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ASÍ QUE, TE ESTÁS EXPANDIENDO.

Si su empresa está en la cúspide de una curva de crecimiento, esto es lo que debe esperar.

Al igual que una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil, usted sólo puede crecer tan rápido como se lo permitan sus procesos críticos más ineficientes. Sin duda, la ampliación puede ser una fase emocionante en la trayectoria de una empresa. Pero los problemas de la ampliación son un poco diferentes de los problemas de la dentición. No se resuelven simplemente con el tiempo.

El crecimiento expone los cuellos de botella. Añadirá ineficacia a la comunicación interna con el aumento del tamaño del equipo. Es posible que tenga que añadir vertientes administrativas que antes no necesitaba. Sus antiguos y bien engrasados procesos iniciales se pondrán a prueba y puede que necesiten una revisión completa. Y el coste de los pasos en falso en el camino será mayor que el que haya afrontado antes.

Pero todos estos son felices dolores de cabeza, porque...

PARA UNA EMPRESA EN CRECIMIENTO, CADA RETO ES UNA OPORTUNIDAD.

A medida que se avanza en el camino de la escalada, su organización estará bien servida si establece la tecnología básica necesaria para dirigir un negocio maduro. Un sistema de gestión de documentos, por ejemplo, es un sistema utilizado para capturar, rastrear, gestionar y almacenar los documentos generados por una organización, y es imprescindible para poder alcanzar todo su potencial empresarial. Aunque se conoce sobre todo como una forma de reducir la dependencia de la organización del papel, sus capacidades son mucho mayores, y los directivos inteligentes saben que es un engranaje importante en el progreso de la organización.

RESOLVER PARA EL CRECIMIENTO, CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS.

Un buen sistema de gestión documental facilitará algunos de los retos más importantes de una empresa en crecimiento. A continuación se presentan seis de las razones más definitivas por las que una empresa en crecimiento debe considerar un sistema de gestión de documentos como parte de su pila tecnológica principal

1) Mejora de la escalabilidad

Añadir volumen a cualquier empresa aumenta la presión sobre sus partes móviles. La carga de una gestión documental desorganizada provoca ineficiencias en los nodos críticos del proceso. De hecho, el problema es generalizado.

En la Guía definitiva para el proceso más roto de Estados Unidos una encuesta realizada a empleados estadounidenses se informa de lo siguiente: el 49% dijo que tiene problemas para localizar documentos, y el 43% tiene problemas

con las solicitudes de aprobación de documentos y el intercambio de documentos, y el 33% tiene problemas con el versionado de documentos.

Además, también aumenta la susceptibilidad a los errores, humanos o de otro tipo. Lo que se suma a los costes totales de su empresa. El buen funcionamiento de la gestión de documentos permitirá a su empresa añadir volumen con un coste marginal mínimo.

2) Mayor ahorro de tiempo y costes

Las capacidades de automatización del flujo de trabajo de un sistema de gestión de documentos le permiten automatizar tareas repetitivas como la captura de información, la indexación y clasificación de documentos, la introducción manual repetitiva de datos y muchas más. Además, su capacidad de búsqueda en detalle reduce significativamente la pérdida de tiempo productivo en la localización de documentos y la recuperación de información.

En Libro Blanco de IDC observa con algunas suposiciones justas que una empresa que emplea a 1.000 trabajadores del conocimiento desperdicia 48.000 dólares por semana, o casi 2,5 millones de dólares al año, debido a la incapacidad de localizar y recuperar información.

La mejora de la eficiencia de los procesos en toda la empresa se reflejará con toda seguridad en los resultados de su empresa en crecimiento

3) Mejora de la colaboración y la comunicación

A medida que aumenta el tamaño de su equipo, disminuye la capacidad de comunicarse y colaborar eficazmente. Eliminar los obstáculos a la colaboración y la comunicación es fundamental para el rendimiento de los equipos en particular, así como para la cohesión de toda la empresa en su conjunto. Las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube pueden reunir a una plantilla distribuida para colaborar en cualquier documento en tiempo real, al tiempo que reducen los retrasos en la revisión y la iteración. Haciendo realidad la frase común: "accede a tu información desde cualquier lugar y en cualquier momento".

4) Facilitar el cumplimiento de la normativa

A medida que su empresa aumenta el tamaño de sus empleados y el número de sus ingresos, su carga de cumplimiento está destinada a aumentar. Un sistema de gestión de documentos permite realizar un seguimiento de auditoría fácilmente recuperable, exhaustivo y fidedigno de toda la documentación con sólo pulsar unas teclas. Esto incluye incluso historiales detallados de las versiones de los documentos. Además, la conservación de registros y el archivo de documentos bien indexados garantizan una fácil referencia para el cumplimiento de la calidad. Esto es esencial para que los documentos reproducidos digitalmente sean aceptados como prueba en cualquier litigio judicial. Por tanto, un sistema de gestión de documentos que se adhiera a las normas internacionales de archivo electrónico es imprescindible para poder cumplir los requisitos de privacidad de datos y validez legal.

5) Mayor agilidad operativa

Un sistema de gestión de documentos integrado con los demás sistemas empresariales principales, como CRM y ERP, ayuda a su empresa en crecimiento a desplegar la toma de decisiones automatizada a escala. Cosas como: "Cuando se reciba una factura de productos ACME, envíela al director financiero para que la firme electrónicamente, luego envíe copias a los responsables de línea de operaciones, al equipo de ventas y la archive en el archivo ACME", pueden codificarse y automatizarse sin tener que repetir la toma de decisiones manual cada vez. Ejemplos sencillos como éste se multiplican exponencialmente en una empresa en crecimiento, y un sistema de gestión documental alivia la carga. Al dejar que los directivos principales se ocupen de decisiones más importantes, una mejor gestión de las decisiones de la empresa permite una toma de decisiones más rápida y eficaz, y por tanto una mayor agilidad operativa. Esto puede ayudar a la empresa a conseguir una clara ventaja competitiva.

6) Gestión de la seguridad y los permisos necesarios

A medida que su empresa crece, aumenta el coste de los fallos en la seguridad de los datos. A veces es un factor de riesgo oculto que a menudo no se tiene en cuenta. Puede ser difícil calcular el valor en dólares de sus datos, hasta que se produce la violación. Un sistema de gestión de documentos, con intercambio seguro de archivos y gestión de permisos, no sólo mejora la seguridad de los datos, sino que también permite rastrear cualquier uso indebido.

OPTIMIZAR, O MORIR.

El crecimiento de una empresa sin gestión documental es como acelerar un coche con el freno de emergencia puesto. En un mercado intensamente competitivo y transformado digitalmente, el crecimiento sostenible de su empresa dependerá en gran medida de su ventaja competitiva. En un mundo en el que el ritmo de adopción de la tecnología en todos los procesos empresariales de todos los sectores está aumentando exponencialmente, no querrá verse atrapado jugando a ponerse al día.

Un sistema de gestión de documentos es sencillamente imprescindible para cualquier empresa en crecimiento. Permitirá a su empresa en crecimiento dar rienda suelta al poder de la creatividad y la innovación con una base estructural subyacente de orden como cimiento.

La buena noticia es que la mayoría de las empresas maduras se han dado cuenta de ello y cuentan con un sistema de gestión documental. Sin embargo, un gran número de organizaciones, tanto grandes como pequeñas, todavía no son conscientes de lo que están dejando sobre la mesa porque todavía no han implantado un sistema de gestión documental adecuado. Desgraciadamente para ellas, el tiempo no está de su lado y, a la larga, puede ser imposible que alcancen todo su potencial sin un sistema de gestión documental.

Así que cuando finalmente llegue a la rampa de acceso a la autopista de la escalada, ¿en qué grupo estará su empresa?

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dbs Software & Services (dbs) es un veterano proveedor de soluciones de gestión documental y automatización de procesos para el sector educativo y empresarial, y el proveedor exclusivo de Tessi Docubase® en Norteamérica.

Tessi Docubase es un sistema de gestión documental modular, seguro y fácil de usar que se integra a la perfección con los sistemas de información empresarial. Su arquitectura segura y su amplia gama de funciones lo convierten en la solución perfecta para una gran variedad de empresas y casos de uso.

dbs LiveFormses una plataforma de automatización de procesos empresariales low-code . Su único objetivo es simplificar los procesos complejos mediante la automatización de los pasos repetitivos, desde la captura de datos hasta las alertas, las notificaciones, las confirmaciones por correo electrónico y todo lo demás de forma rápida y sin la participación de un programador.

dbs eSign es una solución de firma electrónica basada en la nube que permite a los usuarios gestionar el proceso de firma de un documento, desde la carga hasta la firma y el sellado, desde cualquier dispositivo móvil u ordenador.