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Gestión de documentos frente a gestión de contenidos: ¿cuál es la diferencia?

A medida que las organizaciones actuales buscan la innovación para simplificar sus procesos empresariales y ampliar su potencial, la tecnología ha estado a la altura del desafío. Las herramientas emergentes compiten por nichos en este feroz mercado introduciendo mejoras incrementales en pilas tecnológicas ya probadas. ¿Y por qué no? Incluso las mejoras marginales en la tecnología han dado lugar una y otra vez a cambios de paradigma en la eficiencia. Y, por tanto, un cambio en los resultados.

Sin embargo, un subproducto de este panorama competitivo es la continua evolución de las soluciones empresariales. Hay una serie de productos que sirven para un propósito similar. Y las principales diferencias entre estos productos, aunque significativas, pueden ser invisibles a simple vista. Una tecnología fundacional compartida también significa que, aunque dos de esos productos pueden ser notablemente diferentes, es inevitable que se solapen considerablemente.

Para automatizar los procesos mundanos y repetitivos, las empresas adoptan cada vez más diferentes soluciones de software basadas en la IA. Existe una amplia gama de alternativas, pero la solución adecuada puede ser difícil de encontrar si los límites entre los enfoques no están claramente definidos.

Una empresa puede, por ejemplo, buscar métodos rentables para recopilar, almacenar, clasificar, compartir y documentar datos digitales. Mientras se gestiona la información empresarial, puede ser un reto seguir la pista a todos los acrónimos relacionados con el contenido empresarial.

Los sistemas degestión de contenidos (CMS) y los sistemas de gestión de documentos (DMS) realizan tareas similares. Sin embargo, estas tecnologías difieren en aspectos significativos.

Pero primero, ¿qué son los sistemas de gestión de documentos y de contenidos?

Sistema de gestión de documentos (DMS)

Un sistema de gestión documental permite capturar, indexar y almacenar una gran variedad de documentos en una única plataforma. La solución ayuda a gestionar los archivos que antes eran en papel, en formato digital. Además, el sistema de archivo sirve como base de datos central para el almacenamiento, lo que facilita la búsqueda de documentos cuando se necesitan.

Las capacidades de DMS -

  • Un DMS captura imágenes escaneadas de documentos en papel para capturar el contenido.
  • A continuación, las imágenes digitales de los documentos se indexan mediante valores clave.
  • Las marcas visuales y los caracteres impresos a mano pueden admitirse mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
  • Los DMS pueden integrarse con herramientas de gestión de flujos de trabajo o venir con funciones de flujo de trabajo incorporadas.
  • Los SGD permiten a los usuarios consultar las versiones actuales de los documentos y volver a las anteriores si es necesario.
  • Los DMS pueden ayudar a los usuarios a organizar y buscar documentos por categoría, palabra clave y tipo.

En pocas palabras, el proceso de DMS fluye como sigue:

Captura>> Índice >> Archivo >> Recuperar (Buscar)

Sistema electrónico de gestión de contenidos (ECMS)

Un sistema de gestión de contenidos electrónicos tiene como objetivo gestionar contenidos digitales más amplios que los simples documentos. Una serie de funciones de un SGCE integran la gestión de documentos con la de activos digitales. Por ejemplo, un "archivo" puede incluir documentos más cualquier otro activo digital, como archivos de sonido, vídeos, imágenes, etc. . Todos ellos pueden buscarse y accederse a través del sistema. Esto lo hace extremadamente flexible para muchos tipos de empresas.

Además de hacer todo lo que puede hacer un DMS, un ECMS también puede incluir No-Code Automatización funciones y algunas capacidades de IA para manejar mejor el contenido no estructurado. Esto permite incluso a los usuarios no técnicos modelar procesos, automatizar formularios y flujos de trabajo utilizando la interfaz gráfica de usuario (GUI).

En pocas palabras, el flujo de trabajo del ECMS es el siguiente:

Captura (cualquier tipo de activo digital) >> Índice >> Archivo >> Recuperar/Búsqueda >> Automatizar

Como puede verse, tanto el DMS como el ECMS comparten muchas similitudes y diferencias. Para entenderlo mejor, veamos cómo se superponen.

¿En qué se parecen el ECMS y el DMS?

A continuación se enumeran las pocas similitudes de estos sistemas.

  • Tecnología basada en SaaS

La tecnología SaaS ( Software as a Service ) consiste en alojar la información en servidores de terceros que se ponen a disposición de los usuarios a través de la web. Con todos los datos almacenados de forma segura en la nube, es fácil ejecutar tanto DMS como ECMS en servidores de terceros. Cualquier dispositivo con una conexión segura a Internet puede acceder a los datos.

  • Almacenamiento centralizado de datos

Tanto el ECMS como el DMS proporcionan una base de datos central que mantiene segura toda la información empresarial confidencial. Aunque los documentos están fácilmente disponibles en la nube, restringir el acceso a la base de datos a funciones y acciones específicas es una gran ventaja.

  • Flujo de trabajo sencillo

Tanto el DMS como el ECMS pueden recoger y almacenar datos de forma sistemática. Se puede fácilmente buscar los archivos que necesita mediante la indexación de los documentos. A diferencia de los archivos apilados en el sistema, la información permanece intacta. La ventaja de ambas plataformas es que puedes buscar y recuperar sin problemas la información que necesitas.

  • Alta seguridad

Ambos garantizan altos niveles de seguridad para salvaguardar los datos confidenciales de su empresa. Impide el acceso no autorizado al sistema. Además, permite la recuperación de archivos borrados accidentalmente en poco tiempo. Realiza copias de seguridad de tus datos automáticamente a través de la nube.

Las principales diferencias entre la gestión de documentos y la gestión electrónica de contenidos

Entonces, si ambas herramientas ofrecen más o menos la misma funcionalidad, ¿cuál es la diferencia? La principal diferencia radica en el tipo de activos digitales que puede gestionar el sistema.

  • Gestión de la información

Cada sistema maneja diferentes tipos de activos digitales, y ahí radica la gran diferencia entre ellos. Los sistemas de gestión de documentos funcionan mejor con documentos estructurados, como archivos PDF, archivos de Word y presentaciones de PowerPoint. Estos archivos pueden ser digitalizados y rastreados a lo largo del ciclo de vida del contenido. En cambio, un ECMS puede gestionar una gran variedad de información, tanto estructurada como no estructurada. Un ECMS también puede gestionar medios ricos, como audio, vídeo y otros contenidos, además de los documentos que intervienen en el DMS.

  • Características

Los DMS tienen capacidades avanzadas de captura de contenidos. Es menos probable que los ECMS incluyan funciones de imagen y escaneo, como el OCR, mientras que el software de gestión de documentos sí lo hace.

  • Objetivos

Los DMS se utilizan principalmente para gestionar archivos y controlar el acceso a la información, mientras que los ECMS tienen un enfoque más amplio en la gestión de activos digitales genéricos.

  • Propósito

Un sistema de gestión de documentos se encarga principalmente de preservar el cumplimiento de la normativa y gestionar el ciclo de vida de los documentos. Funciona como un archivador digital. Proporciona flujo de trabajo, catalogación, actualización y supervisión como características estándar.

En cambio, los sistemas de gestión de contenidos electrónicos hacen algo más que almacenar y gestionar los archivos y documentos de las organizaciones.

En resumen:

Entonces, ¿un ECMS es un DMS con esteroides?

Se podría argumentar que, técnicamente, un DMS es un predecesor del ECMS. Sin embargo, dependiendo de la organización, un simple DMS puede ser todo lo que se necesita para gestionar los documentos. Entre las características estándar del ECMS se encuentra la gestión de activos digitales, el modelado de procesos empresariales, etc.

Aunque ambas soluciones se complementan, tienen funcionalidades distintas que sirven como valiosas herramientas empresariales cuando se implantan correctamente.

Cabe mencionar que a nivel de una pequeña empresa, el DMS y el ECMS tienen una funcionalidad similar. Las funcionalidades divergen a nivel de una empresa. Por lo tanto, un buen primer paso es examinar sus necesidades en cuanto a los objetivos, las características, la gestión de los datos y la finalidad, tal como se ha descrito anteriormente, para centrarse en la solución final adecuada para usted.

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Escrito por Ricardo Rengifo DBS Software & Services

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