Les signatures électroniques en 2022 : un élément essentiel de la gestion des documents

Les signatures électroniques en 2022 : un élément essentiel de la gestion des documents

Pendant une bonne partie de la dernière décennie, de nombreuses organisations ont pris un virage constant vers la transformation numérique. Il était clair que les entreprises qui fonctionneraient avec l'efficacité amplifiée apportée par la transformation numérique dépasseraient celles qui étaient lentes à s'adapter au changement. Finalement, les capacités numériques ont dépassé le cadre du remplacement des processus manuels sujets aux erreurs et ont ouvert la voie à l'évolutivité rapide et à la croissance exponentielle.

La perturbation en 2020 due à la pandémie COVID 19 n'a fait que servir de catalyseur pour accélérer encore l'inévitable changement. L'avenir se dirigeait vers nous, mais plus tôt.

Avec le déplacement des lieux de travail hors des immeubles de bureaux, l'un des besoins les plus pressants était d'authentifier de manière sécurisée les identités et les communications transactionnelles à distance. La signature "humide" sur papier étant un obstacle insurmontable, les signatures électroniques sont devenues la norme.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique est le remplacement numérique d'une signature manuscrite sur papier. Fonctionnellement, il s'agit d'un code mathématique qui saisit l'intention du signataire d'accepter le contenu d'un document numérique.

Souvent utilisée de manière interchangeable avec la "signature numérique", la signature électronique ou e-sign est un terme utilisé pour décrire une plus grande variété d'authentifications numériques, des cases à cocher et des signatures physiques scannées aux authentifications biométriques. Une signature numérique peut être comprise comme une signature électronique extrêmement sécurisée. Comme il s'agit d'un terme largement répandu, nous utiliserons dorénavant le terme "signature électronique".

Quelles sont les fonctions d'une signature électronique?

Afin de remplacer pleinement la validité d'une signature papier, une signature électronique doit remplir les fonctions suivantes :

• Authenticité : Elle doit établir que la signature est liée de manière unique au signataire.
• Identité : La signature doit permettre d'identifier le signataire, soit par son identité numérique, soit par une identité réelle (comme le numéro de sécurité sociale).
• Intégrité : La signature doit être capable de préserver l'intégrité du document qui est signé. Cela signifie que le document une fois signé ne peut pas être édité ou modifié de quelque manière que ce soit.
• Authentification : Il faut s'assurer que la signature est sous le contrôle exclusif du signataire et qu'elle ne peut pas être utilisée ou "contrefaite" par quelqu'un d'autre.

Types de signatures électroniques

Bien entendu, tous les types de signatures électroniques ne remplissent pas toutes ces conditions et toutes les transactions ne nécessitent pas non plus le même type de signature. En fonction des enjeux, différents types de signatures électroniques ont leur utilité. Un accord sur les termes et conditions de Twitter, n'a pas nécessairement besoin de la même rigueur de signature électronique qu'un contrat d'un million de dollars. Par conséquent, une signature électronique peut être classée en trois grands types :

• La signature électronique de base (BES) saisit simplement l'intention du signataire d'accepter ou d'approuver.
• La signature électronique avancée (AES) répond aux exigences de la preuve d'identité et de l'inviolabilité en plus de la BES.
• La signature électronique qualifiée (QES), est une signature non répudiable équivalente à une signature humide sur un document électronique avec la plus haute validité juridique. Elle comprend des vérifications infaillibles d'identité et d'authentification en plus de l'AES.

Signatures électroniques en 2022 : un "signe" des temps à venir

La plupart des entreprises et organisations modernes qui ont achevé au moins une partie de leur transformation numérique utilisent des systèmes de gestion documentaire (SGD) au cœur de leurs piles technologiques. A SGD capture, stocke, gère et archive des documents électroniques de toutes sortes dans un référentiel unifié, intelligemment indexé et consultable. Cela ouvre un monde d'améliorations numériques pour les organisations tournées vers l'avenir. Un DMS avancé comme Tessi Docubase®, par exemple, dispose de fonctionnalités telles que l'automatisation des flux de travail, l'intégration d'outils de gestion et LiveForms , parmi beaucoup d'autres.

Les signatures électroniques peuvent parfois être considérées comme une simple fonction de gestion des documents, mais en réalité, elles présentent de nombreux avantages et des avantages considérables pour ceux qui adoptent vraiment cette technologie. Nous vous en présentons quelques-uns ci-dessous :

Concluez des affaires plus rapidement

Les collaborations sécurisées sont l'une des caractéristiques standard d'un système de gestion de contenu. DMS. Associées à des contrôles d'accès autorisés, les clauses d'un accord peuvent être modifiées dans les moindres détails par diverses parties disposant de privilèges définis sur le même document. Les collaborateurs autorisés peuvent visualiser, commenter, éditer et suivre les modifications des clauses à distance.

Si cela accélère déjà le processus de négociation, l'ajout d'une signature électronique au flux de travail signifie que le contrat ou l'accord peut entrer en vigueur sans que les parties aient à passer la nuit sur des piles de papier ou, pire encore, à se rencontrer en personne pour signer sur les pointillés. En 2022, les signatures électroniques seront de plus en plus adoptées comme une caractéristique attendue des contrats, ce qui ne fera que faciliter le processus en surmontant les obstacles initiaux de la confiance.

Des approbations simplifiées et sans risque d'erreur

L'automatisation du flux de travail rendue possible par la GED moderne permet d'automatiser les tâches répétitives de routine tout en faisant passer un travail par la chaîne de propriété, d'action et d'approbation. Bien que cela permette d'éviter les goulots d'étranglement, les retards et les erreurs humaines, les signatures à chaque étape peuvent être vulnérables aux erreurs et aux subversions. L'année prochaine, les caractéristiques de la signature électronique seront intégrées dans les flux de travail, ce qui renforcera l'intégrité et la responsabilité des actions humaines au sein de tout système.

Une expérience utilisateur sans faille

L'un des obstacles à la signature électronique aujourd'hui est qu'elle est perçue comme étant plus compliquée que de coucher son John Hancock sur le papier d'un simple coup de stylo. En effet, dans le passé, moins l'effort humain impliqué dans la signature électronique d'un document était important, moins la sécurité était grande. Par exemple, l'apposition d'une signature électronique qualifiée sur un document peut impliquer un jeton numérique ou un certificat de signature numérique légalement autorisé que le signataire peut obtenir sur une clé USB. Par conséquent, l'utilisateur ne peut pas signer électroniquement un document sans un ordinateur portable doté d'un port USB.

Toutefois, étant donné la demande croissante de non-répudiabilité et de sécurité, l'expérience utilisateur des signatures électroniques devrait connaître une amélioration majeure au cours de l'année à venir. En outre, les fonctions sans contact et sans contact, comme celles qui vous permettent d'utiliser votre appareil mobile pour signer avec un code SMS, par exemple, vont très probablement rendre l'expérience utilisateur encore plus fluide. De plus en plus d'utilisateurs seront en mesure de signer des documents en déplacement à partir de n'importe quel appareil.

Fonctions de sécurité améliorées

La plupart des signatures électroniques sont déjà plus sûres que les signatures manuelles sur papier. Le cryptage du document signé signifie qu'un document signé ne peut pas être altéré ou modifié d'une autre manière sans rompre la validité de la signature. La tendance à rendre l'expérience de l'utilisateur plus transparente signifie que les caractéristiques de sécurité des signatures électroniques deviendront encore plus faciles à utiliser. Les authentifications multifactorielles et la biométrie faciliteront grandement le compromis entre l'effort de l'utilisateur et le degré de sécurité. Et l'adoption plus large des signatures électroniques en tant que norme dans les organisations réduira considérablement les incidents de cybersécurité qui utilisent souvent des failles d'accès non autorisé pour effectuer la violation.

Amélioration de la légalité et de la conformité

La plupart des pays ont déjà adopté une législation et des cadres permettant de rendre les signatures électroniques juridiquement contraignantes. En 2022, à mesure que les directives réglementaires relatives aux signatures électroniques deviendront plus concrètes, la validité juridique des signatures électroniques trouvera un élan plus important. En outre, des fonctions de protection de la vie privée et de conformité réglementaire, comme le GDPR, seront intégrées à la signature elle-même.

Intégrations entre les processus d'entreprise

L'application des signatures électroniques ne se limite pas à remplacer l'utilité des signatures manuelles. L'utilisation des signatures électroniques ne se limitera pas aux documents tels que les contrats, les déclarations, les engagements, etc. - ceux que vous avez l'habitude de signer manuellement. Les signatures électroniques peuvent, à l'avenir, devenir aussi courantes que les identifiants et les mots de passe pour se connecter à un système informatique. Toutefois, en 2022, il est probable que les flux de travail liés aux signatures électroniques deviendront la norme dans des processus commerciaux tels que la gestion de la relation client, la planification des ressources de l'entreprise, etc. afin de renforcer la sécurité de ces systèmes tout en ajoutant des avantages stratégiques.

Au revoir 2021, bonjour 2022

2021 a été une année à nulle autre pareille dans l'espace des produits de transformation numérique. Alors que le monde avance sur le dos d'une pandémie, beaucoup de choses ont changé trop rapidement. Les spécialistes des solutions documentaires comme dbs Software and Services sont devenus des partenaires clés pour aider les entreprises et les organisations à passer à la nouvelle ère de l'information.

dbs eSign est une solution de signature électronique basée sur le cloud qui permet aux utilisateurs de gérer le processus de signature d'un document, du téléchargement à la signature et au scellement, depuis n'importe quel appareil mobile ou ordinateur. Disponible en tant que partie intégrante de dbs LiveForms ou en tant que plateforme autonome, elle offre un moyen très flexible, sécurisé et abordable pour les organisations d'intégrer rapidement et facilement des flux de travail de signature électronique dans leurs opérations.

La signature électronique est à son point d'inflexion en matière d'adoption et ce marché devrait atteindre un taux de croissance annuel moyen de près de 10 % entre 2021 et 2030. 26.6% CAGR de 2021 à 2030, et il est certain qu'il sera un élément clé des transformations numériques à l'avenir.

Vers un avenir meilleur en 2022.