Automatización del flujo de trabajo: qué es y por qué debería importarle

Automatización del flujo de trabajo: qué es y por qué debería importarle

Dirigir con fluidez cualquier organización implica realizar y gestionar muchos procesos formales e informales. Estos procesos se perfeccionan con el tiempo y suelen implicar personas, acciones, materiales y, por supuesto, tiempo. Otra característica de estos procesos es que se repiten, una y otra vez. Así, una forma relativamente común de referirse a un proceso o a una combinación de procesos para lograr una tarea es la de "flujo de trabajo", que, en pocas palabras, se refiere a una serie de pasos ordenados que conducen a un objetivo específico.

Los flujos de trabajo son una parte fundamental de las operaciones empresariales. Sin embargo, también pueden ser tediosos y llevar mucho tiempo cuando se ejecutan manualmente (como suele ocurrir). En un intento por mejorar la productividad y simplificar los flujos de trabajo repetitivos, muchas empresas han recurrido a las herramientas de automatización de flujos de trabajo. Como su nombre indica, estas herramientas ayudan a automatizar los flujos de trabajo para que el personal pueda dedicar más tiempo a aspectos más críticos de la empresa.

Veamos primero en detalle cómo son los flujos de trabajo y cómo los utilizan las empresas. A continuación, vamos a explorar algunos de los tipos de flujos de trabajo que se pueden automatizar y las capacidades precisas que las herramientas de automatización de flujos de trabajo ponen sobre la mesa.

Una mirada detallada a los flujos de trabajo

Para ampliar la breve definición de "flujo de trabajo" proporcionada anteriormente, un flujo de trabajo es una serie de tareas que deben realizarse en un orden específico para lograr un objetivo empresarial concreto de forma repetible. Tales objetivos pueden ir desde el procesamiento de facturas hasta la gestión de tickets de soporte.

Los flujos de trabajo se diferencian de las tareas individuales en que éstas suelen realizarse una sola vez, mientras que el objetivo de un flujo de trabajo es garantizar la repetibilidad. Además, se diferencian de los proyectos en que, aunque éstos también consisten en un conjunto de tareas a realizar, pueden no depender críticamente del orden en que se realicen dichas tareas.

Los flujos de trabajo son tan importantes para las operaciones empresariales modernas que existe toda una disciplina denominada "gestión de flujos de trabajo" que se ocupa del desarrollo, la documentación, la supervisión y la mejora de los flujos de trabajo. La automatización de flujos de trabajo es simplemente un aspecto de la gestión de flujos de trabajo.

Tomemos un ejemplo concreto de un proceso que puede reducirse a un flujo de trabajo: la incorporación de un empleado remoto. El flujo de trabajo podría ser algo parecido a esto:

• Haz que el nuevo empleado firme digitalmente un contrato y cualquier otro documento que pueda ser necesario.
• Envíe un correo electrónico de bienvenida al nuevo empleado.
• Pedir al trabajador que facilite determinados datos fiscales.
• Añadir los datos personales del empleado a la base de datos de empleados de la empresa.
• Elabora un calendario para proporcionar al empleado la formación que necesita.

Aunque técnicamente se trata de un flujo de trabajo, la mayoría de las empresas conciben y utilizan los flujos de trabajo en forma de representaciones gráficas, muy similares a la forma en que se representan visualmente los algoritmos:

Estos diagramas de flujo de trabajo suelen complementarse con documentación de flujo de trabajo, que proporciona más detalles sobre cada paso de un flujo de trabajo, por ejemplo:

• el método preciso utilizado para ejecutar cada paso
• las herramientas de hardware y software necesarias para ejecutar cada paso
• quién es responsable de la realización de cada paso

La combinación de diagramas de flujo de trabajo y documentación ofrece a las empresas una visión más detallada y completa de los flujos de trabajo, y puede ayudar a identificar ineficiencias y posibles ajustes.

Por qué es vital automatizar el flujo de trabajo

Como puede imaginarse, la ejecución manual de flujos de trabajo puede resultar tediosa en poco tiempo. Por ejemplo, si una empresa tiene que facturar a 20 clientes a final de mes, el flujo de trabajo de facturación de clientes (que puede constar de entre 5 y 10 tareas individuales) podría tener que ser ejecutado 20 veces por algún empleado desafortunado. Aumente esta cifra exponencialmente a medida que la empresa crece y podrá ver fácilmente cómo las cosas pueden descontrolarse rápidamente.

La situación sería aún peor con más flujos de trabajo. Una empresa con 10 flujos de trabajo diferentes que deban ejecutarse en distintos momentos podría ver caer en picado la productividad global de su personal.

Además, los flujos de trabajo pueden requerir que varios empleados se coordinen entre sí, ya que las distintas tareas del flujo de trabajo pueden asignarse a diferentes personas. Llevar la cuenta de quién está haciendo qué y en qué fase se encuentra el flujo de trabajo puede ser otro golpe para la productividad del personal.

Estos problemas pueden resolverse utilizando software de automatización de flujos de trabajo. Este software automatiza completamente un flujo de trabajo o minimiza la cantidad de intervención manual necesaria. De este modo, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más interesantes y críticas para la empresa, lo que, en última instancia, aumenta la moral de los empleados y mejora el rendimiento de la empresa.

Ejemplos de automatización de flujos de trabajo

Echemos un rápido vistazo a los tipos de flujos de trabajo que pueden automatizarse (y que se automatizan habitualmente) en las empresas modernas, y al papel que desempeñan las herramientas de automatización de flujos de trabajo:

1. Manipulación de cables

Adquirir un nuevo contacto de ventas puede ser un proceso que lleve mucho tiempo y que puede no producir ningún resultado útil. Por lo tanto, tiene sentido automatizar este proceso e incorporar a su equipo de ventas solo durante las últimas etapas del proceso de ventas.

El flujo de trabajo para esto podría automatizarse recogiendo los datos de los clientes potenciales de un formulario de contacto de su sitio web, rellenando su base de datos CRM con esos datos y enviando un correo a su equipo de ventas para que pueda hacer un seguimiento.

2. Generación de facturas

Muchas empresas necesitan generar facturas mensuales fijas para determinados clientes. La creación y el envío de dichas facturas pueden automatizarse fácilmente.

3. Gestión de tickets de soporte

Gestionar las solicitudes de soporte, ya sean internas o de clientes, es importante para las empresas. Este proceso puede automatizarse recopilando información sobre la naturaleza de la asistencia requerida a través de un formulario y asignando después cada ticket a un técnico de asistencia concreto.

4. Tramitación de las solicitudes de excedencia

Normalmente, para solicitar un permiso, el empleado envía un correo electrónico a su jefe, quien aprueba la solicitud y envía los detalles del permiso a Nómina y RRHH.

Sin embargo, si un empleado presenta una solicitud de permiso a un sistema automatizado, éste puede rellenar automáticamente los sistemas de nóminas y RRHH con los detalles del permiso, y el gestor sólo tiene que aprobarlo. El sistema también puede ayudar al gestor a tomar su decisión indicando cualquier solapamiento entre los días libres tomados por distintos empleados.

Como habrás deducido de estos ejemplos, la captura de información suele ser un primer paso importante en muchos flujos de trabajo, y esto se suele hacer a través de formularios. Los formularios suelen ser creados ad hoc por programadores web y, al igual que los flujos de trabajo, pueden ser complejos y llevar mucho tiempo crearlos y mantenerlos. Además, los formularios son a menudo parte integral del flujo de trabajo, lo que significa que deben ser capaces de capturar y procesar muchos tipos de información y archivos adjuntos, y pasar esa información a otros pasos en el proceso de flujo de trabajo.

Como puede ver, la combinación de tener que crear, desplegar y gestionar formularios, que además deben funcionar de forma sincronizada con los flujos de trabajo establecidos, puede resultar abrumadora a medida que la organización se amplía y, a menudo, lo que acaba ocurriendo es que los participantes individuales en los flujos de trabajo empiezan a instalar sus propias aplicaciones en sus dispositivos para intentar aliviar algunos de los puntos problemáticos a través de la tecnología. El problema de este enfoque es que se acaba con aplicaciones dispares repartidas entre distintos departamentos y personas, lo que provoca flujos de trabajo más lentos y otros problemas potenciales. Por suerte, hay una forma mejor.

Aumente sus beneficios con la automatización del flujo de trabajo

No hay duda: los flujos de trabajo son esenciales para que las empresas funcionen como un reloj. Dada su indispensabilidad, es crucial que su ejecución sea lo más eficiente posible, y automatizarlos contribuye en gran medida a ello. Aquí es donde los formularios electrónicos de nivel empresarial y las herramientas de automatización como dbs LiveForms entran en juego. Estas herramientas proporcionan a las organizaciones la capacidad de crear y gestionar formularios electrónicos dinámicos con una interfaz de arrastrar y soltar fácil de usar que no requiere conocimientos avanzados de codificación. También disponen de funciones de reglas de negocio, flujo de trabajo y firma electrónica que facilitan enormemente el modelado de flujos de trabajo completos, además de la sencillez de gestionar los pasos del flujo de trabajo a través de cuadros de mando de usuario individuales. Así pues, herramientas como dbs LiveForms ofrecen a las organizaciones una excelente manera de sacar ventaja en la gestión de sus flujos de trabajo.

dbs LiveForms es una potente solución de automatización de procesos empresariales y formularios electrónicos que puede ayudar a su organización a automatizar los flujos de trabajo y desbloquear enormes ganancias de productividad. Si su organización está luchando con la gestión de formularios con flujos de trabajo complejos, esta podría ser la solución que necesita. La gran noticia es que puede probar dbs LiveForms sin compromiso y de forma totalmente gratuita. Póngase en contacto con nosotros para empezar.