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¿Está perdiendo tiempo y dinero por no utilizar un sistema de gestión de documentos (DMS)?

Los problemas de los archivadores de papel y los formularios manuales en papel no son evidentes de inmediato. Al fin y al cabo, el uso del papel es la forma en que se han hecho las cosas desde siempre, por lo que las consecuencias adversas no parecen evidentes, ni tampoco las posibles soluciones. Y esto lleva a muchas organizaciones a aceptar el statu quo y, por defecto, a aceptar también la incalculable cantidad de dinero y tiempo que están perdiendo en el flujo de los procesos tradicionales basados en papel.

El tiempo y su valor están entre los recursos más vitales del mundo empresarial. Las organizaciones que hacen un mejor uso del tiempo suelen ser más eficientes y, por tanto, más rentables que las que no lo hacen. Por lo tanto, es un ejercicio que vale la pena calcular la cantidad de tiempo invertido en su función empresarial. Teniendo en cuenta esta perspectiva, verá cómo las cosas cuadran cuando analice su método actual de gestión de documentos frente al uso de un sistema de gestión documental.

Para no exagerar esta conclusión, abordemos el análisis metódicamente.

¿Cuál es el coste real del papel para su organización?

Elcálculo del coste del papel es un método para estimar los costes que conlleva el mantenimiento de sus sistemas de archivo en papel. Revela el verdadero coste de su sistema de archivo para su organización o, dicho de otro modo, es el punto de partida para cuantificar el ahorro que podría conseguir con un sistema de gestión documental adecuado. .

A continuación se exponen los factores que intervienen en la estimación del coste real del papel y de los procesos basados en papel para su organización. Las matemáticas son bastante sencillas. Sin embargo, reconocer y medir algunos de los factores implicados puede ser todo un reto.

  • El coste directo del papel

Esto incluye el coste de las resmas, el material de archivo, el material de papelería, los gastos generales de impresión y los costes de funcionamiento, como el tóner, la mano de obra implicada en la impresión y otros gastos similares. Estos son bastante sencillos de estimar y calcular.

  • El coste indirecto del papel

Esto incluye todos los gastos generales relacionados con la gestión del papel, como los archivadores, la superficie de la oficina utilizada en el almacenamiento de los documentos (tanto en las instalaciones como fuera de ellas, y de terceros), los costes de archivo, las fotocopias, la distribución y el franqueo. Incluso la destrucción del papel es un coste indirecto. Todos estos costes indirectos suman una buena suma que se lleva su cuenta de resultados.

  • El coste del tiempo del papel

Piense en todos los procesos minuciosos que conlleva la gestión de un flujo de trabajo en papel. Desde la cumplimentación manual de formularios, hojas de horas y hojas de trabajo, hasta el escaneo de documentos y la introducción manual de datos, todo ello suma horas de trabajo. De hecho, se trata de una redundancia autosuficiente en la que se emplea mano de obra donde no es necesario. Por no hablar del tiempo que se pierde en buscar, archivar y localizar físicamente los documentos. Este es un coste que a menudo no se tiene en cuenta.

  • El coste de la pérdida de productividad

fue según McKinsey que los empleados buscan y recopilan información durante 1,8 horas al día de media, es decir, 9,3 horas a la semana. En otras palabras, las empresas contratan a cinco empleados y sólo cuatro aparecen en el trabajo; el quinto deambula buscando respuestas sin aportar nada.

Además, los retrasos causados por el movimiento físico de los expedientes en papel de una mesa a otra antes de que se lleven a cabo acciones como la verificación y las aprobaciones se acumulan a escala de una empresa.

  • El riesgo de los procesos en papel

El riesgo puede verse como un coste inesperado y perturbador. La desaparición de archivos, las brechas de seguridad, la fuga de información confidencial crítica, la imposibilidad de rastrear dichas fugas, el incumplimiento de la normativa y el daño irreversible a la reputación son algunos de los riesgos asociados a los procesos basados en papel. Se ha Se estima que el 70% de las empresas dejaría de existir en tres semanas si sus registros en papel se perdieran en un incendio o una inundación.

Incluso un solo evento de este tipo puede convertirse en un gasto debilitante de la noche a la mañana, si no en una amenaza existencial. Como se trata de una cuestión de probabilidad, es difícil reconocerlo como un coste.

  • El coste de oportunidad de no dejar de usar el papel.

Una empresa también debe considerar el impacto global de una configuración de gestión de documentos, desde las mejoras departamentales hasta las ventajas para toda la empresa. Puede tratarse de un aumento de la productividad con un DMS, desde el cumplimiento de la normativa hasta la mejora de las comunicaciones, los datos extraíbles y las perspectivas de la función empresarial, la automatización de los procesos empresariales y del flujo de trabajo, la integración con procesos escalables como el CRM. Se trata de un coste de oportunidad incalculable que se agrava si se tiene en cuenta que sus competidores pueden estar ya cosechando los abundantes beneficios de la transición a un DMS desde el principio.

Así que sí, efectivamente,

Está perdiendo tiempo y dinero si no utiliza un sistema de gestión de documentos.

La única pregunta es: ¿cuánto? La pregunta puede parecer casi redundante. Sin embargo, adquiere importancia cuando se necesita construir un caso de negocio para utilizar un sistema de gestión de documentos en su organización. Para ello, puede ser necesario demostrar claramente sus beneficios como una proyección de retorno de la inversión.

Calcular la rentabilidad de la inversión en un sistema de gestión documental.

La aritmética real tendría que ajustarse a su organización. Sin embargo, los parámetros comunes incluyen el tamaño de la organización, el número de empleados que participan en los procesos basados en el papel, su salario medio por hora, el número de copias realizadas diariamente, el porcentaje de archivos perdidos o extraviados, los metros cuadrados dedicados a los archivadores y el precio por metro cuadrado de espacio de oficina, etc.

Si se restan las inversiones iniciales y los costes de funcionamiento de un sistema de gestión de documentos del coste real del papel, se obtendrá el ahorro neto que supone dar el gran paso. O, dicho de otro modo,

ROI final = Coste anual de su sistema DMS - Coste anual de su sistema de archivo en papel.

Esta cifra es clara, defendible y puede utilizarse para presentar un argumento comercial convincente para su inversión en DMS. Sin embargo, dadas las numerosas variables y las incongruentes definiciones de los beneficios intangibles, resulta difícil aplicar una fórmula definitiva al cálculo. Dado que las perspectivas de impacto en el rendimiento de la empresa y los resultados de la misión son innegables, se aconseja a cualquier organización que al menos lo pruebe.

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Escrito por Ricardo Rengifo DBS Software & Services

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