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Formularios digitales y firma electrónica: campus digitales globales

Si hay algo con lo que se puede contar a medida que nos asentamos en la "nueva normalidad" pospandémica, es que ser un campus digital ya no es sólo una opción. El modelo tradicional de impartir educación, que durante mucho tiempo se había resistido a la digitalización que había transformado muchas otras industrias, ha sido sustituido por modelos educativos en línea e híbridos que ahora son la norma. Las clases presenciales con un número limitado de alumnos han dado paso a programas de grado totalmente a distancia que pueden aceptar cientos, si no miles, de estudiantes. La necesidad de dar apoyo a un alumnado y un profesorado muy distribuidos ha hecho que las escuelas y universidades inviertan en soluciones digitales que pueden sustituir la mayor parte del papeleo asociado a la vida y los procedimientos académicos.

En el núcleo de la actual pila de tecnología educativa (EdTech) se encuentran las soluciones de gestión de documentos, que simplifican el proceso de captura, almacenamiento, organización y recuperación de documentos de forma segura. Estos sistemas existen desde hace tiempo, pero hay dos características clave que recientemente se han vuelto más frecuentes en las soluciones de gestión de documentos líderes del sector:

  • Formularios digitales con reglas y soporte de flujo de trabajo para capturar información, y
  • Compatibilidad total con firmas digitales (es decir, firmas electrónicas)

Conozcamos estas dos características con más detalle y veamos cómo pueden ayudar a las instituciones educativas a convertirse en campus digitales de pleno derecho, capaces de ofrecer una experiencia fluida a los estudiantes independientemente de dónde residan.

Agilizar la recogida de información con formularios digitales

Los formularios digitales son básicamente páginas web o fragmentos de código incrustables que se asemejan a los formularios tradicionales en papel para capturar, validar y enviar datos. También permiten cargar y enviar archivos junto con los campos de datos rellenados.

Los centros de enseñanza siempre han tenido una gran variedad de formularios asociados a diversos procedimientos. Por ejemplo, los formularios suelen utilizarse para:

  • Solicitud de acceso a los expedientes de estudiantes y profesores
  • Admisiones, presolicitudes y solicitudes
  • Solicitudes de becas u otros programas
  • Encuestas a estudiantes
  • Evaluaciones de los profesores
  • Inscripción en cursos y altas/bajas
  • Inscripción
  • Ayuda financiera

En el pasado (y en muchos campus todavía), estos formularios tenían que recogerse, clasificarse físicamente, organizarse, registrarse y archivarse. Si era necesario acceder a ellos, un archivero tenía que recuperar una copia manualmente. Este sistema es propenso a errores, lento y poco fiable. Se ha demostrado que sustituirlo por un sistema basado en formularios digitales y respaldado por un sistema de gestión de documentos aumenta significativamente la eficacia y utilidad de dichos formularios, de varias maneras diferentes.

Por un lado, se puede acceder a los formularios digitales y cumplimentarlos desde cualquier lugar. Esto los convierte en una opción rápida y cómoda cuando se atiende a una población distribuida. Estos formularios digitales también pueden combinarse con otros servicios que pueden automatizar procesos complejos y flujos de aprobación. Por ejemplo, un formulario enviado puede enviarse a las personas adecuadas para su revisión o aprobación, o los datos que contiene pueden capturarse automáticamente en múltiples bases de datos pertinentes.

Ni que decir tiene que los formularios digitales favorecen la transición a un sistema totalmente sin papel que proporciona una experiencia de usuario mucho mejor y puede ayudar a reducir enormemente los costes al hacer que el papel y los archivadores sean redundantes y al liberar espacio de almacenamiento.

Autenticación de documentos con firma electrónica

Con respecto a un documento digital determinado, una firma electrónica es esencialmente un dato que puede servir como equivalente de una firma "húmeda" (es decir, una firma realizada con un instrumento de escritura) para ese documento. En EE.UU., la UETA y la ESIGN Act consolidaron el panorama legal para el uso de registros electrónicos y firmas electrónicas al confirmar que los registros y firmas electrónicos tienen el mismo peso y el mismo efecto legal que los documentos tradicionales en papel y las firmas con tinta húmeda. Así, las firmas electrónicas pueden utilizarse para muchos de los mismos fines que las firmas húmedas, entre ellos:

  • Prueba del origen de un documento
  • Expresar el consentimiento a los términos de un documento
  • Expresar la aprobación de la forma de un documento

Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes para casi cualquier propósito, y hay varias formas de implementarlas, cada una de las cuales tiene su propio perfil de seguridad y conveniencia.

Por ejemplo, en el extremo simple, un usuario puede simplemente hacer clic en su aceptación de los términos después de leerlos, y eso probablemente sería suficiente. También puede escribir su nombre en el campo correspondiente, firmar con un lápiz óptico o escanear una firma húmeda y adjuntarla a un formulario digital. Todos estos métodos son aceptables para la mayoría de los casos de uso educativo. Sin embargo, para formularios o documentos que requieren una firma más robusta, una firma digital completa puede garantizar la autenticidad e integridad de un documento con un grado de certeza muy alto. Asegurarse de que la solución de formularios y firma de su proveedor elegido admite todo tipo de firmas, desde las más sencillas hasta las totalmente cualificadas, es una forma sencilla de garantizar la protección de sus inversiones de tiempo y dinero en esta tecnología.

La firma electrónica es una de las principales tecnologías que han hecho realidad el campus totalmente digital: con ella, estudiantes, profesores y otras partes interesadas pueden firmar documentos vinculantes con la institución desde cualquier lugar.

Formularios digitales y firma electrónica: etapas esenciales en el camino hacia la digitalización completa

Los formularios digitales y las firmas electrónicas son una parte esencial de cualquier programa de transformación digital. Los procesos que requerían elementos físicos y espacio, eran propensos a errores humanos y llevaban mucho tiempo, ahora son más baratos, rápidos y precisos gracias, en parte, a estas dos tecnologías.

Además, con proveedores de soluciones de gestión de documentos como dbs Software and Services , que ofrecen un conjunto completo de soluciones para todas las necesidades de gestión de documentos, los formularios digitales pueden personalizarse fácilmente para incluir flujos de trabajo completos de firma electrónica, lo que facilita la captura de datos en formularios y, en el mismo flujo de trabajo, la recopilación de pruebas del consentimiento, la aprobación o la autenticación de estudiantes o profesores, según sea el caso.

Así, en pocas palabras, los formularios digitales permiten recopilar rápidamente datos en bruto y generar documentos electrónicos útiles, mientras que las firmas electrónicas ayudan a garantizar a todas las partes interesadas la autenticidad e integridad de estos y otros documentos. Combine esto con un sistema de gestión de documentos que pueda almacenar, enrutar y recuperar dichos documentos de forma inteligente y predefinible, y habrá creado una experiencia digital del estudiante fácil de usar, al tiempo que ahorra a las instituciones educativas muchas molestias, tiempo y dinero.

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