Trabajar a distancia nunca ha sido tan omnipresente. En todo caso, es una característica del emergente mundo post-pandémico. Para lo que era una mano forzada hace sólo un año, las empresas y organizaciones han llegado a abrazar la realidad de mantener una fuerza de trabajo remota. ¿Y por qué no?
Es claramente mejor para los empleados. Un horario de trabajo flexible y el tiempo que se ahorra al no tener que desplazarse diariamente, significa más tiempo para otras actividades enriquecedoras, así como más tiempo con los amigos y la familia. Sin duda, promete un mejor equilibrio entre la vida laboral y la personal.
Desde el punto de vista de las empresas, ha abierto las puertas a un mayor número de talentos, sin limitaciones geográficas. Además, las empresas han descubierto que los costes de funcionamiento y los gastos generales para mantener la infraestructura de las oficinas son menores.
Sin embargo, para el departamento de RRHH, la nueva normalidad conlleva algunos retos. Nada insuperable. Pero las viejas formas de gestión pueden verse sometidas a una revisión. Desde la contratación hasta la formación y el cumplimiento, los procesos de RRHH que se llevaban a cabo fácilmente en presencia física de los empleados, ahora deben realizarse a distancia a través de Internet. Los retos actuales son a veces difíciles de superar, incluso para los equipos de RRHH transformados digitalmente. Y los que todavía siguen procesos basados en el papel, han llegado a la cúspide del cambio inevitable.
La digitalización con un sistema de gestión de documentos ha demostrado sus ventajas para la eficiencia operativa de las organizaciones. Y es especialmente importante para las funciones de RRHH a la hora de superar los retos actuales.
¿CÓMO AYUDA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS A LOS RRHH DE HOY EN DÍA?
En el caso de los trabajadores a distancia, el papel de RRHH se ha vuelto aún más vital. Por mucho que herramientas como la videoconferencia sean capaces de gestionar la colaboración a través de Internet, garantizar la cohesión en toda la organización, mantener la motivación de los empleados y comprobar su bienestar puede resultar difícil. Y los sistemas de gestión de documentos ayudan a varios procesos de RRHH a satisfacer esa demanda.
Reclutamiento
Si bien el trabajo a distancia promete una mayor reserva de talento disponible para la selección, también aumenta el volumen de solicitantes para cualquier vacante. Los currículos electrónicos de los solicitantes se pueden capturar en live forms , que se clasifican y priorizan automáticamente en función de las calificaciones educativas o la experiencia laboral, o incluso de las recomendaciones, si es necesario. Toda la información está entonces disponible automáticamente para los entrevistadores durante la entrevista. A menudo son necesarias varias entrevistas para evaluar a un candidato para el mismo puesto. La valoración y los comentarios de cada entrevistador pueden capturarse y agregarse para clasificar a los mejores candidatos. Un proceso de selección consistente y repetible puede codificarse en flujos de trabajo automatizados con sistemas de gestión de documentos.
Incorporación y formación
El proceso de incorporación es el momento en el que se da la bienvenida a la organización a un nuevo empleado, que conoce a su equipo y comprende mejor su función. Se trata de una de las etapas más críticas en el viaje de un recluta a una organización. El conocimiento y la comodidad adquiridos en esta etapa resultan decisivos, no sólo en el rendimiento del empleado, sino también en su retención. Con la imposibilidad de la orientación en persona, este proceso de RRHH en particular es uno de los más desafiantes hoy en día. Un sistema de gestión documental ayuda a integrar toda la comunicación de forma secuencial y fácilmente digerible. El módulo de incorporación puede gestionarse sistemáticamente y adaptarse a cada empleado, mientras que las funciones pueden asignarse con claridad de procesos. Esto también ayuda a la alineación con la misión y los valores de la organización.
Los módulos de formación y las certificaciones pueden gestionarse de forma remota con los cursos y las asignaciones integradas en el sistema de gestión de documentos. Un historial detallado de cada formación recibida por el empleado ayuda a comprender la competencia exacta del recurso al asignar los proyectos.
Acceso remoto
Un sistema de gestión de documentos permite funciones de acceso remoto seguras y granulares, en las que las personas tienen acceso a los documentos y archivos según sus funciones. Los trabajadores remotos suelen trabajar con acceso Wifi sin protección, lo que supone una carga adicional para la seguridad de la información crítica. El riesgo se mitiga controlando dicho acceso en los dispositivos dedicados al trabajo con la ayuda de los sistemas de gestión de documentos.
Colaboración
La facilidad de colaboración es una de las mayores ventajas de un sistema de gestión documental. Y eso es increíblemente útil para los equipos distribuidos que trabajan a distancia. Los miembros del equipo pueden colaborar en un solo documento en tiempo real. Los jefes de equipo y los gestores pueden recibir una notificación inmediata cuando una tarea se ha completado y es posible realizarla en su extremo. Los flujos de trabajo más fluidos, en consecuencia, obtienen grandes resultados en el rendimiento general de los equipos distribuidos y de la organización en su conjunto.
Seguimiento del rendimiento
En ausencia de supervisión directa, el seguimiento del rendimiento de los empleados puede ser difícil a escala. Es difícil controlar cómo un empleado puede estar utilizando su tiempo cuando trabaja a distancia. Y lo que es más importante, las necesidades y las lagunas de comprensión del empleado para realizar la tarea en cuestión pueden pasar completamente desapercibidas. Es necesaria una comunicación clara. Con la ayuda de las hojas de tiempo y las herramientas de gestión del flujo de trabajo, un sistema de gestión de documentos ayuda a mantener los proyectos en marcha y a los empleados en el bucle, al tiempo que mantiene la claridad de los procesos. Un canal de comunicación abierto con chats en directo, por ejemplo, ayuda a aliviar estos impedimentos al rendimiento.
Para los RRHH, un historial detallado de la contribución del empleado capturado en un sistema de gestión de documentos junto con las revisiones y calificaciones del equipo también ayudan a determinar las evaluaciones y los ascensos de forma sistemática.
Registros de empleados y autoservicio
Con las prácticas de mantenimiento y gestión de registros digitalizados, los equipos de RRHH pueden buscar y extraer información bien indexada sobre los empleados con unas pocas pulsaciones. De hecho, si estos registros digitales impecablemente mantenidos se ponen a disposición del empleado, éste puede realizar por sí mismo tareas triviales y rutinarias como la generación de nóminas e información fiscal. Esto también reduce la carga administrativa de los responsables de RRHH y les deja libres para canalizar su tiempo y atención hacia tareas más críticas.
Cumplimiento
Aunque el cumplimiento de la normativa es una función importante de RRHH, el reto que supone una plantilla remota es único. Esto se debe a que las normas de cumplimiento pueden variar en función de la ubicación del empleado, lo que añade una enorme complejidad. Entre ellas se encuentran los salarios mínimos, las compensaciones de los trabajadores, las deducciones, etc. Los registros de los empleados fácilmente buscables e indexados en un sistema de gestión de documentos ayudan enormemente a superar este reto de cumplimiento. Además, un sistema de gestión de documentos captura pistas de auditoría detalladas para todos los archivos que entran en el sistema.
ADAPTARSE A LOS NUEVOS RECURSOS HUMANOS
La ausencia de señales no verbales y la latencia en la comunicación de tú a tú quizá nunca puedan superarse. Sin embargo, negociar la facilidad de la interfaz entre el empleado y la organización tiene mucho que ver. Una mayor transparencia genera mayor confianza y cohesión. No es de extrañar que los RRHH hayan asumido una posición central en la estructura de las organizaciones.
En el futuro, los responsables de RRHH deben adaptarse al futuro del trabajo a través de la transformación digital, aprovechando tecnologías como un sistema de gestión documental, para hacer frente a los retos que se avecinan.
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