Tipos de sistemas de gestión de documentos y cómo seleccionar el adecuado para su organización

Tipos de sistemas de gestión de documentos y cómo seleccionar el adecuado para su organización

A primera vista, la gestión de documentos es un término vago y global. Seguro que se entiende como la sustitución digital de un archivador. Pero eso no es todo lo que hace. Actualizar el archivo a la capa digital abre inmediatamente las puertas a un mundo de posibilidades. Surgen nuevos casos de uso imprevistos que pueden aumentar la eficiencia y la rentabilidad.

Hoy en día, hay muchos Sistemas de gestión de documentos en el mercado que sirven a diversos sectores y casos de uso específicos. Entonces, ¿cómo puede una organización seleccionar el más adecuado?

En primer lugar, clasifiquemos para entender los distintos tipos de sistemas de gestión documental y sus matices.

Tipos de sistemas de gestión de documentos

Antes de resolver el "cómo" elegir un sistema de gestión documental para su empresa, vamos a abordar el "por qué" querría uno. La respuesta puede variar de una empresa a otra porque cada organización tiene su propio conjunto de requisitos. Los sectores regulados, como la sanidad o las finanzas, por ejemplo, manejan registros sensibles y tienen requisitos estrictos sobre dónde y cómo deben recogerse, recopilarse y accederse a los documentos. En otros casos, empresas como las de logística o fabricación pueden necesitar un flujo de trabajo para automatizar la facturación. Hay muchos ejemplos como estos, y cada uno es un caso de uso distinto que se apoya en un tipo diferente de sistema de gestión documental.

Sistemas de tratamiento de imágenes de documentos

Si quiere modernizar su oficina, un sistema de tratamiento de imágenes es una gran solución. Se trata de los sistemas más sencillos, que suelen consistir en un dispositivo de escaneado y algún software. Con estas herramientas, el personal puede acceder fácilmente a copias digitales de los archivos en papel. Con el acceso a la información que necesita a unos pocos clics de distancia, no hay necesidad de rebuscar en los documentos para encontrar la información necesaria.

Un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es mucho más sofisticado que el simple escaneo de documentos, que produciría una imagen imposible de buscar. Con el OCR, de la palabra impresa surge un texto que se puede buscar.

Las oficinas que necesitan convertir el papel en píxeles no son las únicas que pueden beneficiarse de los sistemas de tratamiento de imágenes de documentos. Algunas organizaciones todavía utilizan formularios en papel (el personal médico rellena la información a mano, por ejemplo) que necesitan la digitalización de documentos físicos. La digitalización de documentos puede ayudar a escanear y eliminar los formularios cumplimentados por razones de seguridad.

Sistemas de almacenamiento de registros

Estos sistemas, que suelen estar basados en la nube, permiten a los usuarios almacenar documentos y facilitar su localización a las personas que los necesitan. Las empresas suelen poder personalizar estos sistemas para adaptarlos a sus necesidades.

Hay muchos servicios de almacenamiento ofrecidos para todo tipo de organizaciones, sin embargo, cuando se trata de papeles legales, registros médicos y documentos gubernamentales, el almacenamiento requiere consideraciones adicionales. Ya sea la ley Sarbanes-Oxley, la HIPAA, la FINRA o cualquier otra organización, los requisitos de seguridad de su sistema de almacenamiento de registros deben coincidir con su sector.

Un sistema de almacenamiento de archivos ideal cumplirá con todos sus protocolos de seguridad y, al mismo tiempo, será accesible para todos cuando sea necesario. Muestra la transparencia y la claridad de las operaciones empresariales. Además, los datos digitales accesibles y seguros son vitales para una gestión de la información sin fisuras.

Sistemas de gestión de contenidos

A grandes rasgos, un sistema de gestión de contenidos es más completo que los sistemas anteriores, y se utiliza para gestionar contenidos digitales independientemente de su origen o tipo. La interfaz de estos sistemas suele ser ágil y estar basada en la web, lo que permite a los usuarios organizar los contenidos sin necesidad de tener conocimientos muy técnicos.

Con la configuración adecuada, los CMS pueden adaptarse a todas las necesidades, desde sitios web hasta registros médicos o contratos comerciales. Además del contenido, los usuarios rellenan campos que pueden ayudar a categorizar sus documentos. Este proceso lleva ahora a la segunda parte del flujo de trabajo de los CMS: la gestión de documentos.

Al etiquetar e indexar un documento electrónico, un CMS facilita a los usuarios su organización y recuperación posterior. Por lo general, es posible buscar documentos mediante una palabra clave o una categoría, o navegar por estructuras de carpetas organizadas.

Sistemas de gestión del flujo de trabajo

Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WFMS) van más allá de la mera creación, organización y protección de archivos. Permiten diseñar reglas que asignan tareas automáticamente a los documentos creados en WFMS y los dirigen a toda la organización para su procesamiento.

Por ejemplo, un almacén puede requerir la aprobación del gerente antes de procesar un pedido grande. Un SGA podría remitir la solicitud de pedido al director, dando acceso al departamento de almacén sólo cuando lo apruebe.

También se puede programar para otras tareas redundantes. Por ejemplo, se puede dirigir un correo electrónico al supervisor de ventas cada vez que se rellene un formulario de registro de nuevos clientes y se introduzca en el sistema.

Gestión de contenidos empresariales

Los ECMS se sitúan en la cúspide de la jerarquía de los sistemas de gestión de documentos, y las organizaciones pueden utilizarlos para gestionar cualquier tipo de documento y contenido multimedia, así como para aplicar enfoques de gestión de contenidos centrados en el flujo de trabajo.

En algunos casos, la creación de un documento puede ser imposible sin un documento previo. (Por ejemplo, puede ser necesario recibir una confirmación de pedido del cliente antes de crear una notificación de facturación). O bien, un gestor puede necesitar revisar un documento antes de marcarlo como "completo". Aquí es donde entra en juego el aspecto del flujo de trabajo de la gestión de contenidos.

Los sistemas ECM mejoran la eficiencia de los empleados ayudándoles a ajustarse a los flujos de trabajo de su empresa y reduciendo los errores y duplicaciones de los trabajadores. No obstante, estos sistemas deben ser lo suficientemente flexibles como para tener en cuenta las situaciones en las que las cosas no salen según lo previsto.

¿Cómo seleccionar el DMS ideal para su empresa?

Hasta ahora, le hemos ayudado a entender varios tipos de sistemas de gestión de documentos. Pero, ¿cómo elegir el que más le convenga? Antes de elegir un DMS, debe tener en cuenta estos aspectos:

• Estructura de los archivos - Se refiere a la forma en que se almacenan los archivos en el DMS. Debe ser fácil acceder y utilizar los archivos. La disposición de los archivos en armarios-cajones suele ser la mejor.
• Herramientas de búsqueda - En un DMS, la búsqueda debe ser lo más fácil y rápida posible. No basta con los nombres de los archivos. Un sistema debe permitir a los usuarios buscar palabras clave dentro del contenido de los archivos y puede buscar por tipo de archivo, fecha de modificación y otros criterios.
• Escaneado: un sistema de escaneado flexible debe ser capaz de convertir fácilmente los documentos en papel en archivos digitales. También debe ser capaz de modificar los formatos de archivo según sea necesario.
• Seguridad - La configuración de seguridad del DMS desempeña un papel crucial. Un DMS debe permitir a los empleados acceder a los archivos sólo si están autorizados. Es imprescindible tener controlados los permisos de acceso a sus documentos y carpetas en el sistema.
• Integración perfecta - El DMS que elija debe poder integrarse con otros programas que tenga. Puede ser tu cliente de correo electrónico, tu ERP o tu software de gestión de relaciones con los clientes.
• Facilidad para los móviles: hoy en día la gente prefiere trabajar en sus dispositivos móviles. El DMS debe ser fácil de usar y accesible desde los teléfonos inteligentes y las tabletas para trabajar sobre la marcha.

Preseleccione y filtre sus opciones en función de los factores anteriores. A continuación, puede solicitar una propuesta a cada proveedor. Sin embargo, procure pedir a los proveedores que le faciliten información sobre lo siguiente:

1. Antecedentes y estructura organizativa
2. Solución propuesta
3. Plan de aplicación
4. Condiciones, costes y estructura de la ayuda
5. Referencias
6. Opciones de licencia y mantenimiento
7. Precios

Esto debería ayudarle a reducir una amplia lista de opciones de DMS. Y conseguir que el DMS se adapte a su flujo de trabajo, negocio y necesidades organizativas.

Tessi Docubase es líder del mercado en soluciones de gestión de documentos y contenidos para sectores como la sanidad, los servicios financieros, la educación, la administración pública y las empresas. La diversidad de nuestras soluciones ha surgido de las configuraciones específicas para cada cliente y sector. Al seleccionar un sistema de gestión documental para su organización, exija uno que se adapte exactamente a su negocio y se adapte a medida que crece.