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Gestión de documentos y automatización de procesos: cambios en la educación superior

Los sistemas de gestión de documentos han sido durante mucho tiempo una apuesta de mesa en las organizaciones de procesos intensivos. En los últimos años, la aplicación de la tecnología de IA en estas plataformas ha ampliado su papel y ha acelerado la adopción de la automatización de procesos para alcanzar niveles de eficiencia y productividad organizativa nunca vistos. Las universidades son tan intensivas en procesos como lo pueden ser las organizaciones. Y el estado del mundo actual ha aplicado una presión selectiva que impulsa a las instituciones de educación superior en un camino acelerado hacia la madurez digital.

La educación superior en el mundo post-covid

Al igual que en la mayoría de los sectores, el mundo post COVID en la enseñanza superior tiene un aspecto notablemente diferente al anterior. Como resultado, puede que no haya ninguna industria que se beneficie más de esta nueva generación de sistemas de gestión de documentos que la educación superior, donde la recopilación y gestión de grandes volúmenes de diferentes tipos de documentos es una tarea diaria.

Según un Encuesta de BCG sobre el estado de la madurez digital en el sector de la educación superior, existe un fuerte acuerdo entre los líderes institucionales y tecnológicos de la educación superior de EE. UU. en que trasladar los sistemas informáticos locales a la nube, centralizar e integrar los datos y aumentar el uso de la analítica avanzada son prioridades importantes. Esto es tan reciente como febrero y marzo de 2021.

El funcionamiento con un número reducido de profesores y personal, el trabajo a distancia y los entornos de aprendizaje híbridos son sólo algunos de los retos que hay que resolver de forma continua en el futuro. Prácticamente todos los departamentos pueden beneficiarse de esta tecnología. ¿Pero cómo?

El rol de la gestión de documentos en las instituciones educativas

Empecemos por lo básico. Un sistema de gestión de documentos para todo el campus permite la recopilación centralizada de los registros de los estudiantes, los profesores y el personal de una manera organizada, y proporciona un acceso altamente seguro a esos registros. La información se pone a disposición de los interesados en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre que tengan los permisos adecuados para ello. Estos permisos son altamente granulares, hasta el nivel de documento individual si se desea. Por si fuera poco, toda la actividad del sistema se registra por eventos y puede auditarse en cualquier momento. Todo esto proporciona un nivel de organización y trazabilidad que no se puede conseguir con los métodos ad hoc de "escanear y almacenar en la nube" que emplean muchos departamentos institucionales, y establece una base sólida desde la que hacer accesible la información en toda la institución.

Añada la automatización de procesos a las capacidades de la gestión de documentos.

Otras herramientas proporcionadas por los sistemas de gestión de documentos que a menudo resultan inestimables son los formularios electrónicos y los flujos de trabajo interdepartamentales. Las funciones de creación de formularios permiten a los departamentos recopilar rápidamente información y archivos en bruto, crear documentos electrónicos utilizables y enviarlos a los usuarios adecuados. Del mismo modo, los flujos de trabajo ayudan a automatizar el intercambio de archivos entre los participantes para agilizar tareas mundanas como las revisiones y las aprobaciones.

Las ventajas de un sistema de gestión documental en las instituciones de educación superior

De hecho, los beneficios de un sistema de gestión de documentos en todo el campus son ciertamente palpables en todos los departamentos de cualquier institución. Sin embargo, solemos ver que las funciones de proceso intensivo relacionadas con la admisión de estudiantes (Admisiones, Registro, Ayuda Financiera) y las operaciones (RRHH, Finanzas, Promoción) pueden sacar el máximo provecho de un sistema de gestión de documentos para lograr beneficios que cambien el juego.

Por ejemplo, mediante el uso de formularios electrónicos con flujos de trabajo e integraciones, Admisiones puede crear e implementar fácilmente flujos fáciles de usar que son 100% digitales e independientes del back-office. Esto da lugar a una excelente experiencia de usuario para los solicitantes y evita que la institución tenga que pagar una costosa capacidad de licencia de software de back-office para los solicitantes que tal vez nunca se conviertan en estudiantes. Ser capaz de capturar y enrutar rápidamente la información de forma segura también es muy útil para resolver los imprevistos, por ejemplo, al recoger las tarjetas de vacunación y asociarlas a los registros de los estudiantes.

Un análisis de la encuesta de BCG mencionada anteriormente también indica los siguientes beneficios de la madurez digital, que se aplican fácilmente al uso de un sistema de gestión de documentos:

  • Mejora la jornada de los estudiantes
  • Aumento de la eficacia operativa
  • Aumentar la potencia de la computación en la investigación avanzada
  • Innovaciones en la enseñanza

Se mire por donde se mire, la gestión de documentos y la automatización de procesos que se deriva de ella, es un cambio de juego.

Para estar preparado para el mañana, hay que aprovechar las herramientas tecnológicas disponibles hoy.

La aplicación de la IA ha abierto la puerta al procesamiento inteligente de documentos, que puede ser aplicado por los departamentos para manejar grandes volúmenes de documentos. Esta tecnología puede tomar cualquier tipo de documento, analizarlo basándose en reglas (configuradas o autoaprendidas), y proporcionar conocimientos o tomar medidas, como categorizar y enrutar por tipo de documento y/o contenido dentro de ellos.

Por ejemplo, los expedientes académicos pueden ser preanalizados automáticamente para determinar la elegibilidad de la base a los programas deseados con el fin de agilizar el proceso de evaluación de los expedientes académicos, que requiere mucho trabajo. En otro caso de uso, las facturas pueden identificarse, analizarse y dirigirse automáticamente al departamento adecuado para su aprobación. Todo ello sin intervención humana hasta que sea necesaria en el punto adecuado del flujo de trabajo.

La gestión de documentos y la tecnología de la enseñanza superior.

Como se muestra en el Anexo 3 del Tecnologia de educación superior de BCG los sistemas de registro sirven como "fuente única de verdad" para la información de todo el campus. En este contexto, los sistemas de gestión de documentos se sitúan perfectamente entre el SIS y el ERP, interconectados con ambos y proporcionando una ubicación segura desde la que facilitar el flujo de documentos de todos los departamentos.

Sistemas de registro (del Anexo 3) con la capa de gestión de documentos añadida

El futuro se acerca más rápido de lo que crees.

COVID 19 ha ejercido una presión adicional sobre las instituciones para que aceleren sus planes de transformación digital, y la persistente amenaza de nuevas variantes hace imposible predecir lo que depara el futuro. Por lo tanto, es cada vez más importante que las instituciones educativas se aseguren de contar con los sistemas digitales necesarios para poder satisfacer las necesidades de los estudiantes, los profesores y el personal en el futuro.

Un sólido sistema de gestión de documentos forma parte del núcleo digital necesario para operar en este nuevo entorno, y la disponibilidad de programas de ayuda financiera para herramientas educativas digitales ofrece la oportunidad de implantar estas tecnologías hoy y estar preparados para el futuro.

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dbs Software & Services (dbs) es un veterano proveedor de soluciones de gestión documental y automatización de procesos para el sector educativo y empresarial, y el proveedor exclusivo de Tessi Docubase® en Norteamérica.

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