LIBERAR EL PODER DE LA GOBERNANZA DIGITAL

Reduzca los costes operativos y elimine las ineficiencias operativas con un sistema de gestión de documentos seguro y completo.

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FLUJOS DE TRABAJO AUTOMATIZADOS
Agilice el back office.

Acelere el rendimiento de los procesos de fondo de los organismos públicos con flujos de trabajo automatizados. Permita una rápida respuesta con el movimiento instantáneo de los documentos digitales a través de la cadena de custodia para su acción y aprobación.

INDEXACIÓN Y CAPACIDAD DE BÚSQUEDA
No pierda nunca un archivo. 

Con Tessi Docubase®, cada documento que entra en el sistema se captura, almacena e indexa automáticamente con todo detalle. Ya se trate de certificados, formularios, facturas o notas, la búsqueda de texto completo y la captura inteligente de metadatos garantizan la facilidad de almacenamiento y recuperación de los documentos.

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PISTAS DE AUDITORÍA
Realice un seguimiento de los rastros de papel sin esfuerzo y sin papel.

Ya se trate de cumplimiento normativo o de investigación, las pistas de auditoría seguras son necesarias para el funcionamiento de cualquier servicio gubernamental. Tessi Docubase® captura estos datos históricos de forma inmutable y los pone a disposición del usuario.

FÁCIL INTEGRACIÓN
Amplíe los sistemas centrales de gobernanza, sin necesidad de revisarlos.

Tessi Docubase® se integra a la perfección con sus sistemas existentes, como CRM y ERP, además de aplicaciones de RR.HH., contabilidad, etc. Transfórmese digitalmente reduciendo al mínimo las interrupciones.

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MEJORA DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Interfaz con los ciudadanos sin problemas.

Para el ciudadano, tratar con la burocracia es a menudo un reto desalentador propenso a retrasos inexplicables. Tessi Docubase® garantiza que el ciudadano esté siempre informado gracias a tiempos de tramitación más rápidos, notificaciones automáticas y alertas.

COLABORACIÓN SEGURA
Déle poder a su fuerza de trabajo remota.

Tessi Docubase® ha estado siempre preparado para adaptarse al funcionamiento de los organismos gubernamentales en el mundo post-pandémico. El intercambio seguro de documentos y los controles de acceso de varios niveles garantizan una colaboración sencilla al tiempo que aseguran los más altos estándares de seguridad de los datos para preservar la información sensible.

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FLUJOS DE TRABAJO AUTOMATIZADOS
Agilice el back office.

Acelere el rendimiento de los procesos de fondo de los organismos públicos con flujos de trabajo automatizados. Permita una rápida respuesta con el movimiento instantáneo de los documentos digitales a través de la cadena de custodia para su acción y aprobación.

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INDEXACIÓN Y CAPACIDAD DE BÚSQUEDA
No pierda nunca un archivo. 

Con Tessi Docubase®, cada documento que entra en el sistema se captura, almacena e indexa automáticamente con todo detalle. Ya se trate de certificados, formularios, facturas o notas, la búsqueda de texto completo y la captura inteligente de metadatos garantizan la facilidad de almacenamiento y recuperación de los documentos.

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PISTAS DE AUDITORÍA
Realice un seguimiento de los rastros de papel sin esfuerzo y sin papel.

Ya se trate de cumplimiento normativo o de investigación, las pistas de auditoría seguras son necesarias para el funcionamiento de cualquier servicio gubernamental. Tessi Docubase® captura estos datos históricos de forma inmutable y los pone a disposición del usuario.

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FÁCIL INTEGRACIÓN
Amplíe los sistemas centrales de gobernanza, sin necesidad de revisarlos.

Tessi Docubase® se integra a la perfección con sus sistemas existentes, como CRM y ERP, además de aplicaciones de RR.HH., contabilidad, etc. Transfórmese digitalmente reduciendo al mínimo las interrupciones.

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MEJORA DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Interfaz con los ciudadanos sin problemas.

Para el ciudadano, tratar con la burocracia es a menudo un reto desalentador propenso a retrasos inexplicables. Tessi Docubase® garantiza que el ciudadano esté siempre informado gracias a tiempos de tramitación más rápidos, notificaciones automáticas y alertas.

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COLABORACIÓN SEGURA
Déle poder a su fuerza de trabajo remota.

Tessi Docubase® ha estado siempre preparado para adaptarse al funcionamiento de los organismos gubernamentales en el mundo post-pandémico. El intercambio seguro de documentos y los controles de acceso de varios niveles garantizan una colaboración sencilla al tiempo que aseguran los más altos estándares de seguridad de los datos para preservar la información sensible.

Escalar la gobernanza digital con la gestión de documentos.

He aquí cómo:

  • Estandarizar la información capturada, gestionada y distribuida en todas las funciones del Gobierno.

  • Proporcionar a los ciudadanos acceso a los registros de la ciudad, las actas de las reuniones, las resoluciones y cualquier otro documento de dominio público desde una plataforma documental basada en la web y fácil de usar.
  • Mantenga la información clasificada a salvo con la máxima seguridad de los datos y el acceso controlado.
  • Amplíe las soluciones desde las independientes o departamentales hasta las de toda la empresa, según las exigencias internas y externas.

  • Proteger las inversiones informáticas actuales de los sistemas existentes o heredados y vincular los repositorios electrónicos a la información heredada.

Responder a las exigencias siempre cambiantes de la gobernanza.

Las entidades gubernamentales de todos los tamaños, desde el Gobierno Federal hasta el más pequeño de los municipios, están sometidas a la presión de las exigencias normativas y ciudadanas. Estas incluyen el acceso a la información, así como la mejora de los servicios. Aunque la presión sigue siendo más o menos constante, hay que tener en cuenta algunos de los nuevos retos que se mencionan a continuación.

Los nuevos mandatos legislativos, las reducciones de personal y los ingresos fiscales han hecho que varios departamentos tengan que asumir una mayor carga de trabajo. Esto significa que ahora deben hacer más con menos.

Las recientes amenazas y desafíos del terrorismo y los posibles ataques a la patria han supuesto una carga adicional para el gobierno, que debe protegerse mediante la apertura de las comunicaciones entre múltiples organismos. Al mismo tiempo, se ha vuelto aún más crítico mantener la seguridad de la información al tiempo que se mantiene el derecho de los ciudadanos a la privacidad, así como el acceso a la información.

Los sistemas basados en papel no se adaptan con la suficiente rapidez a estos cambios. Tessi Docubase® proporciona a los gobiernos una capa digital ágil y adaptable para satisfacer estas demandas en constante cambio, de forma rápida y sin problemas.

  • REGISTROS MUNICIPALES
  • ADMINISTRACIÓN
  • APLICACIÓN DE LA LEY
  • EDIFICIOS Y PERMISOS
  • RECURSOS HUMANOS
  • TESORERÍA Y CONTABILIDAD
  • BOMBEROS Y OTROS DEPARTAMENTOS
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¿Cómo ayuda DBS Document Solutions a los gobiernos?

Las soluciones DBS Solutions, Live Forms (eforms) y Tessi Docubase® Electronic Content Management (ECM) permiten a los organismos y departamentos gubernamentales reducir los costes operativos y eliminar las ineficiencias operativas agilizando la captura, la gestión y el control de la distribución de la información en formato electrónico. Tanto si la información se almacena actualmente en papel, en formato electrónico o incluso por correo electrónico, la solución ECM Tessi Docubase® permite gestionar esta información de forma segura y controlar el acceso a nivel de empresa, grupo y usuario.

Además, el exclusivo método de almacenamiento empleado por Docubase le permite estar preparado para los desastres, ya que cada archivo electrónico contiene su información de índice, lo que permite la reconstrucción simplificada de una base de datos completa a partir de los archivos de copia de seguridad.

Transición con la mínima interrupción.

Proteger las inversiones actuales en TI es tan crítico como transformarse a una forma nueva y más eficiente de hacer negocios. Teniendo esto en cuenta, Tessi Docubase® le permite mejorar sus sistemas de datos heredados en lugar de desplazarlos. Puede seguir utilizando la mayoría de las aplicaciones heredadas y, al mismo tiempo, mejorarlas vinculándolas a la base de datos centralizada Tessi Docubase® para poder acceder a la información desde cualquier dispositivo autorizado.

Transparencia, con una seguridad sin concesiones.

La confianza de los ciudadanos es fundamental para el funcionamiento de los organismos públicos. Por ello, la transparencia es un valor clave para cualquier organización que cuente con el dinero de los contribuyentes. Los sistemas de archivo basados en papel no sólo son engorrosos de manejar, sino que también son la causa de retrasos evitables y de una transparencia obstaculizada. Las soluciones de documentos de gobernanza de DBS prescinden de la necesidad de papel y mejoran la visibilidad de los procesos más mínimos. Esto significa que el ciudadano puede estar siempre informado del progreso de los procesos y notificado de los retrasos. Además, esta visibilidad permite mejorar el rendimiento de la organización y la prestación de servicios.

Al mismo tiempo, mantener segura la información clasificada es especialmente crítico para la gobernanza. Tessi DocubaseGalaxy S22 Ultra permite controles de acceso y privilegios granulares para cualquier documento. Además, funciones como el historial de versiones y los registros de auditoría garantizan que ninguna infracción pase desapercibida.

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Una mejor administración en todos los niveles de gobierno.

Desde el nivel local al federal, Tessi Docubase® agiliza las operaciones, al tiempo que ahorra tiempo, espacio y dinero.

Las sencillas integraciones con aplicaciones populares de gestión de agendas permiten la creación y gestión de agendas de reuniones, actas y mucho más. Y, por supuesto, Tessi Docubase® sustituye los tediosos archivadores por información digital de alta fidelidad alojada en bases de datos bien indexadas y con capacidad de búsqueda. Esto incluye documentos dispares como informes departamentales, informes de ingresos fiscales, informes de gastos operativos, comprobantes de proveedores, registros de ciudadanos, escrituras, títulos y acuerdos, y mucho más. Lo que usted quiera.

En el pasado, la búsqueda de dicha información podría haber sido abrumadora. Con Tessi Docubase®, en cambio, basta con apuntar y hacer clic en el nombre del residente, el ID de la propiedad o cualquier otro dato pertinente desde el sistema para recuperar toda la información relevante a la que se está autorizado a acceder.

Eliminar el error humano.

Tessi Docubase® convierte la introducción manual de datos en una reliquia del pasado. Con funciones como el reconocimiento óptico de caracteres integrado, la información de documentos físicos como formularios, comprobantes, facturas y otros documentos se reconoce, clasifica, indexa y permite búsquedas de texto completo de forma automática.

La mejora de la aplicación de la ley empieza por una mejor higiene en la gestión de los documentos.

Tessi Docubase® le ayuda a adelantarse a las complicaciones legales con información impecablemente mantenida y fácilmente accesible en todo momento. El caso, la citación y prácticamente toda la información son accesibles directamente desde su dispositivo. Esto le da la capacidad de revisar y proporcionar respuestas, ya sea a litigios o a consultas públicas, en tiempo real.

Además, se mantiene de forma segura un historial de acciones en todos los documentos para facilitar la auditoría en caso de escaladas. Esto mejora el tiempo de respuesta al eliminar la necesidad de buscar en distintos documentos en papel, correspondencia o incluso archivos de vídeo. Todos ellos se almacenan y son accesibles en la aplicación Tessi Docubase®. Además, esta información se puede compartir por fax, impresión o correo electrónico directamente desde su escritorio o dispositivo autorizado.

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Agilizar la administración de los recursos humanos.

En el mundo actual, es un reto contratar y retener al mejor personal. Y el reto no termina ahí. Una montaña de currículos, solicitudes de empleo, consultas sobre las nóminas, documentación sobre las prestaciones, etc., hacen que el trabajo de recursos humanos sea bastante desalentador.

Tessi Docubase® garantiza que toda la información de solicitantes y empleados esté centralizada y segura. Las solicitudes de empleo y de inscripción en prestaciones, los formularios de solicitud de prestaciones, los registros de personal y todos los documentos de personal asociados se capturan y almacenan electrónicamente, lo que le permite recuperar un currículum o responder a una pregunta sobre nóminas o prestaciones sin moverse de su escritorio.

Reclutamiento

Tessi Docubase® proporciona la capacidad de capturar y mantener toda la información de los solicitantes en un repositorio centralizado y cifrado de forma segura al que puede acceder todo el personal autorizado del municipio. Los documentos, como currículos, referencias y cartas de recomendación, se presentan al equipo de contratación de forma rápida y sencilla. Las funciones de anotación permiten añadir comentarios sin modificar el documento original.

Administración de nóminas y prestaciones

Las mejoras en la gestión de los beneficios se obtienen mediante la recuperación de la documentación de los empleados, como la selección de planes flexibles, las reclamaciones, los formularios W-4, las elecciones de 401(k) y las actualizaciones de los seguros. La satisfacción de los empleados aumenta gracias a la rapidez de las respuestas a las consultas y a la mejora de los tiempos de respuesta ante acontecimientos que cambian la vida.

Tessi Docubase® le permite enlazar con su aplicación de nóminas y recuperar registros almacenados como los Formularios 1099, W-4 y W-2, para conciliar al instante los cheques de pago emitidos con los registros de su software de nóminas. El uso de las funciones de flujo de trabajo inherentes combinadas con su sistema de correo electrónico ayuda a agilizar el proceso de revisión mediante el envío electrónico de documentos clave a los gestores.

Los administradores de recursos humanos y de prestaciones tienen fácil acceso para recuperar las imágenes de los documentos firmados, los informes de accidentes, los manuales de los empleados, los manuales de políticas empresariales y otros materiales relacionados, así como los documentos individuales de los empleados que están vinculados a su software de recursos humanos.

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Optimizar el rendimiento de las fuerzas del orden.

Piense en la abrumadora cantidad de papeleo que hay entre bastidores en las fuerzas del orden. Los técnicos forenses, los examinadores de armas de fuego y los técnicos de laboratorio criminalístico archivan los documentos de la escena del crimen. La Unidad de Compras y Requisiciones archiva directivas, órdenes de compra y facturas. Los detectives de policía archivan los informes sobre delitos. Otros usos departamentales de las fuerzas del orden incluyen las instalaciones de formación, las operaciones de la cárcel, la oficina del forense, el personal de servicios de apoyo y el departamento de recursos humanos. Tessi Docubase® invariablemente hace que los procesos de aplicación de la ley sean más eficientes de las siguientes maneras.

Unir archivos

Toda la documentación puede ser almacenada en los mismos archivos, tales como documentos en papel, escenas del crimen, bocetos, huellas dactilares, información de muestras de sangre y ADN, y el trabajo analítico puede ser escaneado imágenes digitales y de vídeo de los coches de patrulla, escenas del crimen, fotos de la ficha policial puede ser importado directamente al sistema junto con, E-mail, Word, Excel, dibujos CAD.

Referencia cruzada

Vincule los delitos basándose en la búsqueda de similitudes como nombres, calles, tipo de delito y asociaciones o grupos. Hiperenlace de un archivo a otro con información de índice similar.

Dar respuesta a litigios o consultas públicas

La eliminación de la necesidad de buscar documentos en papel, correspondencia o incluso archivos de vídeo, ya que todos ellos están almacenados y accesibles a través de su aplicación, mejora el tiempo de respuesta. Tessi Docubase® le permite compartir esta información por fax, impresión o correo electrónico directamente desde su escritorio.

Administración diaria simplificada.

Mantener los registros

El trabajo del secretario de un cargo público puede ser abrumador. Con toda la organización, programación y mantenimiento de registros, la carga del buen funcionamiento de la gobernanza recae sin duda sobre los hombros del secretario. Alivie la carga agilizando las operaciones con Tessi Docubase® ahorrando tiempo, espacio y frustración.

Gestionar las resoluciones

Prepare y envíe las resoluciones a través de los flujos de trabajo adecuados. Dirija automáticamente la resolución a los pasos necesarios, cree revisiones sobre la marcha y obtenga las aprobaciones necesarias en una fracción de tiempo.

Organizar la agenda

Organizar y publicar los órdenes del día de las reuniones del Ayuntamiento. Fijar con suficiente antelación las fechas en las que no se celebran reuniones durante los días festivos o las vacaciones programadas. Seleccionar las salas de reuniones adecuadas en función del inventario de salas. Publique los órdenes del día de las reuniones internamente y a través de Internet para el público en general, vinculado a su aplicación web actual. Notifique a los miembros del consejo, a los invitados especiales, a los expertos y a los medios de comunicación las próximas reuniones por correo electrónico, teléfonos móviles y buscapersonas mediante alertas de texto.

Registrar el acta

Registrar las reuniones, votaciones y procedimientos para dar continuidad inmediata al gobierno municipal como registro legal de la acción legislativa.

Gestionar las solicitudes de registros

Procesar las solicitudes de información pública en segundos a partir de los documentos municipales en imágenes, incluso tener la capacidad de proporcionar acceso público a los documentos a través de Internet.

Gestión de registros

Proporcionar un programa de gestión de archivos para todos los departamentos de la ciudad que incluya el mantenimiento, el almacenamiento, la retención, la destrucción y la conservación de acuerdo con las directrices de la normativa estatal y federal sobre archivos.

Operaciones mejoradas

Pregunta sobre el acta o el reglamento; con una simple consulta sobre la fecha, la descripción u otros datos pertinentes, Docubase recupera la información directamente en el escritorio.

¿Listo para dar el siguiente paso?


Este explicativo sólo toca la superficie de lo que podemos hacer. El software de gestión de documentos puede hacer cosas increíbles para su institución, no sólo permitiéndole eliminar el papel, sino también dándole la oportunidad de agilizar sus procesos diarios para que ahorre más tiempo y dinero. Funciones como el intercambio seguro de archivos, las firmas electrónicas, el acceso móvil y las herramientas de automatización, hacen que sea una pieza central todo en uno para cualquier empresa de cualquier tamaño, en cualquier sector.

Llama: 1-888-362-8227

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