   Corpus: $12,56
   As instituições que recebem financiamento do Título IV são elegíveis
2. Fundo de Auxílio à Educação do Governo
   Corpus: $2.95B
   Disponíveis a todos os governos estaduais para serem implantados.
3. Financiamento adicional de instituições de serviço a minorias
   Corpus: $1.05B
   As instituições que atualmente recebem financiamento de Título III, V, ou VII são elegíveis.
4. Financiamento de emergência suplementar
   Corpus: $349M
   São elegíveis instituições públicas e privadas sem fins lucrativos que tenham necessidades não atendidas significativas após receber fundos de outros pools.

Qualquer que seja a rota de financiamento, 50% do valor do financiamento deve ser destinado ao auxílio ao estudante. Os 50% restantes estão disponíveis para que a instituição utilize, dentro de certos critérios. Entretanto, os usos permitidos incluem o pagamento por tecnologias de hardware e software que ajudam na transição para o aprendizado à distância. A segunda rodada de financiamento este ano permite uma maior flexibilidade nos gastos do que em 2020.

A UTILIDADE DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS NO ENSINO À DISTÂNCIA.

Há uma variedade de soluções de TI que agora são necessárias para conduzir uma sessão em sala de aula digital. Estas incluem palestras ao vivo em vídeo, materiais didáticos on-line, recursos de aprendizagem compartilhados e outras tecnologias que melhoram diretamente uma troca de aprendizagem interativa. Entretanto, uma instituição educacional não se limita apenas à sua função de ensino. Funções administrativas como admissões, ajuda financeira, serviços estudantis, recursos humanos, manutenção e arquivamento de registros estudantis, contas e muito mais, trabalham em conjunto nos bastidores para permitir a interação professor-aluno como a principal função.

Os fluxos de trabalho administrativos que eram gerenciáveis fisicamente no campus, serão agora forçados a otimizar com administradores que trabalham remotamente. Não há outra maneira senão digitalizar todos os documentos do início ao fim de cada fluxo de trabalho. Um sistema de gerenciamento de documentos na camada fundacional dessas tecnologias simplesmente aumentaria sua eficácia, fazendo a ponte entre todas as funções da instituição sob um único sistema.

Uma tecnologia que sustenta todos os processos de uma instituição, como um sistema de gerenciamento de documentos, permitirá a implantação de eficiência em escala. E isto certamente reduzirá os custos. Deixando mais dinheiro disponível para uso em direção a ferramentas interativas ainda melhores para o ensino à distância, e atualizações freqüentes.

TRANSFORMAR DIGITALMENTE HOJE

Sem dúvida, o financiamento da Lei CARES deve ser utilizado prioritariamente para o bem-estar dos estudantes. As necessidades são reais, e a ajuda é necessária. O próximo investimento mais urgente parece ser em tecnologias interativas para permitir o aprendizado remoto. Uma vez criadas, uma instituição tem a oportunidade de construir um futuro pós-COVID e ao mesmo tempo mitigar os danos causados pela pandemia no presente. A transformação digital que você faz hoje em dia não é uma medida de interrupção para superar a situação. Sempre que os estudantes retornam aos campi, sua transformação digital não perde seu valor. Ela está aqui para ficar.

Para isso, um sistema de gerenciamento de documentos é um investimento sábio.