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Selon au moins un récit de l'histoire de l'humanité, le tour de potier inventé par les anciens a existé sous sa forme horizontale pendant un millier d'années avant que quelqu'un ne pense à monter le tour à la verticale et à l'utiliser pour pousser un chariot.

Dans le cadre de la transformation numérique, le passage au zéro papier implique de faire passer les processus de documentation analogiques dans le domaine numérique. Bien sûr, le simple fait de stocker les documents sous forme numérique dans le cloud répondrait à l'exigence la plus élémentaire. Cependant, une véritable transformation numérique ouvre un monde de possibilités qui vont bien au-delà de la fonction prosaïque de stockage. Une entreprise peut-elle réussir en se contentant du tour de poterie horizontal ? Ou le succès dans le monde post-covide exige-t-il que vous exploriez les possibilités au-delà de l'horizon qui s'ouvrent en vertu d'un véritable environnement sans papier.

CARPE DIEM !

Un système de gestion de documents est trop souvent confondu avec des applications de stockage en nuage comme Google Drive et Dropbox. La différence commence à se faire sentir dans le nom. De quoi avez-vous besoin ? De gestion ou de stockage ? Le stockage en nuage est largement utilisé à un coût faible, voire nul, et son utilité est immense. Il est judicieux de bien comprendre le terrain de vos besoins et de le faire correspondre à la solution technologique la plus appropriée.

QU'EST-CE QUE LE STOCKAGE EN NUAGE ?

Indicatif, comme son nom l'est, le stockage en nuage offre un espace virtuel pour stocker simplement vos documents. Considérez-le comme un entrepôt où vous déposez sans cesse votre contenu numérique, que ce soit parce que vous manquez d'espace, que vous devez le partager ou que vous souhaitez simplement le préserver. Les services de cloud computing comme Google Drive, iCloud et OneDrive ont été largement utilisés pour stocker et partager des données au niveau de l'utilisateur individuel. C'est facile et intuitif à cette échelle. Le fouillis qu'il crée n'est pas ingérable et est assez facile à rechercher. L'utilisation la plus courante du stockage en nuage dans les organisations concerne les données/documents qui doivent être simplement stockés - le plus souvent à titre de sauvegarde.

QU'EST-CE QU'UN SYSTÈME DE GESTION DES DOCUMENTS ?

Un système de gestion documentaire, en revanche, est un logiciel qui vous permet de faire bien plus que simplement empiler ou stocker des documents. Imaginez le même débarras avec des mécanismes intelligents qui vous aident à retrouver les choses que vous avez rangées il y a des semaines, des mois, voire des années. Ou mieux encore, un entrepôt auto-organisé ! Il vous aide à "gérer" vos documents, ce qui inclut des fonctions telles que l'indexation, le balisage, l'exploitation, la gestion des versions et la conservation, en plus du stockage.

Pour les inventaires de fichiers volumineux qui nécessitent un accès fréquent et facile, il n'y a pas d'alternative à un système de gestion de documents efficace. Et compte tenu de l'éventail de fonctionnalités qu'il propose, un système de gestion de documents doit pouvoir être adapté aux besoins de l'organisation. Cela inclut des fonctionnalités allant de l'accès sélectif ou restreint à la génération de rapports et aux audits du cycle de vie des documents. De plus, il permet des intégrations avec des tiers qui automatisent les tâches manuelles qui ne sont rien d'autre qu'une entrave à l'efficacité. Considérez-le comme la couche de base sur laquelle reposent vos processus d'entreprise.

PRINCIPALES DIFFÉRENCES

Les systèmes de gestion de documents sont souvent dotés d'une fonction de stockage en nuage. Et les applications de stockage en nuage offrent également un niveau superficiel de gestion des documents. Il ne s'agit en aucun cas de silos mutuellement exclusifs. Toutefois, en apprenant les principales différences de principe, vous pourrez choisir celui qui répond le mieux à vos besoins.

Automatisation du flux de travail

Les systèmes de gestion de documents sont spécialement conçus pour acheminer les documents à travers les différentes étapes d'un projet ou d'une tâche de manière transparente. Une fois qu'un flux de travail répétable est déterminé de manière algorithmique, le passage des fichiers entre les départements et le personnel se fait automatiquement. Sur les applications de stockage en nuage, cette opération doit être gérée manuellement à chaque fois, ou les flux de travail doivent être créés par programmation ou à l'aide d'un outil tiers, ce qui laisse une grande place à la confusion et à l'erreur humaine. Sans parler de l'inefficacité.

Flexibilité des fichiers et des formats

Quelle est la nature des documents qui doivent être stockés/organisés ? Quel est le volume que vous envisagez ? S'il s'agit de plusieurs téraoctets, il est toujours préférable de mettre en place un système de gestion de documents efficace pour s'assurer qu'ils ne sont pas empilés sans but mais stockés et indexés de manière plus organisée. Un système de gestion de documents permet de stocker plusieurs types de fichiers ensemble sans effort. En outre, les barrières entre les formats de fichiers sont levées grâce aux technologies d'indexation qui rendent les documents physiques, capturés sous forme d'images, interrogeables par mot-clé.

Accessibilité et contrôle d'accès

Il est éprouvant de penser à des hiérarchies de dossiers strictes et à des règles de nomenclature des fichiers lors de la création d'un nouveau document. Pourtant, sans ces éléments, récupérer un ancien document dans un stockage en nuage peut s'apparenter à la recherche de la proverbiale aiguille dans la botte de foin. Selon le Rapport de référence 2019 sur la gestion intelligente de l'information, 42 % des employés déclarent que les documents nommés ou étiquetés de manière incorrecte constituent le défi le plus probable à relever lors de la recherche d'informations. Dans le même rapport, 26 % mentionnent "ne pas savoir si vous travaillez sur une version actuelle en raison de la duplication" comme le défi le plus probable.

Un système de gestion de documents permet à une entreprise d'établir une méthode de stockage et d'indexation prédéfinie, afin que vous ne soyez pas gêné par celle-ci lorsque vous travaillez sur un document. Ainsi, tous les fichiers créés et stockés sur le système répondent à toute une série de fonctions telles que le filtrage et le tri, en plus des fonctions de recherche simples. L'utilisateur peut ainsi accéder ultérieurement à un fichier particulier en quelques clics seulement. En outre, le fait de disposer d'une base de données robuste vous aidera à analyser les données pertinentes, à améliorer la précision des informations et à réduire le temps que vous passez à gérer et à prévoir les données.

Si le partage de fichiers avec des privilèges d'accès à plusieurs niveaux est une caractéristique commune aux deux systèmes, les systèmes de gestion de documents offrent une couche supplémentaire de permissions d'accès basées sur des règles qui non seulement garantissent que le document ne tombe pas accidentellement entre de mauvaises mains, mais préservent également l'intégrité des documents au sein du système. Le chien ne peut pas manger vos devoirs.

Évolutivité

Plus vous ajoutez de fichiers à votre stockage en nuage, plus le fouillis amorphe augmente. Un système de gestion de documents, en revanche, s'améliore avec l'augmentation des données. Le stockage en nuage évolue vers le chaos, tandis qu'un système de gestion de documents évolue vers l'ordre. C'est banal, mais vrai. Si vous cherchez à évoluer, un système de gestion de documents sera un meilleur choix car il permet une expansion proportionnelle de l'infrastructure à un coût raisonnable. Sa flexibilité vous permettra d'étendre ou même de réduire l'espace de stockage en fonction de vos besoins, à tout moment.

Intégrité et sécurité des données

Le stockage en nuage est comme un appartement que vous prenez en location. Votre propriétaire a un double de la clé, mais vous lui faites confiance pour ne pas l'utiliser. Les services de stockage en nuage comportent toujours un risque lié à un tiers, les serveurs physiques étant situés bien au-delà de votre juridiction. Par conséquent, le stockage d'informations confidentielles et critiques pour l'entreprise sur le cloud public représente un risque non négligeable, à tout le moins. En ce qui concerne la gestion des documents, les autorisations accordées aux utilisateurs sont entièrement personnalisables. Les bases de données peuvent être hébergées dans des centres de données sécurisés construits à cet effet ou sur votre serveur physique, même s'il est partagé. Ce qui signifie que vos fichiers sont mieux protégés contre les acteurs malveillants externes. Qui a accédé à quel fichier et à quel moment, sont autant de détails systématiquement capturés sous forme de métadonnées qui peuvent être facilement suivies et converties en un rapport d'audit. Vous rendant moins vulnérable au vol de données et au sabotage, le niveau de sécurité offert par un système de gestion de documents garantit une sécurité multicouche pour tous vos actifs informationnels.

Facilité de conformité

Si vous êtes dans une entreprise qui doit être conforme, vous devez disposer d'un moyen structuré de stocker vos documents qui peuvent être facilement récupérés, reproduits et soumis d'une manière organisée et reconnue comme valide par son destinataire. Dans un système de gestion des documents, les protocoles d'archivage et de suppression des documents maintiennent automatiquement vos données historiques aussi longtemps que nécessaire. En outre, il renforce la structure nécessaire pour se conformer aux exigences réglementaires tout en allégeant considérablement la tâche des audits. Alors qu'un stockage en nuage ordinaire peut ne pas être en mesure de vous fournir un soutien à cet égard.

CHOISISSEZ JUDICIEUSEMENT.

Le stockage en nuage a ses avantages. Il peut suffire pour stocker et partager des documents ou des fichiers non critiques pour une utilisation immédiate. Pas besoin d'une épée de samouraï pour couper des oignons.

Cependant, un système de gestion documentaire bien pensé et robuste ne se contente pas de stocker vos données, mais vous donne les leviers pour optimiser les performances de votre organisation de manière très concrète. Il s'accompagne également d'une dépendance réduite vis-à-vis de l'infrastructure informatique / du personnel. Le stockage dans le nuage, quant à lui, est généralement en libre-service et utilisé à vos risques et périls.

À l'heure de la numérisation des entreprises, les données sont la nouvelle monnaie. Un stockage sûr et sécurisé n'est qu'une petite pièce du puzzle. Vos données doivent être structurées, accessibles, partageables et agiles, tout à la fois. Vos données doivent être intelligentes et exploitables pour en tirer des enseignements. Elles doivent vous permettre de vous projeter dans l'avenir tout en éclairant vos décisions d'affaires dans le présent, en temps réel. Le stockage en nuage sans gestion de documents est un plan de retraite tranquille pour vos données. Un système de gestion de documents fait travailler vos données pour vous. Faites un choix judicieux. L'enjeu est votre capacité à évoluer, voire votre avantage concurrentiel.

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