Por Omar Morales
Director de Servicios y Soporte Informático

Tessi Docubase® es un sistema de gestión de documentos y contenidos muy sólido, y una de las cosas que más gusta a los clientes es la forma en que puede configurarse para que el mayor número posible de usuarios saque el máximo partido del sistema. Esto se consigue gracias a las numerosas opciones que puede habilitar el administrador del sistema para ayudarle a almacenar y recuperar documentos con la mayor rapidez posible, de modo que pueda dedicar su tiempo a las tareas más importantes.

Hay dos aplicaciones complementarias de Docubase que no todos nuestros clientes conocen, pero los que las utilizan nos dicen continuamente que cambian las reglas del juego en el uso diario de sus sistemas. Se trata de dbs Print2DIS controlador de impresora virtual, y dbs DragAndDrop para la captura de documentos.

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dbs Print2DIS es un controlador de impresora virtual que, una vez instalado en su ordenador, le permitirá "imprimir" documentos directamente en su maletín de trabajo Docubase. Los documentos impresos se convierten en PDF y se envían a su maletín, permitiéndole seguir trabajando con ellos como lo haría con cualquier otro documento almacenado en el sistema.

Por ejemplo, supongamos que recibe un correo electrónico de un cliente que desea conservar en el archivo del cliente dentro de Docubase. Utilizando el controlador de impresora virtual dbs Print2DIS puede imprimir el correo electrónico directamente en un archivo PDF en el maletín y continuar con su día, frente a tener que guardar primero el documento como PDF y luego pasarlo al maletín. Aunque para quien no esté familiarizado con esta diferencia pueda parecer trivial, lo cierto es que al imprimir directamente en el maletín se elimina un paso que, de ser repetitivo, podría ahorrar al usuario horas a lo largo de una semana de trabajo.

dbs DragAndDrop es una pequeña aplicación que le permite coger documentos directamente del escritorio de su ordenador y arrastrarlos a su maletín Docubase. Una vez "soltados" los documentos en la aplicación, los archivos se envían directamente a su maletín para que pueda continuar con su flujo de trabajo. Al igual que con el controlador Print2DIS, el resultado es la agilización del proceso de captura, ya que se ahorra el paso de tener que abrir la navegación de importación del maletín y buscar y cargar manualmente los documentos. Una vez más, es posible que se ahorren horas a lo largo de una semana de trabajo.

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Pero no se fíe de mi palabra, aquí se lo dice directamente uno de nuestros clientes del sector de la enseñanza superior, el Kilgore College de Texas:

En resumen, tanto Print2DIS como dbs DragAndDrop son aplicaciones adicionales diseñadas para que nuestros usuarios de Docubase sean aún más eficientes en sus rutinas diarias, ayudándoles a ahorrar tiempo. Debido al potencial de ahorro de muchas horas a lo largo del tiempo, los clientes que las utilizan confían en ellas. Ambas aplicaciones están disponibles sin costo adicional para nuestros clientes alojados en Docubase SaaS y por una tarifa nominal para nuestros clientes con licencia on-prem. Si está interesado, póngase en contacto conmigo a través de support@dbsgroup.net

Hasta la próxima, y ¡feliz indexación!,

Omar

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dbs Software & Services (dbs) es un veterano proveedor de soluciones de gestión documental y automatización de procesos para el sector educativo y empresarial, y el proveedor exclusivo de Tessi Docubase® en Norteamérica.

Tessi Docubase es un sistema de gestión documental modular, seguro y fácil de usar que se integra a la perfección con los sistemas de información empresarial. Su arquitectura segura y su amplia gama de funciones lo convierten en la solución perfecta para una gran variedad de empresas y casos de uso.

dbs LiveFormses una plataforma de automatización de procesos empresariales low-code . Su único objetivo es simplificar los procesos complejos mediante la automatización de los pasos repetitivos, desde la captura de datos hasta las alertas, las notificaciones, las confirmaciones por correo electrónico y todo lo demás de forma rápida y sin la participación de un programador.

dbs eSign es una solución de firma electrónica basada en la nube que permite a los usuarios gestionar el proceso de firma de un documento, desde la carga hasta la firma y el sellado, desde cualquier dispositivo móvil u ordenador.