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Si une transition numérique était déjà en cours, la pandémie de 2020 a propulsé une vague spectaculaire d'adoption des technologies par les établissements d'enseignement supérieur, qui durera jusqu'en 2021 et au-delà. Après tout, le monde ne peut pas se permettre d'avoir un arriéré de jeunes esprits compétents obligés d'attendre des années supplémentaires dans une file d'attente toujours plus longue pour obtenir leur diplôme.

Les fermetures de campus ont peut-être déclenché un changement de paradigme. Pourtant, le profane intelligent aurait dû se rendre compte depuis longtemps du caractère inévitable du passage au numérique.

ALORS, QU'EST-CE QU'UN CAMPUS NUMÉRIQUE ?

Passer au numérique. Cela ressemble à un vague slogan new age, n'est-ce pas ? Mais qu'est-ce que cela signifie ?

Plus précisément, lorsqu'elle est appliquée au secteur de l'éducation ? En quoi consiste la transformation numérique et quand commence-t-elle/se termine-t-elle ? Comme la vie elle-même, il y a beaucoup de questions et peu de réponses claires.

De manière générale, un campus numérique peut être défini comme suit : Un établissement d'enseignement qui adopte les technologies modernes pour offrir des expériences d'apprentissage excessivement meilleures et un soutien personnalisé aux étudiants à travers tous les points de contact tout au long du parcours de l'étudiant. Du recrutement, aux admissions, à l'aide financière, à l'initiation, aux services aux étudiants, jusqu'à l'avancement. Un campus numérique exploite la technologie pour consolider les piliers de base de l'expérience de ses étudiants, en favorisant l'accès à l'information, l'inclusion, la flexibilité, la collaboration, la sécurité et la confiance.

Avant 2020, la transition numérique consistait généralement à s'occuper des éléments de base tels que les services numériques du campus, les systèmes d'information des étudiants et la collaboration, généralement de manière fragmentaire et pas très rapide. Cependant, 2020 a poussé les institutions dans une course folle pour améliorer et/ou mettre en œuvre leurs piles technologiques afin d'inclure une utilisation plus large des outils numériques, notamment le streaming vidéo, l'identification biométrique et les plateformes d'apprentissage en ligne. Cela a inévitablement accru la pression sur les systèmes de soutien de l'institution et a introduit de nouvelles exigences en matière de circulation de l'information de manière plus fluide dans l'ensemble de l'institution.

Il s'avère que c'est plus facile à dire qu'à faire, surtout si l'ensemble de l'écosystème numérique du campus n'était pas déjà configuré pour offrir une expérience transparente. Il doit y avoir une application pour ça, non ?

EN FAIT, LA NOUVELLE NORMALITÉ ÉTAIT JUSTE AU COIN DE LA RUE.

Si vous pensiez que la protection de l'éducation contre les pandémies était un facteur suffisant, considérez ce qui suit.

Les demandes des étudiants évoluaient déjà rapidement.

Dans le monde de l'éducation, l'étudiant est le consommateur. Et le profil du consommateur évolue rapidement. Les étudiants d'aujourd'hui sont des natifs du numérique. Ils arrivent sur le campus en s'attendant à ce que les services auxquels ils ont recours soient transparents, efficaces et accessibles sur un écran mobile rapidement et à tout moment. Pour l'étudiant d'aujourd'hui, la facilité de communication et l'interactivité de l'expérience utilisateur vont de soi. Dans une enquête réalisée en 2017, 87 % des étudiants ont déclaré que la compétence technologique d'une université était un facteur important pour eux lorsqu'ils choisissaient une école.

Et les résultats de l'apprentissage en ligne sont étonnamment bons.

Si la transition forcée vers l'abandon de l'apprentissage en classe sur le campus peut, à première vue, sembler un défi de qualité. De manière contre-intuitive, on a constaté que les résultats de l'apprentissage en ligne se sont considérablement améliorés. L'apprentissage en ligne augmente les taux de rétention de 25 à 60 %, alors que les taux de rétention des formations en face à face restent à environ 8 à 10 %. En outre, les participants à l'apprentissage en ligne apprennent près de 5 fois plus de matériel sans augmenter le temps passé en formation.

Étant donné qu'il était hors de question d'assister aux cours sur le campus, la transmission à distance du matériel pédagogique et des conférences aux étudiants est devenue la nécessité de l'heure. L'université a été contrainte de se transformer en un réseau de voies d'accès à l'information sans lien avec l'immobilier. Cependant, même sans les exigences de la pandémie, il y a suffisamment d'éléments pour indiquer que la transformation numérique de l'éducation n'est pas un compromis sur la qualité. Loin de là. En fait, elle peut augmenter considérablement la prestation de services tout en améliorant les résultats de l'apprentissage.

LES FONDEMENTS D'UN CAMPUS NUMÉRIQUE

Un campus numérique rassemble un certain nombre d'outils pour les enseignants et les éducateurs qui permettent de créer une expérience d'apprentissage convaincante. La base de ces outils est traditionnellement un système d'information sur les étudiants qui sert de système d'enregistrement pour l'institution.

Bien que ces systèmes offrent souvent des capacités de gestion de documents de base, dans des circonstances normales, il arrive un moment où les établissements souhaitent disposer de plus d'informations et de plus de contrôle sur ces informations que ce que les systèmes d'information des étudiants peuvent gérer. Pour de nombreuses écoles, la pandémie a accéléré cette inévitabilité.

AU-DELÀ DES SYSTÈMES D'INFORMATION SUR LES ÉTUDIANTS, L'INTÉRÊT DE DISPOSER D'UN SYSTÈME DE GESTION DES DOCUMENTS.

Les pressions exercées sur l'infrastructure numérique en 2020 étaient tout sauf normales. De nombreuses institutions se retrouvent aujourd'hui avec des exigences qui dépassent celles fournies par leurs systèmes d'information pour étudiants. C'est là que les systèmes de gestion de documents entrent en jeu. Héros méconnu, le bon système de gestion de documents améliore les capacités du système d'information des étudiants d'une manière transparente, tout en permettant aux institutions de fournir des niveaux plus élevés de services numériques à leurs parties prenantes.

Prenez par exemple le travail nécessaire à la mise en œuvre d'un flux de travail nécessitant des formulaires personnalisés. Les étapes peuvent inclure la capture des données, la validation, les approbations et le routage des documents entre les départements. Il s'agit d'une tâche que toute institution peut être amenée à effectuer des dizaines de fois par an et dont le déploiement nécessite généralement plusieurs semaines de travail. Toutefois, avec le bon système de gestion des documents, l'ensemble de ce flux de travail peut être rapidement modélisé et déployé avec low-code automatisation et sans nécessiter de déploiement informatique lourd, en quelques heures seulement.

Voici quelques-uns des autres domaines dans lesquels un système de gestion des documents peut être utile dans l'enseignement.

  • Archiver de manière sécurisée tous les dossiers existants des étudiants et du corps enseignant dans un lieu centralisé accessible numériquement par les personnes autorisées à distance et en interne.
  • Servez tous les dossiers historiques des étudiants à d'autres systèmes tels que CRM/SIS de manière transparente via les API.
  • Automatiser la saisie des données et l'ingestion de nouveaux documents/dossiers dans les dossiers des étudiants et des professeurs.
  • Automatisez l'acheminement des documents, les flux d'approbations multiples et le classement automatique.
  • Déployez rapidement des formulaires dynamiques capables de scanner et de collecter des données/contenu à partir de n'importe quel appareil mobile.

FAIRE PLUS AVEC MOINS.

Un bon système de gestion des documents renforce véritablement la fonctionnalité des systèmes d'information des étudiants en favorisant l'accessibilité des documents, en permettant la collaboration et l'interactivité en temps réel et en améliorant l'efficacité administrative globale. Il s'agit d'un élément indispensable pour que toute institution soit en mesure de fournir les niveaux de services attendus par ses parties prenantes.

En outre, les gains de productivité et la réduction des coûts résultant de l'accès et de la circulation de l'information permettent de contrôler les dépenses globales. Avec des dépenses budgétaires de plus en plus réduites et un personnel limité, un campus numérique géré de manière efficace et doté de la bonne pile technologique sera plus performant que ceux qui n'ont pas encore adopté la nouvelle norme. Sans aucun doute, le campus numérique est là pour rester et prospérer.

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