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Según al menos un relato de la historia de la humanidad, el torno de alfarero inventado por los antiguos existió en su forma horizontal durante mil años antes de que a alguien se le ocurriera montar el torno en posición vertical y utilizarlo para empujar un carro.

La eliminación del papel en el juego de la transformación digital implica trasladar los procesos de documentación analógica al ámbito digital. Por supuesto, el simple almacenamiento digital de documentos en la nube cumpliría el requisito más básico. Sin embargo, abrazar verdaderamente la transformación digital abre un mundo de oportunidades que van mucho más allá de la prosaica función del almacenamiento. ¿Puede una empresa tener éxito simplemente con el torno horizontal? ¿O acaso el éxito en el mundo postcovita requiere que explore las posibilidades más allá del horizonte que se abren en virtud de un verdadero entorno sin papel.

CARPE DIEM!

Un sistema de gestión de documentos se confunde con demasiada frecuencia con aplicaciones de almacenamiento en la nube como Google Drive y Dropbox. La diferencia empieza a ser evidente en el nombre. ¿Qué necesitas? ¿Gestión o almacenamiento? El almacenamiento en la nube se utiliza ampliamente a un coste bajo, o incluso nulo, y tiene una utilidad inmensa. Lo lógico es entender bien el terreno de tus necesidades y asignarlo a la solución tecnológica más adecuada.

¿QUÉ ES EL ALMACENAMIENTO EN LA NUBE?

Indicativo, como su nombre indica, el almacenamiento en la nube ofrece un espacio virtual para guardar de forma sencilla tus documentos. Piensa en él como un almacén donde vas volcando tus contenidos digitales, ya sea porque te quedas sin espacio, porque necesitas compartirlos o porque simplemente quieres conservarlos. Los servicios en la nube como Google Drive, iCloud y OneDrive se han utilizado ampliamente para almacenar y compartir datos a nivel de usuario individual. Es fácil e intuitivo a esta escala. El desorden que crea no es inmanejable y se puede buscar bastante. El uso más común del almacenamiento en la nube en las organizaciones es para datos/documentos que deben ser simplemente almacenados, sobre todo como copia de seguridad.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Un sistema de gestión documental, en cambio, es un software que le permite hacer mucho más que simplemente apilar o almacenar documentos. Imagine el mismo almacén con mecanismos inteligentes que le ayuden a encontrar las cosas que almacenó hace semanas, meses o incluso años. O incluso mejor: ¡un almacén autoorganizado! Le ayuda a "gestionar" sus documentos, lo que incluye funciones como la indexación, el etiquetado, la explotación, el control de versiones y la conservación, además del almacenamiento.

Para los grandes inventarios de archivos que necesitan un acceso frecuente y fácil, no hay alternativa a un sistema de gestión documental eficaz. Y dada la variedad de funciones que incorpora, un sistema de gestión documental debe poder adaptarse a las necesidades de la organización. Eso incluye funciones que van desde el acceso selectivo o restringido hasta la generación de informes y las auditorías del ciclo de vida de los documentos. Además, permite integraciones de terceros que automatizan tareas manuales que, de otro modo, no son más que un impedimento para la eficiencia. Piense en ello como la capa fundacional sobre la que se montan sus procesos empresariales.

PRINCIPALES DIFERENCIAS

A menudo, los sistemas de gestión de documentos cuentan con almacenamiento en la nube. Y las aplicaciones de almacenamiento en la nube también ofrecen un nivel superficial de gestión de documentos. No se trata en absoluto de silos mutuamente excluyentes. Sin embargo, conocer las principales diferencias en principio, le ayudará a centrarse en la opción que mejor se adapte a su propósito.

Automatización del flujo de trabajo

Los sistemas de gestión de documentos están diseñados para dirigir los documentos a través de las distintas etapas de un proyecto o tarea de manera fluida. Una vez que se determina un flujo de trabajo repetitivo, el paso de archivos entre departamentos y personal se produce automáticamente. En las aplicaciones de almacenamiento en la nube, esto debe gestionarse manualmente cada vez, o los flujos de trabajo deben crearse mediante programación o utilizando una herramienta de terceros, lo que deja un gran margen para la confusión y el error humano. Por no hablar de la ineficacia.

Flexibilidad de archivos y formatos

¿Cuál es la naturaleza de los documentos que hay que almacenar/organizar? ¿Cuál es el volumen que se está buscando? Si se trata de varios terabytes, siempre es mejor contar con un sistema eficaz de gestión de documentos que garantice que no se apilen sin rumbo, sino que se almacenen e indexen de forma más organizada. Un sistema de gestión de documentos permite almacenar juntos varios tipos de archivos sin esfuerzo. Además, las barreras entre los formatos de archivo se reducen con las tecnologías de indexación que hacen que los documentos físicos, capturados como imágenes, puedan buscarse con palabras clave.

Accesibilidad y control de acceso

Es agotador pensar en estrictas jerarquías de carpetas y reglas de nomenclatura de archivos mientras se crea un nuevo documento. Sin embargo, sin ellas, recuperar un documento antiguo de un almacenamiento en la nube puede ser como buscar la proverbial aguja en el pajar. Según el Informe de referencia sobre la gestión inteligente de la información de 2019el 42% de los empleados afirma que los documentos nombrados o etiquetados incorrectamente son el reto más probable al que se enfrentan cuando buscan información. En el mismo informe, el 26% menciona "no saber si se está trabajando en una versión actual debido a la duplicación" como el reto más probable.

Un sistema de gestión de documentos permite a una empresa establecer un método de almacenamiento e indexación predefinido, de modo que no se vea agobiado mientras trabaja en un documento. Esto hace que todos los archivos creados y almacenados en el sistema respondan a una serie de funciones como el filtrado y la ordenación, además de las simples funciones de búsqueda. De este modo, el usuario puede acceder a un archivo concreto más adelante con sólo unos pocos clics. Además, disponer de una base de datos robusta le ayudará a analizar los datos relevantes, mejorar la precisión de la información y reducir el tiempo de gestión y previsión de datos.

Mientras que el intercambio de archivos con privilegios de acceso de varios niveles es una característica común a ambos, los sistemas de gestión de documentos proporcionan una capa adicional de permisos de acceso basados en reglas que no sólo garantizan que el documento no llegue accidentalmente a las manos equivocadas, sino que también mantienen la integridad de los documentos dentro del sistema. El perro no puede comerse tus deberes.

Escalabilidad

A medida que añades más y más archivos a tu almacenamiento en la nube, mayor es el desorden amorfo. Un sistema de gestión de documentos, sin embargo, mejora con el aumento de los datos. El almacenamiento en la nube se convierte en un caos, mientras que un sistema de gestión de documentos se convierte en un orden. Trillado, pero cierto. Si buscas escalar, un sistema de gestión documental será una mejor opción, ya que permite una expansión proporcional de la infraestructura a un coste manejable. Su flexibilidad le permitirá ampliar o incluso reducir el espacio de almacenamiento en función de sus necesidades, en cualquier momento.

Integridad y seguridad de los datos

El almacenamiento en la nube es como un apartamento que alquilas. Tu casera tiene una copia de la llave, pero confías en que no la utilice. Los servicios de almacenamiento en la nube siempre llevan aparejado un riesgo de terceros, con servidores físicos situados muy lejos de tu jurisdicción. Por lo tanto, almacenar información confidencial y crítica para el negocio en la nube pública es una exposición no despreciable, como mínimo. En cuanto a la gestión de documentos, los permisos concedidos a los usuarios son totalmente personalizables. Las bases de datos pueden alojarse en centros de datos seguros construidos a propósito o en su servidor físico, incluso cuando se comparten. Lo que significa que sus archivos están mejor protegidos de actores maliciosos externos. Quién ha accedido a qué archivo y cuándo, son todos detalles que se capturan rutinariamente como metadatos que pueden ser fácilmente rastreados y convertidos en un informe de seguimiento de auditoría. El nivel de seguridad que ofrece un sistema de gestión de documentos le permite ser menos vulnerable al robo de datos y al sabotaje, y le garantiza una seguridad multicapa para todos sus activos de información.

Facilidad de cumplimiento

Si tiene una empresa que necesita cumplir la normativa, necesita tener una forma estructurada de almacenar sus documentos que puedan ser fácilmente recuperados, reproducidos y presentados de forma organizada y que sean reconocidos como válidos por su destinatario. En un sistema de gestión de documentos, los protocolos de archivo y eliminación de documentos mantienen automáticamente sus datos históricos durante el tiempo que sea necesario. Además, refuerza la estructura necesaria para cumplir con los requisitos normativos, a la vez que alivia el tedio de la auditoría de forma significativa. Mientras que un almacenamiento en la nube normal puede no ser capaz de proporcionarle ninguna ayuda en este sentido.

ELIGE BIEN.

El almacenamiento en la nube tiene sus ventajas. Puede ser suficiente para almacenar y compartir simplemente documentos o archivos no críticos para su uso inmediato. No hace falta una espada Samurai para cortar cebollas.

Sin embargo, un sistema de gestión de documentos bien pensado y robusto no sólo almacena sus datos, sino que le da las palancas para optimizar el rendimiento de su organización de una manera muy tangible. Además, se reduce la dependencia de la infraestructura y el personal de TI. El almacenamiento en la nube, en cambio, suele ser de autoservicio y de uso propio.

En la actual era de la digitalización de las empresas, los datos son la nueva moneda. El almacenamiento seguro y protegido es sólo una pequeña pieza del rompecabezas. Sus datos deben ser estructurados, accesibles, compartibles y ágiles, todo al mismo tiempo. Sus datos deben ser inteligentes y poder extraerse para obtener información. Sus datos deben permitirle ver el futuro al tiempo que informan sus decisiones empresariales en el presente, en tiempo real. El almacenamiento en la nube sin gestión de documentos es un cómodo plan de jubilación para sus datos. Un sistema de gestión de documentos hace que sus datos trabajen para usted. Elija bien. Lo que está en juego es su capacidad de ampliación y, posiblemente, su ventaja competitiva.

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