Gestion des documents et automatisation des processus - Changements de cap dans l'enseignement supérieur

Gestion des documents et automatisation des processus - Changements de cap dans l'enseignement supérieur

Les systèmes de gestion documentaire sont depuis longtemps des enjeux de table dans les organisations à forte intensité de processus. Ces dernières années, l'application de la technologie de l'intelligence artificielle à ces plateformes a élargi leur rôle et accéléré l'adoption de l'automatisation des processus pour atteindre des niveaux d'efficacité et de productivité organisationnelles jamais vus auparavant. Les collèges et les universités sont aussi intensifs en processus que les organisations peuvent l'être. Et l'état du monde actuel a appliqué une pression sélective propulsant les établissements d'enseignement supérieur sur une voie accélérée vers la maturité numérique.

L'enseignement supérieur dans le monde post-covide

Comme dans la plupart des secteurs d'activité, le monde post COVID dans l'enseignement supérieur est remarquablement différent de ce qu'il était auparavant. Par conséquent, il n'y a peut-être aucun secteur qui bénéficie davantage de cette nouvelle génération de systèmes de gestion de documents que l'enseignement supérieur, où la collecte et la gestion de grands volumes de différents types de documents est une corvée quotidienne.

Selon une étude Enquête du BCG sur l'état de la maturité numérique dans le secteur de l'enseignement supérieur, les responsables institutionnels et technologiques de l'enseignement supérieur américain s'accordent à dire que la migration des systèmes informatiques sur site vers le cloud, la centralisation et l'intégration des données et l'utilisation accrue des analyses avancées sont des priorités majeures. Cette constatation est aussi récente que février et mars 2021.

Le fonctionnement avec un nombre réduit d'enseignants et de personnel, le travail à distance et les environnements d'apprentissage hybrides ne sont que quelques-uns des défis qui doivent être résolus en permanence à l'avenir. Pratiquement tous les départements peuvent bénéficier de cette technologie. Mais comment ?

Le rôle de la gestion des documents dans les établissements d'enseignement

Commençons par les bases. Un système de gestion des documents à l'échelle du campus permet la collecte centralisée des dossiers des étudiants, du corps enseignant et du personnel de manière organisée, et fournit un accès hautement sécurisé à ces dossiers. Les informations sont mises à la disposition des parties prenantes à tout moment, de n'importe où, pour autant qu'elles disposent des autorisations nécessaires. Ces autorisations sont très granulaires, jusqu'au niveau du document individuel si nécessaire. De plus, toute activité dans le système est enregistrée par événement et peut être auditée à tout moment. Tout cela offre un niveau d'organisation et de traçabilité impossible à atteindre avec les méthodes ad hoc "numériser et stocker dans le nuage" employées par de nombreux départements institutionnels et établit une base solide pour rendre les informations accessibles dans toute l'institution.

Ajoutez l'automatisation des processus aux capacités de la gestion des documents.

Les formulaires électroniques et les flux de travail interservices sont d'autres outils fournis par les systèmes de gestion de documents qui s'avèrent souvent inestimables. Les capacités de création de formulaires permettent aux services de recueillir rapidement des informations et des fichiers bruts, de créer des documents électroniques utilisables et de les acheminer vers les bons utilisateurs. De même, les flux de travail permettent d'automatiser le partage des fichiers entre les participants afin de rationaliser les tâches banales telles que les révisions et les approbations.

Les avantages d'un système de gestion des documents dans les établissements d'enseignement, qui changent la donne

En effet, les avantages d'un système de gestion documentaire à l'échelle du campus sont certainement palpables dans tous les départements d'une institution. Cependant, nous constatons généralement que les fonctions à forte intensité de processus liées à l'accueil des étudiants (Admissions, Registrar, Aide financière) et aux opérations (RH, Finances, Promotion) peuvent tirer le meilleur parti d'un système de gestion documentaire pour obtenir des avantages qui changent la donne.

Par exemple, en utilisant des formulaires électroniques avec des flux de travail et des intégrations, le service des admissions peut facilement créer et déployer des flux conviviaux qui sont 100% numériques et indépendants du back-office. Cela se traduit par une excellente expérience utilisateur pour les candidats et évite à l'institution de devoir payer des licences logicielles coûteuses pour des candidats qui ne deviendront peut-être jamais des étudiants. La possibilité de saisir et d'acheminer rapidement les informations de manière sécurisée est également très utile pour faire face aux imprévus - par exemple, pour collecter les cartes de vaccination et les associer aux dossiers des étudiants.

Un site analyse de l'enquête BCG mentionnée plus haut indique également les avantages suivants de la maturité numérique, qui s'appliquent aisément à l'utilisation d'un système de gestion des documents :

• Amélioration du parcours des étudiants
• Efficacité opérationnelle accrue
• Augmenter la puissance de calcul dans la recherche avancée
• Innovations en matière d'enseignement

Quelle que soit la manière dont on la découpe, la gestion des documents et l'automatisation des processus qui en découle changent la donne.

Pour être prêt pour demain, vous devez tirer parti des outils technologiques disponibles aujourd'hui.

L'application de l'IA a ouvert la porte au traitement intelligent des documents, qui peut être appliqué par les services pour traiter de grands volumes de documents. Cette technologie peut prendre n'importe quel type de document, l'analyser sur la base de règles (configurées ou auto-apprises), et fournir des informations ou prendre des mesures, telles que la catégorisation et le routage par type de document et/ou de contenu.

Par exemple, les relevés de notes peuvent être pré-analysés automatiquement pour déterminer l'admissibilité de base aux programmes souhaités, afin d'accélérer le processus d'évaluation des relevés de notes, qui demande beaucoup de travail. Dans un autre cas d'utilisation, les factures peuvent être automatiquement identifiées, analysées et acheminées vers le bon service pour approbation. Le tout sans intervention humaine jusqu'à ce qu'elle soit nécessaire au bon moment du flux de travail.

La gestion des documents et la pile technologique de l'enseignement supérieur.

Comme le montre la figure 3 de l'étude La pile technologique du BCG pour l'enseignement supérieurles systèmes d'enregistrement servent de "source unique de vérité" pour les informations relatives au campus. Dans ce contexte, les systèmes de gestion de documents s'insèrent parfaitement entre le SIS et l'ERP, en étant interconnectés aux deux et en fournissant un emplacement sécurisé à partir duquel le flux de documents provenant de tous les départements est facilité.

Systèmes d'enregistrement (de la pièce 3) avec couche de gestion des documents ajoutée

L'avenir se rapproche plus vite que vous ne le pensez.

COVID 19 a mis une pression supplémentaire sur les établissements pour qu'ils accélèrent leurs plans de transformation numérique, et la menace persistante de nouvelles variantes rend impossible de prédire ce que l'avenir nous réserve. Il est donc d'autant plus important que les établissements d'enseignement s'assurent qu'ils disposent des systèmes numériques nécessaires pour répondre aux besoins des étudiants, du corps enseignant et du personnel à l'avenir.

Un système de gestion de documents robuste fait partie du noyau numérique nécessaire pour fonctionner dans ce nouvel environnement, et la disponibilité de programmes d'aide financière pour les outils d'éducation numérique offre une opportunité de mettre en œuvre ces technologies aujourd'hui et d'être prêt pour l'avenir.